Hoe belangrijk zijn contracten voor webdesignbureaus?

[OndernemerMan]

Beste ondernemers,

 

Dit is mijn vraag aan jullie. Ik werk namelijk op afstand en zonder bezoekmogelijkheid, dus uitsluitend via e-mail. Door het moeten scannen of opsturen van contracten heen en weer naar de klant verlies ik veel tijd.

 

Hoe doen al bestaande web designers dit? Voor die dit lezen.

Mijn tweede vraag is, wat is de snelste manier om een contract heen en weer getekend en ontvangen te hebben, gewoon via de post? Ik ben gewend dat mensen ontzettend lang doen om dingen terug te sturen.

 

Graag hoor ik het van jullie, ik denk namelijk bij mijzelf dat als je een website hebt die duidelijk alles neerzet en ook e-mails naar elkaar toestuurt die de hele gang van zaken zwart op wit zet, dat dat al genoeg bewijs is voor beide partijen. Misschien naïef maar ik hoor graag wat jullie hierop te zeggen hebben!

 

OndernemerMan

 

 

[titel aangepast - mod]

[AtCreate]

Ja! Ik ben al meer dan eens de boot in gegaan door te denken dat ik wel uit kon gaan van het woord van een klant. Niet dus. Ook al duurt het langer, gewoon een contract op stellen en laten tekenen. Ik verstuur het meestal via PDF (per e-mail dus) en laat het ondertekend terugsturen. Dat mag ingescand per mail, maar het liefst per post zodat ik het origineel heb.

 

Dek jezelf gewoon in. Zo veel langer duurt het niet en je hebt voor jezelf meer zekerheid.

[alex28]

Beste Ondernemerman,

 

Misschien is moneybird een mooie oplossing. Je kan in moneybird offertes maken, hier je algemene voorwaarden en contracten bijvoegen als bijlage. Klanten kunnen deze offerte online ondertekenen. (Al is dit misschien ook niet waterdicht omdat klanten kunnen beweren dat ze de bijlagen niet gezien hebben?)

[Nico Schouten]

Zoals Alex ook al schrijft, Moneybird heeft de optie een offerte digitaal te ondertekenen.

 

Als je tevens zo verstandig bent om pas aan de slag te gaan als de eerste betaling binnen is, iemand betaald alleen als hij akkoord is met de offerte, dan heb je jezelf redelijk ingedekt tegen gesteggel.

 

Daarnaast is het natuurlijk belangrijk om zo helder mogelijk te omschrijven wat je precies aanbied en hoe het ontwikkel traject verloopt en welke verantwoordelijkheden voor de klant zijn. Bij dat laatste denk ik vooral aan teksten en afbeeldingen die de klant aan moet leveren. Opleveren moet kunnen zonder dat alle teksten en afbeeldingen zijn aangeleverd.

[fvddungen]

In den beginne deed ik het ook met getekende opdrachtbevestigingen e.d., maar zoals jij ook aangeeft, was dat vaak een hoop gedoe. Later ben ik overgestapt naar een simpele akkoord via e-mail. De klant hoefde alleen maar even een mailtje te sturen met zijn akkoord daar in. Geen handtekening e.d., maar ik vond het wel prima zo. En tot op heden heeft dat nooit problemen opgeleverd. Tuurlijk is het niet helemaal rechtsgeldig, maar ik heb zoiets van waarom moeilijk doen als het makkelijk kan. Als een klant echt moeilijk gaat doen, zie ik dat later wel weer.

[TwaBla]

Tuurlijk is het niet helemaal rechtsgeldig...

 

Waarom niet?

[fvddungen]

Bij mijn weten is voor iets bindends een handtekening nodig. Of heb ik dat mis?

[Norbert Bakker]

Tuurlijk is het niet helemaal rechtsgeldig...

 

Gewoon rechtsgeldig hoor.

 

Citaat IUS mentis (contracten/ email rechtsgeldig)

 

In Nederland geldt geen eis dat een overeenkomst (contract) op schrift moet worden vastgelegd, behalve bij een zeer beperkt aantal overeenkomsten. Daarom is het mogelijk om een overeenkomst te sluiten per e-mail. Ook de opzegging kan per e-mail gebeuren.

[OndernemerMan]

Tuurlijk is het niet helemaal rechtsgeldig...

 

Gewoon rechtsgeldig hoor.

 

Citaat IUS mentis (contracten/ email rechtsgeldig)

 

In Nederland geldt geen eis dat een overeenkomst (contract) op schrift moet worden vastgelegd, behalve bij een zeer beperkt aantal overeenkomsten. Daarom is het mogelijk om een overeenkomst te sluiten per e-mail. Ook de opzegging kan per e-mail gebeuren.

 

Deze moest ik hebben. Dit is voor mij wel vrij duidelijk. Het is geen officiele website maar als ik google ''e-mail rechtsgeldig'' krijg ik meer van dezelfde artikelen, ik denk dat het er om gaat dat je duidelijk aangeeft dat het contract via de e-mail gelezen dient te worden met een akkoord.

 

@AtCreate, dat is ook een goed idee, ik heb het zelf al eerder zo gedaan maar dat kost mij toch veel tijd, het afwachten en dergelijke.

 

Moneybird? Ik ben al lid bij moneybird maar ik zal eens kijken hoe het zit met contracten etc. Ik houd dat liever toch apart en van wat ik van jullie hoor is dat niet rechtsgeldig...

 

''Als je tevens zo verstandig bent om pas aan de slag te gaan als de eerste betaling binnen is, iemand betaald alleen als hij akkoord is met de offerte, dan heb je jezelf redelijk ingedekt tegen gesteggel.''

 

Ja dat sowieso, ik wil geen risico lopen dat ik werk voor niks. Dit doe ik zelf d.m.v. een aanbetaling.

 

Ik denk nog even na wat nu het meest efficient is. Bedankt voor jullie reacties tot zover.

[MrMartinH]

Afspraken via de e-mail zijn gewoon rechtsgeldig tegenwoordig (is een nieuwe wet voor aangenomen aantal jaar geleden, ik weet zo over niet meer het artikel te vinden).

 

Ik laat mijn klanten de mogelijkheid de bevestiging via de post te doen (waarbij zij zelf dan het laatste blad van de offerte moeten uitprinten, ondertekenen en opsturen) of om dit via de mail te doen, waarbij ze in de mail aan moeten geven dat ze akkoord gaan met de offerte door het offertenummer naar mij terug te mailen.

 

Tot nu toe heeft het mij geen problemen opgeleverd.

[Micha van Veen]

Gewoon lekker per e-mail doen. Ik doe zelfs bij persoonlijke gesprekken waar de offerte fysiek op tafel ligt en wordt doorgenomen geen handtekening meer op papier vragen...

 

Al zou je misschien bij grote gefaseerde trajecten met externe factoren en verschillende oplevermomenten dit misschien voor het officiele sfeertje wel kunnen doen. Maar dan zou ik denken aan handtekeningen per oplevermoment 10K + projecten.

 

Dus:

Geachte Klant, beste pik, ouwe rammert of wat voor toon je wilt handteren.

 

Je gaf telefonisch aan akkoord te zijn. Stuur mij dit akkoord even per mail, refereer in je akkoord naar het offertenummer en ik ga starten met die briljante shizzle die ik voor je zou gaan maken.

 

Mvg,

 

Deondernemerman

 

PS 1 Ik snap de opmerking "zonder bezoekmogelijkheid" niet helemaal. Als je de reden niet wilt vertellen prima, maar dit leest als je echt het huis niet kan verlaten.

 

PS 2 In de algemene basis geloof ik (persoonlijke mening) dat elke ondernemer de klanten krijgt die hij verdient. Dus als je alles wantrouwd, dan zou dat terug kunnen komen. En elke relatie (ja je klanten zijn een relatie) hebben een vertrouwensbasis nodig.

 

@peter een afspraak in een koffiehuis is zo gemaakt... ik heb ook niet altijd zin om alle poekie haren op te ruimen voor een klant ;-)

 

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

PS Ik snap de opmerking "zonder bezoekmogelijkheid" niet helemaal. Als je de reden niet wilt vertellen prima, maar dit leest als je echt het huis niet kan verlaten.

 

Ik gok in de huiskamer achter een burootje zonder ruimte voor een zakelijke zithoek of zo - niet dat mensen er problemen mee zouden hebben, maar ik doe besprekingen om die reden ook altijd buitenshuis.

[R.I.P. - Benm]

Afspraken via de e-mail zijn gewoon rechtsgeldig tegenwoordig (is een nieuwe wet voor aangenomen aantal jaar geleden, ik weet zo over niet meer het artikel te vinden).

 

Het probleem hierbij is vooral bewijslast: Het is heel eenvoudig een email de fingeren zodat die afkomstig lijkt te zijn van je kant, maar het in de praktijk niet is. Als de wederpartij stellig ontkent ooit de mail te hebben verstuurd, en een expert laat getuigen dat het op een of andere manier mogelijk is dit te faken loop je een risico.

 

Uiteraard zal er bij een geschil meer bewijs zijn dan dat, bijvoorbeeld (deels) opgeleverd werk en dergelijke, maar met een mailtje als enige bewijsmiddel iets proberen te vorderen lijkt me een riskante kwestie.

[fvddungen]

PS Ik snap de opmerking "zonder bezoekmogelijkheid" niet helemaal. Als je de reden niet wilt vertellen prima, maar dit leest als je echt het huis niet kan verlaten.

 

Ik gok in de huiskamer achter een burootje zonder ruimte voor een zakelijke zithoek of zo - niet dat mensen er problemen mee zouden hebben, maar ik doe besprekingen om die reden ook altijd buitenshuis.

Het kan op zich prima. Ik heb ook wel eens opdrachten gedaan, waarbij ik de klant nooit heb gezien of heb gesproken. Reden was meestal puur de afstand. Het loont niet echt om voor een opdracht van een paar 100 euro even in de auto te stappen naar een afspraak 160 km verderop. Contact verliep dan via e-mail en leverde tot nu toe geen problemen op. Gelukkig zijn zulke verre klanten wel een zeldzaamheid, maar ze komen via via zo bij mij terecht.

[martijnmeijer]

In Nederland is een overeenkomst per e-mail rechtsgeldig. Behalve bij;

 

1 overeenkomsten over onroerende zaken;

2 zekerheden stellen door privé-personen;

3 Overeenkomsten waarbij een rechter of een notaris ingeschakeld dient te worden;

4 testamenten, legaten en andere overeenkomsten die met erfrecht of familierecht te maken hebben.

 

Het vereisten schriftelijk artikel 6:227a BW.

 

Volgens de wet dienen sommige soorten contracten schriftelijk te worden vastgelegd en was het tot een paar jaar geleden niet mogelijk om dergelijke contracten of handelingen per e-mail af te sluiten, echter de sinds de wet is aangepast wordt een e-mail ook gezien als een ‘geschrift’

Volgens artikel 6:227a BW mag een overeenkomst die schriftelijk gesloten moet worden, ook via een e-mail worden gesloten als er aan de volgende 4 vereisten is voldaan:

 

1 Het dient raadpleegbaar te zijn door partijen

2 De authenticiteit dient voldoende gewaarborgd te zijn ( dit kan worden gerealiseerd door een digitale handtekening )

3 Het dient dateerbaar te zijn ( de datum moet af te leiden zijn uit het elektronisch document )

4 De Partijen moeten identificeerbaar zijn ( dit kan ook middels de digitale handtekening)

 

Het contract als PDF bestand vast leggen is natuurlijk ook een optie.

 

Risico

 

Een E-mail is wel vervalsbaar echter dit betekend niet dat een e-mail nimmer gebruikt kan worden voor rechtsgeldige contracten of verklaringen.

Indien de wederpartij betwist dat hij de e-mail heeft gestuurd dient de rechter te kijken of de e-mail echt is. Hierbij zal de rechter alle omstandigheden van het geval nagaan en wegen of de e-mail echt is. De rechter zal dan kunnen kijken naar:

- of er iets in de mail staat dat alleen de afzender kon weten;

- of de adresgegevens kloppen met de eerdere berichten;

- de “sent mail” map;

- of de ontvanger van het product het product heeft teruggestuurd.

 

[fvddungen]

Sorry dat ik het zeg maar dat een e-mail vervalsbaar is vind ik zo'n kul argument. In principe is alles vervalsbaar. En ik zal je nog sterker vertellen: In een e-mail wordt onder water heel veel vast gelegd wat moeilijk is te vervalsen (de e-mail headers). Zelfs als de opdrachtgever naderhand ontkent dat hij iets heeft gestuurd, kan ik zeer goed aantonen dat een bepaalde e-mail van hem komt. Iets wat ik met een document over de post of fax veel moeilijker kan.

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Reden was meestal puur de afstand.

 

Bovendien is afstand een goede reden om een paar keer per jaar ergens halverwege een fijne werklunch te genieten! :)

[MrMartinH]

Afspraken via de e-mail zijn gewoon rechtsgeldig tegenwoordig (is een nieuwe wet voor aangenomen aantal jaar geleden, ik weet zo over niet meer het artikel te vinden).

 

Het probleem hierbij is vooral bewijslast: Het is heel eenvoudig een email de fingeren zodat die afkomstig lijkt te zijn van je kant, maar het in de praktijk niet is. Als de wederpartij stellig ontkent ooit de mail te hebben verstuurd, en een expert laat getuigen dat het op een of andere manier mogelijk is dit te faken loop je een risico.

 

Uiteraard zal er bij een geschil meer bewijs zijn dan dat, bijvoorbeeld (deels) opgeleverd werk en dergelijke, maar met een mailtje als enige bewijsmiddel iets proberen te vorderen lijkt me een riskante kwestie.

Sorry dat ik het zeg maar dat een e-mail vervalsbaar is vind ik zo'n kul argument. In principe is alles vervalsbaar. En ik zal je nog sterker vertellen: In een e-mail wordt onder water heel veel vast gelegd wat moeilijk is te vervalsen (de e-mail headers). Zelfs als de opdrachtgever naderhand ontkent dat hij iets heeft gestuurd, kan ik zeer goed aantonen dat een bepaalde e-mail van hem komt. Iets wat ik met een document over de post of fax veel moeilijker kan.

 

Dit dus :)

[eigenwebsite]

Idd is het aan te raden algemene voorwaarden, b.v. in PDF vorm toe te sturen.

Meer informatie over wat hier exact in zou kunnen staan vind je hier:

http://www.kvk.nl/ondernemen/contracten-en-algemene-voorwaarden/algemene-voorwaarden/modelvoorwaarden/

 

 

[R.I.P. - Benm]

Sorry dat ik het zeg maar dat een e-mail vervalsbaar is vind ik zo'n kul argument. In principe is alles vervalsbaar. En ik zal je nog sterker vertellen: In een e-mail wordt onder water heel veel vast gelegd wat moeilijk is te vervalsen (de e-mail headers). Zelfs als de opdrachtgever naderhand ontkent dat hij iets heeft gestuurd, kan ik zeer goed aantonen dat een bepaalde e-mail van hem komt. Iets wat ik met een document over de post of fax veel moeilijker kan.

 

In principe klopt dat wel, maar kun jij een rechter daarvan overtuigen? Of zul je dan toch onderzoek door een geloofwaardig specialist laten doen wiens oordeel de rechter laat wegen? En dan doel ik even op 'doodgewone' emails zonder digitale handtekeningen en dergelijke.

 

Overigens is het zeker zo dat de fax-met-handtekening het meest gemakkelijk de falsificeren document is, en bij geschil daarover zie ik het ook wel gebeuren dat een rechter niet blind gelooft in het hem aangereikte papiertje.

 

Zelf ga ik gerust overeenkomsten aan via email. Voor wat grotere klussen cq nieuwe klanten stuur ik vaak de offerte als PDF op, en verzoek die te tekenen en als scan terug te sturen. Dat doe ik vooral omdat er dan 1 document is waarin duidelijk staat beschreven wat overeengekomen is, en het geen verzameling losse mailtjes is waarin allerlei opties besproken zijn waarvan een deel toch niet doorgaat etc.

 

Mocht er een keer twijfel ontstaan over het wel of niet verlenen van de opdracht denk ik echter dat dat nooit het enige bewijsmiddel zal zijn: er is ook wat je oplevert aan de klant, en verder overleg over details en dergelijke. De combinatie maakt het verhaal dat de klant daadwerkelijk opdracht heeft gegeven aanzienlijk geloofwaardiger, en een eventuele aanbetaling al helemaal - ook al is het maar een heel klein deel, desnoods 10%: zo'n transactie is achteraf heel goed te bewijzen, en als er geen opdracht verstrekt is, is het nogal onlogisch dat er ergens voor betaald werd.