Informatie Management: wat doen jullie met artikelen?

[NathanW]

Ik probeer zoveel mogelijk relevante magazines, nieuwsbrieven, websites en het laatste nieuws te lezen. Ik bewaar wel eens een interessant of nuttig artikel. Herkennen je dit? Hoe organiseer jij dit?

 

Momenteel gaat dit in ordners bij mij. Ik ben de enige die hiervan op de hoogte is en dit vergeet ik overigens ook langzaam. De informatie in de ordners is niet meer toegankelijk. Helemaal niet voor bijvoorbeeld een stagiair of personeelslid die de organisatie komt versterken.

 

Wie doet er actief aan kennismanagment?

Wie maakt er gebruik van een Document Management System (DMS) of Document Information System (DIS) in gebruik?

Wie heeft hier praktische ervaring mee?

 

Een dergelijk systeem valt of staat bij een tijdsrovend onderhoud (toevoegen van artikelen en actueel houden). Wie kan me hier iets nuttigs over vertellen?

 

Bij voorbaat dank, Nathan.

 

[Jeroen Bakker]

Voor mijn eigen bedrijf gebruik ik ordners voor offline informatie, en Worddocumenten voor digitale info. Informatie op papier heb ik niet heel veel dus dat is redelijk overzichtelijk, en boeken die ik lees en die boeiend zijn vat ik digitaal samen.

 

Voor een grote organisatie zijn wij op dit moment bezig om, als onderdeel van een intranet, documentbeheer te ontwikkelen. Het systeem is helemaal ingericht op een optimale vindbaarheid van de ingevoerde informatie (en dat is een enorme berg), en reageert zelfstandig op het gebruik (dus door feedback en door de manier waarop de gebruikers met de info omgaan wordt de indexering en rangschikking van documenten telkens geoptimaliseerd).

 

Als je met meer dan één persoon documenten en informatie wilt managen, ontkom je denk ik niet aan een digitaal systeem. Met één persoon zou je nog goed kunnen onthouden wat er aanwezig is en wat waar te vinden is, met twee of meer mensen is dat niet te doen.

 

Het invoeren van nieuwe info hoeft niet heel tijdrovend te zijn, maar dat is afhankelijk van wát je erin wilt stoppen. Vrijwel alles wat digitaal is, is (bijna) volautomatisch te indexeren (zowel qua metadata als qua daadwerkelijke content), en de indexering van offline documenten is daarin zonder problemen mee te nemen. Het kost wel wat onderhoud, maar dat hoeft niet heel veel extra werk dan gaatjes maken, ordner pakken en erin stoppen te zijn.

[Edward]

Nathan,

 

Jij had egroupware toch in een testomgeving staan? Daarin zit onder meer een Kennisbank. Dit is één van de redenen waarom wij juist voor egroupware kiezen. Natuurlijk zal er altijd onderhoud aan een dergelijk systeem vastzitten, maar dat is inherent aan een digitale kennisbank. Papier moet je ook ordenen, zo heb je zelf al ondervonden.

 

 

[Ewout Wolff]

Gruwelijk, Kennismanagement. Heb dit zo'n 4 jaar gedaan en toen er maar snel mee gestopt.

Meest vervelende altijd : dat je moet nadenken hoe je hoofd georganiseerd is en vooral : hoe je dit gestructureerd en voor anderen kan implementeren.

Vooral als je bedrijf/onderwerp een beetje snel fluctueert.

Maar het is altijd wel de moeite waard om te doen.

 

Als ik je een tip mag geven : kijk naar de belangrijkste aspecten van je bedrijf en ga dan kijken of je informatie hiernaar toe kan structureren. Heb je tenminste nooit de kans om voor cruciale zaken de info te missen.

Kijk pas daarna of en in hoeverre ICT je daarbij kan/moet helpen.

 

Nog een tip : denk niet dat ICT/zoekfuncties/groupware de Heilige Graal is. Hulpmiddelen, dat wel. Maar er is weinig lastiger dan een geweldige zoekmachine, die moet zoeken in een hooiberg.

[snark]

Heb een mooie enquete voor je... mbt kennismanagement. Je kan trouwens beter een (online) bestanden bijhouden met wordrecognition. de zogenaamde dis of dms maar dan flexibel. Artikelen gewoon doorzoeken op inhoud, het werkt voor mij goed. ook in de projecten die ik heb gedaan. trouwens, is dit geen kennismanagement maar informatiemanagement. Althams dat is mijn humble opinion.

[NathanW]

Hartelijk bedankt voor jullie reacties, tips en advies.

 

Gisteren in de Automatiserings Gids:

Platform voor Kennismanagement en E-learning opgericht

 

Het valt me op dat jullie erg positief zijn betreft kennismanagement. Ik lees hier en daar veel negatiefs in de media.

 

Ik denk dat ik geen onderscheid moet maken tussen harccopy data en digitale data. Dan krijg ik twee systemen naast elkaar. Het inscannen van alle documenten lijkt me tijdrovend en niet efficient.

 

Een pakket waar ik handmatig hardcopy documenten kan indexeren en digitale documenten kan laten indexeren klinkt erg goed.

 

@Snark:

Wat betreft de term kennismanagement of informatiemanagement, ik gaf het beestje een naam zonder er al teveel bij stil te staan.

 

Kennis: betreft datgene dat men weet. Kennis is informatie op mentaal niveau.

Informatie: is vastgelegd op een informatiedrager, is zinvol, geordend, heeft betekenis voor iemand (anders waren het 'gegevens').

 

Dus: Gegevens -> Informatie -> Kennis -> Wetenschap

 

Bron: Documentaire Informatiesystemen.

 

Je hebt dus gelijk, ik wil de informatie binnen mijn oganisatie managen. Dit zou weer een onderdeel kunnen zijn van kennismanagement. Best belangrijk om de juiste term te gebruiken naar mijn mening.

 

Ik ben overigens benieuwd naar die enquete.

Voor wie? Waar? Waarom?

 

Groeten, Nathan.

[NathanW]

Gespot op: www.openims.com

 

Tijdens het seminar wordt helder en duidelijk uiteengezet wat Open Source is, wat u er mee kunt en waar u rekening mee dient te houden.

 

In het eerste deel van de presentatie wordt ingegaan op de verschillende voor-, en nadelen van Open Source technologie en de manier waarop u Open Source binnen uw organisatie zou kunnen inzetten.

 

In het tweede deel wordt aan de hand van OpenIMS – Content- en Document Management Server (OpenIMS®) gedemonstreerd op welke wijze Open Source technologie kan worden ingezet voor het ondersteunen van uw (kritische) bedrijfsprocessen binnen bijvoorbeeld uw intranet. Bij OpenIMS wordt aan de server kant gebruik gemaakt van Open Source technologie (Linux / Apache) en aan de voorkant volledig geïntegreerd met het Microsoft (Office) Platform. Alle OpenIMS producten zijn volledig browserbased waardoor ze nagenoeg overal binnen maar ook buiten uw organisatie kunnen worden gebruikt.

 

Voor wie:

Managers (ict), Communicatie specialisten, Consultants, DIV medewerkers ea.

 

Door wie:

OpenSesame ICT

 

Wanneer:

Dinsdag 7 december 2004

 

Waar:

Nieuwegein

 

Aanvang:

15.00 uur (tot 17.00 uur)

[AmazingMinds]

Heb erg veel goede ervaring met de boys van OpenSesame.. Uitermate professioneel, zeer snel bij het beantwoorden van vragen en gewoon een goed product, waar (uiteraard) wel een prijskaartje aan zit. Voordeel van hun product is de extreme schaalbaarheid in functionaliteit (je kan het zo gek niet bedenken of hun pakket kan het) en de grote flexibiliteit (ik heb het helemaal geïntegreerd met ons intranet dat ik zelf ontwikkeld heb).

 

Daarnaast is misschien nog wel het grootste voordeel van dit DMS, dat het automatisch beheerd wordt. D.w.z. alle versies van een document zijn altijd rechtstreeks beschikbaar vanuit het DMS en het volledige document (word, pdf, xls, ppt, etc) wordt na het opslaan direct geïndexeerd, waardoor het zeer snel terug is te vinden. Weg met de mappenstructuur (en dat is wennen voor iedereen boven de 35 ;))!