Nummering van facturen, waarschijnlijk incorrect gedaan

[denpries]

Hai. Ben vanaf begin dit jaar ingeschreven als zzp-er.

 

Bij een startersgesprek begreep ik dat het nummeren van facturen iets is wat je nauwkeurig doen moet, en dit leek mij ook logisch. Wel gaf men mij aan (als advies) niet te beginnen met nummer 1 (bv 2013_1) want het staat nogal knullig: oh ik ben kennelijk de eerste bij dat bedrijf.

 

Ik heb een en ander alleen een beetje verkeerd opgevat. Ik heb ook de inkomende facturen intern ingeboekt volgens hetzelfde nummer systeem. Stel ik stuur in januari 3 facturen, krijg er 2 en stuur er weer 3 dan is de nummering:

UIT 201301_001 (gebruikt op factuur)

UIT 201301_002 (gebruikt op factuur)

UIT 201301_003 (gebruikt op factuur)

IN 201301_004 Alleen ingeboekt op dit nummer. Factuur nummer van inkomende factuur staat hier wel aan gekoppeld

IN 201301_005 Alleen ingeboekt op dit nummer. Factuur nummer van inkomende factuur staat hier wel aan gekoppeld

UIT 201301_006 (gebruikt op factuur)

UIT 201301_007 (gebruikt op factuur)

UIT 201301_008 (gebruikt op factuur)

 

Nummering loopt verder wel goed op, zonder 'gaten'. Ook qua datum gaat het gewoon goed: _008 kan nooit voor _005 zijn, bijvoorbeeld. Maar volgens mij mag dit dus niet.

 

Hoe dit oplossen? Gewoon hier mee verder gaan tot einde jaar, en in 2014 met schone lei beginnen en inkomende en uitkomende documenten apart gaan nummeren als document?

[Ron van der Kolk]

Welkom op het forum!

 

Waarom doorgaan? Gewoon nu mee stoppen en alleen uitgaande facturen doornummeren. Dan mis je nog maar twee nummers in de reeks.

 

Bij een eventuele inspectie kun je denk ik in theorie alsnog vragen krijgen, want het lijkt alsof je twee facturen hebt verzonden en de inkomsten daaruit niet in je administratie en aangifte hebt opgenomen. Dat je het nummer voor inkomende facturen hebt gebruikt is niet een geweldig argument, want die boeking kun je ook achteraf hebben gemaakt.

 

In de praktijk zal dit foutje je vast door een inspecteur worden vergeven denk ik, maar daar kan de belastingdienst, een expert of een ervaringsdeskundige beter op antwoorden denk ik.

[denpries]

Welkom op het forum!

 

Waarom doorgaan? Gewoon nu mee stoppen en alleen uitgaande facturen doornummeren. Dan mis je nog maar twee nummers in de reeks.

 

Bij een eventuele inspectie kun je denk ik in theorie alsnog vragen krijgen, want het lijkt alsof je twee facturen hebt verzonden en de inkomsten daaruit niet in je administratie en aangifte hebt opgenomen. Dat je het nummer voor inkomende facturen hebt gebruikt is niet een geweldig argument, want die boeking kun je ook achteraf hebben gemaakt.

 

In de praktijk zal dit foutje je vast door een inspecteur worden vergeven denk ik, maar daar kan de belastingdienst, een expert of een ervaringsdeskundige beter op antwoorden denk ik.

 

Ik zit inmiddels op nr 56 ;)

 

Wel is alles sluitend: klopt exact met bedragen op rekeningen.

[denpries]

Welkom op het forum!

 

Waarom doorgaan? Gewoon nu mee stoppen en alleen uitgaande facturen doornummeren. Dan mis je nog maar twee nummers in de reeks.

 

Bij een eventuele inspectie kun je denk ik in theorie alsnog vragen krijgen, want het lijkt alsof je twee facturen hebt verzonden en de inkomsten daaruit niet in je administratie en aangifte hebt opgenomen. Dat je het nummer voor inkomende facturen hebt gebruikt is niet een geweldig argument, want die boeking kun je ook achteraf hebben gemaakt.

 

In de praktijk zal dit foutje je vast door een inspecteur worden vergeven denk ik, maar daar kan de belastingdienst, een expert of een ervaringsdeskundige beter op antwoorden denk ik.

 

Ik zit inmiddels op nr 56 dus ik mis heel wat meer nummers helaas ;)

 

Wel is alles sluitend: klopt exact met bedragen op rekeningen.

 

Maar zou vanaf nu opnieuw kunnen beginnen met nummeren wellicht, met een extra indicatie in nummering dat het een nieuwe serie betreft. mhhh

[Hermes Ratgers]

Ik heb ook de inkomende facturen intern ingeboekt volgens hetzelfde nummer systeem.

 

Wat bedoel je onder ingeboekt?

In een boekhoudpakket, in excel, handmatige nummers of iets anders?

[denpries]

Ik heb ook de inkomende facturen intern ingeboekt volgens hetzelfde nummer systeem.

 

Wat bedoel je onder ingeboekt?

In een boekhoudpakket, in excel, handmatige nummers of iets anders?

 

Ik ben IT-er met nadruk op excel tools, dus heb een eigen tool gemaakt in een paar uurtjes. Werkt verder erg handig want OB en IB resulteert er direct uit. Alleen klopt nummering dus niet op deze manier met hoe het zou moeten.

 

Met ingeboekt bedoel ik: ik geef alles wat naar binnen en buiten gaat ook een 'intern' nummer. Punt was alleen, dat interne nummer gebruikte ik dus ook als nummer voor facturen naar buiten. Daardoor zitten er 'gaten' in de administratie omdat de inkomende facturen het interne nummer ook lieten doorlopen.

 

Oplossing voor nu is:

Fysieke scheiding tussen factuur nummers en 'interne' nummers. Alleen de oude facturen zijn niet meer aan te passen natuurlijk

 

Het was dus zo:

ik stuur een factuur -> intern doc = 1 -> factuur is 1

ik stuur nog een factuur -> intern doc = 2 -> factuur is 2

ik krijg een factuur --> intern doc = 3

ik stuur een factuur -> intern doc = 4 -> factuur is 4

 

Mag dus niet, factuur had zo moeten zijn

ik stuur een factuur -> intern doc = 1 -> factuur is INV1

ik stuur nog een factuur -> intern doc = 2 -> factuur is INV2

ik krijg een factuur --> intern doc = 3

ik stuur een factuur -> intern doc = 4 -> factuur is INV3

 

Alleen hoe ik het verleden ga oplossen weet ik zo 123 niet. Begin vanaf nu met opnieuw nummeren vanaf INV1, en voor de oude facturen verwijs ik dan wel naar de oude administratie met een stuk uitleg waarom dit zo liep. Veel andere ideeen heb ik niet.

[Hermes Ratgers]

Niet precies gekeken naar de letterlijke bepalingen zoals die gelden, maar feitelijk heb je een opeenvolgende nummering gebruikt. Die kun je aantonen aan de belastingdienst. Derhalve het verleden zo laten.

 

Ik kan me niet voorstellen dat er iemand (cq de belastingdienst) hier een probleem van zal gaan maken.