Facturatie voorschotnota's

[Trboske]

Facturatie

Beste,

 

Ik ben nieuw hier en heb een vraag over mijn boekhouding.

 

Voor mijn dienstverlening stuur ik maandelijks een voorschotnota. Op de nota staat dat het een voorschot over de betreffende maand is. Ik heb dus heel 2013 elke maand een factuur gestuurd.

De BTW moet ik afdragen aan de hand van de factuurdatum, dat weet ik nog wel.

 

Maar nu de dienstverlening voor de ib.

Ik heb elke maand in 2013 een factuur gestuurd, maar ik doe de werkzaamheden pas in 2014 voor de klant.

Het zijn kosten voor de klant in 2013, maar zijn het ook inkomsten voor mij over het jaar 2013? Ik doe het namelijk pas in 2014. Voor mij is dit niet duidelijk.

 

Groeten Trees

 

 

[titel verduidelijkt - mod]

[TwaBla]

Het gaat mij verder niks aan, maar wat voor soort werk laat zich een jaar vooruitbetalen zonder enige tegenprestatie? Een beeldhouwer die pas na een jaar levert, een draagmoeder? Ook dan is de vooruitbetaling een beloning voor gedane moeite. En heb je meer van zulke opdrachtgevers, genoeg om als ondernemer gezien te worden?

[Trboske]

Ik begrijp je vraag, ik omschrijf heet niet goed denk ik.

Ik archiveer hele administraties voor bedrijven.

Wanneer er een chaos is in de administratie dan huren ze mij in en zorg ik voor de structuur.

Met enkele bedrijven heb ik de afspraak dat ik ze elke maand een factuur stuur.

Soms doe ik dus het hele jaar niks voor ze, maar stuur ze wel een factuur.

Wanneer ze me nodig hebben bellen ze.

Het is net zoiets als de pc hulplijn. Van hun krijg ik ook iedere maand een factuur, als ik ze nodig heb helpen ze me.

 

Omdat ik dus wel elke maand een factuur stuur, maar er soms niks voor doe weet ik niet in welk jaar ik de inkomsten moet meenemen.

 

Het kan ook voorkomen dat ik over het jaar 2013 elke maand een factuur heb gestuurd, maar pas in 2014 wordt opgeroepen.

 

Samengevat:

Welk jaar neem ik de omzet mee wanneer ik niks voor een bedrijf doe, maar wel het hele jaar gefactureerd heb.

 

Welk jaar neem ik de omzet mee wanneer ik in 2013 elke maand een factuur heb gestuurd, maar pas in 2014 werk voor ze doe.

 

 

[Joost Rietveld]

zie het als een wachtdienst. Dat is jouw prestatie. Dus ook al heb je in 2013 facturen gestuurd zonder werkzaam te zijn geweest. Het blijft voor de IB inkomen in 2013

[Trboske]

Dank u.

Wanneer ik wel werkzaamheden in 2014 moet doen, en al gefactureerd heb in 2013?

Net gebeld met de belastingtelefoon, deze waren niet echt duidelijk over hoe ik om moet gaan met deze situatie.

Hij had iets over goedkoopmangebruik, dus moet ik de gestuurde facturen op mijn balans zetten.

Bij het uitvoeren van de werkzaamheden dit dan als omzet opvoeren.

 

Lekker duidelijk:(

[Joost Rietveld]

het is ook even de vraag hoe jouw facturen gezien moeten worden.

 

Stel jij factureert heel 2013 en je doet niets. Dan krijg je in 2014 wel een opdracht. Mag je dan in 2014 ook weer factureren?

 

groet

Joost

[mmint]

Klinkt meer als een soort service-abonnement waarbij de inkomsten los staan van de inspanning. Wanneer je ineens er heel veel werk aan hebt mag je zeker niet extra in rekening brengen?

In dat geval is mijns inziens het beschikbaar stellen van de dienst de belaste prestatie en niet de uitvoering. Ik zou dan dus ook de omzet in 2013 nemen en niet in 2014.

[Trboske]

Wanneer ik over 2013 het hele jaar facturen stuur.

In 2014 krijg ik de opdracht om de administratie van 2013 te ordenen.

Stel dat dit dan meer is dan verwacht kan ik alsnog een factuur sturen over het meerwerk.

Deze wordt dan dus in 2014 gestuurd wanneer het werk klaar is.

 

Dus,

In 2013 elke maand een factuur gestuurd.

Meerwerk over 2013 factureer ik in 2014.

Werkzaamheden voer ik in 2014 uit.

 

 

[Belastingdienst]

Je hanteert in jouw situatie het factuurstelsel voor het berekenen van de btw. Zoals je zelf al schrijft is de factuurdatum dan leidend bij het berekenen en aangeven van de btw. Ook voor de inkomstenbelasting geldt dan dat de inkomsten meetellen in het jaar dat je de factuur hebt gemaakt. De omzet die in 2013 is gefactureerd, neem je dus mee in de aangifte inkomstenbelasting over 2013. Het speelt daarbij geen rol dat je de werkzaamheden pas in 2014 verricht.

 

Met vriendelijke groet,

Stan

Webcareteam Belastingdienst

[Trboske]

Heel erg bedankt!

 

Nu ben ik wel nieuwsgierig naar de uitspraak goedkoopmangebruik.

Ik heb dit gegoogeld, en er staat dat je de omzet moet meenemen in het jaar dat je het uitvoert.

Waarom hoef ik dat dan niet?

[Eric Mulders]

Jij maakt zelf een vergelijking met een pc-helpdesk. Daarvoor betaal je periodiek een bedrag en als je ze nodig hebt kun je ze bellen. Nu is het niet zo dat zij pas omzet boeken op het moment dat jij ze belt. Stel je voor dat je ze nooit nodig hebt. Dit betekent dat de door hen ontvangen bedragen nooit tot omzet en dus nooit tot belastbare winst zullen leiden. Dit kan niet het geval zijn.

 

De dienst die jij verleent is klaarblijkelijk niet alleen het archiveren zelf maar het ‘abonnement’ dat men bij jou heeft. (noem het pc-helpdesk; waakdienst etc.) En die dienst lever jij het hele jaar door en niet alleen op het moment dat je aan het archiveren bent.

 

Even over het goed koopmansgebruik. Een onderneming is belasting verschuldigd over haar levenswinst. Met levenswinst wordt bedoeld de winst die je maakt vanaf je oprichting tot het beeindiging (staking) van je onderneming. Dit staken van de onderneming kan in theorie tot in het oneindige duren. Het gevolg hiervan is, is dat belasting betalen tot in het oneindige uitgesteld zou kunnen worden. Daarom wordt de levenswinst in jaarmoten gehakt. De winst wordt omgerekend naar de winst van het betreffende jaar met behulp van de regels van goed koopmansgebruik. De wetgever heeft bewust het begrip goed koopmansgebruik niet ingevuld omdat ze voorzien heeft dat ze nooit alle praktijkgevallen in wetsartikelen kan vertalen. Het artikel blinkt dan ook uit in nietszeggendheid.

 

Artikel 3.25. Jaarwinst

De in een kalenderjaar genoten winst wordt bepaald volgens goed koopmansgebruik, met inachtneming van een bestendige gedragslijn die onafhankelijk is van de vermoedelijke uitkomst. De bestendige gedragslijn kan alleen worden gewijzigd indien goed koopmansgebruik dit rechtvaardigt.

 

Er zijn inmiddels heel wat zaken bij de rechter onder de hamer geweest waarbij die uitsluitsel moest geven of er sprake was van goed koopmanschap.

 

Een kernbegrip binnen goed koopmansgebruik is het voorzichtigheidsprincipe. De ondernemer hoeft de omzet pas te nemen als die gerealiseerd is. In jouw geval valt de omzet in twee delen uiteen. De omzet die het resultaat is van 'het abonnement'. Deze realiseer jij elke keer als je de factuur stuurt. Dit wordt gerealiseerd in 2013. Het andere deel is de omzet als er extra archiveer-werk gedaan is. Deze werkzaamheden verricht en factureer je in 2014. Het voorzichtigheidsprincipe maakt het mogelijk dat je deze pas in 2014 als inkomsten opneemt.

 

 

[Trboske]

Dit is erg duidelijk! Bedankt voor je uitleg.

 

Ik heb mijn administratie altijd zelf gedaan. Voor een kleine ondernemer als ik vind ik dat ik de theorie zelf moet weten.

Maar nu ik er steeds meer over lees komt er wel wat meer bij kijken besef ik.

Via de belastingdienst las ik dat er voor de btw ook bepaalde eisen zijn die je op een factuur moet vermelden.

Een van die eisen is dat je moet vermelden wanneer ik de dienst heb gedaan.

In mijn geval is dat toch lastig? Op een factuur waar ik nog niks voor heb gedaan kan je toch niet melden wanneer je iets doet.

Wanneer ik een extra factuur stuur voor meerwerk zou dit wel kunnen, maar is dit ook verplicht?

Ik schrijf altijd op de factuur: meerwerk 2013 zoals afgesproken.

 

Heeft de goed koopmansgebruik ook weer met de btw te maken, of is dat alleen voor de inkomstenbelasting?

 

 

[Joost Rietveld]

voor de BTW geldt tevens dat de BTW verschuldigd wordt zodra je deze gefactureerd hebt, dus ook als je de dienst nog moet leveren.

[Joost Rietveld]

De omzet die in 2013 is gefactureerd, neem je dus mee in de aangifte inkomstenbelasting over 2013. Het speelt daarbij geen rol dat je de werkzaamheden pas in 2014 verricht.

 

Dag Stan

 

Ik neem aan dat dit bedoeld wordt in dit specifieke geval, want als algemene regel klopt de stelling niet. Immers kan ik eind 2013 diensten vooruit factureren die ik in 2014 ga leveren (even het 'wachtdienst' idee daargelaten). Dat is voor mij dan vooruitontvangen omzet (balanspost) die ik voor de winst pas in 2014 aangeef als omzet.

 

groet

Joost

[Trboske]

Hallo Joost

 

Dat begreep ik al.

Ik vraag me alleen af wat ik op de factuur moet zetten.

Op de site van de belastingdienst staat dat er o.a. op moet staan wanneer ik de dienst heb geleverd.

Dat gaat toch moeilijk?

 

En geldt dit ook voor het eventuele meerwerk?

 

[brood]

Ik vraag me alleen af wat ik op de factuur moet zetten.

 

Vraag het eens aan de opdrachtgever welke "opdracht" of omschrijving deze denkt het beste op de factuur te willen zien.

[Trboske]

Hun heb er nog nooit over gehoord.

Ik lees op de site dat je moet zeggen wanneer je de dienst heb gedaan.

 

En dat doe ik niet, nog nooit gedaan.

[Hermes Ratgers]

Nagenoeg alle administratiekantoren hebben hiermee te maken, dus het is niet zo lastig. Maar jouw werkzaamheden zijn iets anders, wat mij niet geheel duidelijk is of jij meer- en minderwerk affactureert of alleen meerwerk over een periode.

 

Maar je realisatiemoment is het moment waarop je factureert (niet zozeer de periode waarop je factureert). Dus factureer jij op 1 december voor de januari t/m maart dan is de realisatie december. Factureer je op 1 december voor november dan zou ik november als realisatiemoment hanteren.

Factureer jij per 3 januari meerwerk voor november die jij in januari hebt uitgevoerd is je realisatiemoment januari voor alleen de meerwerk en heb je dat in december uitgevoerd is het realisatiemoment december.

 

Dus mijn advies, voorschot realiseren op het moment waarop het betrekking heeft. Meerwerk realiseren op het moment dat je het hebt verricht.

 

 

Factureer je minderwerk ook, dan die je alle voorschotnota's als balanspost (onderhanden werk) te boeken en al je uren als omzet te boeken met als tegenrekening onderhanden werk.

[Trboske]

Wat jij aangeeft snap ik niet.

Ik snap wel dat ik de factuurdatum voor zowel de btw als omzet kan aanhouden.

 

Het meerwerk moet ik wel op de datum van uitvoering meenemen voor de inkomstenbelasting

 

Nu zeg jij dat wanneer ik in december factureer voor de maanden Jan t/m maart ik dit als omzet voor december kan zien.

 

Ten eerste werk ik niet zo, per maand stuur ik een factuur over de desbetreffende maand.

Ten tweede lijkt mij dit niet goed.

Dit moet dan toch als omzet voor 2014 meegenomen worden.

 

Wat bedoel je met minder werk? Dat ik een creditnota stuur?

 

[Hermes Ratgers]

Vaste prijsafspraak

Ik maak een prijsafspraak met klant voor € 750,- per jaar en factureer elk kwartaal € 187,50

Mijn realisatiemoment is voor mij de periode waarover ik factureer.

 

Ik factureer op 31 december het 4e kwartaal, dan wordt de omzet toegerekend aan het 4e kwartaal.

Ik factureer op 1 januari het 4e kwartaal, dan wordt de omzet toegerekend aan het 4e kwartaal.

 

Bij een aantal klanten, wordt er per maand gewerkt en een aantal per 3 maanden. Dat ik in januari ook deze werkzaamheden behorende aan die periode uitvoer, maakt niet uit.

Dit werk makkelijk bij vaste prijsafspraken, de precieze tijdsbesteding heeft dan ook geen invloed.

Krijg ik nu een nieuwe klant die in februari wil dat ik voorgaande jaar behandel, dan is het omzet februari.

 

Voorschotnota met eindafrekening voor meerwerk

Dat werkt hetzelfde als hierboven, maar stel je hebt een extra opdracht erbij gekregen die niet van tevoren is vastgelegd. Bijvoorbeeld in mijn geval een financieringsaanvraag / herstructurering begeleiden. Dan geldt als realisatiemoment de periode waarin je deze werkzaamheden hebt uitgevoerd

 

Voorschotnota met eindafrekening voor meer/minderwerk

Hierbij is het moment van wanneer je hebt gewerkt van belang. Dan zijn de voorschotnota's ook niet je daadwerkelijke omzet maar je urenregistratie.

 

Bij minder werk stuur je inderdaad een creditfactuur aangezien je bestede tijd minder is dan de begrote tijd in je voorschotnota.

 

 

 

[Alex]

Factureer jij per 3 januari meerwerk voor november die jij in januari hebt uitgevoerd is je realisatiemoment januari

 

Dat is knap. Meerwerk in januari uitvoeren voor november en bovendien op 3 januari ook al weten hoeveel meerwerk dat dan is. ???

[Hermes Ratgers]

Factureer je op 1 december voor november dan zou ik november als realisatiemoment hanteren.

Factureer jij per 3 januari meerwerk voor november die jij in januari hebt uitgevoerd is je realisatiemoment januari voor alleen de meerwerk en heb je dat in december uitgevoerd is het realisatiemoment december.

 

Dat is knap. Meerwerk in januari uitvoeren voor november en bovendien op 3 januari ook al weten hoeveel meerwerk dat dan is. ???

Wat is daar moeilijk aan dan? Als je op 2 januari een project afrond (bv IB aangifte verzend naar belastingdienst) dan kun je toch precies weten hoeveel meerwerk je hebt gedaan over het hele traject.

 

Maar bedankt voor de poging om mij knap te maken, mijn ouders zullen trots op je zijn.

[Alex]

Dan weet je op 31 december ook al hoeveel meerwerk je hebt gemaakt t/m eindejaar voor de afronding van die IB aangifte, dus neem je die als bate in het oude jaar (nog te factureren omzet), behoudens de meeruren die je op 2 januari in het volgende jaar nog gaat maken. Immers, je geeft zelf al aan dat het moment van uitvoeren van de meerwerkzaamheden het moment van realisatie dient te zijn.

 

Overigens kan ik me goed voorstellen dat je hiervan afwijkt, uit praktische overwegingen rondom facturering, maar boekhoudkundig is bovenstaand de meer zuivere methode.

 

Groet,

Alex

 

[Trboske]

Het wordt steeds duidelijker, en ik hoop dat het kwartje is gevallen.

 

 

 

Jij geeft aan;

 

Jouw realisatiemoment is de periode waarover jij factureert.

 

Het realisatiemoment, dat is toch het moment/ periode wanneer je de winst moet meenemen voor de aangifte inkomstenbelasting?

 

 

 

Ik stuur een factuur over de maand januari op 01-01-2014. Dan is dat inkomen over de maand januari 2014.

 

 

 

Ik stuur een factuur over december 2013 op 01-01-2014. Dat is dus inkomen over de maand december 2013.

 

Hoe verwerk ik dit in de boekhouding van 2013?

 

De btw geef ik aan over het 1e kwartaal 2014, maar ik moet dus de omzet meenemen over 2013.

 

De factuur heb ik nog niet verstuurd.

 

 

 

Wanneer we het hele verhaal omdraaien, neem bijvoorbeeld jouw verhaal over de nieuwe klant in februari. Dat is omzet voor jou in 2014. Je doet het op februari 2014.

 

Maar de klant van jouw wil dat je iets doet over 2013. Moet jouw klant dit dan ook over 2014 als kosten meenemen omdat jij dit ook doet, of moet dit over 2013 omdat het over 2013 gaat.

 

 

 

Wanneer het over 2013 moet, hoe weet jou klant dan wat het hem gaat kosten?

 

Hoe verwerkt hij dit?

 

 

 

In ieder geval al bedankt voor alle moeite.

[Hermes Ratgers]

Het realisatiemoment, dat is toch het moment/ periode wanneer je de winst moet meenemen voor de aangifte inkomstenbelasting?

Inderdaad

 

Ik stuur een factuur over december 2013 op 01-01-2014. Dat is dus inkomen over de maand december 2013.

Hoe verwerk ik dit in de boekhouding van 2013?

Per 31-12-2013 via een memoriaalboeking:

Onderhanden werk

Aan omzet

 

Per 01-01-2014 via een memoriaalboeking

Omzet

Aan onderhanden werk

(Dat valt weg tegen de verkoopfactuur waarin je omzet hebt geboekt, derhalve is de omzet per 01-01-2014 nihil.

 

Wanneer het over 2013 moet, hoe weet jou klant dan wat het hem gaat kosten?

Niet, er zijn vele administratiekantoren die een schatting maken en een bedrag boeken als nog te betalen administratiekosten. Maar dit gebeurd vaak alleen voor de administratiekosten (aangezien zij die redelijk kunnen schatten) maar niet voor andere posten. Ik ben geen voorstander hiervan, maar als het gebeurd dan moet je het consequent doen.

 

Ik kom geregeld voor dat bij een klant een balanspost staat van € 1.000,- uit voorgaande jaren maar dat dit bedrag nooit afgeboekt is op het moment dat het diende te gebeuren. Als dan geen factuur meer komt, of een lager factuur, dan heb je opeens negatieve kosten.

 

Hoe verwerkt hij dit?

Met een memoriaalboeking:

Administratiekosten

Aan nog te betalen bedragen

 

Succes

 

[Hermes Ratgers]

 

Overigens kan ik me goed voorstellen dat je hiervan afwijkt, uit praktische overwegingen rondom facturering, maar boekhoudkundig is bovenstaand de meer zuivere methode.

 

Groet,

Alex

 

Alex, dat komt overeen met mij optie 3 (urenfacturatie)