beginnersvragen boekhouden

[hdegr]

Hallo,

 

Ik ben nieuw hier en heb wat vragen over mijn boekhouding.

Dit jaar ben ik begonnen als ondernemer en doe de boekhouding zelf.

De boekhouding is niet groot. Mijn werkzaamheden zijn vooral het monteren van keukens.

 

Nu loop ik op het volgende vast.

Ik heb een aantal dingen gekocht waar ik geen bon meer van heb, of alleen een pin bon.

 

Kan ik hier nog wel BTW van terugvragen? Ik denk het haast niet maar wil dit wel graag weten.

 

Ik hoorde van de belastingdienst op een bijeenkomst van de kvk dat je voor de inkomstenbelasting geen factuur nodig hebt om iets als kostenpost op te voeren.

Omdat ik dus alleen nog een pin bon heb wil ik dit wel graag als kostenpost opvoeren.

Kan dat zomaar? Hoe bewijs ik dat dat ik het voor mijn bedrijf heb gebruikt?

 

De facturen die ik nu aan het inboeken ben zijn allemaal zakelijk.

Het zijn facturen zoals inkoop materiaal, telefoonkosten etc.

Waar ik niet echt uit ben, stel ik krijg een controle, hoe bewijs ik dan dat het allemaal zakelijke kosten zijn.

Zoals een factuur van de Technische Unie. Hier koop ik materiaal om te gebruiken bij een klus. Moet ik dit ook vermelden op de factuur die ik stuur voor deze klus?

Hetzelfde geldt voor een nieuw keukenblad. Ik lever deze af bij de klant en monteer deze. Moet ik dan ook op de factuur zetten dat ik dit blad heb geleverd?

Dit zijn bepaalde dingen waarvan ik niet zo goed weet hoe ik dit moet verwerken.

 

En mijn laatste misschien wat rare vraag.

Een collega van mij die zei me dat wanneer je gaat trouwen, en ik nodig een iemand uit die met mijn zaak te maken heeft ik de hele bruiloft zakelijk kan boeken. Mag dit?

 

Nou, ik hoop dat er iemand is me mij het een en ander kan vertellen.

 

Mvg,

Hans

 

[RiVe]

Welkom Hans,

 

BTW kun je alleen terugvragen als het als BTW bedrag op de factuur vermeld staat.

 

Je doet er wel verstandig aan grotere onderdelen zoals een keukenmengkraan of een keukenboiler apart op de factuur vermelden, dit ook i.v.m. de te verlenen garantie, of als er voorafgaande aan de opdracht een offerte is uitgebracht, kun je ook verwijzen naar de offerte waarin de te leveren materialen vermeld staan.

 

Het is ook plezieriger voor de klant.

Elk beugeltje of schroefje hoeft niet apart vermeld te worden, dat noem je gebruikt kleinmateriaal.

 

En je laatste vraag, dat zou wel leuk zijn, maar helaas. :P

 

[Roel J]

Edit: Rive heeft in een paar zinnen gezegd waar ik een half A4 voor nodig had.. maar toch.. beetje achtergrond kan nooit kwaad dus daar gaan we..

 

 

Hallo Hans,

 

Welkom op HL.

 

Voor wat jou vraag over de btw betreft: nee een pinbon is onvoldoende om btw te kunnen aftrekken omdat er geen btw op staat vermeld.

 

Om de BTW over je kosten / inkopen te kunnen aftrekken kun je de volgende hoofdregels in de gaten houden.

 

- Voor uitgaven tot 100 euro (incl btw) volstaat een vereenvoudigde factuur, hierop moet minimaal staan: de datum, naam en adres leverancier (dus niet jou adres), omschrijving van de goederen en de btw.

- Voor uitgaven boven de 100 euro moet je een factuur hebben die de verplichte gegevens bevat, dat lijstje is wat langer dus kijk daarvoor even bij de link, de belangrijkste extra eis is dat de factuur ook op jou bedrijfsnaam staat, hoewel het voor eenmanszaak en VOF ondernemers ook voldoende is als de factuur op de persoonsnaam staat van de eigenaar / vennoot.

- voor benzinebonnen en openbaarvervoerbewijzen (incl taxi's) gelden soepeler regels, die vind je op de site van de belastingdienst onder het kopje bijzondere facturen

 

 

Voor de Inkomstenbelastng (IB) klopt het dat een factuur geen strikte eis is om de kosten te kunnen opvoeren, maar je moet wel aannemelijk kunnen maken dat de kosten zakelijk zijn.. en uiteindelijk is een inkoopfactuur natuurlijk het makkelijkste bewijs omdat daar ook al een omschrijving van de goederen op staat, dat maakt in de meeste gevallen al duidelijk dat het zakelijke kosten zijn.

Als je alleen een pinbon hebt zijn een aantal dingen belangrijk.. je moet hem 7 jaar bewaren, nu zijn pinbonnen meestal termisch geprint en vervagen veel sneller als na 7 jaar, als het dus om wat grotere kosten gaat (hou even meer dan 50 euro aan) kopieer of scan dan ook de pinbon want dan blijft in elk geval de kopie leesbaar.

Zet ook op de pinbon wat je hebt gekocht en indien van toepassing voor welke klant, eventueel op welke verkoopfactuur je hebt doorbelast, nu weet je het nog, over 3 jaar (als de controle dan komt) niet meer. In die zin moet je het je dus makkelijk maken, nu 1 minuut meer besteden aan extra info op je bonnen en facturen, scheelt je bij een controle 15 minuten (of meer) uitzoekwerk per bon..

 

Dan je vraag over wat jij op je verkoopfacturen moet zetten, de link die ik eerder gaf over verplichte gegevens op de facturen geldt ook voor verkoopfacturen, één van de eisen voor de btw is dat je een goede omschrijving van de geleverde goederen en diensten op de factuur staat. Op je factuur zet je dus zo duidelijk mogelijk wat je levert aan goederen en wat je levert aan diensten (jou uren) uiteraard beperk je je tot de hoofdbestanddelen.. dus een keukenblad en extra kast vermeld je apart, maar de (extra) ophangbeugeltjes of schroeven, mogen ofwel in je verkoopprijs van die onderdelen zitten of vermeld je bijv in een totaal post klein montagemateriaal.

 

Voor de inkomstenbelasting geldt dat je aannemelijk moet maken dat de gemaakte kosten zakelijk zijn, belangrijkste is dat je een bepaalde logica ontwikkelt in hoe je zaken vastlegt en opbergt. Bij jou heb je natuurlijk veel relatief kleine "projecten" van 1 of enkele dagen, soms heb je alleen uren (denk ik) en soms dus wat extra materiaal als een specifiek keukenblad of een extra gootsteen of kast. Misschien is het bij elkaar bewaren van de inkoop en verkoopfacturen per keukenmontage handig, maar je kunt ook gewoon verkoop en inkoopfacturen apart bewaren en op de inkoopfacturen schrijven op welke verkoopfactuur ze doorbelast zijn, dan heb je zowel controle óf je het wel gefactureerd hebt én je kunt het bij een controle makkelijk terugvinden. Ook hierbij geld, nu wat aandacht besteden aan goed vastleggen scheelt je bij een controle een hoop gezoek en zweten..

 

Het is in het begin altijd een beetje ge-emmer om te ontdekken wat het handigst werkt voor jou.

 

En voor wat die rare vraag over de bruiloft betreft: die bruiloft is alleen volledig aftrekbaar als je broodjes aap en kletskoek serveert aan je gasten ;D.

 

Voor alle kosten geldt, er moet een zakelijk belang zijn om ze te mogen aftrekken, In beginsel heeft een bruiloft helemaal niets te maken met jou bedrijf en je kunt dan ook zeker niet alle kosten aftrekken. Uiteraard heb je met sommige klanten of leveranciers wel een bepaalde band opgebouwd dat je het ook leuk zou vinden ze uit te nodigen voor je bruiloft dan wel receptie.

Dus als jij totaal 100 gasten op je receptie uitnodigt en 30 gasten zijn zakelijke relaties dan kun je de kosten van die 30 man wel als zakelijk aanmerken. De rest zijn gewoon privekosten.

 

[hdegr]

Bedankt!! Hier kan ik mee verder

[JvdP]

Goede adviezen van Roel. Over 1 aspect heb ik wel een vraag: "en op de inkoopfacturen schrijven op welke verkoopfactuur ze doorbelast zijn". Is dit niet heel tijdrovend en ik vraag me af wat het toevoegt. Of is dit meer als 'tussenoplossing' bedoeld voor het niet voeren van een voorraadadministratie en dit gebruiken als input voor het boeken van kosten en opbouwen van je verkoopfactuur.

[RiVe]

Goede adviezen van Roel. Over 1 aspect heb ik wel een vraag: "en op de inkoopfacturen schrijven op welke verkoopfactuur ze doorbelast zijn". Is dit niet heel tijdrovend en ik vraag me af wat het toevoegt. Of is dit meer als 'tussenoplossing' bedoeld voor het niet voeren van een voorraadadministratie en dit gebruiken als input voor het boeken van kosten en opbouwen van je verkoopfactuur.

 

Bij een Technische Unie zoals door Hans genoemd kun je een referentie opgeven per factuur, dit kan met een internetbestelling, afhalen balie of telefonische bestelling. Vaak is het ook mogelijk bij andere leveranciers.

 

[Roel J]

Of is dit meer als 'tussenoplossing' bedoeld voor het niet voeren van een voorraadadministratie en dit gebruiken als input voor het boeken van kosten en opbouwen van je verkoopfactuur.

 

Nou.. tussenoplossing, ik noem het liever een pragmatische invulling die aansluit bij de werkwijze van vakmensen die meer met hout en schroeven hebben dan met cijfers en belastingaangiften.

 

Bij een keukenmontage gaat het om kleine kortdurende klussen met 1 of 2 verkoopfacturen en evenzoveel (directe) inkoopfacturen. De praktijk is dat bij afronding van een plaatsing even spullen van het project worden doorgenomen, offerte, inkoopfacturen, paar aantekeningen over eventueel meerwerk e.d., zaken die vaak al in 1 soort projectmap zitten tijdens de klus en op basis daarvan een verkoopfactuur word gestuurd. Daarna gaan de inkoopfacturen en de verkoopfacturen apart in een ordner zoals ooit geleerd en verdwijnt het verband tussen de inkoop en verkoop uit zicht. Tenzij je door het noteren van relevante details op de facturen bij een belastingcontrole toch weer snel verbanden gelegd kunnen worden tussen in- en verkoop. Maar ook als TS later toch besluit zijn boekhouding bij een administratiekantoor of fiscalist te brengen voor de IB aangifte dan kan dit soort details helpen om sneller de boekhouding te controleren en een beeld van de volledigheid en juistheid te krijgen.