Balans of niet

[boekhouding]

Beste allemaal

 

Op allerlei manieren heb ik geprobeerd mijn vraagstukken op te lossen, maar het lukt me maar niet.

Daarom mijn aanmelding op dit forum.

Ik doe de administratie van het bedrijf van mijn man.

Dit doe ik al jaren, en het gaat me goed af.

 

Het probleem is dat hij wat groter aan het worden is.

Zo heeft hij begin 2013 een loods gehuurd. Om materiaal in te slaan heeft hij allerlei stellingen gekocht.

Hij heeft een balie gekocht en ook een trap. Deze bedragen zijn allemaal boven de 450 euro.

Ik weet dat dit op de balans moet komen te staan.

Maar hoe en wanneer er meerdere dingen gekocht worden wordt me te ingewikkeld.

 

Voorbeeld:

Op 01-03-2013 koopt hij voor 1000 aan stellingen. De bedragen zijn exclusief de btw.

Ik boek dan op 01-03-2013 deze stellingen op de balans.

Daarna koopt hij op 01-04-2013 weer stellingen. Moet dit dan op hetzelfde nummer geboekt worden?

 

De stellingen van 01-03-2013 zijn al vanaf het begin in gebruik.

De nieuwe stellingen zijn voor de andere kant van de loods.

Dit zeg ik omdat ik ergens las dat je pas kunt gaan afschrijven vanaf het moment dat het in gebruik wordt genomen.

 

Er is dus sprake dat er op 01-03 de stelling in gebruik wordt genomen en op 01-04 een andere stelling.

 

Op weer andere datums is er een balie ingekocht en ook een trap.

 

Voor het onderhoud van de balie zijn er ook diverse materialen gekocht.

Moet dit ook op de balans komen te staan of mag er direct op worden afgeschreven?

 

Om het mij nog ingewikkelder te maken is hij eind 2013 naar een grotere loods gegaan.

De stellingen, balie en trap heeft hij in de oude loods achter gelaten. ( hier heeft hij niks voor ontvangen!)

 

Moet ik nu gaan afschrijven vanaf het moment dat ze in gebruik zijn genomen tot het moment dat het weg is gegaan?

Er blijft dan wel een bedrag op de balans staan.

 

Is er misschien een manier om alles op een rekening te zetten met de naam verbouwing?

 

Alvast bedankt voor het meedenken.

 

Maartje

 

 

[LeegR1]

Beste Maartje,

 

Verbeteringen aan het pand worden op een grootboekrekening huurdersinvesteringen geboekt. (ik denk dat de toonbank daar onder valt..... Ik ken alleen niet de speciieke situatie)

De stellingen zou ik op inventaris boeken en ja steeds bij een investering op dezelfde rekening.

Afschrijving geschiedt vanaf moment van ingebruikname inderdaad dus bij ingebruikname in maart van maart tm december (10 maanden).

 

Heeft je man nog de beschikking over de oude inventaris (kan hij er nog bij) of kan hij het bijvoorbeeld verkopen?

[boekhouding]

Beste Richard,

 

Dank u voor het snelle antwoord.

Wat bedoeld u met huurdersinvesteringen? De verf wat er is gekocht voor de balie?

Mag dit direct als kosten worden geboekt?

 

Wat ik niet snap is dat er twee keer een stelling is gekocht.

Op 01-03. De ingebruikname was direct.

Op 01-04 weer een stelling. Ook deze ingebruikname was direct.

Op stelling 1 moet dan toch vanaf 01-03 afgeschreven worden en stelling twee vanaf 01-04.

Moet ik dit dan op 1 grootboeknummer zetten, dus bijvoorbeeld 0202 Stellingen of op 2 grootboekrekeningen, 0203 StellingA en 0202 StellingB.

 

Daarnaast was er dus een balie gekocht en een trap.

 

Mijn man heeft alles achtergelaten in het oude pand. Krijgt hier niks voor terug.

[LeegR1]

De verbeteringen aan de loods zijn huurdersinvesteringen, dus bijvoorbeeld het plaatsen van een trap en waarschijnlijk ook de toonbank. Gewoon op 1 grootboekrekening zetten en afschrijven zoals jij zegt.

Als het goed is heb je toch een afschrijvingsstaat neem ik aan?

 

Het achterlaten van oude activa worden dan desinvesteringen. Dit wil zeggen je boekt de boekwaarde af naar het resultaat.

Ik weet niet wat de waarde is van de achter gelaten activa want het moet natuurlijk fiscaal ook acceptabel zijn.

[LeegR1]

Ik bedoel de inventaris gewoon op 1 grootboekrekening zetten. :)

[boekhouding]

Ik gebruik wel een afschrijvingsstaat.

Hier kom ik dus in de knoei.

 

Onderstaand de staat:

Omschrijving Aanschafdatum Aanschaf % Restw boekwaarde 31-12-2013

 

Stelling 01-03-2013 1000 20 0 0

Trap 05-04-2013 476 20 0 0

Balie 05-07-2013 558 20 0 0

 

Waar zet ik nu die stelling neer die ik op 01-04-2013 heb gekocht?

U zegt dat ik de trap en balie onder een grootboeknummer moet zetten. Moeten ze wel ieder apart in deze staat staan?

 

[Roel J]

Beste Maartje,

 

Boekhouden kent vele regels, de dingen die je in je openingspost noemt kloppen in grote lijnen, maar het gaat ook om het nut van het toepassen ervan.. naast vele regels mag gelukkig ook gezond verstand en doelmatigheid een rol spelen.

 

1. Je hebt in de eerste helft van 2013 een aantal investeringen gedaan die in principe in 5 jaar moeten worden afgeschreven.

2. Eind 2013 blijkt dat deze investeringen weer gedesinvesteerd worden omdat er een verhuizing naar een grote loods plaatsvind met achterlating in de oude loods van de investeringen uit de eerste helft van 2013.

3. Je bent nu pas blijkbaar de investeringen en afschrijving daarop over 2013 bezig en de investeringen verdwijnen dus binnen hetzelfde boekjaar al weer uit de onderneming zonder dat daar verder een opbrengst tegenover staat.

 

Op basis van die 3 punten zeg ik.Vergeet het hele circus van afschrijving en activering voor die paar investeringen, boek ze gewoon in 1x in de kosten en zorg dat je op de facturen kunt terugzien waarom je ze in 1x als kosten boekt ipv gactiveerd en afgeschreven. een omschrijving als "Gekochte stellingen zijn bij verhuizing op XX-xx 2013 achter gebleven in oude pand.

 

 

Verder de volgende algemene tips met betrekking tot ingebruikname en opstellen activa verloopstaat.

 

1. Een activaverloopstaat is de gedetailleerde specificatie van je grootboekrekening inventaris, je telt daar dus nooit verschillende investeringen bij elkaar op, bij voorkeur maak je per factuur een regel met verwijzing naar de inkoopfactuur en evt een locatie in het bedrijf waar het staat.

om toch even bij jou voorbeeld te blijven, de stellingen die je op 1-4 hebt gekocht boek je dus als aparte regel in je activa staat.. en schrijf je af vanaf 1-4 Voor dit type kleine investeringen is dat prima.

 

2. De regels voor ingebruikname zijn als hoofdregel vanaf de dag van ingebruikname en niet vanaf de factuurdatum, maar er is geen inspecteur te vinden bij de belastingdienst die voor magazijn stellingen van 1000 a 1500 gaat uitzoeken of de juiste ingebruikname datum wel gebruikt is. het bedrag aan afschrijving is daarvoor van veel te geringe invloed op het totaal resultaat.

In de praktijk word bij kleine ondernemingen dus bijna altijd de factuurdatum gebruikt als datum van ingebruikname, tenzij er een ander document is waaruit overduidelijk blijkt dat er vanaf een andere datum afgeschreven moet worden (bijvoorbeeld je moet de magazijnstelling vooraf betalen en ze worden pas 6 weken later geleverd en gemonteerd en daarvan is een aparte afleverbon)

 

Voor kleinere investeringen zit er over het algemeen bijna geen tijd tussen de factuurdatum en de datum van ingebruikname. Alleen bij grotere investeringsprojecten word de datum van ingebruikname relevant omdat deze vaak uit meerdere facturen bestaat en een over langere looptijd gaan, (bijv als je een productiemachine op locatie bouwt en het 3 maanden duurt voordat alles in elkaar is gelast en geschroefd) en ga je dus vanaf ingebruikname afschrijvingen en worden daartoe alle individuele factureren eerst verzamelt op een activa verloopstaat tot 1 hoofdactivum in de afschrijvingsstaat en dan niet vanaf factuurdatum.

 

Welke grootboekrekeningen je gebruikt inventaris of een aparte voor verbouwingen, dat maakt niet zoveel uit als je maar zorgt dat het saldo van de gebruikte grootboekrekeningen aansluit met de activaverloop staat.

De activa verloopstaat dient zowel als controle middel van de juistheid en volledigheid van je vaste activa in het bedrijf en op de balans als ook een rekenmodel om de maandelijkse of jaarlijkse afschrijving te bepalen omdat een grootboekadministratie niet de flexibiliteit heeft om al die functies uit te voeren..

 

[LeegR1]

Beste boekhouding,

 

De afschrijvingsstaat wordt normaal gesproken gesplitst in categorieën.

Ik zou de stelling boven de trap tussenvoegen en een tussentelling maken voor de inventaris.

 

Ik zou vervolgens ook voor de trap en de balie een tussentelling maken voor huurdersinvesteringen.

 

Wat Roel zegt kan natuurlijk ook. Maar om de kostenrekeningen zuiver te houden ben ik meer een

voorstander van activering en via afschrijving ten laste brengen van het resultaat.

 

 

Groet,

Richard Overweg