Wanneer (welk moment) factureren in geval van webwinkel?

[spoel]

Goedemiddag,

 

Ik heb de factuureisen bij de belastingdienst gecontroleerd (zie hier), en daar staat dat er op moet staan:

 

de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling

 

Maar hoe werkt dit dan bij een webwinkel? In één scenario bijvoorbeeld, als de klant kiest om het bedrag per bankoverschrijving over te maken, stuur ik tegelijk (automatisch) met de orderbevestiging ook de factuur mee omdat hier de betaalgegevens in vermeld staan. Echter, als ik de zin van de belastingdienst lees:

 

- de goederen zijn op dat moment nog niet geleverd (de betaling is immers nog niet binnen en de goederen worden pas verzonden zodra dit binnen is);

- de datum op de factuur is nu dus gelijk aan de orderdatum, terwijl de belastingdienst zegt dat dit de datum moet zijn waarop de goederen zijn geleverd;

- en bovendien is het natuurlijk ook nog zo dat datum verzending verschillend is van datum levering.

 

Ik kom er even niet meer uit!

 

Hoor het graag hoe dit in de praktijk geregeld word.

 

Vriendelijke groet,

 

Willem-Siebe Spoelstra

[R.I.P. - Benm]

Op zich kun je gewoon de orderdatum hanteren, de verzenddatum zal een dag lager liggen, en de leveringsdatum heb je weinig controle over als iets per (pakket)post verzonden wordt.

 

Pas wel op bij het automatisch aanmaken van facturen voor klanten die bestellen via handmatig overboeken: Als die alsnog van de koop afzien en niet betalen, zit je met een onbetaalde factuur. Uiteraard kun je die wel crediteren zodat je geen btw en ib hoeft te betalen over het factuurbedrag, maar je moet dat wel -doen-. Domweg verwijderen is riskant omdat je daarrdoor geen opeenvolgende factuurnummers meer hebt. Sommige webshop software heeft hier wel weer een oplossing voor, maar dan komt de echte factuur pas nadat betaald is.

[Postcard]

Als je voornamelijk aan particulieren levert ben je volgens mij verplicht het kasstelsel toe te passen. De datum van de factuur / boeking voor de btw is dan gelijk aan de betaaldatum.

 

In het geval van zelf overschrijven kan je dan dus geen factuur vooraf mailen, die factuur kan je pas aanmaken op het moment dat het bedrag op je bankrekening is bijgeschreven.

 

[spoel]

Als je voornamelijk aan particulieren levert ben je volgens mij verplicht het kasstelsel toe te passen.

 

Er wordt zowel geleverd aan particulieren én bedrijven. Als ik de site van het KvK er op na hou behoor ik niet tot deze categorie. Ik ben dan volgens mij gewoon verplicht de BTW te berekenen/af te dragen op basis van factuurstelsel.

 

Volgens mij is het wel mogelijk een factuur vooraf te mailen, want in een situatie waarbij je eerst levert, en dan pas factureert, is het natuurlijk ook altijd maar de vraag of er betaald wordt, zo niet dan moet er ook een creditfactuur geschreven worden.

 

Alleen omdat ik bij de webwinkel zeg 'eerst betalen, dan verzenden we het pas' (wat gebruikelijk is uiteraard), is het wel slim om het advies van Benm op te volgen:

 

Pas wel op bij het automatisch aanmaken van facturen voor klanten die bestellen via handmatig overboeken: Als die alsnog van de koop afzien en niet betalen, zit je met een onbetaalde factuur.

 

Maar goed, ik dacht dat als ik een order binnenkrijg (ontbetaald), ik dit als omzet moet boeken in mijn boekhouding. Daar heb ik dan toch een factuur voor nodig? Of kan ik onbetaalde orders (in geval ik pas factuur verstuur na betaling) gewoon helemaal buiten mijn boekhouding houden?

 

Groet Willem

 

[Postcard]

 

Volgens mij is het wel mogelijk een factuur vooraf te mailen, want in een situatie waarbij je eerst levert, en dan pas factureert, is het natuurlijk ook altijd maar de vraag of er betaald wordt, zo niet dan moet er ook een creditfactuur geschreven worden.

 

De vraag is of je voornamelijk aan particulieren of ondernemers levert. Dat bepaalt of je kas- of factuurstelsel hanteert. In geval van kasstelsel ga je uit van wat er in je kas of op je bank (of in je account bij je psp) terecht is gekomen tijdens het btw tijdvak, bij het bepalen van je btw-afdracht.

 

Het zou ook kunnen dat je 2 weken later een retour krijgt en dat de hele koop ongedaan wordt gemaakt. Dan moet je ook crediteren. Dat is het punt niet.

 

Bepalend is of je hoofdzakelijk aan ondernemers of hoofdzakelijk aan particulieren verkoopt.

[spoel]

Hallo,

 

Retail/Wholesale is 50/50, dus daarom kom ik, als ik de site van de belastingdienst goed begrijp, sowieso niet in aanmerking voor kasstelsel.

 

Creditfacturen ja of nee, dat moet ook niet de overweging zijn denk ik op welk moment een factuur opgemaakt moet worden.

 

Dus, nog even 'back to the basics', dit is wat de belastingdienst zei:

 

de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling

 

Als ik pas ga verzenden als iemand betaald heeft, verlang ik dus eigenlijk 'een vooruitbetaling'. De datum dat ik schijnbaar die (in dit geval volledige) 'vooruitbetaling' heb ontvangen, moet naast de factuurdatum dus ook op de factuur komen te staan.

 

Volgens mij zijn we er dan, dat een factuur pas opgesteld kan worden NA de betaling en niet meegezonden kan worden met een orderbevestiging als er nog betaald moet worden. Heb ik dit correct?

 

Ik kan het me alleen zo moeilijk voorstellen dat webwinkel software die PDF facturen aanmaakt rekening houdt met het feit wanneer de 'vooruitbetaling' is gestort. Ik heb veel van die PDF factuur creators gezien, en daar komen elke keer maar twee zaken terug:

 

- factuurdatum;

- orderdatum.

 

Vriendelijke groet,

 

Willem-Siebe Spoelstra

[Ruben Goudswaard - Allbyonewebsites]

Op: http://www.adrome.nl/archieven/factuurstelsel-versus-kasstelsel

 

Las ik dit:

Als u levert aan particulieren en niet contact afrekent bijv. schilder, woninginrichter, maar een factuur stuurt of als u een webwinkel heeft past u het factuurstelsel toe

 

Ik heb webshops, lever voor meer dan 90% aan particulieren en pas zelf al jaren het factuurstelsel toe. Mag dit nou wel of niet? Volgens die site wel en volgens jullie weet niet.

 

Hopelijk hebben jullie aan antwoord, wellicht dat de topicstarter daar ook gelijk wat aan heeft.

 

Bedankt alvast!

 

Toevoeging: Ook zojuist de belastingtelefoon gebeld en die gaf aan dat het waarschijnlijk gewoon mag volgens het factuurstelsel alleen als ik het zeker wou weten ik de vraag schriftelijk aan mijn lokale belastingdienstkantoor moest stellen.

[spoel]

De discussie kasstelsel/factuurstelsel is interessant, ik zag hier ook nog een topic. Ik denk echter dat het niet geheel relevant is voor de vraag die ik stel.

 

Feit blijft dat als ik aan ondernemers lever ik een factuur moet schrijven, die aan bepaalde eisen moet voldoen, en daarmee samenhangend dus de vraag wanneer ik de factuur moet versturen.

[spoel]

Is het niet zo dat als iemand een order plaats via een webwinkel, deze simpelweg een betalingsverbintenis aangaat? Als ik me niet vergis moeten ze dit in Duitsland als explicitiet (en misschien ook wel al in NL) vermelden bij de koopbutton.

 

Hier lees ik het volgende:

 

Een factuur moet worden opgemaakt op de dag zelf van het ontstaan van de verbintenis. In de praktijk wordt een factuur evenwel verzonden na het tijdstip van de levering of van de uitvoering van de prestaties en dat binnen een redelijke termijn.

 

Het factureren vóór de levering of het uitvoeren van de prestaties is mogelijk als de betalingsverplichting van de cliënt reeds op dat ogenblik bestaat (als dit contractueel zo is vastgelegd) of als het gaat om opeenvolgende leveringen of prestaties.

 

Dat zou er dus weer op duiden dat, ook al is een factuur onbetaald, deze dan wel opgemaakt moet worden, de klant is immers een betalingsverbintenis aangegaan. Zucht ???. Wat ingewikkeld allemaal zeg.

[Ruben Goudswaard - Allbyonewebsites]

De discussie kasstelsel/factuurstelsel is interessant, ik zag hier ook nog een topic. Ik denk echter dat het niet geheel relevant is voor de vraag die ik stel.

 

Feit blijft dat als ik aan ondernemers lever ik een factuur moet schrijven, die aan bepaalde eisen moet voldoen, en daarmee samenhangend dus de vraag wanneer ik de factuur moet versturen.

 

Maar als jij voor meer dan 90% aan particulieren levert zal je dan dus toch het kasstelsel moeten toepassen volgens de meeste HL-ers. Dus gaat het ook jou aan. Voor de zakelijke klanten zal je dan inderdaad wel een factuur moeten opstellen.

[spoel]

Het is geen onbelangrijk onderwerp inderdaad, maar dit kwam reeds eerder ter sprake en toen heb ik het volgende aangegeven:

 

Retail/Wholesale is 50/50, dus daarom kom ik, als ik de site van de belastingdienst goed begrijp, sowieso niet in aanmerking voor kasstelsel.

 

Daarom probeer ik de kern van mijn vraag helder te houden, zodat ik daar ook een eenduidig antwoord op kan krijgen.

[Postcard]

 

Ik heb webshops, lever voor meer dan 90% aan particulieren en pas zelf al jaren het factuurstelsel toe. Mag dit nou wel of niet? Volgens die site wel en volgens jullie weet niet.

 

Toevoeging: Ook zojuist de belastingtelefoon gebeld en die gaf aan dat het waarschijnlijk gewoon mag volgens het factuurstelsel alleen als ik het zeker wou weten ik de vraag schriftelijk aan mijn lokale belastingdienstkantoor moest stellen.

 

Op de site van de belastingdienst staat dat als je bij de groep hoort die het kasstelsel moet voeren (waaronder winkeliers, wat wij toch ook zijn), maar je wil wel liever het factuurstelsel hanteren dat dat kan als je het even meld.

 

Dus in jouw geval zou ik een (kort) briefje sturen aan jouw regiokantoor met de mededeling dat jij steeds in de veronderstelling bent geweest dat je het factuurstelsel moet toepassen en dat je dat graag zo wilt blijven doen. Dat moet genoeg zijn lijkt me.

 

Let op!

Behoort u tot 1 van deze beroepsgroepen, maar levert u desondanks voornamelijk aan ondernemers? Dan mag u ook het kasstelsel toepassen.

Behoort u tot 1 van deze beroepsgroepen, maar wilt u liever het factuurstelsel toepassen? Dat kan, als u het schriftelijk bij ons meldt.

[Ruben Goudswaard - Allbyonewebsites]

Thanks

[dirk vn]

ik doe het zo:

wat afgehaald wordt wordt op een kassa geprint.

wat verzonden wordt naar partikulieren daar is geen factuur bij, enkel een orderbon.

als iemand een factuur aanvraagt (BTWplichtige) sturen we die na.(of voegen we ze bij als dit tijdens de order kenbaar wordt gemaakt)

 

Per kwartaal maak ik de afrekening btw klaar door de volgende ontvangsten aan te geven:

-kasontvangsten (wat er cash ontvangen is)

-factuurontvangsten (wat er betaald is via de bank en waarvoor een factuur gemaakt is)

-bankontvangsten ( alle andere bestellingen die betaald zijn en waar geen factuur van gemaakt is)

 

Dit is qua werk en kosten boekhouder mijns inziens de beste oplossing, en correct, want dit is eigenlijk gebruik maken van het kasstelsel. Voor elke bestelling een factuur maken is niet nodig als je levert aan particulieren.

En bespaart je veel tijd, werk, en veel kosten.

Anders moeten al die facturen geboekt worden, en dat is mijns inziens voor niks nodig.

Natuurlijk, dit zal per branche misschien schillen, want ik kan me best inbeelden dat als je bv. computers verkoopt, particulieren ook allemaal graag een factuur hebben, voor eventueel later de garantie te kunnen inroepen.

 

 

 

 

 

[ronaldinho]

Soms is het handig om gewoon even op de wettekst terug te vallen:

 

34g. De factuur wordt uitgereikt uiterlijk op de vijftiende dag van de maand volgende op die waarin de goederenlevering of de dienst is verricht. In geval van vooruitbetalingen als bedoeld in artikel 34c, eerste lidartikel 34c, eerste lid, onderdelen d en e, moet de factuur telkens worden uitgereikt vóór het tijdstip van de opeisbaarheid daarvan.

 

Artikel 35a

1 Op de factuur zijn de volgende vermeldingen verplicht:

a. de datum van uitreiking van de factuur;

(...)

g. de datum waarop de goederenlevering of de dienst heeft plaatsgevonden of voltooid is of de datum waarop de in artikel 34c, eerste lidartikel 34c, eerste lid, onderdelen d en e, bedoelde vooruitbetaling is gedaan, voor zover die datum vastgesteld is en verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur; (...)

 

 

De wet bepaalt geen vaste uitreikingsdatum, slechts een uiterste datum. Eerder mag dus ook, maar het kan wel de verschuldigdheid van de btw (en het moment van teruggaaf voor de afnemer) beïnvloeden. Het gaat hier om een vooruitbetaling, waarbij de datum nog niet is vastgesteld danwel niet verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur, dus hoeft die datum niet te worden vermeld.

[spoel]

Geweldig, hartelijk dank!

[spoel]

Dag,

 

Ik haal dit topic nog even omhoog omdat ik nog een aanvullende vraag heb.

 

In de wet staat:

 

In geval van vooruitbetalingen als bedoeld in artikel 34c, eerste lid, onderdelen d en e, moet de factuur telkens worden uitgereikt vóór het tijdstip van de opeisbaarheid daarvan.

 

In normaal NL werd dit uitgelegd als:

 

Bij vooruitbetaling moet je een factuur uitreiken vóór de uiterste betalingstermijn.

 

Komen wij dus overeen dat ik vóór 1 december bedrag X moet hebben (aan)betaald, dan moet jij mij

vóór 1 december een factuur sturen voor deze vooruitbetaling, die op 1 december opeisbaar (= invorderbaar ) wordt.

 

Als ik dit zo lees, dan is mijn conclusie dat als iemand kiest voor de betaalwijze 'bankoverschrijving' (= een volledige vooruitbetaling omdat order pas verzonden wordt na betaling) je deze klant dus al VOOR de uiterste betaaltermijn moet factureren. Maar hoe wordt deze uiterste betaaltermijn bepaald? Onder de nieuwe wetgeving moet je tegenwoordig heel duidelijk aangegeven op of nabij de bestelknop dat het een bestelling is met een betalingsplicht, maar welke 'termijn' geldt dan voor die betalingsplicht?

 

Groet Willem

[R.I.P. - Benm]

Als je een systeem gebruikt waarbij op het moment van bestellen een factuur wordt gemaakt kun je dat in zeker zin zelf uitmaken. Je kunt bijvoorbeeld een factuur maken met een betalingstermijn van 30 dagen. Als er binnen die 30 dagen geen betaling binnenkomt kun je de overeenkomst ontbinden waarbij je geen product hoeft te verzenden, en de klant ook niet meer hoeft te betalen.

 

Dit is een vrij gangbaar scenario voor webshops die betaling via overboeking accepteren: niet betalen is niet versturen en daarmee is de kous af.

 

Uiteraard zou je de klant wel kunnen dwingen om de overeenkomst na te komen en dus te betalen, maar bij B2C heeft dat weinig nut gezien de klant ook het recht heeft binnen 14 dagen het product te retourneren voor restitutie zonder opgaaf van redenen. Zou je een klant dus houden aan zijn bestelling dan is het enige resultaat dat het goed heen en weer gezonden wordt, op jouw kosten.

[spoel]

Als je een systeem gebruikt waarbij op het moment van bestellen een factuur wordt gemaakt kun je dat in zeker zin zelf uitmaken.

 

Volgens mij heb ik geen keuze toch? Als ik het wetsartikel er bij pak moet ik een factuur sturen voor de opeisbaarheid ervan. Ik zou dus ook op moment bestellen een mail kunnen sturen met daarin de betaalgegevens, maar als er vervolgens niet betaald gaat worden moet ik alsnog net voor het einde van de betaaltermijn een factuur sturen volgens de wet, dus dan kan ik het net zo goed maar meteen doen toch?

 

Doordat ik nu meen de wet na te leven door gewoon die factuur te versturen, moet ik inderdaad ook soms dat een creditfactuur gaan maken. Maar zoals gezegd is dit hoe de informatie in de thread heb geinterpreteerd en kan ik bij betaalwijze overboeking niet voor oplossingen kiezen als géén factuur zenden of pro-forma facturen. Ik hoor het graag.

 

e kunt bijvoorbeeld een factuur maken met een betalingstermijn van 30 dagen.

 

Ik vraag nu op de factuur of ze binnen 14 dagen willen betalen, dat lijkt me dan correct.

 

Uiteraard zou je de klant wel kunnen dwingen om de overeenkomst na te komen en dus te betalen, maar bij B2C heeft dat weinig nut gezien de klant ook het recht heeft binnen 14 dagen het product te retourneren voor restitutie zonder opgaaf van redenen. Zou je een klant dus houden aan zijn bestelling dan is het enige resultaat dat het goed heen en weer gezonden wordt, op jouw kosten.

 

Nee dat ik ga ook niet doen, niet B2C en niet B2B. Overigens meen ik gelezen te hebben dat de retourkosten als je dat duidelijk vermeld op website gewoon voor de klant mogen zijn? Omdat je specifiek zegt dit op mijn kosten zou zijn.

[R.I.P. - Benm]

Klopt, de verzendkosten retour mag je voor rekening van de klant laten zijn.

 

Let wel dat dit alleen geldt voor de verzendkosten die klant afrekent op het postkantoor, je mag geen re-stocking fee's en dergelijke vragen, ook niet als die jou door bijv een fulfilment bedrijf daadwerkelijk in rekening worden gebracht.

[Roel J]

Spoel het ontgaat mij waarom je zoveel moeite hebt met het factuurmoment, kun je uitleggen waarom je denkt dat je een probleem hebt?

[spoel]

Spoel het ontgaat mij waarom je zoveel moeite hebt met het factuurmoment, kun je uitleggen waarom je denkt dat je een probleem hebt?

 

Ik denk niet een probleem te hebben, ik wil echter gewoon dat de juridische kant van de webwinkel ook klopt, en daar dus de wetgeving voor naleven. Uiteraard zou het mooi zijn als ik niet aan de slag hoef met creditfacturen, maar die wetgeving lijkt mij die ruimte niet te geven bij vooruitbetaling, maar niemand heeft nog bevestigd op mijn laatste bericht hierop gereageerd.

 

Het punt is immers dat ik er niet aan ontkom om een factuur te versturen omdat die verstuurd moet worden voor de opeisbaarheid ervan volgens de wetgeving. Dus als ik zeg dat er binnen 14 dagen betaald moet worden in bijv. alleen een e-mail, moet ik alsnog vlak voor het einde van die 14 dagen een factuur sturen. Althans, zo heb ik eerdere uitleg begrepen. Als er dan niet betaald is, en ik besluit het factuurbedrag niet op te gaan eisen, moet ik dus (helaas) een creditfactuur gaan maken.

 

Ik hoor graag hoe jij er over denkt.

 

Groet Willem

[spoel]

Ik doe toch nog een poging / verzoek of iemand terug wil komen op mijn laatste bericht?