Lastige klant

[lardios]

Hallo,

 

Sinds enige tijd doe ik als (beginnend) boekhouder een administratie voor iemand.

Aangezien hij net startte vond ik het wel uitdagend mee te helpen als extra steun. Maar goed, ik kwam er aardig snel achter dat hij er een potje van maakt. Daar kan ik een opsomming van maken, indien dat van belang is. Daar bespaar ik nu even.

 

De bedoeling is om de administratie t/m het 3e kwartaal bij te werken voor zover mogelijk, en er dan een eind aan te breien. Zodat hij op zoek kan naar iemand, dan wel een kantoor die hem prima kan uitleggen wat fiscaal kan en wat er anders moet.

 

Hoe pakken jullie (ervaren ondernemers) dit aan? Het liefst maak ik de administratie af en meldt diegene dat de administratie afgehaald kan worden en ik ermee kap. Voor mijn gevoel is het lastig te vertrouwen en levert het alleen maar kopzorgen op. Ik zou ook niet weten waar je met zoiets terecht kan verder.

[RiVe]

Hallo,

 

Sinds enige tijd doe ik als (beginnend) boekhouder een administratie voor iemand.

Aangezien hij net startte vond ik het wel uitdagend mee te helpen als extra steun. Maar goed, ik kwam er aardig snel achter dat hij er een potje van maakt. Daar kan ik een opsomming van maken, indien dat van belang is. Daar bespaar ik nu even.

 

De bedoeling is om de administratie t/m het 3e kwartaal bij te werken voor zover mogelijk, en er dan een eind aan te breien. Zodat hij op zoek kan naar iemand, dan wel een kantoor die hem prima kan uitleggen wat fiscaal kan en wat er anders moet.

 

Hoe pakken jullie (ervaren ondernemers) dit aan? Het liefst maak ik de administratie af en meldt diegene dat de administratie afgehaald kan worden en ik ermee kap. Voor mijn gevoel is het lastig te vertrouwen en levert het alleen maar kopzorgen op. Ik zou ook niet weten waar je met zoiets terecht kan verder.

 

Misschien is het wel nodig om de opsomming te geven waar hij een potje van maakt.

In je titel beschrijf je hem als een lastige klant, maar misschien is het wel een hele uitdagende klant :)

 

Wat is de bedoeling hoe hij iets aanlevert en wat is jouw taak hierin?

 

[Marcel Spruit R.I.P.]

Communiceer open, en zo direct en zo snel mogelijk.

 

Eerste wat in mij opkomt:

- waarom zou je het derde kwartaal nog administreren? Waarom niet gewoon morgen stoppen?

 

 

Tweede: er is een reden waarom je niet met deze klant verder wil. Dat moet je iemand in het gezicht kunnen zeggen. Dat is niet leuk, maar ik vind dat dat moet. Dan heb je nog de optie om de klant aan te bieden dat hij zijn leven betert. Dus zeg "joh, ik signaleer X, Y en Z bij jou, ik vind dat niet tof en als je daar mee door wil gaan, kunnen we beter afscheid nemen.". Als hij dan zegt "oh, dan hou ik daar direct mee op", ga je dan door?

 

Of ben je er zo klaar mee dat je uberhaupt niet meer voor deze Sjaak wil werken?

 

 

Daartegenover staat natuurlijk het debiteurenrisico. Als jij nog rekeningen hebt openstaan, schat jij in dat die nog betaald gaan worden als jij het afscheid aankondigt? Zonee, zou je daar heel rouwig om zijn?

 

 

En natuurlijk de belangrijkste les: hoe voorkom je dit in de toekomst? Dit is natuurlijk voor beide partijen niet leuk, en wellicht (maar ik ken de details niet) van jou niet professioneel. Grijp dit op zijn minst aan om van te leren.

[lardios]

bedankt voor je reactie allereerst. Ik doe de administratie van een eenmanszaak. Wat er ingeleverd hoort te worden zijn inkoop, verkoop en de bankoverzichten. Een opsomming voor zover ik er nu op kan komen geeft wellicht een beter beeld:

 

[*] inleveren van km-declaraties terwijl er amper tot geen omzet gemaakt wordt

[*] om vervolgens een auto op de zaak te zetten (nogmaals: er is amper omzet of iets dergelijks)

[*] een tankpas hebben waar toch aardig wat mee getankt wordt

[*] bankoverzichten aanleveren waar er veel privé mutaties plaatsvinden. Er vaak geen saldo is en er van alles gestorneerd wordt

[*] veel van deze bankmutaties zijn niet direct aanwijsbaar. Ofwel, ik moet vragen wat dat voor betaling is en of hij er een factuur van heeft. Vervolgens antwoord hij bijna niets en ook niet als ik er vervolgens nog 3 keer om vraag.

[*] in het begin 'verkoopfacturen' inleveren waar kosten van hem op staan (dat gebeurt nu niet meer)

[*] keer op keer dubbele factuurnummers gebruiken voor de verkoop

[*] de ene keer staat de aanhef linksboven op de verkoopfactuur, de andere keer in de omschrijving.

[*] er worden vaak overzichten aangeleverd waar ik niets mee kan, zoals een advertentie van een auto die gekocht zou zijn en er vervolgens geen factuur van inlevert. En een paar maanden later een soort overzichtje dat er een andere auto gekocht is (die op de zaak staat). Of een overzicht (zoals de bank) van de tankpas, maar niet de officiële factuur die nodig is.

 

Zo kan ik wel doorgaan en ik moet dus overal achteraan en het komt ook onbetrouwbaar over. Deze persoon heeft daarnaast ook nog een uitkering en loondienstverband. Door dit alles kan ik hier als beginnend boekhouder 'niets' meer mee, omdat ik fiscaal gezien niet genoeg kennis heb om te weten hoe dit alles afgehandeld hoort te worden en ik wil iemand die zo bezig is ook niet een dienst leveren.

[lardios]

Communiceer open, en zo direct en zo snel mogelijk.

 

Eerste wat in mij opkomt:

- waarom zou je het derde kwartaal nog administreren? Waarom niet gewoon morgen stoppen?

 

 

Tweede: er is een reden waarom je niet met deze klant verder wil. Dat moet je iemand in het gezicht kunnen zeggen. Dat is niet leuk, maar ik vind dat dat moet. Dan heb je nog de optie om de klant aan te bieden dat hij zijn leven betert. Dus zeg "joh, ik signaleer X, Y en Z bij jou, ik vind dat niet tof en als je daar mee door wil gaan, kunnen we beter afscheid nemen.". Als hij dan zegt "oh, dan hou ik daar direct mee op", ga je dan door?

 

Of ben je er zo klaar mee dat je uberhaupt niet meer voor deze Sjaak wil werken?

 

 

Daartegenover staat natuurlijk het debiteurenrisico. Als jij nog rekeningen hebt openstaan, schat jij in dat die nog betaald gaan worden als jij het afscheid aankondigt? Zonee, zou je daar heel rouwig om zijn?

 

 

En natuurlijk de belangrijkste les: hoe voorkom je dit in de toekomst? Dit is natuurlijk voor beide partijen niet leuk, en wellicht (maar ik ken de details niet) van jou niet professioneel. Grijp dit op zijn minst aan om van te leren.

 

Hier ook dank voor je reactie. Zoals jij het zegt wil ik het graag doen, maar het lijkt me iets te hard om nu direct te stoppen, omdat de klant weinig dagen heeft om een vervangend boekhouder te vinden die de boel mag uit gaan zoeken.

 

In mijn loondienstverband verwerk ik zo ongeveer 80+ verschillende boekhoudingen van begin tot aan de jaarrekening. Maar er is daar geen één bij die zo enorm chaotisch is als die van degene die ik aanhaal als 'lastige' klant. Er zijn daarnaast diverse dingen die niet genoemd zijn en ook vragen oproepen en het geheel onbetrouwbaar maakt.

 

Trouwens: ik ben er inderdaad zo klaar mee dat ik niet meer voor deze persoon wil werken. Dat is omdat ik nu al 3 kwartalen lang haast achter iedere handeling aan mag kloppen met vragen en onduidelijke antwoorden krijg. Plus de aanleverde stukken voor misschien 10% bruikbaar zijn. Met als gevolg dat ik er alleen maar koppijn van krijg.

[Joost Rietveld]

Welkom in ons vak ;D

 

Dit soort administratie kennen we allemaal. Als je verder gaat als zelfstandige leg jouw huisregels dan bij aanvang op. Beargumenteer dat door te stellen dat jouw werkwijze voor de klant het voordeligste uitpakt. Alles wat jij aan puin moet ruimen, kost gewoon meer en dat is zonde van hun geld. Beetje opvoeden mag best.

 

Succes

Joost

[Zomaar iemand]

Klinkt nog niet heel verschrikkelijk.

 

Mijn boudhouder vertelde een verhaal over een ondernemer die over 3 dagen een boekenonderzoek zou krijgen, terwijl er al 3 jaar geen boekhouding was bijgewerkt, alles wat er aanwezig was, was een doos met bonnen, BTW aangiftes en jaaraangiftes. De aangiftes warem een schatting.

 

Kijk dat is pas een uitdaging ;-)

 

Maar het is aan ieder voor zich om te kijken of je dit soort opdrachten aan kunt en wil doen.

Maar als boekhouder ga je nog rare dingen tegen komen hoor.

[John B]

In mijn loondienstverband verwerk ik zo ongeveer 80+ verschillende boekhoudingen van begin tot aan de jaarrekening.

Bekijk het eens vanuit die positie. Als het kantoor waar jij in loondienst werkt een dergelijke klant aangeboden zou krijgen, wat zou dan jouw aanpak (of die van het kantoor) zijn?

[Marcel Spruit R.I.P.]

...het lijkt me iets te hard om nu direct te stoppen, omdat de klant weinig dagen heeft om een vervangend boekhouder te vinden die de boel mag uit gaan zoeken.

[...]

Trouwens: ik ben er inderdaad zo klaar mee dat ik niet meer voor deze persoon wil werken.

...dat ik er alleen maar koppijn van krijg.

Als jij die meneer morgen belt (*) en hem drie nummers geeft van kantoren die hem wellicht verder kunnen helpen, bewijs je hem, maar vooral ook jezelf, een enorme dienst. De btw-aangifte hoeft pas over 21 dagen de deur uit, dat is nog tijd zat. Zie ook het berichtje van Jasper, het is niet ondenkbaar dat hij bij de volgende boekhouder op 28 oktober binnenkomt met het verzoek om de btw-aangifte te doen. 8)

 

Ik durf wel te voorspellen dat, als jij ook dit kwartaal nog voor hem doet, je over vier weken veel minder de emotie voelt die je nu voelt. Nu wil je graag van hem af, morgen nog. Over vier weken denk je 'ach 't is toch ook wel een bijzondere kerel'. En dan wordt het december en heb jij een beroerde kerst en jaarwisseling en krijg je al buikpijn bij het vooruitzicht om het vierde kwartaal te moeten doen en - och hemel - een jaarrekening op te moeten stellen voor de ondernemer. Wedden dat ie nog claimt aan het urencriterium te voldoen ook ? :-\

 

Kortom, doe jezelf een plezier, geef deze klant een fijne uitgeleide (3 telefoonnummers van mogelijke kantoren, een A4 met tips voor efficientere (en dus goedkopere) administratie, een kaartje), en geniet van je weekend.

 

(*) ik spreek mezelf tegen, ik zei eerder dat je het 'm in zijn gezicht moest vertellen. Kijk maar even wat je doet, maar ga asjeblieft niet mailen. Email is het slechtst begrepen medium ter wereld. Zonder email had de Habsburgse monarchie het wellicht nog kunnen redden.