Factuur en BTW administratie!

[sjuulberden]

Hallo Higherlevel!

 

Ik zal eerst even ons bedrijf en verdienmodel uitleggen voordat ik over ga op de vraag! United Wardrobe is een marktplaats voor hippe fashion en vintage kleding. Inmiddels binden wij meer dan 30.000 gebruikers op ons platform. Bij een aankoop betaalt de koper altijd eerst aan United Wardrobe, dit omdat we zo kunnen garanderen dat het geld binnen is. Ook krijgt de verkoper pas uitbetaald zodra de koper het product ontvangen heeft en hier te vrede mee is. We moeten de kopers namelijk 2 weken bedenktijd geven volgens de wet koop op afstand.

 

Hier zit dan ook ons verdienmodel. Kopers betalen €1,99 transactiekosten en verkopers betalen 10% van de verkoopprijs aan servicekosten. Op deze manier worden er wekelijks honderden orders door het systeem verwerkt.

 

Het komt echter voor dat de verkopers het artikel niet meer op kunnen versturen, bijvoorbeeld doordat ze op vakantie zijn. In deze gevallen worden orders geannuleerd en krijgt de koper de volle mep terug. Ook kan het dat de kopers niet te vrede zijn over hun aankoop en het artikel retour sturen, in dit geval betaald de verkoper natuurlijk ook niet de 10%. Ongeveer 5% van de orders wordt geannuleerd of geretourneerd.

 

Op het moment van uitbetalen weet ik of de order succesvol was, geannuleerd of geretourneerd is. Wat ik zou willen is dus de BTW van de uitbetaalde orders tussen 01-07-2014 en 31-09-2014 als binnen gekomen BTW over Q3 afdragen, dan heb ik namelijk geen last van orders die achteraf geretourneerde worden of geannuleerd zijn. Dus de uitbetaal datum is hier leidend i.p.v. de aanmaak datum van de factuur, welke valt op aankoopdatum van het tweedehandse product.

 

Mijn vraag; moet de verzenddatum van de factuur leidend zijn? Of mag het ook de uitbetaaldatum zijn, het maakt per saldo namelijk niet uit!

 

alvast bedankt!

 

Sjuul Berden

 

[Hermes Ratgers]

Hoe de BTW berekent dient te worden, kun je bijvoorbeeld hier vinden.

 

In hoofdzaak kun je zeggen dat de regel is: Levert u voornamelijk goederen of diensten aan particulieren? Dan berekent u de btw in uw aangifte op basis van uw kas- en bankadministratie.

 

Maar in jouw geval lever je geen producten, maar lever je meer een bemiddelingsdienst. Je klanten zijn niet de afnemers, maar de verkopers van het artikel. Dus in jouw geval is het moment van afrekening met de afnemers leidend voor de BTW.

 

Je omzet is slechts de omzet over de 10% bemiddeling (niet de verkochte producten).

[sjuulberden]

Bedankt voor uw antwoord! Ik heb nog een vraag daarvoor wil ik 2 situaties voorleggen.

 

1; Op het moment van verkoop worden de koper en verkoper gemaild met de factuur. Zo worden er dus twee facturen gestuurd. een van €1,99 en een met 10% van de transactiekosten. Stel dat deze order geannuleerd wordt, dan worden de beide facturen niet betaald.

 

Mijn vraag; moeten we in al deze gevallen creditfacturen versturen?

 

2; Het kan dan wij bij annulering van order €5,00 euro administratiekosten rekenen. Ook hiervoor worden automatisch facturen verstuurd. Het kan echter dat gebruikers deze gewoon weg niet betalen en dat wij er niet achter aangaan. Deze facturen worden dus wel verzonden maar niet betaald, moet we dan ook creditfacturen sturen?

 

Ik hoop dat iemand mij kan helpen. Groetjes Sjuul Berden

[Hermes Ratgers]

Deze vragen zijn volgens mij te combineren.

Ondanks dat het systeem facturen (mijns inziens zijn het geen facturen) stuurt naar de koper, is in jouw geval de kasstelsel van toepassing. Derhalve hoef je geen creditfacturen te sturen.

 

De documenten die het systeem toesturen moet je zien als betalingsinstructies die kunnen leiden tot verkopen. Qua nummering zou je (neem ik aan) ook geen aansluitende volgorde krijgen.

 

[sjuulberden]

Het probleem is het volgende;

 

stel je biedt schoenen aan voor 20 euro. De koper betaald dat 20 + 1,99 = 21,99 aan United Wardrobe en ontvangt hier tevens een factuur voor in de mail. De verkoper krijgt bericht de schoenen op te sturen en tevens een factuur voor de 2,-. (10% van 20euro). Zowel de koper en verkoper hebben dus op dit moment al betaald! Ik vraag me dus af of het kasstel systeem voor ons van toepassing is omdat zowel koper en verkoper betalen op 't moment dat de koper de transactie maakt ;)

 

Klopt dat?

 

Voor de administratiekosten is het duidelijk, bedankt :)

 

 

[Hermes Ratgers]

Op het moment dat jij de € 18,- overmaakt naar de verkoper, dan realiseer jij de 2 opbrengsten.

[sjuulberden]

En de 1,99 mag ik die ook pas "realiseren" bij het uitbetalen van de 18,-.? Of is die wel al gerealiseerd bij het verkoopmoment?

[Hermes Ratgers]

Van mij op het moment van ontvangst (kasstelsel) echter als je het volledig bedrag terug moet betalen dan is het niet gerealiseerd. Dus dan kan je een verschil van BTW hebben.

 

Los van dit alles, is dat het best lastig te verwerken is in de boekhouding. Dus je moet ook goed kijken hoe je dat het makkelijkst kan verwerken. Doe je dat zelf of wordt het uitbesteed. Want het softwarepakket moet er ook mee overweg kunnen zonder dat het erg veel tijd kost.

[sjuulberden]

Het is inderdaad lastig administreren. Al helemaal als we de 1,99 en 10% opsplitsen. We gebruiken geen softwarepakket. We kunnen dit soort dingen zelf maken maar dan moeten we wel de regels kennen, vandaar de vragen.

 

Zoals ik het nu wil gaan doen... Q4 loopt van 01-10-2014 tot en met 31-12-2014. De BTW aangifte moet binnen zijn op 31-01-2015. Er zit dus een maand tussen, in die maand zou bekend moeten zijn hoe alle orders tussen 01-10-2014 tot en 31-12-2014 geëindigd zijn (retour, annuleer of succes). Als ik dus pas mijn BTW aangifte laat doe zou ik uit de database het ontvangen BTW bedrag moeten kunnen halen

[4711]

Ik zou er niet raar staan kijken wanneer de belastingdienst vindt dat je het factuurstelsel moet hanteren, gezien je kennelijk facturen maakt en (neem ik aan) niet echt kan laten zien dat je afnemers geen ondernemingen zijn.

 

En dan is de BTW verschuldigd wanneer je een factuur maakt (dan geldt dus: factuurdatum).