Digitalisering administratie startende onderneming

[TJTUD]

Beste mede-ondernemers,

 

Op het moment wij met twee man bezig met de voorbereidingen om een eigen bedrijf op te zetten en een mobiele applicatie te maken. Wij zijn ons aan het verdiepen in de administratie die daarbij komt kijken en vragen ons af hoe andere mensen dat doen.

 

In hoeverre is het handig om alles digitaal aan te pakken en hoe is jullie ervaring daarmee? Welke manieren hiervan kunnen jullie ons aanbevelen, programma's, cloud aanbieders en welke documenten absoluut op papier bewaard moeten worden. We denken hierbij voornamelijk aan financiële administratie, belastingdocumenten, (personeels) contracten en dergelijke.

 

Vanwege de kosten besteden wij dit liever niet uit, is dit naar jullie idee verstandig? Wat zijn de voor- en nadelen van dit zelf doen?

 

We zijn vooral heel erg benieuwd naar wat er regelmatig fout gaat bij beginnende ZZP'ers, zodat we vanaf het eerste moment weten waar we rekening mee moeten houden.

 

Met behulp van een investering die we binnen hebben gehaald kunnen we snel gaan groeien, waar moeten we op gaan letten bij het aannemen van personeel op het gebied van administratie?

 

Bvbd!

 

 

[Richard Theuws]

als je een omvangrijk pakket nodig hebt; Twinfield of Unit4 bijvoorbeeld.

 

Qua bedrijfssoftware kun je ook white works bekijken, en eventueel moneybird (al zie ik die laatste als iets 'kleinere' software)

[Roel J]

Wat je nodig hebt en welk (soort) pakket hangt sterk af van de complexiteit van je onderneming / boekhouding. Ik ben interim boekhouder, zit bij grote klanten en stuur 1x of 2x per maand een factuur en heb 2 of 3 inkoopfactuurtjes.. voor mij volstaat moneybird prima op dit moment.

 

Als je bijv een webshop met veel voorraadmutatie en facturatie hebt kom je al weer sneller richting een traditioneler boekhoudpakket al dan niet in de cloud..

 

Voordeel van zelf doen boven uitbesteden is dat je beter zicht hebt op het reilen en zeilen van je bedrijf omdat je alles zelf moet inboeken.

 

Nadeel van zelf doen. Als starter heb je vaak beperkte kennis van de fiscale regels en vaak ook niet al te veel kaas gegeten van boekhouden. het verwerken van de boekhouding kost jou misschien een dag (of 2) per maand waar een professional het in 2 uur doet. Daarbij loop je de kans dat je aftrekposten mist voor de inkomstenbelasting of dingen fout doet zonder dat je het in de gaten hebt.

 

 

[Hermes Ratgers]

Voordeel van zelf doen boven uitbesteden is dat je beter zicht hebt op het reilen en zeilen van je bedrijf omdat je alles zelf moet inboeken.

 

Dit voordeel heb je alleen als je gedegen kennis hebt van hoe je het een en ander moet verwerken. Daarbij bedoel ik niet alleen kennis van het pakket, maar ook inzicht in de regels.

 

In de online administraties van mensen die denken voordelig uit te zijn door alles zelf in de hand te houden, kom je vaak genoeg tegen dat voorheffing gehaald wordt uit verzekeringen en opnamen.

 

Tja, dan heb je wel zicht op je boekhouding maar niet de juiste.

Boekhouding is iets waar toch te vaak te licht over nagedacht wordt, uiteraard ook vaak door partijen die er belang bij hebben dat je deze partij niet inschakelt.

[LeegR1]

Beste mede-ondernemers,

 

Op het moment wij met twee man bezig met de voorbereidingen om een eigen bedrijf op te zetten en een mobiele applicatie te maken. Wij zijn ons aan het verdiepen in de administratie die daarbij komt kijken en vragen ons af hoe andere mensen dat doen.

 

 

Hebben jullie nagedacht over bijvoorbeeld een vof-contract. Hebben jullie al duidelijk wie welke werkzaamheden gaat doen?

 

 

In hoeverre is het handig om alles digitaal aan te pakken en hoe is jullie ervaring daarmee? Welke manieren hiervan kunnen jullie ons aanbevelen, programma's, cloud aanbieders en welke documenten absoluut op papier bewaard moeten worden. We denken hierbij voornamelijk aan financiële administratie, belastingdocumenten, (personeels) contracten en dergelijke.

In principe sowieso alles wat met je bedrijf te maken heeft, dus ook offertes urenregistraties en agenda's. Ik was gisteren toevallig bij de belastingdienst en daar ging de inspecteur zo ver dat hij zelfs privé bankrekeningen tot de administratieplicht wou rekenen. Dit vind ik persoonlijk een beetje ver gaan. De fiscale bewaarplicht is minimaal 7 jaar (ook als je je onderneming gestopt bent!!!). Voor onroerende zaken geldt een bewaarplicht van 10 jaar.

 

Ik zie dat steeds meer mensen werken met bijvoorbeeld dropbox of google drive. Ze maken dan mappen aan voor inkopen, kosten en bank in eerste instantie. Op deze wijze kan je eenvoudig brondocumenten tegen zeer lage kosten delen met je boekhouder. (Let wel dat alles online staat bij google of bijv dropbox. Jullie moeten zelf nagaan of jullie dit uit privacy oogpunt of andere oogpunten wel willen.) Als klein bedrijf zal het niet noodzakelijk zijn een heel groot boekhoudpakket aan te schaffen. Ik heb voor mijn eigen klanten diverse boekhoudprogramma's geschreven in Excel, zonder de overbodige belast van hele menustructuren in boekhoudprogramma's. Als ik dan toch een programma moet adviseren, dan adviseer ik vaak Snelstart.

 

 

Vanwege de kosten besteden wij dit liever niet uit, is dit naar jullie idee verstandig? Wat zijn de voor- en nadelen van dit zelf doen?

 

 

Ik denk dat het sowieso verstandig is om minimaal eens per jaar de boel te laten controleren. De meeste ondernemers doen dit bij de inkomstenbelasting aangifte. In het begin is het ook verstandig om de eerste twee btw aangiften te laten controleren en dan ook toe te laten lichten wat verbeterd kan worden. De belastingdienst zal in het begin nog wel enigzins coulant zijn, maar kan bij fouten ook boetes uitdelen of als bijvoorbeeld niet voldaan is aan de administratieplicht kunnen ze omkering van de bewijstlast opleggen. Dit betekent dat inspecteur dingen gaat stellen die jij moet ontkrachten. Als je zelf de administratie en de aangifte doet dan is het dus belangrijk om te weten dat je de vereiste aangifte doet zoals de belastingdienst dit noemt.

 

 

We zijn vooral heel erg benieuwd naar wat er regelmatig fout gaat bij beginnende ZZP'ers, zodat we vanaf het eerste moment weten waar we rekening mee moeten houden.

 

 

Hierna enkele die ik wel eens zie: Niet de juiste btw bedragen opnemen. BTW op de factuur is leidend. Niet voldoen aan de factuurvereisten van de belastingdienst bij het opstellen van verkoopfacturen (zie website fiscus), de aangifte doen in het verkeerde aangiftepakket bij zelf doen, waardoor ondernemersvoordelen niet geclaimd worden, investeringen ineens tlv het resultaat boeken, of bijvoorbeeld zakelijke en privé aftrekposten vergeten.

 

 

Met behulp van een investering die we binnen hebben gehaald kunnen we snel gaan groeien, waar moeten we op gaan letten bij het aannemen van personeel op het gebied van administratie?

 

 

Nb. Ik ben niet volledig, maar zaken waar je aan kan denken zijn: Arbeidscontract altijd schriftelijk vastleggen. Arbeidsrecht, Verplicht identificeren van je personeel, loonbelastingverklaringen, wellicht indeling in een sector en evt CAO die geld met verplichte bedrijfstakpensioenfondsen wellicht. Kijk ook eens in het handboek loonheffingen van de belastingdienst.