Ga naar inhoud
  • 0

Bewaarvorm verkoop- en inkoopfacturen

  • Translate to English
Senior     97 1

Allereerst de beste wensen voor 2016.

 

Doel nummer 1 voor 2016: minimalisatie van de papierberg.

 

Mijn bedrijf exploiteert een aantal webshops. De facturen die door de webshop worden geproduceerd worden op dit moment als volgt aangeboden...

1. als (niet beveiligde) pdf per email verstuurd naar de klant,

2. als (niet beveiligde) pdf in onze boekhouding gekoppeld aan de geimporteerde factuurboeking; de pdf wordt voorzien van een referentie naar het boekstuk in de boekhouding,

3. afgedrukt en meegestuurd met de bestelling naar de klant, met een referentie naar het boekstuk in de boekhouding,

4. afgedrukt en bij ons in een map opgeslagen, met een referentie naar het boekstuk in de boekhouding.

 

Ik wil van stap 4 af. Dat scheelt ons iig de helft aan papier op jaarbasis en daarmee 3 ordnermappen aan verkoopfacturen.

 

Nou begrijp ik van de website vd belastingdienst dat je bewaarvorm overeen moet komen met de vorm waarop je de factuur aanbiedt aan de klant. Wij bieden de factuur digitaal en op papier aan. Kan ik dan evengoed volstaan met uitsluitend een electronische bewaarvorm zoals in stap 2 aangegeven? Of moet ik, omdat we de factuur ook als papier meesturen, toch ook een papieren versie bewaren?

 

Voor inkoopdocumenten die wij per email of download, als pdf oid ontvangen doen we dat ook. We drukken de inkoopfactuur af en koppelen de oorspronkelijke pdf aan het boekstuk in de boekhouding.

 

Ook hier zou ik de afgedrukte versie van de factuur achterwege willen laten.

 

Ingeval van een bonnetje of een papieren factuur, neem ik een (scherpe) foto en koppel die aan het boekstuk in de boekhouding.

 

Ons boekhoudpakket biedt daarbij om op ieder moment de gekoppelde documenten bij de boekingen op te vragen.

 

Ik ben erg benieuwd hoe andere ondernemers deze papierberg te lijf zijn gegaan.

 

mvg

Stefan

 

 

Link naar reactie

Aanbevolen berichten

5 antwoorden op deze vraag

  • 0
Moderator     3k 7 474

Van elk digitaal origineel (inkoopfactuur of verkoopfactuur) is een papieren kopie inderdaad overbodig. De Belastingdienst is bepaald geen voorstander van het printen van PDF's:

U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op.
Bron: Uw facturen bewaren
Link naar reactie
  • 0
Legend     5,4k 11 757

Van elk digitaal origineel (inkoopfactuur of verkoopfactuur) is een papieren kopie inderdaad overbodig. De Belastingdienst is bepaald geen voorstander van het printen van PDF's

Ik was bezig met een vernietigend antwoord inzake deze kneuterige en krakkemikkige wetgeving, maar vond op zoek naar meer informatie deze leuke discussie: Kopiebon in administratie?

 

Het is bekend dat de opeenvolgende Nederlandse Regeringskabinetten groot voorstanders zijn van verregaande digitalisatie van alle informatiestromen. Ik ben echter bang dat de dat de risico's hiervan haar nog steeds niet geheel duidelijk zijn.

 

Voor mij geldt nog steeds ... papier is geduldig.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 

 

Косара - Счетоводни и консултантски услуги / Cosara - Biuro Rachunkowe i Doradztwo Podatkowe

Instead of Thinking Outside the Box, Get Rid of the Box.

Link naar reactie
  • 0
Senior     97 1

Papier is idd geduldig, behalve dan de bonnen die op thermisch papier zijn afgedrukt. Die kunnen bijzonder snel vervaagd zijn. Bovendien ben ik die 7 mappen per jaar onderhand wel eens zat.

 

Ik zat nog wel te denken aan een stuk software dat 4 of 8 facturen verkleind op 1 A4 print, met hoge resolutie is het dat iig nog leesbaar.

Link naar reactie
  • 0
Legend     5,4k 11 757

Ik zie het probleem niet zo ...

 

"Conversie - Het kan zijn dat u gegevens uit uw administratie op een andere manier wilt opslaan. Als u gegevens overbrengt naar een andere gegevensdrager, is er sprake van conversie."

 

en

 

"Als u controleerbaar aan bovenstaande voorwaarden voldoet, hoeft u na een conversie de originele gegevens op basis van de fiscale bewaarplicht niet te bewaren. Alleen de balans en de resultatenrekening moet u altijd op papier bewaren."

 

Volgens mijn bescheiden kennis van de Nederlandse taal is papier eveneens een gegevensdrager. Dat betekent dat digitaal opgeslagen informatie, zoals e-facturen, aan het papier kan worden overgezet, waarna de originele (digitale) gegevens niet bewaard hoeven te worden.

 

Nog vreemder wordt het met de laatste zin ...

 

"Alleen de balans en de resultatenrekening moet u altijd op papier bewaren."

 

Je digitale boekhoudsoftware produceert een digitale Balans en W/V-rekening en die moet je vervolgens op papier overzetten en bewaren (waarna je de digitale versie, denk ik, mag vernietigen).

 

Al met al een discriminerende contradictie.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

Косара - Счетоводни и консултантски услуги / Cosara - Biuro Rachunkowe i Doradztwo Podatkowe

Instead of Thinking Outside the Box, Get Rid of the Box.

Link naar reactie
  • 0
Legend     2,5k 83

Volledig mee eens.

 

Dit getuigt inderdaad van maatschappelijk en administratief technologisch onbenul.

Wel landelijk de maatschappij duidelijk maken dat er geen blauwe envelop meer komt en dat men maar moet inloggen bij de belastingdienst voor uw informatie(*). Ik kan me daarbij gruwelijk kwaad maken als ik denk aan de senioren die hierdoor worden weggehoond. Ja, men heeft smoesjes hoe het wel kan via via.

 

LOL: En dan wel de balans en resultaatrekening op antieke boomstammen bewaren? Tisniewaarhe ? Waarom niet in spijkerschrift ??? We moeten de wetsregeles dan ook alleen maar accepteren wanneer we ze niet digitaal te weten moeten komen. En dan ook nog via dit (*). Ze moeten dat ook maar per post (of rooksignalen) aan ons laten weten. Iedereen een dik wetboek opsturen.

 

 

(*) Daarbij ook mijn standpunt : Indien overheden iets verplicht stellen dan ook de kosten voor die investering vanzelfsprekend vergoeden.

 

Link naar reactie
Gast
Dit topic is nu gesloten voor nieuwe reacties.
Verberg sidebar
  • Wil je onze Nieuwsflits ontvangen?
    Deze verzenden we elk kwartaal.

  • Wie is er online?
    12 leden, 263 Gasten

  • Breng jouw businessplan naar een higher level!

    Op dit forum worden alle onderwerpen m.b.t. ondernemerschap besproken.

    • Stel jouw ondernemersvragen
    • Antwoorden/oplossingen van collega ondernemers
    • > 75.000 geregistreerde leden
    • > 100.000 bezoekers per maand
    • 24/7 bereikbaar / binnen < 6 uur antwoord
    •  Altijd gratis

  • Ook interessant:

    Ook interessant:

×
×
  • Nieuwe aanmaken...

Cookies op HigherLevel.nl

We hebben cookies geplaatst op je toestel om deze website voor jou beter te kunnen maken. Je kunt de cookie instellingen aanpassen, anders gaan we er van uit dat het goed is om verder te gaan.