Belastingcontrole bij gebruik SquareUp [mobiel apparaat als kassa]

[christian_g22]

Ik had een kijkje genomen naar de oplossingen van SquareUp. Je kan hiermee een tablet als kassa gebruiken en alles word netjes in een dashboard weergegeven.

 

Deze software werkt samen met een bon printer, maar het is niet mogelijk om bijvoorbeeld een z-bon uit te draaien. De gegevens kan ik vanaf het dashboard exporteren naar mijn eigen administratie.

 

Als ik ooit een controle zou krijgen, welke data moet zou ik dan verplicht moeten kunnen laten zien ?

 

Zou de export (een CSV bestand) voldoende zijn ? Of moet ik ze toegang geven tot mijn Square account ? Of is mijn eigen administratie voldoende (kasboek/bankboek) ?

 

Als iemand me dit zou kunnen uitleggen, dan zou ik het erg op prijs stellen.

 

 

[4711]

Dit is niet zo zwart-wit als jij lijkt te denken. Het zal mede afhankelijk zijn van hoe betrouwbaar jouw administratie oogt (en in welke branche je zit e.d.).

 

Als het amper controleerbaar is allemaal en je kan geen output uit dat systeem krijgen, dan kan je waarschijnlijk problemen verwachten. Dan zal je niet genoeg hebben aan een CSV-export bestand e.d.

 

Als het verder allemaal netjes en logisch oogt, dan zou je misschien genoeg kunnen hebben aan een (aparte) kasadministratie.

 

Maar is het werkelijk zo dat je de gebruikelijke 'bonnen' niet kan uitprinten uit dat systeem? Dat zou ik wel nogal merkwaardig vinden, eerlijk gezegd.

 

 

[christian_g22]

Je kunt een bon uit printen voor de klant, maar verder zie ik geen optie om iets anders uit te printen zoals een dag/maand rapportage.

 

Het is internationaal best wel een populair product. Ik heb een winkel waar ik schoenen verkoop. Ik zou graag een zo'n systeem willen gebruiken omdat het me handig lijkt voor de administratie om alles digitaal te hebben.

 

De rest van de administratie ziet er prima uit. Ik maar gebruik van het 'boekhoudeninexcel' pakket. Dus heel veel is al voor mij gedaan wat de rest erg makkelijk maakt.

[4711]

Dus je krijgt geen fatsoenlijke output uit dat systeem die je als onderbouwing voor je omzetgegevens kan gebruiken. Alleen kan je uit een soort 'black-box' (die je kennelijk op een scherm kan bekijken) gegevens exporteren naar je administratie.

 

Dan zal je wel voor goede backup's van alles moeten zorgen en ook inzage in alle programmatuur moeten geven, als daar om gevraagd wordt. Althans: zo zou ik het doen, om problemen te voorkomen.

 

 

[Mikky Vrolijk]

Volgens mij is het apparaat wel uitgebreid genoeg.

- you can monitor sales trends and create sales reports for the day, month, or year.

- allows you to instantly populate a spreadsheet with your sales history for tax purposes—which means you don’t have to spend nearly as much time preparing for taxes.

- lets you record transactions even when the internet is down. They’ll be stored locally, then automatically sync to your Square account when you’re connected again.

Lijkt mij m.n. voor wat betreft laatste punt dat het ook nog eens handig is. Kassa wordt gestolen of de ordner waar je alle bonnen in hebt is zoek? Dit levert met dit apparaat dan geen verloren informatie op.

 

 

[4711]

Ja, als je dat zo leest klinkt het toch alsof je van alles eruit kan krijgen en gebruiken...

 

Veel meer dan alleen een 'bon' voor de klant.

[christian_g22]

Ja, ik kan inderdaad elke dag een dagrapport aanmaken, downloaden en opnemen in mijn administratie (het rapport zelf bewaar ik natuurlijk ook aangezien dit mijn 'z-bon' is).

 

Maar ik vraag me af of dit document 'geldig' is in de ogen van de belastingdienst.

[Mikky Vrolijk]

Ben geen fiscalist, maar in basis schrijft de Belastingdienst niet voor uit welk systeem je gegevens/bewijzen moeten komen. Óf dat nu uit je pen is (geschreven bonen) of uit diverse soorten kassasystemen allen met een eigen technische vernuft. Voor de OB en IB zijn standaard formulieren waar je de bedragen invult en die dan als bewijs hun eigen bijlagen op papier mogen hebben.

 

 

[christian_g22]

Volgens die logica zou een csv export van mijn dagomzet genoeg moeten zijn, of de email die ik elke avond krijg met een dagrapportage. Of zelfs het kasboek alleen. Zolang ik het maar elke dag uitvoer en opsla.

[Roel J]

een csv heeft minder waarde dan een klassieke z-bon of een vast (pdf) dagrapport omdat een csv makkelijk manipuleerbaar is, je kunt dan verkoopregels toevoegen en verwijderen uit je omzet zonder dat het al te veel opvalt.

 

mede daarom word geadviseerd met een z-bon of dagrapport te werken zodat je een niet wijzigbare output hebt van wat je hebt verkocht.. Heb je die niet dan zal men de controle wat anders insteken, maar je administratie wordt niet meteen verworpen..

 

de waarde van de z-bon is immers ook relatief, als jij zaken die je verkoopt niet op de kassa aanslaat dan klopt je boekhouding wel met je z-bon maar niet met je feitelijke omzet. maar daar heeft men de marge controle voor.. dan kan men zien of de hoogte van jou inkopen in lijn is met de omzet en marge die je maakt ten opzichte van branchegenoten.