verhuren prive goederen (computersysteem) aan eigen bedrijf

[bonhomme]

Ik ben bezig met het opzetten van een bedrijf dat is gespecialiseerd in de verkoop van gerenoveerde zakelijke serversystemen.

 

Ik koop hiervoor gebruikte zakelijke servers op en vervang defecte en aan slijtage onderhevige onderdelen door nieuwe onderdelen. Daarnaast voeg ik de laatste stand van techniek op het gebied van hard en software aan de systemen toe, zodat deze niet alleen weer als nieuw zijn, maar op bepaalde aspecten zelfs geavanceerder zijn dan compleet nieuwe systemen.

 

Omdat deze servers in de praktijk met behulp van een werkstation op afstand via internet bediend worden simuleer ik deze situatie onder andere in mijn (huur)woning met behulp van een lokaal netwerk en mijn huidige prive desktop systeem.

 

Dit desktop systeem is een zeer gespecialiseerd systeem met meerder beelschermen, backup systemen enz. enz. En ook dit systeem (ver)bouw ik zelf en vervang ik regelmatig verouderde of specialistische onderdelen en software. Ook gebruik ik dit systeem om ervaring op te doen met nieuwe hard en software componenten.

Alle hard en software van deze prive desktop is volledig ingericht op het opzetten, inrichten en beheren en testen van de voor de verkoop bestemde servers en wordt in feite voor meer dan 95% zakelijk gebruik.

 

Om te voorkomen dat dit systeem wordt besmet met malware en hard en software die niet geschikt is voor het werk wat ik met deze desktop toe, heb ik daarnaast nog een prive desktop puur voor prive gebruik.

 

Hoewel de niet prive gebruikte desktop dus puur zakelijk wordt gebruikt voel ik er om verschillende redenen echter weinig voor om hem in mijn bedrijf in te brengen.

 

Allereerst is het haast onmogelijk een reële waarde aan de gebruikte hardware toe te kennen omdat sommige componenten, zoals bijvoorbeeld de computerkast, al 5 jaar oud zijn. Andere componenten, zoals de processor zijn nog geen jaar oud. En weer andere componenten liggen daar weer tussen in of zijn, zoals twee beeldschermen, tweede hands gekocht. Laat staan dat ik van alle componenten nog een factuur heb. Ik denk dat de huidige waarde van de hardware net rond 450 euro ligt.

De software op deze machine heeft op zich geen fiscale waarde omdat het vrijwel geheel uit open source software componenten bestaat.

 

Voor mij persoonlijk heeft de desktop echter wel degelijk een grote (zakelijke) waarde omdat al mijn kennis en ervaring in dit systeem zit verwerkt en opgeslagen, wat veel meer is dan de puur fysieke waarde van de hard en software. Zonder dit systeem zou ik enorm om het hand zitten.

Bovendien kan de waarde tijdelijk enorm fluctueren omdat ik het systeem ook gebruik om bepaalde componenten te testen.

 

Omdat deze desktop fiscaal gesproken nog weinig waarde heeft, maar qua gebruik en "inrichting" een vele malen grotere waarde heeft zou ik hem (als dat fiscaal is toegestaan?) veel liever prive houden en hem aan mijn bedrijf verhuren voor een bedrag van ergens rond de 25 - 35 euro per maand, zodat ik het systeem (mede voor testdoeleinden) steeds kan blijven aanpassen en vernieuwen. Dit zonder dat ik in een oeverloze discussie met de fiscus over afschrijvingen terecht kom omdat de fiscale waarde op het ene moment minder dan 450 euro is en op een ander moment, omdat ik er voor een test tijdelijk een extra onderdeel in stop, de waarde boven de 450 euro uit komt. Terwijl ik dat onderdeel er na 2 maanden weer uithaal omdat het niet voldoet en de waarde daardoor weer onder de 450 euro daalt.

 

Dezelfde situatie doet zich trouwens ook voor bij een server die ik eveneens voor testdoeleinden gebruik. Deze server heb ik wel zakelijk opgevoerd (inkoop minder dan 450 euro), maar ook daarvan kan de waarde door testen tijdelijk enorm fluctueren. Zo doe ik bijvoorbeeld performance tests met een configuratie met 5 gebruikte harde schijven die 100 euro per stuk kosten, zodat de waarde van het systeem op dat moment ruim 900 euro is.

Na een maand haal ik die 5 harde schijven weer uit de server en probeer ze weer te verkopen, waardoor de waarde van het testsysteem weer onder de 450 euro komt te liggen. Of zou ik server wellicht ook beter prive kunnen houden en aan mijn bedrijf verhuren (als dat fiscaal is toegestaan?).

 

Iemand hier met suggesties hoe ik fiscaal het beste met beide situaties om kan gaan?

 

 

[Cosara]

Dat hangt er vanaf of de onderneming wel of niet een eenmanszaak gaat worden.

Als eenmanszaak iets van jezelf huren is namelijk niet mogelijk.

Wel kan je privé-zaken bij de start van de onderneming als activa inbrengen.

 

Maar waarom zo moeilijk doen ... koop en verkoop het zakelijk.

 

[bonhomme]

Het is inderdaad een eenmanszaak, dat gedeelte van mijn vraag is dus al wel duidelijk

 

Maar waarom ik zo moeilijk doe? Het komt er in feite op neer hoe fiscaal gesproken om te gaan met beide systemen die als basis systeem elk minder dan 450 euro waard zijn, maar die voor testdoeleinden tijdelijk dusdanig met onderdelen en componenten worden uitgerust dat daardoor de waarde voor enige tijd hoger wordt dan 450 euro.

 

Het probleem zit er voornamelijk in dat de testcomponenten na het testen weliswaar uit het testsysteem worden verwijderd en later als gebruikte onderdelen apart of in combinatie met een voor de verkoop bestemde server worden verkocht of in sommige gevallen zelfs niet meer bruikbaar zijn, maar nog wel in bezit van het bedrijf zijn en vervolgens als voorraad worden geboekt.

 

Theoretisch zou het echter mogelijk kunnen zijn dat de testsystemen, hoewel in basis minder dan 450 euro waard, het hele jaar door, door de weliswaar steeds wisselende testcomponenten, gemiddeld meer waard kunnen zijn dan 450 euro.

 

Ik zie echter niet hoe je op een dergelijk, steeds fluctuerend, systeem op een zinnige manier af zou kunnen schrijven.

 

Daarnaast zou e.e.a. een behoorlijke administratieve last voor me met zich meebrengen om aan te kunnen tonen dat het om steeds wisselende testsituaties gaat. Tijd die ik, juist als eenmanszaak, liever aan het uitvoeren van de testen zelf besteed.

 

Leg aan een belasting inspecteur maar eens uit dat je eerst in een bepaalde hard en software configuratie performance tests uitvoert en later, in een totaal andere configuratie weer een aantal andere performance tests uitvoert. (Performance is voor dit soort systemen uitermate belangrijk)

 

Ik verkoop namelijk niet slechts hardware maar juist know how, die ik in combinatie met bepaalde specifieke hardware verkoop.

 

Ik zit er voor mijn gemoedsrust toch hard aan te denken e.e.a. dan toch maar als prive bezit aan te houden en dan maar gratis aan mijn bedrijf ter beschikking te stellen.

 

 

[Highio]

Je denkt te moeilijk. Gewoon in- en verkoop van componenten of systemen administreren. Die hebben bij inkoop een prijs en die hebben bij verkoop een prijs. Daarbij kies je kennelijk voor het aanhouden van een desktop en server in privé. Moeilijker is het toch niet?

 

Groet,

 

Highio

 

 

[bonhomme]

Op zich ben ik het helemaal met je eens. Maar mijn vraag werd getriggerd door een uitspraak van de belastingdienst die ik ergens tegen kwam, dat de belastingdienst uiteindelijk bepaalt of op een uit onderdelen samengesteld computer systeem al dan niet moet worden afgeschreven.

 

Ik stel mijn vraag dus om juist die, in mijn ogen, potentieel volstrekt oeverloze discussie met de inspecteur te voorkomen.

[Cosara]

... mijn vraag werd getriggerd door een uitspraak van de belastingdienst die ik ergens tegen kwam, dat de belastingdienst uiteindelijk bepaalt of op een uit onderdelen samengesteld computer systeem al dan niet moet worden afgeschreven.

De wetgeving inzake het afschrijven op onzelfstandige onderdelen is niet geheel/geheel niet duidelijk. Het 'risico' op een afwijkende visie/mening door een ambtenaar van de Belastingdienst blijft daardoor bestaan, maar ...

 

... dan moet van tevoren wel vaststaan dat, als doel van de aankoop, de apart ingekochte onderdelen, al dan niet op termijn, daadwerkelijk duurzaam tot één werkzaam geheel aan elkaar verbonden worden en langdurig in die combinatie gebruikt gaan worden.

 

Dit is, naar mijn mening, niet van toepassing op het heen en weer schuiven van onzelfstandige onderdelen - als ware het lego-steentjes - voor een korte termijn.

Daar staat tegenover dat een eventuele kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (kia) dan ook niet van toepassing is.

Als de bedragen dat toelaten zou ik persoonlijk ik opteren voor afschrijven en toepassen van de KIA.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 

 

[bonhomme]

Beste Cosera en Highio. Alvast heel erg bedankt van jullie reacties. Ik heb daar veel van opgestoken.

 

In het kort samengevat heb ik denk ik de volgende keuzes

 

1. Ik hou de testsystemen met een waarde van minder dan 450 euro prive en breng alleen de kosten van de componenten die ik gebruik om te testen ten laste van de winst. Van de componenten die voor het testen zijn gebruikt wordt, wanneer de testen zijn afgelopen, de waarde bepaald en als voorraad geboekt en het verschil tussen de aanvangswaarde en de waarde na afloop van de tests wordt ten laste van de winst gebracht.

Een omslachtige en weinig "eerlijke" oplossing omdat ik prive systemen zakelijk gebruik zonder daar een vergoeding voor te krijgen.

 

2. Als 1, maar breng de testsystemen met een waarde van minder dan 450 euro ook onder in het bedrijf. Nadeel van deze benadering is dat ik in het voorkomende geval de fiscus er van zal moeten kunnen overtuigen dat er geen sprake is van een "daadwerkelijk duurzaam tot één werkzaam geheel aan elkaar verbonden systeem" maar een testconfiguratie is en dat de desbetreffende configuratie slechts een momentopname is.

 

3. Als 2. En daar ligt in feite ook de kern van mijn probleem. Hoe waardeer ik de de fiscale waarde van het testsysteem en op welk moment? Het voordeel van deze benadering zou, zoals Cosera stelt, kunnen zijn dat ik daarvoor voor KIA in aanmerking zou kunnen komen.

De, in mijn ogen, enige praktisch uitvoerbare waardebepaling van het complete testsysteem zou echter alleen kunnen zijn dat je bij het afsluiten van het boekjaar kijkt welke componenten op dat moment in het testsysteem zitten en wat de waarde daarvan is (na de afschrijvingen in dat jaar). Vervolgens pas je daar de investerings- aftrek op toe en de desinvesterings- bijtelling voor die componenten die sedert het voorgaande boekjaar weer uit het testsysteem zijn verwijderd. En de componenten die voor het testen zijn gebruikt worden, wanneer de testen zijn afgelopen, weer als afgewaarde voorraad geboekt.

 

De vraag is dan: Zou de Fiscus met deze benadering akkoord gaan?

 

4. Als 3. Een ander optie is dan dat je in dat geval dan wellicht beter een testsysteem neer kan zetten dat is voorzien van alle mogelijk van belang zijnde toeters en bellen. En op dat systeem gewoon afschrijft en eenmalig de KIA toepast.

Dat je tussentijds deze toeters en bellen vervangt door een aantal testcomponenten die je ten laste van de winst brengt, en je de toeters en bellen na afloop van de tests weer in het testsysteem terug zet zal denk ik niemand van wakker liggen.

 

Een nadeel van welke van de bovenstaande oplossingen je ook kiest. Je zal te allen tijde heel nauwgezet bij moeten houden wat de waardevermindering van alle gebruikte testcomponenten is, wat ook niet altijd even eenvoudig is.

Of zou je, wanneer optie 3 of 4 gebruikt gewoon 1/365e deel van 20% van de aanschafwaarde af kunnen trekken voor elke dag dat je dat test component gebruikt en dat deel weer bij de KIA op kunnen tellen?

 

Hoe dan ook, dat testen levert een enorme hoeveelheid extra administratief werk op. Balen! Of weet iemand nog een betere (meer praktische) oplossing?

[Cosara]

Je denkt véél te ingewikkeld ... koop en verkoop het zakelijk en schrijf af wanneer je onderdelen nagenoeg gelijktijdig aankoopt en samenvoegt tot één werkend geheel.

 

Je gaat een computer niet herwaarderen als ergens in de toekomst een onderdeel aan de computer wordt toegevoegd ... ook niet als een defect onderdeel wordt vervangen door een nieuw ... en ook niet als een onderdeel van computer A naar computer B wordt verhuisd.

 

Met andere woorden ... de aankoop van een nieuwe accu heeft geen gevolgen voor het bestaande afschrijvingsregime van een auto waarin die nieuwe accu wordt geplaatst.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

[bonhomme]

Hallo Cosara,

 

Heel erg bedankt voor je reacties.

 

Wat jij dus zegt is de zaak gewoon pragmatisch benaderen. Ik ben daar zelf ook voorstander van, maar schrik me dood van dat soort uitspraken dat de fiscus, op basis van nogal vage regels, uiteindelijk bepaalt of en hoeveel er had moeten worden afgeschreven.

 

Dit met name omdat er wat de testsystemen betreft sprake is van een continu fluctuerende situatie ten aanzien van de waarde en je daarover, afhankelijk van het tijdstip dat naar het systeem wordt gekeken, dus een totaal verschillend inzicht over de waarde met de fiscus kan hebben.

 

Voor alle duidelijkheid: Het kan daarbij om vele duizenden euro's per testsysteem gaan.

Hoewel het basis systeem zelf relatief weinig waarde heeft kunnen er op een gegeven moment voor testdoeleinden zomaar voor 10 tot 15.000 euro aan harde schijven en geheugenmodules in moeten worden geplaatst (niet dat ik dat snel zal doen), die daardoor in korte periode fors aan waarde in kunnen leveren. Het testsysteem zelf zal trouwens niet snel verkocht worden, omdat het steeds weer opnieuw voor andere test zal worden gebruikt.

 

Het is voor mij met dit soort bedragen dus van groot belang van tevoren te weten hoe ik hier fiscaal mee om moet gaan.

 

Ik vind deze nogal technische materie echter erg lastig om aan leken duidelijk te maken. En als het een fiscaal adviseur niet duidelijk is wat er werkelijk speelt, kan je ook moeilijk een gedegen advies verwachten.

 

Voor een productiesysteem wat ik ook nog ga gebruiken is dat allemaal veel simpeler. Daar staat op een gegeven moment een redelijk statische configuratie die wellicht van tijd tot enigszins wordt aangepast en waarvan in het algemeen alleen defecte onderdelen moeten worden vervangen. Daar ga ik absoluut niet zo spastisch over doen, als over de testsystemen.

 

Dus nogmaals bedankt voor de moeite en een prettige avond.

[Anouk V]

Zet die servers gewoon op de balans en schrijf daar op af.

Als die onderdelen steeds maar kort worden gebruikt boek die dan in de kosten. Het maakt voor de fiscus weinig verschil of je ze eerst op de balans zet en ze er vervolgens hetzelfde jaar weer afhaalt ten laste van de winst omdat ze niet meer gebruikt worden, of dat je ze rechtstreeks in de kosten boekt.

Denk je wel dat je ze meerdere jaren gaat gebruiken maar steeds op een andere server zet dan die onderdelen gewoon los op de balans en schrijf er zo op af. Mocht je het onderdeel dan verkopen voor dat het is afgeschreven mag je de rest van de waarde in 1 keer ten laste van het resultaat brengen.

 

Kosten prive nemen is in ieder geval zonde. Ik denk dat je het jezelf een stukje moeilijker maakt dan nodig is.

 

 

[Cosara]

Wat betreft die 450 euro grens ... Voor aankopen minder dan 450 euro vindt er doorgaans geen afschrijving plaats, maar mag je die kosten direct en geheel ten laste van de W&V-rekening brengen.

 

Echter, er bestaat geen wet die verbiedt om over investeringen lager dan 450 euro toch af te schrijven als je van mening brengt dat een langdurig gebruik aan de orde is.

[bonhomme]

@ Anouk en ook Cosera

 

Grappig te zien hoe iemand zichzelf volkomen op het verkeerde been kan zetten.

 

Voor mij als techneut is de server het hart van het systeem waar alles om draait, terwijl bijvoorbeeld harde schijven, geheugenmodules en andere componenten naar believen gebruikt, weggelaten of zelfs weggegooid kunnen worden. Deze componenten zijn in mijn optiek alleen maar van belang voor capaciteit en/of performance van het systeem

 

De praktijk is echter dat de harde schijven en geheugenmodules (door de gebruikte aantallen) vaak verreweg de duurste componenten zijn van een server. Zeker als je gebruikt maakt van tweede hands servers.

 

Mijn renovatie van 2 hands servers is dan ook mede gebaseerd op het vervangen van juist onderdelen als harde schijven en geheugens.

 

Ik wist niet dat dat mocht en had daar ook helemaal niet aan gedacht dat ik servers gewoon als een zelfstandig geheel kan zien en afhankelijk van de aanschafprijs op de V&W of de Balans kan zetten zetten. En dat ik juist wel afschrijf op de individuele testcomponenten zoals harde schijven waarvan ik weet dat ik die hoogst waarschijnlijk vaker (ook in andere systemen) en langer dan 1 jaar zal gebruiken, ondanks dat de individuele aanschafprijs daarvan minder dan 450 euro is. Ik denk dat de fiscus daar inderdaad weinig bezwaar tegen kan hebben.

 

Ik had, aan de hand van de voorgaande discussie mijn idee de servers privé te houden al helemaal laten varen.

 

Wat mij betreft is de benadering van Anouk dan ook een uitermate reële en elegante oplossing voor wat ik eerder als een groot probleem beschouwde.

 

Ik ben ontzettend blij met deze oplossing en wat mij betreft is mijn probleem daarmee dan ook volledig opgelost.

 

Geweldig bedankt en een prettige avond toegewenst.