Hoeveel basisgegevens en data hebben jullie in de administratie?

[Easy does it]

Hallo,

 

Geachte panelleden,

 

Ik wil in Excel tools voor ZZP-ers maken en heb een stukje input nodig.

Eerste product een planner met urenfacturering is klaar en ziet er fantastisch uit.

Maar nu wil ik een (uitgebreid) elektronisch kasboek of boekhoudmodel maken.

Teveel data maakt het traag en te weinig waardeloos dus wil ik een klein onderzoekje doen.

 

Hoeveel basisgegevens en data hebben jullie?

 

Aantal Debiteuren, Crediteuren, Artikelen/Producten, Kostenrekeningen enz.

Aantal (regels) Verkoopfacturen, Inkoopfacturen en kas, bankmutaties.

 

Ik zou er heel erg mee geholpen zijn.

Bij voorbaat dank.

 

[Mod edit: titel verduidelijkt]

 

[Ward van der Put]

• 20 jaar administratie;

• met 2 tabbladen per jaar (journaal + kolommenbalans);

• verdeeld over 30 (sub)grootboekrekeningen;

• met 3.000 tot 5.000 journaalposten per jaar;

• in 1 Excel-werkmap.

 

Snelheid is nog steeds top, maar ik heb in de loop der jaren gemerkt dat de performance vooral afhankelijk is van het aantal celverwijzingen. Optellen doe je bij de juiste structuur niet met afzonderlijke cellen, zoals =A1+B2+B3 enzovoort, maar per hele kolom, bijvoorbeeld =@SOM(B:B).

 

Hoewel een beginbalans gelijk is aan de eindbalans van het jaar ervoor, verwijs en reken ik niet alle decennia eindeloos diep door: na een definitieve aanslag zet ik de formules in de kolommenbalans met F9 om in de uitkomst.

 

Daar moet ik wel aan toevoegen: ik kan dubbel boekhouden. Voor een gemiddelde Excel-gebruiker is met name wat extra assistentie bij het correct invoeren van journaalposten raadzaam — en daar zou ik de toegevoegde waarde van je Excel-applicatie in zoeken.

 

Voor inkoop heb ik een apart spreadsheetmodel gebouwd. Daarin staan niet alleen de concrete inkooporders, maar ook alle historisch prijzen, kosten, condities en voor zover bekend voorraadniveaus van alle leveranciers. Dat Excel-bestand dient ook niet voor de administratie, maar om optimale inkooporders te kunnen samenstellen. Nog een leuk idee voor een app. ;)

[Easy does it]

Hi,

 

Bedankt voor de input.

Ik heb 2 modellen waaruit ik moet kiezen;

1 Uitgebreid met Uitgebreide maandrapportering, Print verkoopfacturen, Begroting, Voorraad,

Debiteuren en Crediteuren en BTW aangifte.

2 Een lean model , alleen grootboekrekeningen en het rapport is meteen vaste gegevens.

 

Ja voor mij werkt het ook prima maar ik wil het maken voor "niet" boekhouders.

Meelopende helpteksten, variabele keuzemenu's en validaties op invoer moeten het "denk" werk doen en verkeerde input voorkomen.

De gegeven grootheden vallen ruimschoots binnen de huidige modellen.

Maar ik raakte even in paniek dacht even aan 200 producten met contante verkopen op 260 dagen dan kom je wel op heel andere aantallen uit. :)

 

Excel kan ook online op Microsoft-, Google account etc. draaien met internet versies, zelfs op smartphone.

 

Nogmaals dank.

 

[colombo]

Ipv grootboekrekeningen hanteer ik het principe van balansposten. En ik heb maar een paar balansposten, zoals debiteuren / crediteuren / nog te betalen BTW / overlopende activa.

 

Een transactie of boeking of hoe je het ook wilt noemen heeft bij mij een bedrag ex btw, het btw bedrag, het soort boeking, datum van factuur, datum van betaling. Dit is voldoende om zowel een W&V rekening op te stellen als ook een balans. Kenmerkende is dat ik 1 regel gebruik per boeking, ofwel zodra datum van betaling ingevuld is dan is de regel hiermee afgesloten.

Op het jaaroverzicht gebruik ik zoveel mogelijk de termen die gehanteerd worden binnen het aangifteprogramma.

 

Op dit moment zit ik halverwege het jaar op 70 boekingen. Ik gebruik ongeveer 20 soorten boekingen verdeeld over 5 groepen.

[Ward van der Put]

Ipv grootboekrekeningen hanteer ik het principe van balansposten. En ik heb maar een paar balansposten, zoals debiteuren / crediteuren / nog te betalen BTW / overlopende activa.

Dat zijn grootboekrekeningen. ;)

 

Of ongeveer de helft van de grootboekrekeningen, want de andere helft zijn posten van de winst- en verliesrekening.

 

[colombo]

Ipv grootboekrekeningen hanteer ik het principe van balansposten. En ik heb maar een paar balansposten, zoals debiteuren / crediteuren / nog te betalen BTW / overlopende activa.

Dat zijn grootboekrekeningen. ;)

 

Of ongeveer de helft van de grootboekrekeningen, want de andere helft zijn posten van de winst- en verliesrekening.

 

Inderdaad, alleen bij mij gaat het allemaal impliciet en niet expliciet.

[Easy does it]

OK,

 

Bedankt voor de input.

Heb je naast de betaaldatum de factuurdatum opgenomen voor de BTW berekening?

Ik gebruik in mij modellen een resultaat- en een BTW periode.

 

Groetjes,

[colombo]

Naast factuurdatum gebruik ik een periode waarop de regel betrekking heeft. Deze periode is alleen (of ondermeer) van belang voor bepaalde inkomsten zoals omzet en rente.

 

[Ward van der Put]

Heb je naast de betaaldatum de factuurdatum opgenomen voor de BTW berekening?

Ik gebruik in mij modellen een resultaat- en een BTW periode.

Betaaldatum, factuurdatum én leveringsdatum: de leveringsdatum is namelijk van belang voor het nakomen van de leveringsverplichting en voor het recht van retour en het recht op garantie van de klant.

 

[realist]

Ipv grootboekrekeningen hanteer ik het principe van balansposten. En ik heb maar een paar balansposten, zoals debiteuren / crediteuren / nog te betalen BTW / overlopende activa.

 

Een transactie of boeking of hoe je het ook wilt noemen heeft bij mij een bedrag ex btw, het btw bedrag, het soort boeking, datum van factuur, datum van betaling. Dit is voldoende om zowel een W&V rekening op te stellen als ook een balans. Kenmerkende is dat ik 1 regel gebruik per boeking, ofwel zodra datum van betaling ingevuld is dan is de regel hiermee afgesloten.

Op het jaaroverzicht gebruik ik zoveel mogelijk de termen die gehanteerd worden binnen het aangifteprogramma.

 

Op dit moment zit ik halverwege het jaar op 70 boekingen. Ik gebruik ongeveer 20 soorten boekingen verdeeld over 5 groepen.

Dit is inderdaad de veel gemakkelijkere methode. Biedt ook veel meer overzicht, en houdt het begrijpelijk voor iemand die geen kaas van boekhouden gegeten heeft.

 

In mijn geval hang ik ook de urenregistratie er nog aan, een kwestie van nog enkele kolommen er naast (maar wel achteraan zodat het overzichtelijk blijft.)

 

En een systeem waarbij ik de factuur inboek, maar de betaling van die factiuur op dezelfde regel op 'betaald' kan zetten.

 

@colombo: de btw-boekingen kun je indien relevant het beste nog splitsen in 0, 6 of 21%, ook alweer omdat die, zoals je zelf ook aangeeft, precies zo gevraagd worden door de BD. In dat geval moet je ook de netto-bedragen tóch uitsplitsen, omdat de BD vraagt 'belaste omzet' => btw daar op.

[colombo]

de btw-boekingen kun je indien relevant het beste nog splitsen in 0, 6 of 21%, ook alweer omdat die, zoals je zelf ook aangeeft, precies zo gevraagd worden door de BD. In dat geval moet je ook de netto-bedragen tóch uitsplitsen, omdat de BD vraagt 'belaste omzet' => btw daar op.

Je bedoelt voor de OB aangifte? Ik lever enkel diensten met 21% :-)

[Easy does it]

Hallo,

 

Ja,

BTW is inderdaad Hoog, Laag of nul.

Bij producten of artikelen met factureren hang ik daar het BTW% aan.

Aan sommige kostenrekeningen heb ik subs (lijsten) hangen.

Bijvoorbeeld verkopen hoog; Alle producten BTW hoog.

Ik zit nog te dubben over export EU en non EU.

Dat kan ik aan de debiteur hangen.

Maar bewaren ze dan ook de exportbewijzen wel vraag ik me af.

Verder gebruik ik maar een paar groepen;

Ontvangen of betaald via (kas, bank1 en bank 2) of debiteuren ,Crediteuren.

Of Dagboeken Kas, Bank, Inkoop en Verkoop.

heel nuttige informatie een model "voor iedereen" maken is lastig maar ook heel leuk.

Nogmaals bedankt,

 

[realist]

Ipv grootboekrekeningen hanteer ik het principe van balansposten. En ik heb maar een paar balansposten, zoals debiteuren / crediteuren / nog te betalen BTW / overlopende activa.

Dat zijn grootboekrekeningen. ;)

 

Of ongeveer de helft van de grootboekrekeningen, want de andere helft zijn posten van de winst- en verliesrekening.

 

Wat Colombo eigenlijk bedoelt (want doet) is ieder boekingsmoment direct in een (soort) kolommenbalans zetten. In een grootboek besef je, dat dat te chaotisch wordt, want teveel regels. Dus maak je per rubriek een optellinkje, en gaat alleen het eindresultaat naar de kolommenbalans.

 

Laat dat nou nét ook het onderscheid zijn tussen een grote en een kleine boekhouding:

de grote (veel regels) houd je overzichtelijk door allerlei subboekjes te maken

de kleine houd je juist nog overzichtelijker zónder overal subboekjes te maken.

 

 

Je bedoelt voor de OB aangifte? Ik lever enkel diensten met 21% :-)

klopt, was alles maar zo gemakkelijk.

bij alleen 21% heb je dus drie kolommen, logisch.

Alleen heb je bij 21 én 0% dus zes kolommen. Nergens voor nodig om dat netto-bedrag te splitsen, alleen.....de BD vraagt daar naar. Met drie tarieven zou je dus al 9 kolommen hebben.

En dan hebben we het nog niet over (productie)goederen die deels voor de ene en deels voor de andere omzet gebruikt worden, of deels prive.

 

 

[Rebabs]

Hallo,

Wat is de achterliggende gedachten om deze tool te maken?

 

Gratis beschikbaar stellen of een tool waarvoor je eenmalig betaalt zonder onderhoud, of laat je de gebruikers ook onderhoud betalen.

 

Als ik op zzp tools google is er veel aanbod, dus het is wel een vechtmarkt.

 

[Easy does it]

Hi,

 

Ik vind het gewoon leuk om te doen en wil de tool ook heel betaalbaar houden.

De bedoeling is om een site te bouwen waar de tools opstaan en vragen gesteld kunnen worden.

Voor veel voorkomende vragen bouw ik dan een klein model met antwoord van de vraag.

Voorbeelden kunnen zijn ;

Hoe maak ik een selectievakje (cel) met meerdere opeenvolgende keuzes?

Zoals ; provincie, stad, postcode.

Hoe kan ik een afdruk afhankelijk maken van het aantal gebruikte regels?

Hoe kan ik een mailing aan mijn Debiteurenbestand hangen?

Hoe kan ik elektronische facturen aan mijn boekingsregel koppelen?

Daarnaast wil ik starters helpen met inrichten en bijvoorbeeld de eerste maand of kwartaal samen boeken.

Voordeel is als de site eenmaal loopt in aantallen bezoekers e.d. er toch een leuke verdienste uit kan komen.

Naarmate de site groeit kunnen er meer gespecialiseerde modellen aan worden toegevoegd.

 

Groetjes,

 

 

[Ward van der Put]

Wat Colombo eigenlijk bedoelt (want doet) is ieder boekingsmoment direct in een (soort) kolommenbalans zetten.

Ongeveer dat doe ik ook. Blad 1 bevat per grootboekrekening een debet- en creditkolom en per journaalpost één rij. Blad 2 bevat daarvan met @SOM() het totaal debet en credit per grootboekrekening voor de proefbalans in de kolommenbalans. Met een eenvoudige =x-y haal je uit die proefbalans de saldibalans; knip je die tot slot doormidden, dan heb je (zoals bij de meeste nummeringen van grootboekrekeningen) boven de eindbalans en onder de winst- en verliesrekening.

 

Bijna automatisch allemaal. Voeg één journaalpostrij toe op blad 1 en de complete jaarrekening op blad 2 is up-to-date. Bijgevoegd plaatje toont vereenvoudigd de basisopzet. Ik weet niet of je het zo ook zou moeten bouwen, maar dubbel boekhouden heeft een onverbiddelijke logica die zich uitstekend laat structureren.

[colombo]

Mijn sheet bestaat uit ongeveer 40 kolommen.

 

We doen waarschijnlijk hetzelfde maar op een andere manier. Ik hecht heel veel aan de 1x-keer invoeren methode. Mijn stelling is dat als ik het 1ste fout invoer dan waarschijnlijk de 2de keer ook fout invoer. De dubbele boekhouding heeft pas echt waarde als twee verschillende personen elk hun eigen grootboek bijhouden.

[brood]

De dubbele boekhouding heeft pas echt waarde als twee verschillende personen elk hun eigen grootboek bijhouden.

???

Er was eens sprake van HET PRINCIPE VAN boekhouding.

 

Er is daarbij één hoofdprincipe. Dat is: " Waar komt het vandaan en waar gaat het naartoe" . In principe is de belastingdienst daar ook in geintresseerd. Dit principe houdt ook in dat het opgelost kan worden met dubbel boeken natuurlijk. Dus dubbel boek(houd)en is zo gek nog niet. ;D

 

Als er meer binnenkomt dan je kunt verklaren waar het naartoe gaat dan is dat ZWART (zwartwerken). Gaat er meer uit dan dat je kunt verklaren waar het vandaan komt dan is dat WIT (witwassen).

 

Dan is er nog de parasitaire inkomsten en uitgaven. Dit virus heet BTW. En de 'zorgsector' die je daarvan kan verlossen is de Belastingdienst.

 

Voor het bijhouden van je administratie is een spreadsheet een vanzelfsprekend tool sinds enkele tientallen jaren. Het proces van deze hebben sommigen al aangewend om er een totaalpakket van te maken. Dit zijn boekhoudpakketten. ;) . Ga je die kant nu ook op dan zul je dus met deze in concurentie komen.

 

[Easy does it]

Hallo,

 

Hehe wordt een hele discussie over boekhouden.

Het leuke is in Excel kan je het op heel veel manieren doen.

Ik werk volgens het Basismodel Informatieverwerking.

Vlootman heeft ook een interessant boek geschreven over gestructureerde Excel modellen.

Dat betekent;

Je gebruikt een blad voor invoer, een parameter- en variabelenblad, een rekenblad en een rapporteringsblad.

Je kan makkelijk met sommen.als meerdere criteria toepassen op de optelreeks

zoals periodes, dagboek,boekingssoort kostenrekening, BTW% enz.

Dus je kan bij invoer volstaan met één telkolom.

Hierdoor kun je op het rekenblad kolommen maken voor

deze periode, totaal boekjaar, vorig jaar en budget.

Verder geldt gewoon - =credit en + = debet.

Voor de leesbaarheid toon ik het resultaat andersom dus baten + en kosten - is duidelijker voor de meeste gebruikers,

Debiteuren en crediteuren zijn inderdaad niet meer dan tussenrekeningen tussen factuur en betaaldatum. Het is wel handig om hiervan weer overzichten te kunnen maken zoals omzet en openstaand saldo.

Dubbel boekhouden betekent niet meer dan dat je altijd debet en credit in evenwicht houdt door een debet en een creditmutatie.

 

Groetjes,

 

 

[brood]

Verder geldt gewoon - =credit en + = debet.

Voor de leesbaarheid toon ik het resultaat andersom dus baten + en kosten - is duidelijker voor de meeste gebruikers,

 

Dit is nu juist het onleesbare. Op en gegeven moment zul je je moeten wenden naar de klassieke manier van noteren. Belastingdienst, jaarrekening, financiele waarborg (bank), etc.

 

Ook noem je het (klassieke) hier dus al: Credit en Debet. Het genoegen van dubbel boeken is juist het gebruik van absolute waarden die je noteert. Geen mintekens. Want op zich wordt men daar misselijk van als in een draaimolen, want de klassiek debet van kosten 'lasten' heeft dan weer een minteken. Brrrr.

[Easy does it]

Ook noem je het (klassieke) hier dus al: Credit en Debet. Het genoegen van dubbel boeken is juist het gebruik van absolute waarden die je noteert. Geen mintekens. Want op zich wordt men daar misselijk van als in een draaimolen, want de klassiek debet van kosten 'lasten' heeft dan weer een minteken. Brrrr.

 

Haha grappig, ik kan je gerust stellen, ik zet de + en - tekens niet voor de bedragen.

Maar gebruik ze voor me zelf om ze op de juiste plaats te zetten.

Als je in een jaarverslag kijkt zie je ook geen plussen en minnen maar er wordt natuurlijk wel opgeteld en afgetrokken.

Verder weet ik dat heel veel mensen ziek worden van alles wat maar op boekhouding lijkt. :-\ ???

Maar helaas, ze (en jij) zullen er toch aan moeten geloven, of dokken voor een boekhouder.

[colombo]

Precies, die plusjes en minnetjes is een kwestie van logica voor het berekenen van de totalen. Dat staat inderdaad los van invoer en de presentatie.

 

Ik wil me nog steeds laten verrassen wat nu de toegevoegde waarde is van dubbele invoer als dezelfde persoon dezelfde boeking vlak na elkaar invoert. Mijns inziens is hier sprake van schijnzekerheid. Die zekerheid haal ik dan liever uit extra controleregels.

 

De dubbele invoer stamt uit de tijd dat alles nog met de hand ging en uit het hoofd berekend moest worden. Tegenwoordig heb je daar fantastische tools voor die kans op het maken van domme fouten aanzienlijk vermindert.

[Easy does it]

Hallo,

 

Het is geen dubbele invoer het is dat een journaalpost zo is opgebouwd dat debet en credit in evenwicht zijn. Daardoor is later ook de balans in evenwicht.

 

Voorbeeld;

Debet Credit

Debiteur 1.210

aan Verkopen hoog 1.000

aan Af te dragen BTW 210

 

Dan

Bank 1.210

Aan Debiteur 1.210

 

Zie je? Alles mooi in evenwicht niets dubbel ingevoerd.

Bij de eerste journaalpost kun je zeggen dat Totaalregel met Detailregels wordt gecheckt.

Een ander systeem om het op één regel te doen is rekening-tegenrekening.

 

Voorbeeld

Rekening Tegenrekening Bedrag

Verkopen Hoog Debiteur 1.000

Af te dragen BTW Debiteur 210

 

Maar je ziet nou moet ik eigenlijk meer invoeren namelijk 2 x debiteur en een fout is minder snel te zien.

Knap hé dat een monnik dat in 1400 heeft bedacht?

En vergis je niet toen waren er ook zeer grote transacties en administraties.

Zeilschip 2 jaar weg en minimaal 40 matrozen met 100 ton specerijen dat was een miljoenenzaak.

 

Groetjes.

 

 

[colombo]

Knap hé dat een monnik dat in 1400 heeft bedacht?

En vergis je niet toen waren er ook zeer grote transacties en administraties.

Zeilschip 2 jaar weg en minimaal 40 matrozen met 100 ton specerijen dat was een miljoenenzaak.

Dat bedoelde ik over andere tijden ;)

 

Mijn opmerking was niet aan jou bedoeld, maar aan de pro-dubbele-invoer-aanhangers. Wellicht is het een goed idee hier eens een raadgevend referendum over te houden.

 

[Easy does it]

Hallo,

 

hahaha, Er staat wat er staat !!

Dubbel boekhouden is niet dubbel invoeren!

 

Groetjes,

[Ron van der Kolk]

BTW is inderdaad Hoog, Laag of nul.

Opmerking 1: Er is natuurlijk nog een vierde variant: vrijgesteld van BTW. Da's niet hetzelfde als "0%".

 

Opmerking 2: BTW verwerken met labels in plaats van het daadwerkelijke percentage kan onhandig zijn omdat die percentages kunnen wijzigen in de toekomst (denk aan de overgangsperiode van 19% naar 21% destijds). Daarnaast kun je met alleen deze labels geen historische 19% facturen meer inboeken.

 

Opmerking 3: Een enkele factuur kan meerdere BTW tarieven bevatten. Ga je in je tool facturen opnemen of factuurregels?