Verkeerde factuur [te veel betaald hoe in administratie boeken?]

[DMM]

Goedenavond,

 

Heb ondertussen het halve (fictief gezien) forum gehad maar kan mijn vraag niet echt vinden...

 

Laatst heb ik in Polen kleding besteld voor mijn webshop. Nu hadden zij een fout gemaakt in de betaling. Ik heb nu 55 euro te veel betaald. Het totaalbedrag heb ik via de bank overgemaakt.

 

Echter de verzendkosten staan ook niet op de factuur. Dit doen ze (blijkbaar) nooit.

 

Nu zit ik dus te kijken met een verschil van 55 euro tussen factuur en uitgaven bank. Zelf begrijp ik dat het makkelijkst is om om een nieuwe factuur te vragen, echter dit wil niet vlotten.

 

Hoe krijg ik nu mijn administratie het beste rechtgetrokken?

 

Alvast hartelijk bedankt voor de hulp!

 

Gr,

Jef

 

[verandering: titel]

[Sander_Aerts]

Je kunt volgens het internet van die 55 euro die je als gat hebt een privé opname maken, je kunt het echter niks mee doen wat betreft aftrekposten omdat je geen factuur hebt. Als je er een prive opname van maakt (ookal is dat niet zo), klopt het wel. Kwam het tegen op internet :) of het klopt geen idee weten de accountants hier vast wel, zie:

 

http://online4mkb.nl/factuur-kwijt/

 

[Roel J]

die 55 euro als priveopname opnemen is de meest brave oplossing. maar niet altijd striktnoodzakelijk zeker omdat het een tevel betaald bedrag is en niet de hele factuur.

 

Het is best aannemelijk te maken dat die extra kosten zijn betaald (bijv een email), maar zelfs als er geen andere verklaring is dan dat je teveel hebt betaald kun je het ook als betaalverschil boeken. Dat overkomt je een of twee keer per jaar, als het aan een leverancier van je webshopproducten gaat is dat niet zo'n probleem. het is niet zo waarschijnlijk dat als je een paar honderd of paar duizend euro overmaakt naar een kledingfabriek in Polen dat dit een privetransactie is. Maar bedragen betaald aan Blokker, Hema, kantoorboekhandel of supermarkt zonder bonnetje die gaan dan in principe wel naar prive omdat daar veel minder duidelijk is waar dat aan besteed is.

[prinsrachid]

Laatst heb ik in Polen kleding besteld voor mijn webshop. Nu hadden zij een fout gemaakt in de betaling. Ik heb nu 55 euro te veel betaald. Het totaalbedrag heb ik via de bank overgemaakt.

Hebben zij of heb jij een fout in de betaling gemaakt? En/of hebben zij een fout in de facturering gemaakt? Want op basis waarvan heb je dan dat initiële ('te hoge') bedrag overgemaakt? Als je een bedrag overmaakt doe je dat meestal op basis van bijvoorbeeld een (pro forma) factuur. Hoe ging dat in jouw geval?

 

En hoe kwam je er vervolgens achter dat je 55 euro 'te veel' hebt betaald eigenlijk? Kreeg je achteraf een (andere?) factuur dan op basis waarvan je de betaling had gedaan? Wat was precies het verschil tussen het document op basis waarvan je de betaling had gedaan en het document dat je achteraf kreeg (de factuur)?

 

Echter de verzendkosten staan ook niet op de factuur. Dit doen ze (blijkbaar) nooit.

Maar wat moeten we hier nu uit concluderen? Staan de verzendkosten abusievelijk niet op de factuur? Of werkt het bedrijf gewoon met gratis verzendkosten? Of hebben ze vooraf wel aangegeven dat er verzendkosten zouden zijn en hebben ze die simpelweg niet gefactureerd?

 

Nu zit ik dus te kijken met een verschil van 55 euro tussen factuur en uitgaven bank. Zelf begrijp ik dat het makkelijkst is om om een nieuwe factuur te vragen, echter dit wil niet vlotten.

Hoe krijg ik nu mijn administratie het beste rechtgetrokken?

Persoonlijk zou ik nog helemaal niets rechttrekken en de administratie zo nauwkeurig laten aansluiten bij de werkelijkheid (en een beetje geduld hebben).

 

Allereerst kun je volgens mij de factuur die je daadwerkelijk hebt ontvangen (zowel voor de omzet- als inkomsten) gewoon inboeken in je administratie, bijvoorbeeld onder inkoopkosten.

 

Vervolgens ga je de betaling verwerken. Aangezien je die daadwerkelijk ontvangen factuur in ieder geval geheel hebt betaald, boek je de factuur volledig daarop af. De resterende 55 euro parkeer je voorlopig even op een tussenrekening op de balans, bijvoorbeeld onder 'abusievelijk betaalde bedragen', 'te veel/weinig betaald', 'vraagposten', whatever.

 

Daarna moet je even wachten op een nieuwe factuur die wel klopt, of liever om een aanvullende factuur voor het resterende bedrag. Als je overigens die factuur niet krijgt, maar die resterende 55 euro wel kan verantwoorden (bijvoorbeeld omdat je een orderforumulier met bedragen en/of verzendkosten hebt met het hogere bedrag), dan kun je die 55 euro alsnog als kosten opvoeren voor de inkomstenbelasting en dus niet als privé-opname! Dat verlaagt dus je winst alsnog. Voor de omzetbelasting helpt het niet, omdat je daar echt een fatsoenlijke factuur voor moet hebben ontvangen. Al maakt dat laatste waarschijnlijk in de praktijk ook weer niet uit, omdat het hier toch al om een intracommunautaire levering ging.

[DMM]

Laatst heb ik in Polen kleding besteld voor mijn webshop. Nu hadden zij een fout gemaakt in de betaling. Ik heb nu 55 euro te veel betaald. Het totaalbedrag heb ik via de bank overgemaakt.

Hebben zij of heb jij een fout in de betaling gemaakt? En/of hebben zij een fout in de facturering gemaakt? Want op basis waarvan heb je dan dat initiële ('te hoge') bedrag overgemaakt? Als je een bedrag overmaakt doe je dat meestal op basis van bijvoorbeeld een (pro forma) factuur. Hoe ging dat in jouw geval?

 

En hoe kwam je er vervolgens achter dat je 55 euro 'te veel' hebt betaald eigenlijk? Kreeg je achteraf een (andere?) factuur dan op basis waarvan je de betaling had gedaan? Wat was precies het verschil tussen het document op basis waarvan je de betaling had gedaan en het document dat je achteraf kreeg (de factuur)?

 

 

Allereerst hartelijk dank voor de reacties! Iets meer informatie is denk ik wel handig ja...

Zij hebben een fout gemaakt. Ik heb besteld en kreeg geen pro forma factuur, maar gewoon een bedrag door. Nadat ik betaald had kwamen ze er achter dat ze teveel in rekening hadden gebracht. Ongeveer 25 euro. Toen ik de factuur binnen kreeg zag ik dat er op de factuur ook geen verzendkosten stonden á 30 euro. Dit maakt dus een totaal van 55 euro wat niet gefactureerd is.

 

Het verschil tussen het document obv mijn betaling en de factuur was dus dat ik geen factuur had, maar via Viber gewoon een bedrag.

 

Als ik de volgende keer bestel, zal ik dus eerst de factuur willen zien, daarna maak ik pas geld over! Echter zij geven aan de verzendkosten nooit op de factuur te zetten, dan heb ik dus altijd een gat van 30 euro.

 

Gr,

Jeffrey

 

[DMM]

Echter de verzendkosten staan ook niet op de factuur. Dit doen ze (blijkbaar) nooit.

Maar wat moeten we hier nu uit concluderen? Staan de verzendkosten abusievelijk niet op de factuur? Of werkt het bedrijf gewoon met gratis verzendkosten? Of hebben ze vooraf wel aangegeven dat er verzendkosten zouden zijn en hebben ze die simpelweg niet gefactureerd?

 

Simpelweg niet gefactureerd dus...

 

[DMM]

Persoonlijk zou ik nog helemaal niets rechttrekken en de administratie zo nauwkeurig laten aansluiten bij de werkelijkheid (en een beetje geduld hebben).

 

Allereerst kun je volgens mij de factuur die je daadwerkelijk hebt ontvangen (zowel voor de omzet- als inkomsten) gewoon inboeken in je administratie, bijvoorbeeld onder inkoopkosten.

 

Vervolgens ga je de betaling verwerken. Aangezien je die daadwerkelijk ontvangen factuur in ieder geval geheel hebt betaald, boek je de factuur volledig daarop af. De resterende 55 euro parkeer je voorlopig even op een tussenrekening op de balans, bijvoorbeeld onder 'abusievelijk betaalde bedragen', 'te veel/weinig betaald', 'vraagposten', whatever.

 

Daarna moet je even wachten op een nieuwe factuur die wel klopt, of liever om een aanvullende factuur voor het resterende bedrag. Als je overigens die factuur niet krijgt, maar die resterende 55 euro wel kan verantwoorden (bijvoorbeeld omdat je een orderforumulier met bedragen en/of verzendkosten hebt met het hogere bedrag), dan kun je die 55 euro alsnog als kosten opvoeren voor de inkomstenbelasting en dus niet als privé-opname! Dat verlaagt dus je winst alsnog. Voor de omzetbelasting helpt het niet, omdat je daar echt een fatsoenlijke factuur voor moet hebben ontvangen. Al maakt dat laatste waarschijnlijk in de praktijk ook weer niet uit, omdat het hier toch al om een intracommunautaire levering ging.

 

De communicatie is niet best, dus ik zal (zeer waarschijnlijk) geen nieuwe factuur ontvangen. Denk dat ik hem maar gewoon inboek met een memo erop, mocht er ooit controle zijn dat ik dan kan uitleggen wat er aan de hand is.

 

In dat laatste heb je denk ik ook gelijk, betreffende intracommunautaire levering.

 

Gr,

Jeffrey