Snel en efficiënt systeem voor beoordeling leveranciers/klachten levering

[bulk consult]

Hallo,

 

Ik zit momenteel in de handelswereld en krijg regelmatig te maken met een foutje van de leverancier op logistiek gebied. De meest voorkomende fout dat deze te laat is, maar er is ook wel eens stukgoed beschadigd. Nu heb ik echt geen tijd om iedere keer dat dit voorkomt het "standaard" klachtformulier van de leverancier in te gaan vullen. Omdat dit te tijdrovend is, heb ik in het jaargesprek met de leverancier niet concreet op papier hoe vaak deze de fout is in is gegaan en is het dus moeilijk voor me om verbetering of een eventuele schadevergoeding te eisen.

 

Is hier momenteel al iets voor dat ik de fouten van een leverancier snel en efficiënt kan registreren (in het ERP systeem)? En dat deze registratie van de fout misschien zelfs automatisch naar de leverancier verzonden word? En welke "fouten van leveranciers" zou ik allemaal moeten registreren?

 

Vind het niet eenvoudig om mijn wens uit te leggen, dus als er nog vragen zijn, stel ze gerust.

 

[verandering: titel]

 

[Ron van der Kolk]

Ik zit momenteel in de handelswereld en krijg regelmatig te maken met een foutje van de leverancier op logistiek gebied.

Dat is vervelend. Hoe vaak en met welke impact? Heb je er last van? Doen jij en/of de leverancier aan kwaliteitszorg of LEAN?

 

Nu heb ik echt geen tijd om iedere keer dat dit voorkomt het "standaard" klachtformulier van de leverancier in te gaan vullen. Omdat dit te tijdrovend is, heb ik in het jaargesprek met de leverancier niet concreet op papier hoe vaak deze de fout is in is gegaan en is het dus moeilijk voor me om verbetering of een eventuele schadevergoeding te eisen.

Is het sop de kool waard? Hoeveel kost het je? Wat zou het je op kunnen leveren? Heeft de leverancier suggesties om het klagen slimmer te doen? Of beter: kun je in overleg met de leverancier komen tot voorkomen (of door de leverancier zelf constateren) van deze foutjes? (In de LEAN filosofie: kwaliteitscontrole en administratie voegen geen waarde voor de eindklant toe, dus waar je dat kunt voorkomen is dat beter)

 

Is hier momenteel al iets voor dat ik de fouten van een leverancier snel en efficiënt kan registreren (in het ERP systeem)?

Welk ERP systeem? Kun je een uitdraai maken van het verschil tussen bestelling (aantal, type, datum) en geconstateerde levering (idem)? Dat moet je voor je eigen voorraad toch registreren.

 

En welke "fouten van leveranciers" zou ik allemaal moeten registreren?

Dat ligt aan de doelen die je wilt bereiken.

 

In elk geval de fouten die zouden leiden tot fouten in je voorraad administratie. Als de leverancier te laat, verkeerd, incompleet of defect levert neemt je voorraad minder of later toe dan je op basis van je bestelling en betaling zou verwachten. Als je administratie niet meer klopt is dat o.a. qua belasting en verzekering niet handig.

 

Als je onverkoopbare goederen toch accepteert als inkooprisico, dan zul je bij een belastingcontrole mogelijk moeten onderbouwen waarom je minder verkocht dan ingekocht hebt (als in: niet een deel zwart verkocht). Het helpt om hier een administratie van bij te houden en foto's te maken van hetgene kapot binnenkomt. Als er structureel te weinig wordt geleverd, is het handig om te kunnen laten zien dat je hier schriftelijk over hebt geklaagd.

 

[RiVe]

Nu heb ik echt geen tijd om iedere keer dat dit voorkomt het "standaard" klachtformulier van de leverancier in te gaan vullen. Omdat dit te tijdrovend is, heb ik in het jaargesprek met de leverancier niet concreet op papier hoe vaak deze de fout is in is gegaan en is het dus moeilijk voor me om verbetering of een eventuele schadevergoeding te eisen.

 

Is hier momenteel al iets voor dat ik de fouten van een leverancier snel en efficiënt kan registreren (in het ERP systeem)? En dat deze registratie van de fout misschien zelfs automatisch naar de leverancier verzonden word? En welke "fouten van leveranciers" zou ik allemaal moeten registreren

 

Waarom niet een eenvoudige e-mail na het constateren van een fout? Het is in ieder geval gemeld en bij het jaargesprek heb je het eea op papier.

 

Wordt een automatisch gegenereerde melding vanuit een ERP systeem ontvangen door een leverancier, komt dit niet in de spam-box?

 

En welke fouten, dat zijn toch de "J's" Juiste plaats, Juiste datum, Juiste hoeveelheid.

 

Of als het zo vaak voorkomt, zou je ook een andere leverancier kunnen proberen.

 

[Highio]

RMA

 

Te late levering en DOA zijn twee verschillende probleemgebieden.

 

Natuurlijk moeten problemen direct nagevraagd of gemeld worden. Een jaargesprek lijkt me juist een gelegenheid om de rapportage en kwaliteit van afhandeling hiervan te bespreken, niet de losse incidenten.

 

Groet,

 

Highio

 

[bulk consult]

Bedankt voor de snelle reacties allemaal. Om te reageren op jullie berichten:

 

Ron van der Kolk:

 

- Door de handel is er een grote kwantiteit aan leveringen door veel verschillende leveranciers. Hierdoor komt het voor dat leveringen te laat zijn, kwaliteit slecht is, te weinig geleverd word.

Er is geen sprake van LEAN, daar heb ik geen ervaring mee.

 

- Om te kijken bij welke leveranciers het regelmatig voorkomt wil ik dus snel en efficient in het systeem kunnen zetten of er iets mis met de levering was. Dan kan ik met de "mindere" leveranciers aan tafel en heb ik concrete informatie om aan te tonen dat ze vaker fout zaten dan andere leveranciers.

 

- De vracht wordt niet gewogen bij levering. Dus er is geen concreet verschil tussen bestelling en geconstateerde levering. De leverancier wijzigt de inkooporder simpelweg.

 

- U zei op het laatst "Het helpt hier om een administratie van bij te houden" --> dit wil ik dus zo makkelijk mogelijk gaan invullen. Niet dat er weer een apart programma geopend hoeft te worden, maar dat het slechts zeer kort duurt dat je de fouten geadministreerd hebt. Hoe zou ik deze administratie van "fouten" kunnen invullen?

 

RiVe:

 

- Een e-mail per fout kost veel te veel tijd. Dit is juist hetgeen dat ik wil voorkomen. Ik wil zelf zeer kort en bondig de fouten kunnen registreren, terwijl het nauwelijks tijd kost. Het liefst in het ERP-systeem. Daar zit mijn probleem: zo snel mogelijk de fouten registreren zodat je er nauwelijks tijd aan kwijt bent.

 

- Automatisch gegenereerde mail komt niet in de spam box

 

- U zegt: "als dit zo vaak voorkomt, zou je een andere leverancier kunnen proberen". Om inzichtelijk te krijgen bij welke leverancier dit vaak voorkomt wil ik alle foutjes dus geregistreerd/ genoteerd hebben.

 

RMA:

Juist, maar tijdens het jaargesprek moet ik dus wel kunnen aantonen dat een leverancier het dat jaar niet goed heeft gedaan. Als ik alle fouten heb geregistreerd, wil ik aan het einde van het jaar er een soort samenvatting van kunnen uitdraaien die het aantal fouten/ wat voor fouten laat zien.

[bulk consult]

Heb onlangs gehoord dat er een funtie "leveranciersbeoordeling" in het ERP systeem Navision zit, waarmee mijn probleem misschien opgelost kan worden. Heeft iemand hier ervaring mee? Ik kan nergens vinden hoe deze leveranciersbeoordeling in dit ERP systeem werkt en wat je er mee kunt.

[bulk consult]

Dan kan deze post ook verwijderd worden, het is nu meer een IT vraag geworden. Allemaal bedankt voor de antwoorden!

[Ward van der Put]

De vracht wordt niet gewogen bij levering. Dus er is geen concreet verschil tussen bestelling en geconstateerde levering. De leverancier wijzigt de inkooporder simpelweg.

Maar op zich is dit ook een concreet en vrij eenvoudig IT-probleem. Je hoeft in principe alleen te turven welke inkooporders worden afgeschoten. Om de informatiestroom zo kort mogelijk te houden, doe je dat bij voorkeur direct in de inkoopadministratie: vinkje zetten bij orderregels of een complete order en klaar.

 

Je zou ook nog een print van geweigerde inkooporders in een aparte ordner kunnen opbergen, bijvoorbeeld achter een aparte tab per leverancier. Dan heb je voor het jaargesprek ook direct alle informatie bij de hand.

 

(Wij hebben één leverancier waarbij dat ook schering en inslag is: plaats je een inkooporder, dan krijg je die de maandag erop per mail retour met doorgehaalde orderregels voor artikelen die niet meer leverbaar zijn. Die mail verplaatsen we gewoon naar een aparte mailmap. Problematischer is een andere leverancier die voortdurend manco's in zijn leveringen heeft: pas bij de inslag komen we daar achter — en 'natuurlijk' wordt er structureel te weinig geleverd, nooit eens te veel.)

[bulk consult]

 

Maar op zich is dit ook een concreet en vrij eenvoudig IT-probleem. Je hoeft in principe alleen te turven welke inkooporders worden afgeschoten. Om de informatiestroom zo kort mogelijk te houden, doe je dat bij voorkeur direct in de inkoopadministratie: vinkje zetten bij orderregels of een complete order en klaar.

 

Je zou ook nog een print van geweigerde inkooporders in een aparte ordner kunnen opbergen, bijvoorbeeld achter een aparte tab per leverancier. Dan heb je voor het jaargesprek ook direct alle informatie bij de hand.

 

(Wij hebben één leverancier waarbij dat ook schering en inslag is: plaats je een inkooporder, dan krijg je die de maandag erop per mail retour met doorgehaalde orderregels voor artikelen die niet meer leverbaar zijn. Die mail verplaatsen we gewoon naar een aparte mailmap. Problematischer is een andere leverancier die voortdurend manco's in zijn leveringen heeft: pas bij de inslag komen we daar achter — en 'natuurlijk' wordt er structureel te weinig geleverd, nooit eens te veel.)

 

Ja precies, maar ik zou eigenlijk net iets meer willen doen dan turven welke worden afgeschoten. Ik zou ook het liefst kunnen "aanvinken" of de levering te laat was en of de goederen "beschadigd" aan zijn gekomen of "slechte kwaliteit".

 

Dus als het ware dat bijvoorbeeld deze drie opties in het ERP systeem staan met een vinkje erachter. Dat er enkel geklikt hoeft te worden indien er iets mis is en dat je het dan geregistreerd hebt staan. Is dit mogelijk in Navision?

 

[Ward van der Put]

Dus als het ware dat bijvoorbeeld deze drie opties in het ERP systeem staan met een vinkje erachter. Dat er enkel geklikt hoeft te worden indien er iets mis is en dat je het dan geregistreerd hebt staan. Is dit mogelijk in Navision?

Navision is overgenomen door Microsoft en heet nu Microsoft Dynamics NAV. Je zou de vraag dus kunnen voorleggen aan een consultant van Microsoft of een solution partner.

 

Voor zover ik weet, hebben verschillende onderdelen van NAV inderdaad 'vrije databasevelden' en mogelijkheden om rapporten naar eigen inzicht in te delen. Dat lijkt me technisch de logische route: enkele orderstatussen voor uiteenlopende leveringsproblemen toevoegen en daarmee rapporten uitdraaien.

 

[bulk consult]

 

Navision is overgenomen door Microsoft en heet nu Microsoft Dynamics NAV. Je zou de vraag dus kunnen voorleggen aan een consultant van Microsoft of een solution partner.

 

Oke bedankt voor de informatie. Dat is precies wat ik wilde weten.

Maar hoe kom ik met zo'n consultant van Microsoft of solution partner? Ik heb even gezocht maar kan helemaal niemand vinden waar ik contact mee op zou kunnen nemen.

 

[Ward van der Put]

(020) 500 15 00 bellen?