Jump to content
Leonie.
Verberg

Overstappen boekhoudsoftware en bewaarplicht administratie

vraag

Hallo,

 

Ik ben op zoek naar tips bij het overstappen naar nieuwe boekhoudsoftware.

 

Sinds de start van mijn bedrijf in 2011 doe ik mijn administratie online in een programma waar ik erg ontevreden over ben. Ik wil per 1 januari 2017 graag overstappen, maar helaas is het met mijn huidige programma amper mogelijk iets te exporteren. Het is mij ook teveel werk (en hopelijk onnodig) alle facturen en dergelijke van de afgelopen 6 jaar handmatig in te voeren in het nieuwe programma.

 

De website van de Belastingdienst zegt het volgende:

 

Dat betekent dat u per aangiftetijdvak overzichten moet bijhouden van:

 

uitgaande facturen (als u het factuurstelsel toepast)

inkomsten (als u het kasstelsel toepast)

ontvangen facturen

privégebruik van goederen en diensten

 

- Ik wil dit dus lokaal op mijn computer bewaren. Heeft iemand dit ook gedaan en hoe heb je dit ingericht?

 

- Wat wordt bedoeld met 'privégebruik van goederen en diensten'? Hoe bewaar je hier een overzicht van?

 

- Zijn er bestanden die ik alvast kan exporteren of samenstellen voor als er ooit controle van de Belastingdienst komt?

 

Alvast veel dank.

Link to post
Share on other sites

13 answers to this question

Recommended Posts

  • 0
  • Rate this answer

helaas is het met mijn huidige programma amper mogelijk iets te exporteren.

 

Wat betekent amper mogelijk? Meestal lukt exporteren naar CSV wel...

Heb je de helpdesk al gebeld of gemaild met deze vraag?


Benieuwd naar mijn business? www.liguido.nl - www.youngtech.nl

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Hallo,

 

 

 

Sinds de start van mijn bedrijf in 2011 doe ik mijn administratie online in een programma waar ik erg ontevreden over ben.

 

 

Kun je het programma niet gewoon op je computer laten staan, niet meer gebruiken en met een nieuw programma per 1 januari starten?

 

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Kun je het programma niet gewoon op je computer laten staan
Ze doet haar administratie online. Dan zit ze de komende 7/10 jaar dus nog aan een abonnement vast.
Bij veel abonnementen is het echter volstrekt onduidelijk of dit gratis of tegen een jaarlijkse betaling beschikbaar blijft.

 

Overigens ... ook als daar niet voor wordt betaald, dan moet de eigenaar/beheerder van de bewaarplek - fysiek of in de cloud - de gegevens 7-10 jaar bewaren.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe


Косара - Счетоводни и консултантски услуги / Cosara - Biuro Rachunkowe i Doradztwo Podatkowe

Instead of Thinking Outside the Box, Get Rid of the Box.

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Sinds de start van mijn bedrijf in 2011 doe ik mijn administratie online in een programma waar ik erg ontevreden over ben. Ik wil per 1 januari 2017 graag overstappen, maar helaas is het met mijn huidige programma amper mogelijk iets te exporteren. Het is mij ook teveel werk (en hopelijk onnodig) alle facturen en dergelijke van de afgelopen 6 jaar handmatig in te voeren in het nieuwe programma.

Volgens mij is dat ook niet nodig. Ik heb min of meer hetzelfde gehad. Ik gebruikte een online programma (waar ik ook ontevreden over was, omdat het soms bepaalde boekingen fout verwerkte). Na een jaar of 7 ben ik overgestapt, nadat er geen enkele verbeteringen in het programma kwamen, ook niet na herhaalde verzoeken.

 

De oude boekhouding kon ik inderdaad ook niet exporteren, maar ik heb wel zo veel mogelijk proberen te exporteren en uit te printen. Dus alle winst- en verliesoverzichten, alle balansen, alle boekingen, etc. Gewoon lááádingen aan platte tekst en verder niets.

 

Ik hield mijn hart (een klein beetje) vast toen de fiscus kwam controleren over precies de periode waarin ik dat programma gebruikte. Zul je altijd zien. Maar de inspecteur vond het geen enkel probleem. Ook de platte tekst was immers 'makkelijk' te doorzoeken, al was het wat weinig dynamisch. ;) Als je verder alle onderliggende stukken erbij bewaart, zoals inkomende facturen, uitgaande facturen, bankafschriften, btw-aangiftes, etc, dan zou het op zich goed moeten zijn.

 


The goal of a resonance cascade is to plant the seeds of growth rather than yearning. If you think pseudo-profound bullshit quotes are inspirational, you're, well, kinda dumb. https://goo.gl/fZf4oe

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Overigens ... ook als daar niet voor wordt betaald, dan moet de eigenaar/beheerder van de bewaarplek - fysiek of in de cloud - de gegevens 7-10 jaar bewaren.

 

Vraag me toch af of dat in de praktijk wel gebeurt.

 

Weet de beheerder uberhaupt wel hoe lang de gegevens bewaart moeten worden?

Verschilt immers op basis van de werkzaamheden van de ondernemer (levert die bijv. digitale diensten dan geld de langere 10 jaar termijn), en heb daar bij de boekhoudprogramma's die ik uit geprobeert heb nog nooit een vraag over gezien.

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Overigens ... ook als daar niet voor wordt betaald, dan moet de eigenaar/beheerder van de bewaarplek - fysiek of in de cloud - de gegevens 7-10 jaar bewaren.

Vraag me toch af of dat in de praktijk wel gebeurt. Weet de beheerder uberhaupt wel hoe lang de gegevens bewaart moeten worden?
Nee, maar onwetendheid heeft nog steeds geen wettelijke basis voor het ontlopen van de verantwoordelijkheid.

 

Verschilt immers op basis van de werkzaamheden van de ondernemer (levert die bijv. digitale diensten dan geld de langere 10 jaar termijn), en heb daar bij de boekhoudprogramma's die ik uit geprobeert(d) heb nog nooit een vraag over gezien.
De 'Cloud' blijft in nevelen gehuld. 8)

 

Voor de goede orde ... De Cloud is een verdienmodel voor software ontwikkelaars ... verder dan dat is tot op heden nog niet gekeken.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 


Косара - Счетоводни и консултантски услуги / Cosara - Biuro Rachunkowe i Doradztwo Podatkowe

Instead of Thinking Outside the Box, Get Rid of the Box.

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Zijn er nog oplossingen die geen auditfile uit kunnen spugen? Ik dacht dat dat de afgelopen jaren toch wel overal geregeld was, niet in de laatste plaats omdat de belastinginspecteur dat wel heel erg op prijs stelt bij een digitale administratie.

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Kun je het programma niet gewoon op je computer laten staan

 

Ze doet haar administratie online

Dan zit ze de komende 7/10 jaar dus nog aan een abonnement vast.

 

een boekhoudprogramma is gereedschap. Dus moet je dat ook nog de komende jaren kunnen blijven gebruiken. De keuze om dat online te doen betekent dus dat je dat de komende tien jaar moet kunnen blijven gebruiken, met de financiële consequenties die daar bij horen.

 

Dat is dus ook zo als je onverhoopt failliet zou kunnen gaan. Dan moet je ook achteraf van alles kunnen bewijzen. Dus zorg altijd voor een betrouwbaar programma op je eigen computer.

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Als de uitbater van die online dienst een accountant is, dan heeft deze een bepaalde zorgplicht, en volgens de Accountantskamer hoort daarbij ook het leveren van de ingevoerde data bij de beëindiging van het abonnement bij (maar niet de bewerkingen die de dienst er vervolgens op heeft losgelaten).

 

Lijkt me sterk dat dit in het geval van de TS speelt, maar wie weet?


Branko Collin, front-end web developer / prototyper / Drupal-developer.

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Excuus voor de late reactie, ik verwachtte een e-mailnotificatie als er reacties waren, maar die kwam niet ;)

 

Wat betekent amper mogelijk? Meestal lukt exporteren naar CSV wel...

Heb je de helpdesk al gebeld of gemaild met deze vraag?

 

Ik heb hier vorig jaar uitgebreid met de helpdesk over gepraat, en toen bleek het overgrote deel niet te exporteren op zo'n manier dat het nieuwe boekhoudprogramma er wat mee zou kunnen.

 

Ik heb in die periode ook een aantal test csv bestanden naar Twinfield mogen sturen, maar deze bestanden waren volgens hen niet toereikend. Ik kreeg dit te horen:

Naar aanleiding daarvan zou mijn advies zijn om alleen de eindsaldi in Twinfield in te brengen in een schone administratie. Als u dan toch het abonnement met het vorige boekhoudpakket opzegt komt nog wel even de vraag naar voren hoe u precies om wilt gaan met uw bewaarplicht. Ik weet in hoeverre u hierover heeft overlegd met uw accountant, maar u bent voor de Belastingdienst verplicht om uw administratie tot 7 jaar terug te bewaren.

 

ervaring

 

Ah, bedankt! Ja, ik denk dat ik alle facturen gewoon als PDF exporteer. Volgens mij kan dat ook niet in 1 klik, dus moet ik voor 6 jaar aan facturen gaan exporteren, maar dan heb ik alles tenminste wel overzichtelijk in een mapje.

 

Had jij de winst- en verliesoverzichten, balansen, boekingen, etc als csv bestanden geexporteerd?

 

Verder... Achter de boekhoudsoftware zit geen accountant. Ik denk dat de eigenaars van het softwarebedrijf geen verplichtingen hebben tegenover mij. En ik kan de software inderdaad niet de komende 7 jaar aanhouden, dat wordt een duur grapje.

 

Ik zal nog wel eens vragen wat zij zelf aanraden wat betreft exporteren en bewaren.

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Ik heb hier vorig jaar uitgebreid met de helpdesk over gepraat, en toen bleek het overgrote deel niet te exporteren op zo'n manier dat het nieuwe boekhoudprogramma er wat mee zou kunnen.

 

Ik heb in die periode ook een aantal test csv bestanden naar Twinfield mogen sturen, maar deze bestanden waren volgens hen niet toereikend.

 

Zou zeggen: open die csv bestanden even in Excel of Openoffice en kijk of daar genoeg gegevens in staan om zelf op je eigen computer te bewaren.

 

Dit klinkt meer als dat er best wel iets ge'exporteerd kan worden.

Maar dat de leveranciers er niet zoveel voor voelen om een conversiescript voor jou te ontwikkelen, die alles omzet op de manier waarin het nieuwe programma het zou willen hebben.

En denk niet dat je ze het kwalijk mag nemen dat ze daar liever geen software ontwikkelaar a 100 EUR per uur op zetten.

Dat wil niet zeggen dat de gegevens ook ongeschikt zijn om handmatig op je eigen computer te bekijken.

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Excuus voor de late reactie, ik verwachtte een e-mailnotificatie als er reacties waren, maar die kwam niet ;)

Wat betekent amper mogelijk? Meestal lukt exporteren naar CSV wel...

Heb je de helpdesk al gebeld of gemaild met deze vraag?

Ik heb hier vorig jaar uitgebreid met de helpdesk over gepraat, en toen bleek het overgrote deel niet te exporteren op zo'n manier dat het nieuwe boekhoudprogramma er wat mee zou kunnen.

Dit moet je ook gewoon uit je hoofd zetten en vergeten. Je hoeft die oude boekhouding niet met terugwerkende kracht 'om te zetten' in je nieuwe boekhouding. Je zet gewoon een punt achter je oude boekhouding (bijvoorbeeld op 31 december van een jaar) en exporteert of print gewoon alles uit wat je van die oude boekhouding hebt. Liefst per boekjaar.

 

Vervolgens neem je alleen de eindbalans van je oude boekhouding over en gebruik je die als beginbalans per 1 januari van het nieuwe boekjaar in je nieuwe boekhoudprogramma. Op die manier sluit het toch op elkaar aan. En voor je belastingaangiftes merk je er dan ook niets van. Daarna ga je gewoon verder met de boekhouding in je nieuwe programma.

 

Ah, bedankt! Ja, ik denk dat ik alle facturen gewoon als PDF exporteer. Volgens mij kan dat ook niet in 1 klik, dus moet ik voor 6 jaar aan facturen gaan exporteren, maar dan heb ik alles tenminste wel overzichtelijk in een mapje.

Ja, dat zou ik kunnen. Nu heb ik sowieso van elke factuur een papieren kopie. Maar de rest van de boekhouding heb ik destijds geexporteerd naar RTF, dat er uit kwam te zien als Excel-tabellen in een Word-bestand met een beetje opmaak. ;) Maar exporteren naar CSV lijkt me zelfs beter. Die je kun je meestal weer makkelijk inladen in spreadsheet-programma. Maak wel een paar backups. Houd het op je computer, brand het op een CD-tje, zet het op een USB-stickje.

 

Had jij de winst- en verliesoverzichten, balansen, boekingen, etc als csv bestanden geexporteerd?

Ja. Gewoon de W&V en balans van elk boekjaar per 31 december van elk jaar. En alle boekingen in chronologische volgorde per boekjaar in een los bestand. Dat waren soms wel tientallen of honderden pagina's. Maar de belastinginspecteur weet toch waar hij naar wil zoeken, dus als hij iets wil vinden, is zo'n lijst met boekingen gesneden koek.

 

Verder... Achter de boekhoudsoftware zit geen accountant. Ik denk dat de eigenaars van het softwarebedrijf geen verplichtingen hebben tegenover mij. En ik kan de software inderdaad niet de komende 7 jaar aanhouden, dat wordt een duur grapje.

En dat hoeft dus ook niet, als je gewoon een eigen kopie (op wat voor manier dan ook) kunt zien te krijgen. Wat eventueel wel handig is, is een 'audit file'. De meeste software kan een dergelijk bestand genereren. Al moet ik hier ook weer een kanttekening bij plaatsen. Bij een belastingcontrole éérder was de inspecteur heel blij dat ik die had gegenereerd, maar bij vertrek was hij ze vergeten. Toen ik de bestanden kwam nabrengen, keek hij me aan met een blik van "Waar heb ik die nog voor nodig dan?".

 

Je moet dus wel een hoop bewaren, maar waar het bij een controle vaak op neer komt, is dat een inspecteur zijn 'onderbuikgevoel' laat spreken. Als je cijfers gewoon op orde zijn en als je de vragen snel (genoeg) kunt beantwoorden en onderbouwen met stukken, dan zijn ze meestal al heel snel klaar.


The goal of a resonance cascade is to plant the seeds of growth rather than yearning. If you think pseudo-profound bullshit quotes are inspirational, you're, well, kinda dumb. https://goo.gl/fZf4oe

Link to post
Share on other sites

Create an account or sign in to comment

You need to be a member in order to leave a comment

Create an account

Sign up for a new account in our community. It's easy!

Register a new account

Sign in

Already have an account? Sign in here.

Sign In Now

  • Bring your business plan to a higher level!

    All topics related to entrepreneurship are discussed on this forum.

    • Ask your entrepreneur questions
    • Answers / solutions from fellow entrepreneurs
    • > 65,000 registered members
    • > 100,000 visitors per month
    •  Available 24/7 / within <6 hours of response
    •  Always free

  • Who's Online

    Er zijn 13 leden online en 275 gasten

    (See full list)    
  • Also interesting:

  • Ondernemersplein



EN

×

Cookies on HigherLevel.nl

Cookies are necessary for Higherlevel.nl to function properly. By using HigherLevel.nl you declare to have read and accepted our terms and conditions.

 More information   I accept