Hoe verwerk ik douane betalingsbewijs in administratie

[SeBsZ]

Na lange tijd rond te kijken op HigherLevel zonder lid te worden, heb ik nu toch echt jullie hulp nodig. Uiteraard heb ik m'n eigen research gedaan en kwam ik op draadjes zoals https://www.higherlevel.nl/forum/index.php?board=16;action=display;threadid=51483;start=msg481729 . Dit was best wel nuttig, maar ik denk dat in combinatie met mijn boekhoudpakket Visma eAccounting er toch het een en ander automatisch gedaan wordt waardoor ik er niet meer uit komt.

 

Even wat feiten op een rij.

Ik heb op 2-12-2016 een bestelling bij een bedrijf uit China gedaan voor een stukje elektronica hardware. Totaal heb ik $197,51 betaald. Visma ondersteund ook gewoon andere valuta's netjes dus ik heb dit erin gezet met Btw-code K (Import buiten EU, hoog tarief 21%). Visma berekend dan netjes de voorbelasting en BTW inkoop. Hier een overzicht (Vertaald naar euro's door Visma):

 

 

Een paar dagen later vraagt DHL me om de BTW en administratieve kosten te betalen. Hier het betalingsbewijs:

 

 

Nu zag ik dat het Chinese bedrijf de waarde op $150 heeft gezet voor het product alleen (Dat klopt, shipping was prijzig en ze vroegen ook een PayPal bijdrage). Als ik die 48,72euro BTW neem dan kom ik op een startbedrag uit van 232euro! Waar halen ze dat vandaan?

 

Enfin, dat is het probleem niet. Het probleem is nu dus dat Visma 38,98 heeft gerekend als het bedrag dat ik op de BTW-aangifte kan terugvragen, terwijl het in werkelijkheid 48,72 zou moeten zijn. En het tweede is, hoe zet ik het betalingsbewijs van DHL netjes in m'n boekhouding, zonder dat Visma weer op de BTW rekeningen boekt? Visma wil niet dat ik handmatig boek op de BTW rekeningen, en probeert dit altijd automatisch te doen (maar ik kan handmatig boeken wel tijdelijk aanzetten).

 

Ik realiseer me best dat mijn vragen hier misschien amateuristisch overkomen, en dat ik misschien beter toch in zee kan gaan met een accountant. Echter is mijn bedrijfje nog zo klein, en een invoering uit China komt niet vaak voor bij mij. Tot nu ging alles super. En het belangrijkste, ik wil graag leren. Ik wil best betalen voor eenmalig advies, geef het wel even aan van te voren.

 

Graag hoor ik als ik wat meer informatie moet geven of als iets onduidelijk was. In ieder geval bedankt voor jullie tijd!

[Lex van Roode]

Bij de import van goederen van buiten de EU zijn er 2 manieren om daar BTW over te betalen:

1. Bij de douane: dat wordt doorgaans door de vervoerder (DHL, Fedex, TNT) gedaan en weer doorberekend

2. Via je BTW-aangifte: dat mag alleen wanneer je een vergunning artikel 23 hebt

 

Jij lijkt nu (deels) beide te willen doen.

 

 

---

Je kunt het als volgt verwerken:

1. Boek de aankoop zonder BTW (andere BTW-code)

2. Boek de betaalde BTW (€ 48,72) als voorbelasting op een aparte grootboekrekening (bij jou zo mogelijk 1662)

 

Wanneer je niet rechtstreeks op een BTW-rekening kunt of wilt boeken, moet je hiervoor een andere (niet-BTW) rekening toevoegen. Waarschijnlijk moet je bij de BTW-aangifte dan wel het bedrag op die rekening handmatig bij de voorbelasting tellen.

 

Misschien heeft Visma hier een elegantere oplossing voor?

 

[SeBsZ]

Hoi Lex,

 

Allereerst bedankt voor je tijd uiteraard.

 

Op basis van jouw bericht heb ik het volgende gedaan.

 

1. Ik heb een correctieboekstuk aangemaakt op de aankoop. Ik heb de aankoop hier gewoon geboekt zonder BTW code en hier horen verder geen BTW rekeningen meer bij.

 

2. Om alles overzichtelijk te houden heb ik handmatig boeken op rekening 1662 aangezet en heb ik de 48,72 BTW geboekt op die rekening:

 

 

Ik heb hier ook netjes de 13 euro kantoorkosten geboekt, waar ik ook 21% van terug kan krijgen.

 

Alles lijkt nu dus te kloppen, maar toch vindt ik het allemaal wat omslachtig - vooral als iemand ooit mijn boekhouding gaat controleren. Met al die correctieboekstukken en bijvoorbeeld deze aankoop waar ik geen BTW op heb geboekt. Hoe gaat iemand ooit uitvinden dat die DHL boeking de BTW heeft die ik op deze aankoop heb betaald.

 

Nou ja, in ieder geval klopt de BTW aangifte nu en krijg ik netjes m'n BTW terug.

 

Lex, bedankt voor je hulp!

 

[Lex van Roode]

Misschien is de term "correctieboekingen" hier niet helemaal op zijn plaats.

Die gebruik je doorgaans als je eerst iets "fout" hebt geboekt en dat later weer herstelt.

In dit geval kun je de facturen in één keer goed boeken.

 

Om e.e.a. later goed te kunnen terugvinden zou je in de omschrijving van de boekingen (of op de factuur zelf) een verwijzing naar de "andere" factuur kunnen op nemen, bijvoorbeeld: "zie DHL-factuur dd. xx-xx-xxxx" en andersom. Mogelijk sturen sommige vervoerders verzamelfacturen, zodat die relatie niet meer exact één op één is.

 

In een administratie worden wel vaker dit soort toelichtingen opgenomen, zoals bij bankbetalingen (in één bedrag) van meerdere facturen of bij verrekeningen van inkoop-, verkoop- en/of creditfacturen.

[SeBsZ]

De term correctieboekingen was in mijn geval wel op z'n plaats omdat ik de aankoop al een aantal dagen geleden (verkeerd) had geboekt, voordat de DHL rekening binnen kwam. Ik moest nu dus een correctieboeking aanmaken, Visma laat het niet toe om zomaar iets te wijzigen.

 

Goeie tips verder over de omschrijvingen.

 

Bedankt

[Bert.]

Ik ben geen boekhouder maar ik zou in dit geval (import met valutaomrekening) geen BTW bedrag gaan boeken dat door een boekhoudprogramma berekend wordt. In de BTW aangifte moet de werkelijk betaalde BTW opgevoerd worden, dus het bedrag dat DHL op de factuur schrijft. Daarnaast kan zo'n boekhoudprogramma waarschijnlijk nooit het juiste bedrag uitrekenen want dan zou er rekening gehouden moeten worden met bijtellingen -of aftrekkingen van de factuurwaarde en de maandelijkse wisselkoersen die door de douane gehanteerd worden.

[Lex van Roode]

Bij werkwijze zoals door mij beschreven, gebeurt dat ook niet:

• Bij 1. wordt geen BTW gebroekt

• Bij 2. wordt het BTW-bedrag van DHL geboekt