Prive auto zakelijk gebruik km regristratie verplicht ?

[JLely]

Als je je prive auto zakelijk gebruikt, is de km registratie dan verplicht ?

 

voor mij is het gebruikelijk dat ik elke dag (behalve de weekenden ) mijn pakketten wegbreng naar een postnlpunt , deze breng ik dus onder in mijn administratie.

 

Wat ik niet bijhoud is mijn kmstand tijdstip etc.. nu zegt mijn boekhouder dat ik wel een km registratie moet bijhouden.. wat ik voorheen heb begrepen hoefde dit niet.. iemand die dit kan bevestigen ? ondertussen al bestelbus met bijtelling op de zaak, maar gaat even om 2016.

[Easy does it]

Hallo,

 

Je moet een aftrekpost bewijzen (aannemelijk) maken.

Iedere dag en gebruikelijk is nogal vaag.

Hoe zit het met feestdagen, ziektedagen, vakantie enz..

Zonder registratie kun je moeilijk aannemelijk maken hoeveel km je zakelijk hebt gereden en hoeveel je mag aftrekken.

Ik denk dat je verschillende situaties door elkaar haalt.

Als je een zakelijke auto rijdt en je doet de volledige privé bijtelling dan hoef je geen rittenadministratie bij te houden. Maar de bonnetjes voor benzine en zo moet je dan dus weer wel bewaren.

Het gaat er dus om wat je aftrekt en hoe je dat bewijst (aannemelijk maakt).

 

Vriendelijke groet,

 

[colombo]

Ligt inderdaad aan de reden van de aftrek, voor de IB zijn de regels soepeler dan voor de OB.

 

Voor de OB hoef je in principe enkel de zakelijke ritten in de administratie bij te houden, maar je moet wel voor elke rit de begin- en eindstand noteren inclusief de reden van de rit.

 

Als je echter weinig privé (ritten) rijdt, bv zoals ik, dan is het makkelijker je administratie zodanig in te richten dat je gewoon alle ritten in de administratie opneemt, of als alternatief dat je privé ritten steeds als een gehele rit opneemt zonder verdere reden. Dan geldt namelijk dat de beginstand van elke rit precies gelijk is aan de eindstand van de vorige rit. En diezelfde administratie kun je uiteraard ook weer gebruiken voor je IB (reiskostenaftrek a 19ct per kilometer).

 

Bij dit soort administraties geldt voor mij de regel: Als je denkt tijd te kunnen besparen kom je uiteindelijk vaak tot de conclusie dat het achteraf toch weer meer tijd kost.

[prinsrachid]

Als je je prive auto zakelijk gebruikt, is de km registratie dan verplicht ?

Heel simpel gesteld: nee. Een kilometerregistratie is niet verplicht. Echter, als je geen kilometers bijhoudt, kun je uiteraard ook niet bepalen hoeveel recht je op een (fiscaal aftrekbare) kilometervergoeding je hebt. Zoals eerder gesteld, zul je die aftrek moeten kunnen onderbouwen met bewijs.

 

voor mij is het gebruikelijk dat ik elke dag (behalve de weekenden ) mijn pakketten wegbreng naar een postnlpunt , deze breng ik dus onder in mijn administratie. Wat ik niet bijhoud is mijn kmstand tijdstip etc.. nu zegt mijn boekhouder dat ik wel een km registratie moet bijhouden.. wat ik voorheen heb begrepen hoefde dit niet.. iemand die dit kan bevestigen ?

Misschien is er wat verwarring tussen de loonbelasting en de inkomstenbelasting. In de loonbelasting is het zo dat een werknemer een belastingvrije kilometervergoeding mag ontvangen van de werkgever voor zakelijke ritten (voor de inkomstenbelasting is dat inclusief woon-werkverkeer) met de privé-auto van de werknemer op basis van wat 'gebruikelijk' is. Dat is de zogenaamde 'praktische regeling'.

 

Voor zover ik weet heeft die regeling géén betrekking op de inkomstenbelasting, zodat je een soortgelijke regeling niet als ondernemer toepassen. Je zou het uiteraard wel kunnen voorleggen aan je belastinginspecteur en kijken wat hij zou vinden van het toepassen van de praktische regeling als ondernemer.

[TwaBla]

Ligt inderdaad aan de reden van de aftrek, voor de IB zijn de regels soepeler dan voor de OB.

Wat zijn IB en OB?

 

[Anouk V]

Je hoeft dit niet perse met een sluitende ritten registratie bij te houden. Is op de facturen van de verzendkosten zichtbaar welke dagen je pakketten hebt weggebracht? Op die manier zou je het ook aan kunnen tonen. Belastingdienst is hier niet erg streng in hoor als je het niet te gek maakt.

 

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Wat zijn IB en OB?

InkomstenBelasting en OmzetBelasting. ;)

[Sander_Aerts]

Ik rij ook met mijn privé auto zakelijke kilometers, de zakelijke kilometers moet je wel bijhouden dus welke dag je waar bent geweest etc. maar hij hoeft zoals Anouk zegt je hoeft niet alle privé kilometers bij te houden. Ik werk een keer per 3 maanden me excel sheet bij, maar ik heb google location history aanstaan dus kan ik zo zien waar ik geweest ben en wanneer ;) Maar het moet uiteraard wel aannemelijk zijn dat je correcte gegevens opgeeft :)

[colombo]

Ik rij ook met mijn privé auto zakelijke kilometers, de zakelijke kilometers moet je wel bijhouden dus welke dag je waar bent geweest etc. maar hij hoeft zoals Anouk zegt je hoeft niet alle privé kilometers bij te houden. Ik werk een keer per 3 maanden me excel sheet bij, maar ik heb google location history aanstaan dus kan ik zo zien waar ik geweest ben en wanneer ;) Maar het moet uiteraard wel aannemelijk zijn dat je correcte gegevens opgeeft :)

Afgelopen december was ik druk en heb ik het even een paar weken niet strikt bijgehouden, enkel wat cijfertjes op een papiertje, maar ik had nog een flinke klus om het allemaal goed in de administratie te verwerken.

 

Het is inderdaad zo dat je enkel de zakelijke kilometers hoeft bij te houden maar bij deze wil ik mijn informatie-analyse-pet even op zetten. Een opvallend kenmerk van een rittenadministratie is dat voor elke maar dan ook voor elke rit geldt dat de beginstand van de rit precies gelijk is aan de eindstand van de vorige rit. Nu zou je er voor kunnen kiezen voor elke rit zowel de begin- als eindstand te noteren of enkel daar waar nodig. Maar het is voor eenvoudiger om enkel de eindstanden bij te houden. Zo krijg je een eenduidige invoer en tevens zal je minder snel fouten maken.

 

Overigens gaat het hier als je de context van de vraag en het type werk mag geloven vrijwel zeker om een IB ondernemer. Daarom snap ik niet waarom er een verband wordt gelegd tussen de loonbelasting en de inkomstenbelasting. In dit geval lijkt enkel de inkomstenbelasting van belang. Daarbij geldt dat voor zakelijk gebruik van je prive auto je 19ct per kilometer als reiskosten op mag nemen in je winst- en verliesrekening. Dit is dus naast de BTW van het gebruik van de auto die je bij de omzetbelasting naar rato mag opgeven bij de voorbelasting.

[Sander_Aerts]

Ik rij ook met mijn privé auto zakelijke kilometers, de zakelijke kilometers moet je wel bijhouden dus welke dag je waar bent geweest etc. maar hij hoeft zoals Anouk zegt je hoeft niet alle privé kilometers bij te houden. Ik werk een keer per 3 maanden me excel sheet bij, maar ik heb google location history aanstaan dus kan ik zo zien waar ik geweest ben en wanneer ;) Maar het moet uiteraard wel aannemelijk zijn dat je correcte gegevens opgeeft :)

Afgelopen december was ik druk en heb ik het even een paar weken niet strikt bijgehouden, enkel wat cijfertjes op een papiertje, maar ik had nog een flinke klus om het allemaal goed in de administratie te verwerken.

 

Het is inderdaad zo dat je enkel de zakelijke kilometers hoeft bij te houden maar bij deze wil ik mijn informatie-analyse-pet even op zetten. Een opvallend kenmerk van een rittenadministratie is dat voor elke maar dan ook voor elke rit geldt dat de beginstand van de rit precies gelijk is aan de eindstand van de vorige rit. Nu zou je er voor kunnen kiezen voor elke rit zowel de begin- als eindstand te noteren of enkel daar waar nodig. Maar het is voor eenvoudiger om enkel de eindstanden bij te houden. Zo krijg je een eenduidige invoer en tevens zal je minder snel fouten maken.

 

Overigens gaat het hier als je de context van de vraag en het type werk mag geloven vrijwel zeker om een IB ondernemer. Daarom snap ik niet waarom er een verband wordt gelegd tussen de loonbelasting en de inkomstenbelasting. In dit geval lijkt enkel de inkomstenbelasting van belang. Daarbij geldt dat voor zakelijk gebruik van je prive auto je 19ct per kilometer als reiskosten op mag nemen in je winst- en verliesrekening. Dit is dus naast de BTW van het gebruik van de auto die je bij de omzetbelasting naar rato mag opgeven bij de voorbelasting.

 

Ik rij misschien 1 of 2 keer per week zakelijk, de rest is al het werk vanuit huis dus dan is die 3 maanden wel te doen om te verwerken achteraf :) maar inderdaad als je veel rijdt raad ik het niet aan ;). Ik noteer overigens geen standen maar alleen van en naar en dan als start km 0 en eind bijvoorbeeld 16. Dit volstaat gewoon, want je km stand opschrijven slaat nergens op als je tussendoor ook privé rijdt.

[Highio]

Slecht advies als je dit naast de informatie over rittenregistratie van de Belastingdienst legt. Gewoon(te) realtime of met een systeem (app) bijhouden. Vergeet de terugweg in het algemeen niet. ;)

 

Groet,

 

Highio

 

[Sander_Aerts]

Slecht advies als je dit naast de informatie over rittenregistratie van de Belastingdienst legt. Gewoon(te) realtime of met een systeem (app) bijhouden. Vergeet de terugweg in het algemeen niet. ;)

 

Groet,

 

Highio

 

Jij hebt het over de rit registratie bij een lease auto, dat staat ook op de pagina waar je naar refereert. Dit gaat over kilometers in je privé auto.

[Highio]

Klopt, ik lees ook in het beginbericht dat een boekhouder aarzelt of weigert om 300x of 600x ritafstand als kosten op te voeren zonder degelijke of controleerbare onderbouwing. Dan zou je namelijk mogelijk zakelijke kosten opvoeren die er niet zijn. Urenregistratie en aansluiting? Groet, Highio

[kerstkrans]

Ik heb resultaat uit overige werkzaamheden en rij daar soms in mijn privéauto voor. Dus maak ik zakelijke kilometers, ik neem deze ritten op in mijn administratie, dit doe ik door de adressen in te voeren op Google Maps en vervolgens te kijken naar het aantal kilometers van de snelste route die gegeven wordt. Deze noteer ik in een excel-bestandje met de datum, reden van bezoek, het vertrek adres, het bezoek adres en het eventuele nummer van inkoop- of verkoopfactuur. Ik noteer dus niet de beginstand en eindstand van de kilometerteller en mijn privé ritten registreer ik al helemaal niet.

 

Uiteindelijk doe ik het aantal zakelijk gereden kilometers keer 19 cent en dat trek ik van mijn resultaat af als ik aangifte ga doen.

 

Is dit een legale manier? Wordt dit goedgekeurd door de belastingdienst?

[JLely]

ik heb gemiddeld elke dag rond de 10-15 pakketten , gebruikelijk is dan om van huis uit naar me opslag te rijden, en vanuit de opslag naar het postnl punt , de pakketten dienen tenslotte toch weggebracht te worden en komen daar niet vanzelf. dat zou toch al genoeg moeten zijn als bewijs.. ? ik heb geen begin/eindstand bijgehouden.. durf niet eens de km stand te zeggen op datum dat de auto is verkocht.. haha

 

 

 

Nu rij ik met een zakelijke auto met bijtelling en hoef ik niks bij te houden gelukkig maar gaat even om de kosten van vorig jaar

[colombo]

Wat mij betreft zijn er toch wel aanmerkelijke verschillen tussen situaties zoals beschreven door JLely en kerstkrans.

 

Ik denk dat van JLely wel een degelijke rittenadministratie verwacht wordt om aannemelijk te maken hoeveel km er nu echt zakelijk gereden is. Kenmerkende voor dit soort ritten is dat ze elke dag anders zijn. Hoe dan ook loop je op deze manier wel de BTW aftrek mis voor het zakelijk gebruik van de prive auto.

 

Ik denk dat kerstkrans het wel op een legale manier doet en ipv de snelste of kortste route mag ook wel de meest gangbare route genoteerd worden.

 

Overigens snap ik nog steeds niet goed wat er zo lastig is aan het goed bijhouden van een rittenadministratie. Voor situaties als kerstkrans snap ik het wel omdat het weinig oplevert, maar voor iemand die (haast) elke werkdag de auto gebruikt mag het toch niet zo'n probleem vormen het allemaal netjes bij te houden.

 

[JLely]

Wat mij betreft zijn er toch wel aanmerkelijke verschillen tussen situaties zoals beschreven door JLely en kerstkrans.

 

Ik denk dat van JLely wel een degelijke rittenadministratie verwacht wordt om aannemelijk te maken hoeveel km er nu echt zakelijk gereden is. Kenmerkende voor dit soort ritten is dat ze elke dag anders zijn. Hoe dan ook loop je op deze manier wel de BTW aftrek mis voor het zakelijk gebruik van de prive auto.

 

Ik denk dat kerstkrans het wel op een legale manier doet en ipv de snelste of kortste route mag ook wel de meest gangbare route genoteerd worden.

 

Overigens snap ik nog steeds niet goed wat er zo lastig is aan het goed bijhouden van een rittenadministratie. Voor situaties als kerstkrans snap ik het wel omdat het weinig oplevert, maar voor iemand die (haast) elke werkdag de auto gebruikt mag het toch niet zo'n probleem vormen het allemaal netjes bij te houden.

 

 

 

Je schrijft dat de ritten elke dag anders zijn, maar dat is het hem nu juist.. elke dag zijn de ritten HETZELFDE.. uit de verkoop blijkt toch dat ik die pakketten wegbreng elke dag.. ik boek mijn ritten in 1 x in het kwartaal in mijn boekhoudprogamma , uitgezonderd van weekend of feestdagen breng ik elke dag mijn pakketten naar hetzelfde punt , elke dag dezelfde rit.. ik noteer in mijn boekhouding de start van rit en het einde van rit, enige wat ik buiten de boeken laat is de km stand, omdat ik niet elke keer dat ik ga rijden een boekje erbij wil pakken en het op wil schrijven.. daarom rij ik nu ook een auto met bijtelling, af van al dat administratie gedoe..

 

[colombo]

Je schrijft dat de ritten elke dag anders zijn, maar dat is het hem nu juist.. elke dag zijn de ritten HETZELFDE.. uit de verkoop blijkt toch dat ik die pakketten wegbreng elke dag.. ik boek mijn ritten in 1 x in het kwartaal in mijn boekhoudprogamma , uitgezonderd van weekend of feestdagen breng ik elke dag mijn pakketten naar hetzelfde punt , elke dag dezelfde rit.. ik noteer in mijn boekhouding de start van rit en het einde van rit, enige wat ik buiten de boeken laat is de km stand, omdat ik niet elke keer dat ik ga rijden een boekje erbij wil pakken en het op wil schrijven.. daarom rij ik nu ook een auto met bijtelling, af van al dat administratie gedoe..

Ok..verkeerd gelezen of geïnterpreteerd...Bij postpakketten denk je niet meteen aan elke dag exact dezelfde rit. Hoe dan ook is het verschil tussen jullie beide dat jij de auto structureel gebruikt hebt en kerstkrans slechts een incidentele keer. Je had ook eens per week de km stand kunnen noteren...dan had je de tussenliggende dagen hieruit kunnen herleiden. Dat je er geen zin in had is geen excuus om het niet te doen.

 

Het zou kunnen zijn dat de BD hiermee akkoord gaat. Ik weet niet waar de grens ligt dat de BD dit gaat controleren. Maar je loopt op deze manier wel je BTW aftrek voor het zakelijk gebruik van de auto mis. Iets wat voor kerstkrans bijvoorbeeld weinig op zal leveren.

[JLely]

Je schrijft dat de ritten elke dag anders zijn, maar dat is het hem nu juist.. elke dag zijn de ritten HETZELFDE.. uit de verkoop blijkt toch dat ik die pakketten wegbreng elke dag.. ik boek mijn ritten in 1 x in het kwartaal in mijn boekhoudprogamma , uitgezonderd van weekend of feestdagen breng ik elke dag mijn pakketten naar hetzelfde punt , elke dag dezelfde rit.. ik noteer in mijn boekhouding de start van rit en het einde van rit, enige wat ik buiten de boeken laat is de km stand, omdat ik niet elke keer dat ik ga rijden een boekje erbij wil pakken en het op wil schrijven.. daarom rij ik nu ook een auto met bijtelling, af van al dat administratie gedoe..

Ok..verkeerd gelezen of geïnterpreteerd...Bij postpakketten denk je niet meteen aan elke dag exact dezelfde rit. Hoe dan ook is het verschil tussen jullie beide dat jij de auto structureel gebruikt hebt en kerstkrans slechts een incidentele keer. Je had ook eens per week de km stand kunnen noteren...dan had je de tussenliggende dagen hieruit kunnen herleiden. Dat je er geen zin in had is geen excuus om het niet te doen.

 

Het zou kunnen zijn dat de BD hiermee akkoord gaat. Ik weet niet waar de grens ligt dat de BD dit gaat controleren. Maar je loopt op deze manier wel je BTW aftrek voor het zakelijk gebruik van de auto mis. Iets wat voor kerstkrans bijvoorbeeld weinig op zal leveren.

 

ik heb nooit btw terruggevraagd voor kosten gemaakt met de auto, enkel de 19cent per km. gaat om een jaartje, rij nu volledig op de zaak met bijtelling. ik gok het er wel op

 

[realist]

De situatie van JLely lijkt mij duidelijk genoeg.

ik heb gemiddeld elke dag rond de 10-15 pakketten , gebruikelijk is dan om van huis uit naar me opslag te rijden, en vanuit de opslag naar het postnl punt , de pakketten dienen tenslotte toch weggebracht te worden en komen daar niet vanzelf. dat zou toch al genoeg moeten zijn als bewijs.. ?

je zou dan mi alleen nog wel iedere dag afzonderlijk op moeten schrijven, en niet met totaaltellingen komen zo van 'ik heb in 2015 200 keer dit ritje gemaakt.'

Als je claimt 25 november dit ritje te hebben gemaakt (dus X km maal 19 cent), en uit de betaling aan jou blijkt dat je 25 november dit ritje gemaakt hebt, dan is dat voor de IB voldoende aannemelijk gemaakt.

 

Kerstkrans zit daar vind ik helemaal niet zo verschillend in, met dien verstande als de ritten die jij claimt ook allemaal een omzetgerelateerd karakter hebben. (dat stond er niet 100% zeker bij).

Met name ritjes die je maakt voor de indirecte uren zijn al lastiger aan te tonen. bewaar bonnetjes van beurzen etc, en zelfs dat kopje koffie. maak bij twijfel even een fotootje.

 

Overigens snap ik nog steeds niet goed wat er zo lastig is aan het goed bijhouden van een rittenadministratie. Voor situaties als kerstkrans snap ik het wel omdat het weinig oplevert, maar voor iemand die (haast) elke werkdag de auto gebruikt mag het toch niet zo'n probleem vormen het allemaal netjes bij te houden.

Helemaal juist. Als dat nou is wat ze graag zien....

Overigens snap ík dan weer helemaal niet wat een administratie nou zo sluitend maakt als je de begin- en eindstand noteert. Alsof daar niet mee valt te manipuleren....

 

"ja meneer, ik ben op vrijdag 32 februari naar Arnhem gereden"

"o ja joh, bewijs dat maar eens"

"nou kijk, de meter stond eerst op 142.300 en later die dag op 142.400. Dat staat hier op mijn spreadsheet"

"Ah, say no more"

 

[colombo]

De situatie van JLely lijkt mij duidelijk genoeg.

Kerstkrans zit daar vind ik helemaal niet zo verschillend in, met dien verstande als de ritten die jij claimt ook allemaal een omzetgerelateerd karakter hebben. (dat stond er niet 100% zeker bij).

Met name ritjes die je maakt voor de indirecte uren zijn al lastiger aan te tonen. bewaar bonnetjes van beurzen etc, en zelfs dat kopje koffie. maak bij twijfel even een fotootje.

Dat is het verschil tussen structureel en incidenteel. Bij structureel gebruik sla je heus wel eens een keertje een dag over en dan is het zo makkelijk om zo privé gereden kilometers toch als zakelijk te rekenen...

 

Overigens snap ik nog steeds niet goed wat er zo lastig is aan het goed bijhouden van een rittenadministratie. Voor situaties als kerstkrans snap ik het wel omdat het weinig oplevert, maar voor iemand die (haast) elke werkdag de auto gebruikt mag het toch niet zo'n probleem vormen het allemaal netjes bij te houden.

Helemaal juist. Als dat nou is wat ze graag zien....

Overigens snap ík dan weer helemaal niet wat een administratie nou zo sluitend maakt als je de begin- en eindstand noteert. Alsof daar niet mee valt te manipuleren....

 

"ja meneer, ik ben op vrijdag 32 februari naar Arnhem gereden"

"o ja joh, bewijs dat maar eens"

"nou kijk, de meter stond eerst op 142.300 en later die dag op 142.400. Dat staat hier op mijn spreadsheet"

"Ah, say no more"

 

Twee keer een eindstand die op een honderdtal eindigt is wel een beetje verdacht ;)

 

Verder ben ik het helemaal eens met je punt. Uiteindelijk gaat het maar om een paar euro's als je het allemaal zou schatten. Maar goed, regels zijn regels...

 

ps. Dit jaar viel 32 februari op een zaterdag ;)

[realist]

Dat is het verschil tussen structureel en incidenteel. Bij structureel gebruik sla je heus wel eens een keertje een dag over en dan is het zo makkelijk om zo privé gereden kilometers toch als zakelijk te rekenen...

Dat klopt, je zult ze de kost moeten geven die beweren dat ze vijf keer per week sporten, of 60 uur per week werken, of in dit geval: 250 dagen zo'n ritje maken.

 

En ik snap de BD ook wel hoor: als je dan iedere rit administreert, met totaalstanden, dan heb je bij die enkele controlegegevens die ze hebben wel iets om mee te vergelijken. Zo zou je bijv via het verbruik van de auto nog iets kunnen controleren. ik geloof niet dat ze zo ver gaan....

[bfl]

Van mijn kant eenzelfde soort vraag; wij rijden onze prive bus ook veel zakelijk. We houden een rittenregistratie bij -die sluitend moet zijn. Maar wat is nou precies sluitend? De eindstand moet telkens aansluiten oke, maar moet ook iedere prive rit naar de ah, naar de apotheek, naar de glasbak los vermeld worden of zou alle prive km van 1 dag op 1 regel volstaan?

[Hans van den Bergh]

Sluitend is dat je zakelijk gereden en gedeclareerde kilometers later aantoonbaar zijn, als je deze kilometers wilt declareren natuurlijk. In geval van terugvorderen BTW voor autokosten is bovendien de verhouding tussen de zakelijke en de privé kilometers ook het percentage aan dat je als voorbelasting BTW kunt terugvragen.

 

Dat de overige kilometers dan privé zijn, is evident. Die hoef je niet te noteren, dat blijkt uit de totale kilmeterstand.

[DdeW79]

Ik heb het toen ik in het verleden ondernemer was, ook zo als Hans gedaan en wil het nu ik weer ondernemer word ook zo gaan doen. Waarbij uiteraard mijn agenda (of urenadministratie) en mijn gedeclareerde zakelijke kilometers op elkaar aan sluiten.