Vraag over vereenvoudigen administratie

[Deventer1]

Ik heb een vraag over mijn administratie van mijn webwinkel, die via Exact online bijgehouden wordt.

Om een idee te geven van de grootte van de administratie:

Elk jaar 8 tot 10 ordners met inkoop en verkoop bonnen.

 

Ik zal proberen uit te leggen hoe alles bijgehouden wordt.

-klanten betalen altijd vooraf, we doen niks met achterafbetalingen

-klanten betalen altijd per bank/iDeal, geen contante ontvangsten/uitgaven.

 

Alle inkoopfacturen worden ingeboekt in Exact op de juiste grootboekrekeningen (bijvoorbeeld omzet, autokosten, kantoorkosten, etc.), ze worden hier genummerd, deze nummers vermelden we op de facturen en op de bankafschriften bij de datum van afschrijving. De facturen gaan op volgorde achter de juiste afschriften, zodat we altijd snel bij een bepaalde datum de juiste inkoop-bon kunnen vinden.

 

Alle verkoopfacturen worden via Exact gemaakt, als er bestellingen binnenkomen via de webwinkel dan worden de verkoopfacturen gemaakt, die worden dus automatisch genummerd.

Klanten betalen met iDeal, wat per batch van bijvoorbeeld 10 betalingen in 1 keer gestort wordt op de rekening. We zoeken dan uit welke verkoopfacturen bij die batch horen en vermelden de verkoopfactuurnummers op het afschrift en tellen de bedragen nogmaals op ter controle.

 

We hebben dan dus mappen met verkoopfacturen achtereenvolgens genummerd, en mappen met bankafschriften met daarachter de inkoopfacturen op volgorde.

 

De btw aangiftes zijn dus altijd met 2 drukken zichtbaar in Exact.

 

Wat we daarna ook nog doen (en dat is eigenlijk mijn vraag, of dat nodig is) is in Exact een bankboek bijhouden door de inkoop en verkoopfacturen te koppelen aan de bij/afschrijvingen (als het ware wordt er dus een kopie gemaakt van het bankafschrift) Maar omdat we dat dus al in de map zelf doen, lijkt mij deze handeling dubbel en niet noodzakelijk. Zeker omdat dit erg veel werk is en elk jaar terugkomt wilde ik eens vragen of dit inderdaad verplicht is/nodig is om te doen?

Onze boekhouder heeft dit jaren geleden aangeraden als extra controle, maar volgens mij is dit meer zinvol als er bijvoorbeeld achteraf-betalingen gedaan worden, wat wij niet hebben.

Ik hoor graag jullie mening!

 

(we hebben natuurlijk ook nog het webshop-systeem als controle waar alle bestellingen en orders in staan, en waar wij later het factuurnummer bij vermelden)

 

[Easy does it]

Hallo,

 

Ik vermoed dat je boekhouder met Exact werkt?

De verkoopfacturen worden zeker alleen intern gebruikt?

Maakt de web shop ook facturen of betaalbewijzen aan?

 

De fiscus wil graag een koppeling leggen tussen geld- en goederenbeweging.

Dit om de volledigheid van de verantwoorde omzet te kunnen controleren.

Indien je op rekening verkoopt of klanten een BTW factuur willen maak je een factuur.

Als je de web verkopen kunt koppelen aan een voorraadadministratie is dat voldoende.

Bij "contante verkopen" is geen verkoopfactuur verplicht.

 

Exact kent de mogelijkheid van automatisch afletteren van geïmporteerde

bankafschriften en debiteuren en crediteuren.

Je kan dit dus grotendeels automatiseren.

Je mag de verkoopfacturen elektronisch bewaren.

 

Inkoopfacturen worden wellicht later betaalt maar boeken op betaaldatum

en jaarlijks de (eind) crediteuren op de balans opnemen is toegestaan.

Aangezien dit voor de BTW maandelijks zal moeten gebeuren ben ik voorstander

ervan inkoopfacturen op factuurdatum te boeken als crediteuren.

Crediteuren (inkoopfacturen) worden meestal op alfabet en datum opgeborgen.

Handig bij terugzoeken en controle op dubbelboeking.

Contant bonnen hoeven niet als inkoop te worden geboekt tenzij er een voorraadmutatie aan verbonden is.

 

Er zijn dus meerdere wegen om dit sneller en efficiënter te doen.

Voor automatische koppelingen tussen verschillende systemen Web-shop/bank/Exact zou ik Exact benaderen.

Bij koppeling tussen systemen zou ik tussenrekeningen gebruiken (zoals; "verkopen webshop")

om verschillen snel in het grootboek te kunnen traceren.

 

 

vriendelijke groet,

 

[Anouk V]

Via wie heb je Ideal lopen? Je kan ook daar meestal mt940 bestanden downloaden. Deze zijn in het boekhoudpakket in te lezen en zo worden automatisch de bijbehorende facturen afgeboekt. Exact boekt dit dan tegen op een tussenrekening. Vervolgens boek je de ontvangsten op dezelfde tussenrekening. Je hoeft dan dus niet meer al die batches door te lopen om te kijken welke verkoopfacturen erbij horen. Dat zou ik dus zeker automatiseren.

 

En zoals hierboven als gezegd uiteraard de bankmutaties elektronisch verwerken. Dit moet je echt niet meer met de hand gaan doen. Je kan dit doen door een mt940 bestand te downloaden en te uploaden maar ook door een bankkoppeling te maken tussen Exact en je bank. Exact koppelt dan de meeste betalingen en ontvangsten al een de juiste factuur. Wat hij niet kwijt kan moet je zelf nog aanvullen.

 

Als je bovenstaande doet dan kan je stoppen met het handmatige werk. Je hoeft dus op de bankschriften niets meer te gaan schrijven want je kan dit allemaal in Exact terug vinden. Je kan de facturen gewoon allemaal achter elkaar in een map stoppen en de nummers erop blijven schrijven. Zoek je een factuur dan zie je in Exact welk nummer hij heeft en vind je hem zo terug.

[Deventer1]

Bedankt voor de antwoorden tot nu toe, iDeal loopt via ING.

 

Ik weet dat de koppeling ook automatisch kan, maar daarbij komt alsnog heel wat werk kijken.

Dat is ook niet het probleem, ik weet dat alles goed moet zijn, maar volgens mij doen we het nu dubbel, namelijk de afschriften coderen EN de afschriften invoeren in exact.

Is dat noodzakelijk?

 

Of kunnen we in overleg met boekhouder kiezen wat voor ons het makkelijkste is?

De batches doorlopen en de facturen erbij zoeken en vermelden op afschriften die daarbij horen is dus niet het probleem, dat werkt voor ons goed, het gaat echt om het achteraf nogmaals alle facturen electronisch koppelen aan de afschriften.

 

Voor elke verkoop maken we een factuur, particulier en zakelijk.

 

 

[Easy does it]

 

...het gaat echt om het achteraf nogmaals alle facturen electronisch koppelen aan de afschriften.

 

 

Hallo,

 

Voorheen werden afschriften gecodeerd omdat opzoeken tijdens invoer nogal problematisch was.

Dat is niet verplicht maar werd als eenvoudiger ervaren.

 

Verstuur je Exact facturen nu naar (zakelijke) klanten of zijn het alleen maar interne pro forma facturen?

Als de (zakelijke) klanten vanuit de web shop systeem een factuur of kwitantie (met BTW)

kunnen downloaden zou je in Exact met "contante verkopen" kunnen werken.

Met één maandelijkse collectieve boeking web shop verkopen (Plus kostprijs en voorraadafname).

De hele verkoopfacturering in Exact is dan onnodig dubbel werk naast het web shop systeem.

Je moet nu de mismatch tussen de twee (verkoopfactuur) systemen handmatig wegwerken.

 

Niet dubbel factureren is het controle middel maar de goederenbeweging (voorraadmutaties).

Beginvoorraad+ Inkopen- Verkopen=Eindvoorraad. (Aantallen).

Verkopen (aantallen) maal verkoopprijs is omzet.

 

Het is vrij moeilijk zonder procesflow en functionaliteit van de "systemen" aan te geven waar het efficiënter kan.

 

 

Vriendelijke groet,