Email met enige regelmaat op blacklist

[Basto]

Al jaren heb ik het onderhoud/beheer van mijn website bij een partij ondergebracht. Deze partij regelt ook mijn email.

In de begin jaren ging dit goed maar de laatste 2~3 jaar heb ik met enige regelmaat dat (een deel van) mijn email niet aankomt omdat ik dan op een blacklist sta. In het begin was dit 1x per jaar, inmiddels ongeveer elke 2 tot 3 maanden. Dit lijkt me toch niet normaal? De collega ondernemers die ik heb gesproken, hebben hier in ieder geval geen last van.

 

De beheerder heeft al van alles geprobeerd maar lijkt er toch niet helemaal in te slagen om dit permanent de koop in te drukken. De mail loopt nu via mailchannels. Als alternatief wordt mij gezegd dat ik dan beter via office 365 of google suite kan gaan mailen.

Zelf ben ik daar niet zo'n voorstander van. Enerzijds door de kosten en anderzijds omdat alle mail dan in de cloud staat.

 

Wat is er te doen aan dit fenomeen?

 

 

[mmint]

Hoe reageert je leverancier wanneer je daar over klaagt? Lossen zij het probleem op of moet je het zelf doen? Wellicht is de enige actie dat je leverancier vervolgens een de-listing aanvraagt, maar is het probleem niet structureel verholpen en blijft de oorzaak ervan aanwezig. Wellicht weet je leverancier niet eens hoe hij het structureel kan oplossen. Hierbij wat mogelijke tips:

 

Mij overkomt dit ook wel eens. Elke keer controleerde ik m'n server om te zien of deze niet geïnfecteerd was met een virus of andere malware, maar dit was nooit het geval.

 

Niet lang geleden kreeg ik een vermoeden van een mogelijke oorzaak.

Ik maak veel gebruikt van catch-all forwarders waarmee ik mail aan bepaalde domeinen doorstuur naar m'n Gmail account, vooral omdat Gmail een goedwerkend spamfilter heeft. Pas geleden zag ik dat geweigerde mail wordt teruggezonden naar de afzender, met een foutmelding. Toen ik de melding wat nader bekeek bedacht ik dat mijn server (die de mail ongezien doorstuurde) hierdoor wel eens gezien zou kunnen worden als een spam-server. Ik heb nu op de server Spam Assasin aangezet, in de hoop dat malafide bijlagen eruit gefilterd worden.

 

Gebruik jij ook forwarders? Wellicht ligt daar de oorzaak.

 

Een andere mogelijke oorzaak waar ik tegenaan ben gelopen heeft niet direct met black-listen te maken, maar met verscherpte controles door de ontvangende partijen zoals Microsoft of Google. Mail kwam niet aan of werd geweigerd omdat het mogelijk spam zou zijn. Dat was het uiteindelijk niet en om een lang verhaal kort te houden: met een combinatie van SPF/DKIM/dMarc kon ik ook dat probleem oplossen.

[Basto]

Tot op heden lossen zij het probleem op. Daar hoor ik ze inderdaad wel over dat ze een verzoek tot het verwijderen van een lijst indienen. Dat dit niet de oplossing is, blijkt inmiddels wel.

 

Ik gebruik geen forwarders, niet die ik zelf heb aangemaakt tenminste. Ik weet niet of de beheerder hier eventueel wat mee doet.

 

Je laatste deel is voor mij net Chinees, helaas zegt mij dat helemaal niets.

[Hans van den Bergh]

Herkenbaar probleem, mij is indertijd geadviseerd Hitman Pro (geen promo of aandelen ;)) te installeren, dat tot op heden goed lijkt te werken. Jouw beheerder kan de blacklists benaderen voor verwijdering, daar gaat enige tijd overheen en dan is alles opgelost.

[Basto]

Hans, hitman ken ik (vaag) en dat lijkt mij alleen te werken als jij ook daadwerkelijk de veroorzaker van het probleem bent?

In mijn geval was de oorzaak voor 99% zeker dat er een spammer op dezelfde server zat als ik. Nu loopt mijn mail via mailchannels (wat dat ook mag zijn) en ik heb geen idee of Hitman hier dan een verbetering in gaat geven.

[Hans van den Bergh]

Zit effe communicatie mijn beheerder terug te lezen, bij mij ging het om malware wat met Hitman is opgeruimd en waar nu periodiek op wordt gescand. Heb je jouw IP-adressen met whatsmyip gecheckt?

[Picture It]

Op een blacklist komt vaak door malware op een website dat spam mails verstuurd. Indien je op een shared hosting zit hoeft dit probleem niet van jouw te komen, maar kan ook van een andere site op die server komen.

 

Meestal scant een hosting zelf of die op een blacklist staat en wordt dit het snel opgelost wanneer dit het geval is. Het regelmatig terug keren van het probleem en het feit dat je mails regelmatig niet aankomen kan je doen afvragen of de kwaliteit van je hosting wel zo goed is. Dit probleem kan, behalve door slecht beveiligde / verouderde websites op de server, ook door een slechte (virus) beveiliging en blacklist monitoring komen.

 

MailChannels is een maillevering service. Je mails lopen dan niet meer via de IP van je server die mogelijk op een blacklist staat.

 

Je kunt zelf ook een eventuele blacklisting in de gaten houden en je hosting tijdig waarschuwen wanneer je op een blacklist komt. Ik gebruik daar de volgende tool voor:

 

https://hetrixtools.com

 

Werkt goed en is gratis mits je maandelijks even inlogt om je account actief te houden.

 

Verder kan het zijn dat mails om andere redenen worden aangezien voor SPAM. Je kunt je mails testen op de volgende site:

 

https://www.mail-tester.com/

 

Je kunt dan goed analyseren waarom je mails als spam kunnen worden aangezien.

 

[DaMedia]

Er zijn hosters die een reselleraccount bomvol zetten met websites/mail. De kans dat er heel veel mail wordt verstuurd vanaf dat ene IP-adres is dan heel groot waardoor je eerder op een blacklist komt. Kans is groot dat het niet aan jouw website of mail ligt maar aan andere.

Je website verhuizen, of alleen je mail, kan een oplossing zijn.

[Jason2017]

Op een shared hosting account kan het zijn dat iemand anders loopt te spammen en daardoor ervoor zorgt dat de hele server blacklisted is. Verder:

 

https://sendgrid.com/blog/10-tips-to-keep-email-out-of-the-spam-folder/

 

That worked for me.

[StevenK]

Het is allereerst de vraag *wat* er op de blacklist komt. Is dat de server van je hostingprovider of is het *jouw* domein. Het eerste kun je heel weinig aan doen, behalve je email niet via de server van je hostingprovider versturen, voor het tweede zijn zaken als SPF en DKIM onderdeel van de oplossing.

 

[mmint]

In mijn geval was de oorzaak voor 99% zeker dat er een spammer op dezelfde server zat als ik. Nu loopt mijn mail via mailchannels (wat dat ook mag zijn) en ik heb geen idee of Hitman hier dan een verbetering in gaat geven.

Wanneer je op een gedeelde server zit, dan heb je totaal geen invloed op de andere gebruikers en je provider slechts in beperkte mate. Wil je een structurele opmerking, begin dan met je hosting over te (laten) zetten naar een VPS. Je hebt dan in ieder geval een eigen ip-nummer en je bent veel minder afhankelijk van het gedrag van andere gebruikers op dezelfde fysieke server.

Kost misschien een paar euro meer, maar daarvoor ben je minder afhankelijk van andermans ongein.

[Basto]

@Hans, dat heb ik zojuist gedaan maar echt wijzer wordt ik er niet van. Ik krijg wat informatie over het IP nummer van mijn bedrijfsadres. Dit is echter een ander IP nummer dan die van mijn mail, geen idee welk IP daar bij hoort.

 

@Dennis, dank voor de uitgebreide toelichting. Ik zit inderdaad op een shared hosting en heb destijds ook gevraagd of er mogelijk iets mis was met mijn website. Dit was niet het geval, ik neem dus aan dat het door een andere website kwam.

 

Door de mailchannels mail ik dus eigenlijk vanaf een ander IP dan het IP van mijn website? Ik neem aan dat zo'n IP van mailchannels ook ge-blacklist kan worden? Ook nu het via mailchannels verloopt heb ik nog problemen.

 

Beide links ga ik bekijken, bedankt.

 

@DaMedia, mijn mail en website zijn als het goed is als gescheiden door het gebruik van mailchannels. Mijn website is in het verleden (volgens zeggen) al 2 of 3x verhuisd.

 

@Jason, ook bedankt voor de tips. Het merendeel van de tips lijkt gericht op email campagnes/nieuwsbrieven. Ik mail alleen het normale zakelijk mail en stuur geen email naar grote adres lijsten.

 

@Steven, in het verleden was dat de server van de hoster. Nu krijg ik een melding van mailchannels dat de ontvangende partij "refused to talk to me" Ik neem dus aan dat ook in dit geval de hoster van mailchannels wordt geweigerd.

 

@Mmint, die optie heb ik ook opgevraagd bij de hoster. Een paar euro meer had ik geen probleem gevonden. De exacte bedragen weet ik niet meer maar volgens mij ging het van €20 per maand naar €120 per maand. Dat lijkt me toch wat gortig.

 

 

[Gelderblom Internet Solutions]

Eerst even heel basaal; Je komt op zo'n lijst, omdat je IP adres gemarkeerd is. Door de negatieve historie, kom je daar ook niet meer snel vanaf tenzij je het IP adres zeer langdurig schoon houd. SPF/DKIM/Dmarc zijn goede technieken om dit voor elkaar te krijgen, maar het dilemma is dat iedereen hetzelfde IP adres zo moet inrichten. Om het nog lastiger te maken. Microsoft en Google kijken niet alleen naar het IP adres, maar naar de volledige range en het gedrag daarbinnen. IP ranges worden beheerd door providers, en hoe nauwkeuriger een provider zelf de problemen oplost, hoe schoner de range blijft. Dit is voor jouw leverancier denk ik een onmogelijke taak, waardoor ze uit paniek Office365 / Google Apps voorstellen. Dit lijkt mij ook niet de juiste oplossing, deze diensten zijn mooi, maar niet bedoeld hiervoor.

 

De definitieve oplossing zit - vrees ik - wel bij een derde partij. Een leverancier van puur e-mail diensten, die ervoor zorgt dat de range volledig schoon blijft en iedereen zich gedraagd conform DKIM/Dmarc/. Dit kan gratis tot relatief goedkoop, afhankelijk van hoeveel mails per maand er verstuurd worden. Om hoeveel mails per maand praten we dan?

[Basto]

Het aantal inkomende en uitgaande emails zal iets van 150 per maand zijn. In totaal dus zo'n 300.

 

Een derde partij vind ik niet zo'n probleem. Ik heb er alleen niet zo'n goed gevoel bij als mijn mail via google loopt.

[Gelderblom Internet Solutions]

Het is vooral even wat werk om je DNS goed in te stellen (configuratie van jouw domeinnaam).

 

Wat je nodig hebt is een 'doorgeef luik'. Een partij die als hoofddoel heeft, om jouw mails zo goed mogelijk af te leveren. Ze slaan daarbij geen mails op, wel statistieken die tot doel hebben om te achterhalen waar het mis gaat, mochten mails toch niet correct aankomen.

 

Ik gebruik zelf de API van Sparkpost: https://www.sparkpost.com/

Tot 100.000 mails per maand is deze dienst gratis (voor hoelang is natuurlijk nooit te zeggen). Daarna betaal je acceptabele bedragen per x mails.

 

Er is nog een betaalde 'dichter bij huis' oplossing, maar daarvoor heb ik wat meer details nodig over wat er precies draait qua technieken voor je website en of deze verhuisbaar is (en in hoeverre je vast zit aan jouw leverancier).

 

Wellicht zijn mijn oplossingen, wat over-kill en vooral bedoeld voor hele grote hoeveelheden mails p/m, maar ook kleine hoeveelheden mails kunnen van grote waarde zijn.

[Picture It]

Door de mailchannels mail ik dus eigenlijk vanaf een ander IP dan het IP van mijn website? Ik neem aan dat zo'n IP van mailchannels ook ge-blacklist kan worden? Ook nu het via mailchannels verloopt heb ik nog problemen.

 

Bij nader inzien weet ik niet zo zeker of MailChannel een eigen IP gebruikt. Lijkt het me meer op een systeem die spammers identificeert binnen het netwerk ( server). Volgens mij meer een tool die je hosting gebruikt om spammers te vinden en tegen te houden. Misschien heeft iemand anders daar meer ervaring mee.

 

Met mailtester kun je goed zien waar de problemen zich op dat moment bevinden. Ook als je op een blacklist staat.

 

 

 

[StevenK]

@Steven, in het verleden was dat de server van de hoster. Nu krijg ik een melding van mailchannels dat de ontvangende partij "refused to talk to me" Ik neem dus aan dat ook in dit geval de hoster van mailchannels wordt geweigerd.

Als je dan eens gebruik gaat maken van de mailserver van je internetprovider ipv je hoster om je mail te versturen? Of gebruik je een webmailoplossing van je hoster?

[Gelderblom Internet Solutions]

@Steven, in het verleden was dat de server van de hoster. Nu krijg ik een melding van mailchannels dat de ontvangende partij "refused to talk to me" Ik neem dus aan dat ook in dit geval de hoster van mailchannels wordt geweigerd.

Als je dan eens gebruik gaat maken van de mailserver van je internetprovider ipv je hoster om je mail te versturen? Of gebruik je een webmailoplossing van je hoster?

 

Dit is alleen een optie, als je ook gebruik maakt van het e-mailadres van de internetprovider (bijv. ...@kpn.nl). Anders maak je het probleem alleen maar erger.

[Gelderblom Internet Solutions]

Door de mailchannels mail ik dus eigenlijk vanaf een ander IP dan het IP van mijn website? Ik neem aan dat zo'n IP van mailchannels ook ge-blacklist kan worden? Ook nu het via mailchannels verloopt heb ik nog problemen.

 

Bij nader inzien weet ik niet zo zeker of MailChannel een eigen IP gebruikt. Lijkt het me meer op een systeem die spammers identificeert binnen het netwerk ( server). Volgens mij meer een tool die je hosting gebruikt om spammers te vinden en tegen te houden. Misschien heeft iemand anders daar meer ervaring mee.

 

Met mailtester kun je goed zien waar de problemen zich op dat moment bevinden. Ook als je op een blacklist staat.

 

Al het uitgaande verkeer, heeft een publie IP adres, die geblokkeerd kan worden. De MailChannel dus ook. In principe is MailChannel een gespecialiseerde dienst, die dus meer filtering en kennis in huis heeft om problemen voor te zijn.

 

Met mailtester kun je reactief kijken waar het mis gaat, je hebt Dmarc nodig om pro-actief meldingen te krijgen, wanneer het mis dreigt te gaan.

 

Het is een complexe kwestie, die continue zorgen geeft, daarom heb ik dit gedeelte uiteindelijk 'uitbesteed' aan Sparkpost voor opdrachtgevers die een hoge garantie van aflevering wensen.

[DaMedia]

@Steven, in het verleden was dat de server van de hoster. Nu krijg ik een melding van mailchannels dat de ontvangende partij "refused to talk to me" Ik neem dus aan dat ook in dit geval de hoster van mailchannels wordt geweigerd.

Als je dan eens gebruik gaat maken van de mailserver van je internetprovider ipv je hoster om je mail te versturen? Of gebruik je een webmailoplossing van je hoster?

 

Dit is alleen een optie, als je ook gebruik maakt van het e-mailadres van de internetprovider (bijv. ...@kpn.nl). Anders maak je het probleem alleen maar erger.

Dat klopt niet, als je als uitgaande mail de smtp van je internetprovider invult gaat de uitgaande mail buiten je eigen server om. Je hoeft dus geen gebruik te maken van een e-mailadres van de internetprovider en kan gewoon je eigen mailadres gebruiken. Alleen smtp aanpassen naar bv smtp.kpn.nl.

[Gelderblom Internet Solutions]

@Steven, in het verleden was dat de server van de hoster. Nu krijg ik een melding van mailchannels dat de ontvangende partij "refused to talk to me" Ik neem dus aan dat ook in dit geval de hoster van mailchannels wordt geweigerd.

Als je dan eens gebruik gaat maken van de mailserver van je internetprovider ipv je hoster om je mail te versturen? Of gebruik je een webmailoplossing van je hoster?

 

Dit is alleen een optie, als je ook gebruik maakt van het e-mailadres van de internetprovider (bijv. ...@kpn.nl). Anders maak je het probleem alleen maar erger.

Dat klopt niet, als je als uitgaande mail de smtp van je internetprovider invult gaat de uitgaande mail buiten je eigen server om. Je hoeft dus geen gebruik te maken van een e-mailadres van de internetprovider en kan gewoon je eigen mailadres gebruiken. Alleen smtp aanpassen naar bv smtp.kpn.nl.

 

Het zal zeker werken, maar we proberen hier een oplossing te vinden voor het niet afgeleverd krijgen van mail. Dit probleem vererger je alleen maar, door gebruik te maken van de mail servers van je provider. SPF valt dan nog wel in te stellen voor sommige internet providers, maar DKIM en Dmarc gaat je niet lukken.

[DaMedia]

Volgens mij lost dit het probleem op, want je maakt geen gebruik meer van je eigen mailserver en bijbehorend IP-adres dat op de blacklist staat. Zolang de internetprovider niet op de blacklist komt zal het goed werken.

[Basto]

Steven, dan kom ik volgens mij automatisch uit op een ...@provider email adres en dat wil ik niet. Voor een bedrijf vind ik dat nogal knullig staan/ Of er moeten nog andere mogelijkheden bestaan?

 

Ah, Gelderblom geeft aan dat dit ook niet echt een optie is. Via mailtester.com heb ik mijn mail adres gecontroleerd maar die geeft niet zo heel veel bruikbare data (of kijk ik bij de verkeerde tool?).

 

Als ik het goed begrijp en mijn uitgaande mailserver instel op die van mijn provider, dan zien email ontvangers daar verder niets van? Zij ontvangen de emails dan nog steeds uit naam van info@bedrijf.nl?

 

 

 

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Als ik het goed begrijp en mijn uitgaande mailserver instel op die van mijn provider, dan zien email ontvangers daar verder niets van? Zij ontvangen de emails dan nog steeds uit naam van info@bedrijf.nl?

Op zich wel, alleen zullen niet alle providers het toestaan emails namens een ander domein dan die van hen te versturen.

[dArgent]

En natuurlijk ten overvloede..

(en tussen haakjes)

maar kan het toch niet laten te vermelden..

Gebruik geen "spammy" woorden in je emails

 

[Norbert Bakker]

Gebruik geen "spammy" woorden in je emails

 

When your sarcasm is so advanced that people actually think you're stupid ;D