Annuleren opdracht na bevestiging en start productie

[svenh]

Vandaag ben ik flink op mijn muil gegaan met een opdracht.

 

Ik verkeerde in de vooronderstelling dat ik de opdracht had en de (potentiële) klant dacht blijkbaar dat die opdracht nog niet gegeven was en dat ik nog steeds in offertestadium bezig was.

 

Ik heb de order per email bevestigd (zonder leveringsvoorwaarden), de klant (een van de grootste cosmeticabedrijven) heeft nog geen opdrachtformulier afgegeven en denkt waarschijnlijk dat er daarom nog geen opdracht is.

 

Ik heb voor deze klus overuren gemaakt om de klus te kunnen gaan leveren, de noodzakelijke levertijd was minder dan normaal voor een klus die ongeveer 10 keer zo groot was als gemiddeld en het zou de grootste klus voor deze business zijn sinds de start 5 jaar geleden.

 

Ik heb materiaal ingekocht en was al met productie begonnen en heb nu een stapel liggen waar ik naar verwachting twee jaar mee kan doen.

Ik heb ontwikkelwerk gedaan om deze speciale bestelling te produceren, alles bij elkaar een uur of vier.

 

Verder ging een weekendje weg niet door.

 

Ik heb het idee dat het niet veel zin heeft hier achteraan te gaan zitten, valt er iets te winnen door een eenpitter, tegen een multinational?

 

Ik heb door de hele procedure steeds gehamerd op dat ik snel aan de slag moest en de opdrachtgever ging daar min of meer steeds in mee.

 

Ik realiseer me dat ik werk moet maken van mijn leveringsvoorwaarden maar had dit hier iets uitgemaakt?

Ik had ze dan met mijn offerte meegestuurd of er naar gelinkt maar zelfs als er in had gestaan dat ik inkoopvoorwaarden alleen aanvaard als dit specifiek heb bevestigd dan hadden ze het waarschijnlijk niet gelezen in alle drukte.

 

Hoe kan ik hier de volgende keer beter mee omgaan?

Ik kan nu alleen bedenken dat ik gewoon geen poot had moeten uitsteken tot ik de inkooporder had ontvangen maar dan had ik de klus sowieso niet kunnen doen....

 

[Norbert Bakker]

Ik realiseer me dat ik werk moet maken van mijn leveringsvoorwaarden maar had dit hier iets uitgemaakt?

 

Nee. Je moet ook niet werk maken van je voorwaarden maar van je hele "contracting": hoe komt een overeenkomst tot stand waarbij aanbod en aanvaarding daarvan duidelijk zijn? Voorwaarden zijn daar ook een onderdeel van maar voor jou nu niet het meest belangrijke: zorg eerst eens dat jou en de klant duidelijk is wanneer er een overeenkomst is: laat bijvoorbeeld een overeenkomst tekenen, of laat de aanvaarding uitdrukkelijk schriftelijk (oa per mail) bevestigen door de opdrachtnemer.

 

En bij een opdracht voor een grote farmaceut zijn de van toepassing zijnde voorwaarden toch 9 van de 10 keer niet jouw leveringsvoorwaarden, maar de inkoopvoorwaarden van de opdrachtnemer. Onderdeel van de contracting is dan bijvoorbeeld het beoordelen daarvan en het afstemmen met jouw opdracht / de scherpe kantjes er af halen.

 

[Ron van der Kolk]

Ik verkeerde in de vooronderstelling dat ik de opdracht had en de (potentiële) klant dacht blijkbaar dat die opdracht nog niet gegeven was en dat ik nog steeds in offertestadium bezig was.

 

Ik heb de order per email bevestigd (zonder leveringsvoorwaarden), de klant (een van de grootste cosmeticabedrijven) heeft nog geen opdrachtformulier afgegeven en denkt waarschijnlijk dat er daarom nog geen opdracht is.

Na het lezen van dit verhaal is mij ook niet duidelijk of er nu een opdracht verstrekt is of niet (cq. een overeenkomst tot stand gekomen, zoals Norbert opmerkt).

 

[Highio]

Sven, dring bij jouw contactpersoon of -afdeling aan op een afspraak later deze week en probeer er samen uit te komen! Al is het maar voor een kleinere startoplage met vergoeding van jouw ontwikkelwerk.

 

Een vooronderonderstelling of een veronderstelling zijn beide geen reden om tot produceren van maatwerk over te gaan. Ik begrijp dat jouw halffabrikaten gelukkig niet waardeloos zijn, maar dat je nu vervelend genoeg met overvoorraad zit.

 

Kun je deze als (deel)oplossing prominent tussen de standaardbakken presenteren voor een versnelde verkoop?

 

Groet,

 

Highio

 

[RiVe]

 

 

Ik heb de order per email bevestigd (zonder leveringsvoorwaarden), de klant (een van de grootste cosmeticabedrijven) heeft nog geen opdrachtformulier afgegeven en denkt waarschijnlijk dat er daarom nog geen opdracht is.

 

Ik heb voor deze klus overuren gemaakt om de klus te kunnen gaan leveren, de noodzakelijke levertijd was minder dan normaal voor een klus die ongeveer 10 keer zo groot was als gemiddeld en het zou de grootste klus voor deze business zijn sinds de start 5 jaar geleden.

 

Hoe kan ik hier de volgende keer beter mee omgaan?

Ik kan nu alleen bedenken dat ik gewoon geen poot had moeten uitsteken tot ik de inkooporder had ontvangen maar dan had ik de klus sowieso niet kunnen doen....

 

 

Misschien herken je jezelf hierin :)

 

[svenh]

Dank voor de reacties mannen!

 

 

Na het lezen van dit verhaal is mij ook niet duidelijk of er nu een opdracht verstrekt is of niet (cq. een overeenkomst tot stand gekomen, zoals Norbert opmerkt).

 

 

Afgaande op de informatie die ik van mijn contactpersoon kreeg had ik de opdracht.

In mijn herinnering ging dat ongeveer zo : "Dat is accoord", waarna ik de bevestiging heb gestuurd met daarin iets als "Hartelijk dank voor je bestelling" of "- opdracht" en een omschrijving van wat ik ging leveren en wat ik nog aangeleverd moest krijgen.

Dat aanleveren moest die dag ingezet worden en de volgende dag had ik het in huis.

 

Dit is zoals het normaal gesproken bij mijn opdrachten gaat.

 

Er is wel af en toe wat jargon op me los gelaten waarin waarschijnlijk werd bedoeld dat er eerst een "opdrachtbon" moest zijn maar dat heb ik niet begrepen omdat er niet met algemene woorden werd verteld wat de betekenis was.

 

Mijn contactpersoon was ook niet de meest door de wol geverfde persoon maar ook weer niet op een heel ongebruikelijk laag nivo.

 

@Highio

 

Ze hebben al een andere leverancier gevonden die het voor minder doet ("There is allways someone who is willing to do it cheaper") en het nog op tijd denkt te kunnen leveren. (de 16e)

 

Misschien dat er nog iets te doen is aan netjes afronden, daar was ik al van plan een voorstel voor te doen.

 

Grote olifanten zijn idd een force of nature.

Als het stormt, niet uitvaren of je zeilvoering aanpassen.

 

Ik was denk ik eerst uitgevaren om daarna mijn zeilvoering aan te passen.

 

Zoiets zal best nog wel een keer voorkomen, maar ik hoop niet zo heftig.

 

[Highio]

"Hartelijk dank voor je bestelling" of "- opdracht" en een omschrijving van wat ik ging leveren en wat ik nog aangeleverd moest krijgen.

 

voortaan vervangen door (als je al zo meegaand wilt zijn)

 

"Hartelijk bedankt voor uw mondelinge/mail accoord. Eveneens met uw nadrukkelijke instemming en kennisname van uw beslissingsbevoegdheid gaan wij gezien het spoedkarakter van uw opdracht in afwachting van uw formele inkoopopdracht definitief voorbereidingen inzetten voor..." o.i.d.

 

Dan kun je uit eigen ervaring (opstart)kosten prima factureren. Kwestie van probleem of risico verleggen.

 

Als jou artwork of andere aanvullende informatie aangeleverd wordt, mag je er van mij praktisch genomen van uitgaan dat je de opdracht impliciet hebt. Neem daarbij als tip geen risico's die je als ondernemer uberhaupt niet dragen kunt.

 

Laten we een keer afspreken, want ik heb ook te maken met HR en inkoopafdelingen en maatwerkproductie. Voor strikt het juridische deel kun je beter op andere leden vertrouwen, praktisch gezien kunnen we vast wat van elkaar leren.

 

Groet,

 

Highio

 

[svenh]

"Hartelijk bedankt voor uw mondelinge/mail accoord. Eveneens met uw nadrukkelijke instemming en kennisname van uw beslissingsbevoegdheid gaan wij gezien het spoedkarakter van uw opdracht in afwachting van uw formele inkoopopdracht definitief voorbereidingen inzetten voor..." o.i.d.

 

Dat is een prima stukje tekst, daar heb ik wat aan, dank!

[UwJurist]

Het 'klinkt' niet goed, afgaande op de beknopte informatie, maar zonder de relevante (mail)correspondentie en eventuele bijlagen te kunnen inzien (geanonimiseerd), valt er weinig definitiefs te zegen over het wel/niet tot stand gekomen zijn van een overeenkomst.

 

Verder denk ook ik dat het hele proces van de totstandkoming van de overeenkomst, dus van aanbod en aanvaarding vast verbeter kan worden.

 

Let op: in geval van bepaalde grote klanten is bij de offerte meesturen van de voorwaarden niet nodig (kort samengevat gaat het om rechtspersonen die ten tijde van het sluiten van de overeenkomst laatstelijk hun jaarrekening openbaar hebben gemaakt of waar op dat tijdstip 50 of meer personen werkzaam zijn). Zie artikel 6:235 Burgerlijk Wetboek.

 

[Mathias@evelo]

Goed onthouden:

 

Bij grote bedrijven: Geen PO nummer = geen opdracht.

 

Die mensen kunnen er ook niets aan doen. Als het juiste nummer niet op de factuur staat dan kunnen ze die niet betalen, ook niet met de naam van jouw contactpersoon er op.

[RiVe]

wat ik nog aangeleverd moest krijgen.

Dat aanleveren moest die dag ingezet worden en de volgende dag had ik het in huis.

 

 

 

 

Ik weet niet hoe groot de schade is die je hebt, je hebt nu voor 2 jaar materiaal in huis en wat extra uren gedraaid, als je van hun een toelevering hebt gehad om de producten te kunnen leveren, bv met hun naam of logo, mag je dat toch beschouwen als een orderbevestiging.

 

Wat houdt je tegen om die extra kosten in een gesprek naar voren te brengen?

 

[StevenK]

Laat de complete correspondentie door een advocaat of jurist bekijken om te beoordelen of er nu wel niet een overeenkomst is. Want als jij zegt ‘bedankt voor de opdracht’ en zij sturen daarna nog gegevens / materialen die jij nodig hebt voor de uitvoering van de opdracht dan denk ik dat er toch sprake is van een overeenkomst en anders van een in een dusdanig laat stadium afgebroken onderhandeling dat ze schadeplichtig zijn.

[wimj]

Goed onthouden:

 

Bij grote bedrijven: Geen PO nummer = geen opdracht.

 

Is dat correct? Als je een bericht krijgt dat de offerte accoord is, lijkt het me niet dat ze later kunnen zeggen dat het niet accoord is omdat er geen PO is.

Dat je zonder PO lastig iets kan bereiken is een ander verhaal.

[John B]

Bij grote bedrijven: Geen PO nummer = geen opdracht.

Is dat correct? Als je een bericht krijgt dat de offerte accoord is, lijkt het me niet dat ze later kunnen zeggen dat het niet accoord is omdat er geen PO is.

Hangt ervan af. Soms geeft de contactpersoon alleen akkoord op de (technische) inhoud van de offerte, gaat het geheel daarna langs een aantal beslissingsbevoegden voor een handtekening en wordt dan de PO afgegeven.

 

[Norbert Bakker]

Voor de niet-techneuten: PO staat voor Project Overeenkomst of Opdracht edit: of Purchase Order ;)

 

(Maak HL leesbaarder: gebruik geen vakspecifieke afkortingen of licht ze toe)

 

[4711]

In Angelsaksische bedrijven noemen zij het meestal "Purchase Order" (een PO dus) naar mijn weten, maar dat komt op hetzelfde neer.

[Norbert Bakker]

In Angelsaksische bedrijven noemen zij het meestal "Purchase Order" (een PO dus) naar mijn weten, maar dat komt op hetzelfde neer.

 

Ah, zo zie je maar weer hoe handig het is om geen jargon en afkortingen te gebruiken zonder toelichting... al was het maar omdat het in de ene sector soms iets anders betekent.

(Bij P.O. denk ik bijvoorbeeld aan “Persoonlijke Ongevallen”, een specifiek gezondheidsrisico)

 

[svenh]

Met een iets helderder hoofd heb ik de mailwisseling nog eens uitgeplozen.

 

ik schreef:

-----

"Beste ...

 

Met dank voor je bestelling ontvang je bij deze de bevestiging van de opdracht zoals we die besproken hebben.

 

---Omschrijving opdracht met vermelde leverprijs en levertijd---"

 

Daar kreeg ik deze reactie op:

 

"Dank voor onderstaande informatie.

Ik ga alles intern doorzetten en de 3 flacons vandaag nog naar onderstaand adres toesturen.

 

Wil even dubbelchecken of dit de prijs is voor de ... maar dan in zwart."

----

Daar is het gedonder een beetje begonnen.

 

Wat ik aangeboden had was een ander model dan contactpersoon dacht dat ze had gevraagd.

Voor iets anders was geen tijd meer, en was er ook niet geweest als het wel meteen duidelijk was dat het haar om een ander model ging.

 

Ik heb haar meerdere keren gezegd dat ik door moest om de gewenste leverdatum te kunnen halen.

 

En qua PO nummer (die term was nieuw voor mij), ik heb ook al eens gehad dat de opdrachtgever zelf de boel bestelde vooruitlopend op de officiele opdracht en dat ook zo vertelde te moeten doen vanwege de ook toen korte levertijd.

 

Het lijkt me dat dat niet zo ongebruikelijk is.

 

Ik heb een en ander even in een nette mail gegoten en gevraagd of ze me het werk dat enkel en alleen aan hun opdracht toe te schrijven was willen betalen.

 

Verder ga ik er geen energie meer in steken.

 

 

Fijn om over dit geheel met jullie van gedachten te kunnen wisselen, dat helpt met het verwerkingsproces ;)

[UwJurist]

Als er uit de correspondentie en stukken blijkt dat er feitelijk opdracht is gegeven/order geplaatst (door een tekenbevoegde), is het invullen en tekenen van een bepaald formulier (bon, opdracht, overeenkomst, P.O.) slechts een formaliteit.

De opdrachtgever kan zich daar dan niet op beroepen.

 

Hier is blijkbaar nog niet feitelijk een bestelling geplaatst, gezien bovenstaande aanvulling door vraagsteller. Pijnlijk.

 

[Lucien Ridderbroek]

Laat de complete correspondentie door een advocaat of jurist bekijken om te beoordelen of er nu wel niet een overeenkomst is. Want als jij zegt ‘bedankt voor de opdracht’ en zij sturen daarna nog gegevens / materialen die jij nodig hebt voor de uitvoering van de opdracht dan denk ik dat er toch sprake is van een overeenkomst en anders van een in een dusdanig laat stadium afgebroken onderhandeling dat ze schadeplichtig zijn.

 

Juist.

 

Daarnaast dient jouw contactpersoon ook in te staan voor het bestaan en de omvang van zijn volmacht. Dus lastig dat er nog geen PO is, maar dat is zeker niet altijd doorslaggevend.

[Ward van der Put]

Maak HL leesbaarder […]

define:HL ;D

[Norbert Bakker]

define:HL ;D

_sig(RT)

 

(de standaard uitvlucht na iedere blooper: was het een omissie, of geavanceerd sarcasme? ;D)

[Ritzema]

Je hebt altijd met name van grotere bedrijven een inkoopformulier nodig. Op deze wijze is er aan een opdracht een referentie toegevoegd en krijg je uiteindelijk ook de factuur betaalt.

[kuifje]

Bij grote bedrijven: Geen PO nummer = geen opdracht.

Is dat correct? Als je een bericht krijgt dat de offerte accoord is, lijkt het me niet dat ze later kunnen zeggen dat het niet accoord is omdat er geen PO is.

Hangt ervan af. Soms geeft de contactpersoon alleen akkoord op de (technische) inhoud van de offerte, gaat het geheel daarna langs een aantal beslissingsbevoegden voor een handtekening en wordt dan de PO afgegeven.

 

 

Wel, hangt er inderdaad van af. Hoe moet jij als leverancier weten dat dat hun interne werkwijze is? Daar heb jij niets mee te maken.

 

Afhankelijk van of je in de toekomst nog opdrachten denkt te ontvangen, is er misschien best wel reden om het hoog te spelen. Je contactpersoon krijgt dan misschien wel problemen, intern, maar afgaande op jouw verhaal is die ook niet 100% lekker bezig geweest.

 

Maar zoals elders al aangegeven: ga met het hele verhaal bij een jurist langs, en besluit dan.

[Highio]

Svenh lijkt al besloten te hebben:

 

Ik heb een en ander even in een nette mail gegoten en gevraagd of ze me het werk dat enkel en alleen aan hun opdracht toe te schrijven was willen betalen.

 

Verder ga ik er geen energie meer in steken.

 

Groet,

 

Highio

 

[Bigdeal]

Wat mij verbaasd is,(achteraf gelul) als het zo'n spoedklus voor het grote bedrijf is. Waarom ging alles via de email? Je moest steeds wachten op een reactie, met een telefoon gesprek kon je veel duidelijker zijn en een verbaal akkoord sluiten.