Annuleren opdracht na bevestiging en start productie

[svenh]

Vandaag ben ik flink op mijn muil gegaan met een opdracht.

 

Ik verkeerde in de vooronderstelling dat ik de opdracht had en de (potentiële) klant dacht blijkbaar dat die opdracht nog niet gegeven was en dat ik nog steeds in offertestadium bezig was.

 

Ik heb de order per email bevestigd (zonder leveringsvoorwaarden), de klant (een van de grootste cosmeticabedrijven) heeft nog geen opdrachtformulier afgegeven en denkt waarschijnlijk dat er daarom nog geen opdracht is.

 

Ik heb voor deze klus overuren gemaakt om de klus te kunnen gaan leveren, de noodzakelijke levertijd was minder dan normaal voor een klus die ongeveer 10 keer zo groot was als gemiddeld en het zou de grootste klus voor deze business zijn sinds de start 5 jaar geleden.

 

Ik heb materiaal ingekocht en was al met productie begonnen en heb nu een stapel liggen waar ik naar verwachting twee jaar mee kan doen.

Ik heb ontwikkelwerk gedaan om deze speciale bestelling te produceren, alles bij elkaar een uur of vier.

 

Verder ging een weekendje weg niet door.

 

Ik heb het idee dat het niet veel zin heeft hier achteraan te gaan zitten, valt er iets te winnen door een eenpitter, tegen een multinational?

 

Ik heb door de hele procedure steeds gehamerd op dat ik snel aan de slag moest en de opdrachtgever ging daar min of meer steeds in mee.

 

Ik realiseer me dat ik werk moet maken van mijn leveringsvoorwaarden maar had dit hier iets uitgemaakt?

Ik had ze dan met mijn offerte meegestuurd of er naar gelinkt maar zelfs als er in had gestaan dat ik inkoopvoorwaarden alleen aanvaard als dit specifiek heb bevestigd dan hadden ze het waarschijnlijk niet gelezen in alle drukte.

 

Hoe kan ik hier de volgende keer beter mee omgaan?

Ik kan nu alleen bedenken dat ik gewoon geen poot had moeten uitsteken tot ik de inkooporder had ontvangen maar dan had ik de klus sowieso niet kunnen doen....

 

[Norbert Bakker]

Wat mij verbaasd is,(achteraf gelul) als het zo'n spoedklus voor het grote bedrijf is. Waarom ging alles via de email? Je moest steeds wachten op een reactie, met een telefoon gesprek kon je veel duidelijker zijn en een verbaal akkoord sluiten.

Bij een groot bedrijf lijkt me een "verbaal akkoord" juist vragen om problemen. Zorg vooral in grote organisaties eerst voor de schriftelijke bevestiging voordat je kosten gaat maken (en de "purchase order") , want anders krijg je achteraf problemen met al dan niet bewust selectief geheugenverlies of interpretatieverschillen of dat iemand een toezegging deed waarvoor hij/zij eigenlijk niet bevoegd was.

 

Dat inzicht is niet nieuw: Verba volant, scripta manent ;)

 

[svenh]

Wat mij verbaasd is,(achteraf gelul) als het zo'n spoedklus voor het grote bedrijf is. Waarom ging alles via de email? Je moest steeds wachten op een reactie, met een telefoon gesprek kon je veel duidelijker zijn en een verbaal akkoord sluiten.

 

Er was naast de mailuitwisseling ook veel getelefoneer.

 

En wat ik nog niet vermeld had, ik had bij mijn eerste aanbod vermeld dat het tot 10 uur de volgende ochtend gold.

Toen ze begin van de middag nog niet hadden gereageerd heb ik mijn aanbod per mail en telefoon ingetrokken.

 

Toen bleek dat ze ze een kleinere hoeveelheid wilden gaan afnemen om binnen budget te blijven.

 

Daarna heb ik de bevestiging gemaild die ik eerder beschreef.

 

En idd, ik steek er (buiten dit draadje) geen energie meer in.

[Ritzema]

Bij grote bedrijven: Geen PO nummer = geen opdracht.

Is dat correct? Als je een bericht krijgt dat de offerte accoord is, lijkt het me niet dat ze later kunnen zeggen dat het niet accoord is omdat er geen PO is.

Hangt ervan af. Soms geeft de contactpersoon alleen akkoord op de (technische) inhoud van de offerte, gaat het geheel daarna langs een aantal beslissingsbevoegden voor een handtekening en wordt dan de PO afgegeven.

 

 

Wel, hangt er inderdaad van af. Hoe moet jij als leverancier weten dat dat hun interne werkwijze is? Daar heb jij niets mee te maken.

 

Afhankelijk van of je in de toekomst nog opdrachten denkt te ontvangen, is er misschien best wel reden om het hoog te spelen. Je contactpersoon krijgt dan misschien wel problemen, intern, maar afgaande op jouw verhaal is die ook niet 100% lekker bezig geweest.

 

Maar zoals elders al aangegeven: ga met het hele verhaal bij een jurist langs, en besluit dan.

 

Geen PO is geen opdracht. Dan staat het gewoon zwart op wit en niet afhankelijk van Pietje of Klaasje die achteraf niet meer helemaal precies weet of wil weten hoe de afspraak ook nog maar was.

[svenh]

 

Geen PO is geen opdracht. Dan staat het gewoon zwart op wit en niet afhankelijk van Pietje of Klaasje die achteraf niet meer helemaal precies weet of wil weten hoe de afspraak ook nog maar was.

 

In dit soort kwesties kan het op een komma aankomen.

Maar ik neem aan dat je hier bedoeld "Je kan het beste de volgende stelling hanteren:

Geen PO is geen opdracht. "

 

Want zoals je het in het citaat geformuleerd hebt doe je de suggestie dat je een feit weergeeft en dat is hier naar mijn mening juist niet het geval.

Zonder PO kan je wel degelijk een opdracht hebben en soms stuurt een klant daar zelf op aan, ook al wijkt dat af van de normale procedure bij die klant.

 

[RiVe]

 

Zonder PO kan je wel degelijk een opdracht hebben en soms stuurt een klant daar zelf op aan, ook al wijkt dat af van de normale procedure bij die klant.

 

 

Dat zie je heel goed Sven, het behoort bij de taak van de opdrachtgever om aan te geven dat er nog een officiële opdracht aan zit te komen, hoe moet je anders weten hoe een bestelprocedure werkt bij een bedrijf.

 

Dat is niet aan de grootte en omvang van een bedrijf te zien.

 

Ik heb het zelf ook meegemaakt, per mail een opdracht, na afloop van de werkzaamheden factureren, en dan de factuur terug krijgen, is niet het juiste factuuradres, staat geen nummer op.

 

Factuur nogmaals verzonden naar het juiste factuuradres, de mail uitgeprint en erbij gedaan, die is de opdracht, dit heb ik uitgevoerd en zet er maar een nummer op wat je erop wil zetten. Ik zie de betaling tegemoet.

 

In dat soort gevallen ben ik vaak vrij kortaf, dat is dan de kunst van het weglaten. En dan heeft een bedrijf gewoon de verplichting om te betalen.

 

En uiteraard ga je met grote orders wat anders om als met kleine orders, maar een schriftelijke opdracht is lastig om te ontkennen.

 

 

[UwJurist]

... Zonder PO kan je wel degelijk een opdracht hebben ...

Correct, zoals ik hierboven al aangaf (8-11 om 9 uur)

 

[Branko Collin]

Een PO is een uitdaging: zie je geld maar eens van ons te krijgen zonder dit papiertje.

 

Overigens, als er een overeenkomst is, ben jij verplicht te leveren. (Al zijn er uitzonderingen waar het om opdrachten met een bepaalde deadline gaat, dat weet ik even niet uit het hoofd.)