Onderhandelen en samenwerken met grote organisaties

[TwaBla]

Het is wel een apart topic waard: Onderhandelen en samenwerken met grote organisaties. Want bij instellingen speelt hetzelfde.

 

Eerste vraag is altijd: met wie praat je eigenlijk? Is dat een stagiair die een proefballon oplaat, een assistent (die hebben ook vaak de titel manager) die het terrein verkent of echt iemand met bevoegdheid?

 

Juist bij grotere instellingen is het zaak om vroeg in de bespreking ook te vragen naar het order-proces, inclusief betalingsgedrag. Kan best zijn dat zij interne procedures hebben (betalingstermijn van drie maanden bijvoorbeeld) maar die zijn niet automatisch van toepassing op elke leverancier.

 

Voor een overeenkomst zijn twee partijen nodig. ;)

 

 

Mod edit: goed initiatief, bij deze!

 

[Norbert Bakker]

 

 

Voor een overeenkomst zijn twee partijen nodig. ;)

 

Yep, en het liefst partijen die op basis van enige gelijkwaardigheid onderhandelen.

 

Voor echte onderhandelingen is een rechte rug, een kleine dosis geduld en enige kennis van zaken nodig nodig.

 

Als ik van iedere starter die zijn eerste opdracht bij een grote klant in the blind - zonder enige onderhandeling - tekende, en daar later spijt van kreeg een Euro kreeg, was ik nu een rijk man.

 

 

[TwaBla]

 

Gelijkwaardig is het zelden, maar daar kun je je op instellen.

 

Toen ik als jongbroekje mee mocht naar een grote klant was het eerste dilemma: Je of U? Dat was in de tamelijk informele cultuur van de reclamewereld, maar het was wel even slikken om meteen de hoogste directeur te tutoyeren. Toch belangrijk om ook in apetaal (stoel kiezen, consumpties bestellen, lichaamshouding) niet onderdanig te zijn, maar wel respectvol.

 

Je ziet het bij sollicitaties en op acquisitie: je komt ergens om vragen, maar je hebt ook iets te bieden. De voorwaarden komen van twee kanten. Een sollicitatiegesprek wordt snel beter als je beseft dat beide partijen iets willen. En dat elk ook NEE kan zeggen.

 

Als je sterker binnenkomt, is het ook vanzelfsprekender om te vragen naar procedures: wie is bevoegd, welke formaliteiten zijn gangbaar (factureeradres, projectcodes, termijnen, etc). Vraag door.

 

En hou contact met betrokken mensen: degene met wie je direct samenwerkt*, maar ook met anderen die later in beeld komen, inclusief de afdeling die facturen verwerkt. Bel maar met een simpel smoesje: even controleren of alle gegevens correct zijn. Vraag naar een naam, daar kun je later baat bij hebben.

 

* ^{Ik zie soms projecten voorbij komen waarbij alle contact alleen per mail plaats lijkt te vinden.}

[Edo van Santen]

En niet onbelangrijk, maak kennis met de secretaresse of PA. Connect vervolgens ook met haar/hem op Linkedin. Toon en geef respect aan de secretaresse, zij (m/v) is de smeerolie in het gehele proces.

[4711]

En (op 'special request' van Norbert: "Maak HL leesbaarder"):

 

PA = Personal Assistent (althans, dat neem ik aan...).

[Norbert Bakker]

Een sollicitatiegesprek wordt snel beter als je beseft dat beide partijen iets willen. En dat elk ook NEE kan zeggen.

 

Spijker op de kop! Dat is precies wat ik bedoel met rechte rug en "enige" gelijkwaardigheid

 

En niet onbelangrijk, maak kennis met de secretaresse of PA. Connect vervolgens ook met haar/hem op Linkedin. Toon en geef respect aan de secretaresse, zij (m/v) is de smeerolie in het gehele proces.

gecombineerd met Twa's opmerking over contact houden met de betrokken mensen is dat heel belangrijk: meerdere sponsoren / aanspreekpunten. Niet alleen als smeerolie, maar juist ook voor de continuïteit als uitgerekend jouw aanspreekpunt van functie of baan verandert

 

[Ward van der Put]

PA = Personal Assistent (althans, dat neem ik aan...).

Dat is gewoon dé pa. Pa is officieel met pensioen, want dat vond de dokter ook beter, maar heeft een adviserende spilfunctie gekregen in de Raad van Commissarissen omdat pa zich toch overal tegenaan bemoeit.

 

Pa zit inderdaad nog steeds op LinkedIn. Ook dat nog.

[4711]

Het is wel een apart topic waard: Onderhandelen en samenwerken met grote organisaties (...)

 

Een waarheid als een koe!

 

Klein voorbeeldje uit de praktijk:

 

'De vrouw' werkt bij een grote organisatie.

8000 man/vrouw in dienst. Van alles, beginnend (of eindigend?) bij 'de schoonmaker' en eindigend (of beginnend?) bij 'de neurochirurg'. Met een raad van bestuur aan de top.

 

Zij zelf "topvrouw" (valt wel mee - of tegen - in de praktijk...) van een specifiek, klein onderdeel van het geheel.

Met voor leveranciers (van hightech, innovatieve, 'aaibare' dingen zoals o.a. robots) hele interessante zaken 'in spe'.

 

Er is natuurlijk geen één serieuze leverancier die na een wazig gesprek met een medewerker ergens in deze mega-organisatie denkt dat er een bestelling geplaatst is.

Als die (leverancier) vervolgens een factuur stuurt, dan wordt die nooit betaald namelijk.

 

Als je ziet wat 'de vrouw' allemaal moet doen om een bestelling de deur uit te krijgen (en dan kan het om hele onbenullige dingen gaan zelfs!), dan snap je dat vanzelf ook wel.

En dat snappen (potentiele) leveranciers ook wel (want anders worden zij hoogst waarschijnlijk nooit leverancier van hele grote organisaties).

 

Natuurlijk kan je later naar de rechter stappen om te proberen af te dwingen dat er eigenlijk wél een opdracht was (omdat een onbevoegde medewerker "is goed" riep, maar jij dacht dat het dan wel verder snor zat!).

Maar dat lijkt mij geen vruchtbaar business-model, eerlijk gezegd (mijn mening slechts!).

 

[Norbert Bakker]

Als je ziet wat 'de vrouw' allemaal moet doen om een bestelling de deur uit te krijgen (en dan kan het om hele onbenullige dingen gaan zelfs!), dan snap je dat vanzelf ook wel.

En dat snappen (potentiele) leveranciers ook wel (want anders worden zij hoogst waarschijnlijk nooit leverancier van hele grote organisaties).

 

Het is een totaal ander spel, met een geheel eigen dynamiek en spelregels.

 

De vraagsteller die de oorspronkelijke aanleiding vormde voor dit topic had dat duidelijk nog niet in de gaten, of snapte de spelregels nog niet goed genoeg. Zie alleen al het voorbeeld dat hij een "tijdelijke korting" in het vooruitzicht stelde voor snelle beslissers, en ook nog uitdrukkelijk dat aanbod introk.

 

Op die manier druk ("als je nu besteld krijg je 10% extra korting") proberen te zetten zal in het kleine MKB al zelden tot resultaat leiden, maar bij een grote organisatie met een goede afdeling inkoop is het een echte "hang yourself": eenmaal korting aangeboden, is feitelijk al weggegeven en de opmaat voor meer marge inleveren. (^{zoals een keiharde onderhandelaar ooit opmerkte: "als je zelf al halverwege de sloot gaat staan, dan kun je net zo goed helemaal naar mijn kant waden: jij bent immers toch al nat")}

 

Ik heb mijn neus er ook met regelmaat aangestoten, en er zelfs een paar columns over geschreven (iets met olifanten), maar zolangzamerhand begin ik het spel en de spelregels steeds beter te snappen :)

[Ward van der Put]

Zelfs als je met de juiste personen aan tafel lijkt te zitten, kan het verkeerd aflopen.

 

Ooit heb ik een adviestraject begeleid dat onder leiding stond van de CEO himself van een beursgenoteerde NV. Toen ik na twee maanden mijn gepeperde rekening (want niets was te duur) naar de NV had gestuurd, belde de CFO himself op: of ik de factuur op naam van het Facilitair Bedrijf in een werkmaatschappij-BV wilde zetten, want dat deden ze nu eenmaal altijd zo.

 

Die BV is failliet gegaan met een schuld van tientallen miljoen, terwijl de NV overeind bleef. Faillissementsfraude kon niet overtuigend worden bewezen.

 

Twee maanden voor niets gewerkt, twee maanden geen inkomen.

 

Lessen:

 

[*] Laat je niet verleiden/misleiden door pluche, niet alles dat blinkt is goud.

[*] Achterdochtig worden als helemaal niemand in een organisatie over de prijs begint.

[*] Grote projecten laten aanbetalen.

[*] In delen opleveren en tussentijds factureren.

[*] Telefonische afspraken schriftelijk bevestigen of opnemen.

.

[Branko Collin]

Eerste vraag is altijd: met wie praat je eigenlijk?

 

Er wordt nu een beetje de suggestie gewekt dat je maar 'hoog' genoeg moet komen om tot een overeenkomst te komen, maar bij de grote organisaties waar ik voor heb gewerkt, was dat nooit het geval. Daar hadden afdelingen hun eigen budgetten, waarmee ze zelf konden inkopen. Je sprak dus met hooguit een of twee managementlagen boven de stagiair, net als bij kleine of bij geen-organisaties.

 

Wel veel achterafgezeur gehad ('oh, eigenlijk doen we hier dingen zo'), maar meestal was degene die me had ingehuurd ook mijn voorvechter binnen het bedrijf en werden dingen gladgestreken. #soep-heet-opgediend.

 

Zo heb ik meegemaakt dat het opeens een probleem was, nadat ik al vier jaar opdrachten voor een bepaalde klant had uitgevoerd, dat ik geen preferred supplier was. Er moest even met opdrachtomschrijvingen en budgetten worden geschoven en opeens paste alles weer.

 

Een ernstiger probleem voor mij was het schuiven met poppetjes, het opheffen van afdelingen enzovoort. Er is in zo'n geval geen institutioneel geheugen dat zich mij herinnert. Ik kan me voorstellen dat in zo'n geval een overeenkomst met de organisatie in plaats van met een afdeling beter werkt, al zal dat ook zijn eigen unieke problemen met zich meebrengen.

 

En niet onbelangrijk, maak kennis met de secretaresse of PA.

 

En als je regelmatig bij de organisatie over de vloer komt, zorg dan dat je op goede voet staat met de receptionist (geldt ook of met name voor kleinere organisaties). Dat is de persoon die op de hoogte is van wie chagrijnig binnenkwam, wie te laat was, wie al de hele ochtend als een kip zonder kop rondrent, wie net een kind heeft gekregen enzovoort.

 

een goede afdeling inkoop

 

Ik had hem al eerder gelinkt, maar in Camels and rubber duckies van IT-ondernemer Joel Spolsky heeft hij het zijdelings ook over hoe een goede inkoper werkt. Onder 'reverse segmentation' noemt hij het wachten tot het einde van het kwartaal, als de bonussen op het spel staan. Onder 'software is priced three ways: free, cheap, and dear' geeft hij aan waarom er een gat is tussen de middelste prijscategorie (10 tot 1.000 euro) en de bovenste categorie (75.000 euro of meer). Bij de laatste moeten zwaardere spelers akkoord gaan.