Vooruitbetalingen vragen voor mogelijke kosten

[FloRijder]

Ik ga vooruitbetalingen ontvangen van klanten voor kosten die waarschijnlijk gemaakt moeten worden tijdens het leveren van een dienst. Meestal maken ze het over via PayPal en zijn de transactiekosten tussen de ~3 en 10% die ik zal doorberekenen aan de klant.

 

Ik heb in gedachten hiervoor twee verschillende facturen te moeten gebruiken:

[*]Een normale factuur (met btw conform de algemene regels) met op regel 1 het uiteindelijke voorschotbedrag en op regel 2 de "servicekosten" voor het doorberekenen van de transactiekosten.

[*]Een niet uitgereikte creditfactuur (met een referentie naar de eerste factuur) voor het voorschotbedrag waarbij gemaakte kosten hier van worden afgetrokken. Indien er geld over blijft, reik ik deze creditfactuur uit en stort ik het resterende bedrag terug.

 

Mijn vraag: heb ik dit allemaal goed of is er een betere manier?

 

[Hardloper]

Ik lever diensten op soortgelijke basis waarbij een reële kans bestaat dat het gewenste product niet geleverd kan worden.

Ik heb ervoor gekozen om van vooruitbetalingen af te stappen en pas achteraf te factureren.

Hierdoor loop ik het gevaar dat er klanten tussen zitten die niet betalen, maar het scheelt mij wel door het niet te hoeven aanmaken van onnodige facturen en creditfacturen.

[FloRijder]

Ik lever diensten op soortgelijke basis waarbij een reële kans bestaat dat het gewenste product niet geleverd kan worden.

Ik heb ervoor gekozen om van vooruitbetalingen af te stappen en pas achteraf te factureren.

Hierdoor loop ik het gevaar dat er klanten tussen zitten die niet betalen, maar het scheelt mij wel door het niet te hoeven aanmaken van onnodige facturen en creditfacturen.

 

In mijn geval is de kans groot dat niet het hele bedrag opraakt. Ik verricht mijn dienst alleen na ontvangst van de betaling dus loop ik het risico van wanbetalers niet op.

 

[prinsrachid]

Mijn vraag: heb ik dit allemaal goed of is er een betere manier?

Dat ligt er een beetje aan. Als je per se die kosten wil doorbelasten, zorg dan dat het heel duidelijk wordt gecommuniceerd vantevoren. En probeer ook te zorgen voor een min of meer gratis optie. Op zich zou ik geen kosten berekenen voor een simpele vooruitbetaling, maar deze in je prijzen inbakken. Of pas doorberekenen bij de daadwerkelijke levering.

 

Verder zit je een beetje met de btw. Als de aard en omvang van de prestatie op het moment van betaling nog niet bekend zijn, kun je eigenlijk nog geen btw doorberekenen. Dan kan pas als je exact weet wanneer en wat er voor geleverd gaat worden.

 

Persoonlijk zou ik waarschijnlijk de vooruitbetaalde bedragen gewoon zelf bijhouden (zonder rekening te houden met de servicekosten). En op het moment dat iemand iets bestelt, maak je alsnog een factuur voor die specifieke levering. Je moet op die factuur dan wel vermelden dat deze is betaald en op welke datum het bedrag was vooruitbetaald.

 

Als het om een aantal klanten gaat dat goed is te overzien, zou ik een aantal grootboekrekeningen in de boekhouding aanmaken waarop je kunt bijhouden hoe hoog ieders vooruit betaalde (nog) is.

[FloRijder]

Mijn vraag: heb ik dit allemaal goed of is er een betere manier?

Dat ligt er een beetje aan. Als je per se die kosten wil doorbelasten, zorg dan dat het heel duidelijk wordt gecommuniceerd vantevoren. En probeer ook te zorgen voor een min of meer gratis optie. Op zich zou ik geen kosten berekenen voor een simpele vooruitbetaling, maar deze in je prijzen inbakken. Of pas doorberekenen bij de daadwerkelijke levering.

 

Verder zit je een beetje met de btw. Als de aard en omvang van de prestatie op het moment van betaling nog niet bekend zijn, kun je eigenlijk nog geen btw doorberekenen. Dan kan pas als je exact weet wanneer en wat er voor geleverd gaat worden.

 

Persoonlijk zou ik waarschijnlijk de vooruitbetaalde bedragen gewoon zelf bijhouden (zonder rekening te houden met de servicekosten). En op het moment dat iemand iets bestelt, maak je alsnog een factuur voor die specifieke levering. Je moet op die factuur dan wel vermelden dat deze is betaald en op welke datum het bedrag was vooruitbetaald.

 

Als het om een aantal klanten gaat dat goed is te overzien, zou ik een aantal grootboekrekeningen in de boekhouding aanmaken waarop je kunt bijhouden hoe hoog ieders vooruit betaalde (nog) is.

 

Wegens de aard van de prestatie gaat dit helaas moeilijk anders. Het is echter wel een algemene fenomeen bij de soort dienst die ik lever, dus klanten verwachten dit al. Uiteraard wordt dit van te voren alsnog duidelijk gecommuniceerd met de klant.

 

De aard van de prestatie waarvoor de voorschot wordt betaald is wel al bekend en daarbij geld de normale 21% btw-tarief. Alleen de omvang hiervan is nog niet bekend. Gebaseerd hierop kan ik wel gewoon de btw doorberekenen op de facturen en btw-vrij naar buiten EU, toch?

 

Het gaat om een paar dozijn aan klanten. Ik gebruik Xero, een online boekhoudsoftware die dit gemakkelijk bijhoudt aan de hand van ingevoerde creditfacturen en afgetrokken kosten, per klant. Het meeste gebeurd vrijwel automatisch en overzichtelijk.

 

[FloRijder]

Ik kan mijn laatste reactie niet meer wijziging, dus maar een nieuwe reactie erbij:

 

Moet er altijd een voorschotfactuur horen bij een vooruitbetaling van een klant? Kan het ook zijn dat de klant gewoon een bedrag overmaakt als "tegoed" (zonder bijbehorende factuur) en dat ik de toekomstige facturen gewoon wegboek van dat tegoed? (net zoals @prinsrachid dat beschrijft in de 3e alinea van zijn laatste reactie)

 

[Roel J]

Omdat de klant al een concrete bestelling heeft geplaatst maar alleen de omvang nog niet bekend is moet je voor het ontvangen voorschot een btw factuur maken.

 

Een voorschot zonder btw zou alleen mogelijk zijn als je klanten bij jou een saldo aan kunnen houden zonder dat er een bestelling openstaat omdat in dat geval er nog geen sprake is van een overeengekomen levering.

 

[Highio]

Als klanten een Paypal-machtiging afgeven, dan kun je die toch op het moment dat je kosten maakt (deels) incasseren?

 

Groet,

 

Highio

[FloRijder]

Omdat de klant al een concrete bestelling heeft geplaatst maar alleen de omvang nog niet bekend is moet je voor het ontvangen voorschot een btw factuur maken.

 

Een voorschot zonder btw zou alleen mogelijk zijn als je klanten bij jou een saldo aan kunnen houden zonder dat er een bestelling openstaat omdat in dat geval er nog geen sprake is van een overeengekomen levering.

 

 

Aha, duidelijk.

 

Als klanten een Paypal-machtiging afgeven, dan kun je die toch op het moment dat je kosten maakt (deels) incasseren?

 

Groet,

 

Highio

 

Hmm, geen idee. Ik moet onderzoeken hoe dit precies te werk gaat met PayPal.

 

---

Mag ik een klant meerdere voorschotfacturen sturen ondanks een eerdere voorschotfactiur nog niet "opgemaakt" is? Als dus blijkt dat de voorschot groter moet zijn gebasseerd op een betere schatting?

 

Is het ook mogelijk om de kosten die ik doorbereken in een keer door te berekenen met 1 factuur? Bijvoorbeeld, als ik over een periode van 2 maanden 10 verschillende kosten gemaakt hebt voor de klant, in plaats van voor elke kost een factuur te maken, kan ik niet gewoon wachten tot alle kosten gemaakt zijn en dan pas 1 gehele factuur maken voor al deze kosten en dan wegboeken met de voorschotfactu(u)r(en)? En hoe gedetailleerd moet deze factuur zijn, moet ik van alle 10 kosten aangeven op de factuur wanneer deze betaald zijn? Of kan ik gewoon op een lijn de kosten aangeven en de factuurdatum als leverdatum gebruiken?

 

Bedankt voor alle hulp!