Digitale administratie (i.p.v. fysieke ordner): hoe dit op te zetten?

[Grover]

Beste experts,

 

In Fysieke ordner inleveren bij boekhouder: kan dit niet digitaal? legde ik uit dat:

 

Wat mijn boekhouder wil is dat ik een fysieke klapper inlever waarin o.a.:

 

- Alle 12 afschriften van mijn zakelijke bankrekening zitten,

- En per afschrift dien ik daarachter alle inkomende en uitgaande facturen te stoppen die betrekking hebben op dat afschrift.

 

Aangezien we tegenwoordig bijna alle facturen digitaal ontvangen en versturen, diende ik alles wat ik digitaal ontving en verzond, alsnog af te drukken. Dit waren... 150 (!!!) documenten.

 

Om precies te zijn, mijn werkwijze bij deze boekhouder is als volgt:

 

 

- Ik maak een fysieke ordner, met daarin de volgende [tabs]:

 

Belastingformulieren

Koophuis

Jaaropgaven

Inkomsten/Uitgaven

Reiskosten

Uitgaven via creditcard/privérek

Uitgaven via contante betaling

Betaald door mij in volgend jaar

Betaald aan mij in volgend jaar

 

 

Belastingformulieren

Hierin plaats ik alle brieven van de Belastingdienst (aangifte verzoeken, facturen, etc)

 

Koophuis

Hierin plaats ik alle papieren m.b.t. mijn eigen huis (hypotheek, woz, etc)

 

Jaaropgaven

Hierin plaats ik alle jaaropgaven van verschillende instanties

 

Inkomsten/Uitgaven

Hierin plaats ik alle 12/13 bankafschriften van mijn zakelijke rekening.

En per afschrift stop ik daarachter alle inkomende en uitgaande facturen die betrekking hebben op dat afschrift. (Dit is het meeste afdrukwerk).

(Voordat ik alles inlever check ik per afschrift nog een keer of alle facturen en bonnetjes compleet zijn die erachter zitten en vink die dan per item af op de afschriften).

 

Reiskosten

Hierin plaats ik een Excel overzicht van alle autoritten die ik zakelijk gemaakt heb en bereken daarin het aantal kilometers x 0,19 eurocent p/km

 

Uitgaven via creditcard/privérek

Hierin plaats ik alle 12 bankafschriften van mijn creditcard (die gekoppeld is aan mijn privé-rekening, maar dat terzijde)

En per afschrift stop ik daarachter alle inkomende facturen die betrekking hebben op dat afschrift.

(Dit is het meeste afdrukwerk)

(Voordat ik alles inlever check ik per afschrift nog een keer of alle facturen en bonnetjes compleet zijn die erachter zitten en vink die dan per item af op de afschriften).

 

--- [subtab privé-rekening (zakelijke kosten)]

In deze subtab plaats ik afdrukken van facturen van zakelijke kosten die ik via mijn privé-rekening heb betaald (summier). En allerlei anders bonnetjes van (kleine) zakelijke kosten die ik via mijn privé banrekening had betaald. Verder stop ik hierin alle fysieke bonnetjes van bedrijfsetentjes die ik via mijn privé bankrekening (i.p.v. mijn zakelijke rekening) had betaald. Ik schrijf op die bonnetjes met welke client of welk zakelijk contact deze etentjes hebben plaatsgevonden.

--- [subtab privé-rekening (benzinekosten - zakelijk)]

In deze subtab plaats ik alle bonnetjes van het tanken bij tankstations

 

Uitgaven via contante betaling

Hierin plaats ik bonnetjes van kleine contante uitgaves (taxi-ritten bijv).

 

Betaald door mij in volgend jaar

Hierin plaats ik inkomende facturen van het huidige jaar die ik pas in het volgende jaar betaald heb.

 

Betaald aan mij in 2018 volgend jaar

Hierin plaats ik uitgaande facturen van het huidige jaar die pas in het volgende jaar aan mij betaald zijn.

 

---

 

Deze gehele klapper lever ik in bij mijn boekhouder voor verdere digitale verwerking door hem.

 

Graag hoor ik adviezen van experts hier die hun klanten (en of henzelf) bewegen de administratie digitaal te doen. Hoe kan ik er het beste voor zorgen dat ik de bovenstaande fysieke klapper indeling digitaal administreer?

 

Dank!

 

[dArgent]

Even kort door de bocht:

Gewoon alles opslaan in een map op je computer, in plaats van het uit te printen?

En dat dan naar de boekhouder emailen, althans, zo doe ik het.

Ik gebruik geen boekhoudprogramma.

 

[Grover]

Da's inderdaad heel kort door de bocht ;).

 

Emailen? Dat lijkt mij heel bewerkelijk? Ik gebruik liever Dropbox, zodat ik daarin dezelfde digitale folder structuur kan aanmaken zoals ik die nu in mijn fysieke ordner heb. De vraag is dan... wat komt er bij kijken als ik Dropbox (of wat voor online cloud opslag dan ook) ga gebruiken en daarin al mijn documenten zet?

 

Bijv. de volgende vragen komen bij me op:

 

- Op de 12 fysieke afschriften van mijn zakelijke bankrekening kan ik aantekeningen maken. Ik kan posten (is dat het woord? ;-)) doorstrepen als ze privé uitgaven of inkomsten zijn. Ik kan posten afvinken als ik ze gecontroleerd heb dat de juiste factuur erachter zit. Vraag: hoe doe ik deze handelingen als ik alles digitaal aanlever? Ik ben zo gewend te werken en deze fysieke wijze van werken heeft ook z'n voordelen.

- Hetzelfde geldt voor mijn 12 creditcard afschriften.

 

- Op elk bonnetje van zakelijke etentjes schrijf ik op met welke client/zakelijke contact dat is geweest... hoe kan ik dat erop zetten als ik ze digitaal inscan? Misschien met Dropbox Annotations?

 

Dat soort dingen dus :)

 

 

[dArgent]

Emailen bewerkelijk?

1x per jaar, als bijlage.

 

De zakelijke afschriften typ ik over in een excel sheet, daar voeg ik ook de posten aan toe, je kunt daar ook afvinken, in principe alles doen wat je ook op papier doet.

Prive inkomsten en uitgaven op de zakelijke rekening doorstrepen? Ik vermeld dan gewoon bv. prive opname.

 

De bonnetjes van etentjes hoef je toch niet in te leveren (en in te scannen)? Die bewaar je gewoon fysiek thuis, voor het geval je een controle krijgt. Je vermeldt ze wel bij je uitgaven natuurlijk.

 

[Nancy Zonneveld]

Ik gebruik Evernote, daar kan ik dan ook dingen bij typen.

En privé wegstrepen en zakelijke bank-overschrijvingen koppelen aan bonnetjes doe ik via een boekhoudprogramma (Moneybird). Ik bewaar geen enkel bonnetje nog in een map.

 

En ik kan de map in Evernote gewoon delen met de boekhouder. En die zou er ook nog dingen kunnen bijschrijven of verwijderen.

 

Maar als jij gewend bent alles bij het bonnetje te schrijven dan zou je een fotobewerkingsprogramma kunnen gebruiken om er dingen bij te typen?

[Roel J]

Maar als jij gewend bent alles bij het bonnetje te schrijven dan zou je een fotobewerkingsprogramma kunnen gebruiken om er dingen bij te typen?

 

of je schrijft gewoon op het bonnetje voordat je het inscant... ::)

 

 

[Nancy Zonneveld]

 

of je schrijft gewoon op het bonnetje voordat je het inscant... ::)

 

 

Oh ja, haha ;D

 

Als je trouwens Evernote gebruikt kan je wel heel makkelijk door de bonnetjes zoeken. Gratis alleen wat je er bij typt, maar betaald ook tekst in afbeeldingen.

[Branko Collin]

Voor zaken die zich zelden voordoen, heb ik een documentje waarin ik deze uitzonderingen gewoon opschrijf. Onderhanden werk staat hier bijvoorbeeld in beschreven. Ik digitaliseer alles, want dat is makkelijker te backuppen en het is makkelijker dingen later opzoeken.

[StefanO]

De omzetfacturen maken we in Twinfield (boekboudpakket) en de inkoopfacturen uploaden we naar Basecone (scan & herken). Ideaal, alles is meteen terug te vinden. Jaarrekeningen maken we zelf met Visionplanner, kan je meteen via SBR naar de Kvk sjoelen. Kost wel wat geld, maar is te overzien. Is alles wel meteen goed geregeld. En het scheelt heel veel ruimte in de kast.

[Anouk V]

Ik heb zelf goede ervaringen met Yuki. Maar dit werkt alleen met een boekhouder die hier ook mee werkt. Je kan de facturen uploaden, mailen, aanleveren via dropbox of via een app. Je kan hier vervolgens opmerkingen aan toe voegen als dat nodig is. Bankmutaties kan je via een koppeling met de bank automatisch inlezen of zelf handmatig aanleveren. Ook hier kan je eventueel opmerkingen kwijt.

Basecone op zich ook een prima optie maar werkt voor mij als boekhouder minder snel dan Yuki.

Visma e-accounting heeft ook mijn interesse gewekt maar nog niet uitgeprobeerd.