Factureren aan Chinese onderneming

[Esther van Dorp]

Momenteel heb ik een goedlopend marketing- en communicatiebureau (besloten vennootschap) die diensten levert aan Nederlandse ondernemingen. Tijdens mijn studie ben ik in contact gekomen met een chinees die nu voor een groot Chinees bedrijf werkt. Dit bedrijf wil graag dat ik een onderzoek ga doen naar mogelijkheden om voet aan de grond te krijgen in West-Europa. Deze opdracht wil ik graag aannemen, maar ik loop tegen wat haken en ogen aan voor wat betreft het factureren van mijn diensten naar China. Graag zou ik jullie visie op mijn onderstaande vragen horen.

 

Moet ik BTW rekenen over mijn diensten?

Wat is ongeveer de betalingstermijn en hoe is de betalingsmoraal in China?

 

Andere tips over het factureren naar China zijn uiteraard welkom. Tot slot, de facturen stel ik op in het Engels en verstuur ik per post naar China.

 

Met vriendelijke groet,

 

Esther van Dorp

 

[eigenwebsite]

Beste Esther,

 

Welkom op het HL forum :)

Het heugt me dat er vaker over dit onderwerp is geschreven op het forum.

Heb je de zoekfunctie al gebruikt? Hier staat misschien wat tussen ;)

https://www.higherlevel.nl/zoeken?q=factureren+china

 

Succes!

[Roel J]

Hallo Esther,

 

Welkom op HL.

 

de vraag over BTW is relatief het eenvoudigst de belastingdienst heeft daar een tool voor wat je kan gebruiken om te bepalen wat je moet doen

https://www.belastingdienst.nl/rekenhulpen/diensten_in_en_uit_het_buitenland/

 

China is geen EU land dus zul je vrijwel zeker geen btw hoeven te rekenen. De uitkomst van de tool zegt dan dat de regels van dat land gelden. Meestal komt het erop neer dat je niets met de eventuele btw van dat land hoeft te doen tenzij je daar ook een vestiging hebt. Maar bij internationaal zaken doen moet je je altijd zelf van overtuigen dat dat zo is.

 

wat je vraagt over betalingsmoraal en betaaltermijnen. Daar is natuurlijk niet veel over te zeggen, hoewel je kunt er heel veel over zeggen, maar 90% is menig dus wat er over te zeggen valt is niet veel zeggend. Ik ben geen China expert dus laat mijn mening voor wat het is. Er komt vast nog wel iemand die daar iets over kan zeggen.

 

Wel is het zo dat als jij facturen per post gaat sturen naar China het misschien wel 2 of 3 weken duurt voordat de post aankomt. Wees daar alert op. Vooral als jij alle onderzoeksresultaten wel kan/moet mailen maar de factuur per post moet..

 

Ik heb wel aan aantal algemenere tips die niet alleen voor China gelden maar voor elke (buitenlandse) klant.

Als je met een nieuwe klant in zee gaat, vooral op een totaal nieuwe markt. dan moet je extra zekerheden inbouwen. Bij een onderzoek zoals bij jou is het "voordeel" dat je waarschijnlijk niet veel uitgaven moet doen / kosten moet maken, het zijn vooral jou uren die je besteed die betaald moeten worden.

 

Hoe bouw je dan zekerheden in? een aantal suggesties.

1. Vraag een aanbetaling bij een nieuwe klant, afhankelijk van de grootte van de opdracht van 10-25% van het offerte bedrag, dat noemt men ook wel de "commitment-fee". Een klant die niet bereid is ook maar iets vooruit te betalen is misschien minder geïnteresseerd in het resultaat of heeft niet veel vertrouwen in jou.

Uiteraard kan die aanbetaling ook dienen om de kosten die je wel moet maken te dekken.

 

2. Faseer je onderzoek en koppel aan elke fase een te betalen bedrag. Daarmee voorkom je dat je bijv drie maanden aan een onderzoek werkt en daarna niets betaald krijgt (om wat voor reden dan ook). De tussentijdse resultaten geven hen ook de kans bij te sturen.

 

3. Deel eerst alleen de resultaten op hoofdlijnen van het onderzoek. En de onderliggende details of verdere onderbouwingen deel je na ontvangst van de betaling.

 

4. Als er toch betaalafspraken niet nagekomen worden, schroom dan niet omdat meteen te bespreken, van jou wordt verwacht dat je binnen gestelde deadlines levert, dan mag jij datzelfde verwachten voor de betaling. Kortom durf zakelijk en hard te zijn een contract geldt 2 kanten op.

 

 

uiteraard zul je bij een nieuwe klant ook vertrouwen moeten opbouwen dat jij weet wat je doet. Maar dat doe je dus bijv door bij de eerste fase van het project meteen alle details te delen omdat je daar middels het voorschot al betaling voor ontvangen hebt. DE klant kan dan lezen hoe jij resultaten samenvat en hoe je ze onderbouwd. Daarmee ontstaat het vertrouwen dat vakkundig bent.

Bij volgende fasen kun je dan dus makkelijker eerst alleen die samenvatting delen en de onderbouwing pas na betaling.

 

Je kunt een contract van tientallen pagina's opstellen waarin ieder risico wordt afgedekt met een sanctie. Maar de beste manier om snel je geld te krijgen is nog altijd om bij de klant een (betalings)drang op te roepen door een goede samenvatting te delen waardoor ze niet kunnen wachten op de onderliggende details zodat ze kunnen starten met die markt te betreden.

 

[Highio]

Chinese studiegenoot kan papieren factuur ongetwijfeld in de interne post inbrengen.

 

Let even op betaalkosten en valuta.

 

Groet,

 

Highio

[Esther van Dorp]

Hartelijk dank voor jullie snelle reactie en input.

 

Met de zoekfunctie kon ik weinig tot niets vinden over het factureren naar China (middels deze zoekfunctie vond ik meer informatie over import uit China).

 

Roel J, in principe hoef ik enkel tijd te investeren, daarom zijn mijn Chinese zakenpartner en ik overeengekomen dat er geen aanbetaling plaatsvindt. Verder zijn we overeengekomen dat ik per kwartaal één deelproduct oplever en op 1 juni jongstleden heb ik het eerste deelproduct van het onderzoek opgeleverd. Er is afgesproken dat ik het eindproduct 1 maart 2019 oplever. Na oplevering van ieder deelproduct zal een afgesproken bedrag worden gefactureerd. Zodoende ben ik momenteel aan het knoeien om een factuur in elkaar te zetten en schakel ik jullie hulp in.

 

Highio, de betaalkosten heb ik al ingecalculeerd. Echter is de valuta ook nog een puntje van aandacht voor mij. Wat raden jullie aan? Factureren in Euro of factureren in Chinese Yuan?

 

Met vriendelijke groet,

 

Esther van Dorp

 

[Highio]

EURO.

 

Heeft de grote onderneming nog geen enkele dochter in Europa?

 

Als je nu een nationaal georiënteerd marketing- en communicatiebureau hebt, dan vrees ik dat je nu ook adviseert op nieuw of onbekend werkgebied. Hoe wil je dat (uit belangstelling) oplossen zonder kennis in te huren?

 

Ik bedoel dan internationaal juridisch, fiscaal en vestigingsonderzoek waar je waarschijnlijk geen ervaring mee hebt.

 

Daarbij is het verbazingwekkend dat je al werkzaamheden verricht hebt, voordat basale zaken geregeld zijn.

 

Waarom doe je deze uitzonderlijke klus vanuit de BV en niet op persoonlijke titel? De studiegenoot lijkt verder toch ook geen zakenrelatie?

 

Groet,

 

Highio

 

[Esther van Dorp]

Highio, wederom dank voor je reactie. De grote onderneming heeft geen enkele dochtermaatschappij in Europa, vandaar dat de zaken via het hoofdkantoor lopen.

 

In een verder stadium van het onderzoek zullen wellicht experts worden ingehuurd, uiteraard in goed overleg met de opdrachtgever. Dit soort opdrachten zijn niet mijn core business, maar is enerzijds aangenomen vanwege mijn persoonlijke interesse in het onderwerp en anderzijds vanwege het feit dat een oud-studiegenoot werkzaam is voor de opdrachtgever.

 

Het op persoonlijke titel aannemen van de opdracht heb ik niet aan gedacht.

 

Wellicht kan iemand mij nog informeren over de gangbare betalingstermijnen en betalingsmoraal in China.

 

Met vriendelijke groet,

 

Esther van Dorp

 

 

[Wawo]

Hallo Esther,

 

Als u zaken doet met Chinese bedrijven komen er ook nog een aantal dingen bij kijken van de Chinese kant waarmee jij (of het bedrijf in China) rekening mee moet houden.

 

Ik China is het namelijk zo dat niet elk bedrijf legaal zaken mag doen met het buitenland. Ik weet niet zeker hoe het zit met een ''service'', maar als het om goederen gaat heeft een Chinees bedrijf speciale papieren nodig om met het buitenland zaken te doen. Misschien interessant om hier even naar te kijken. Als het hetzelfde zit met een service, kan het namelijk zo zijn dat er problemen onstaan zodra het Chinese bedrijf u probeert te betalen. (Geld uit China krijgen is niet makkelijk, zelfs niet voor locale bedrijven!)

 

Dan over wat Highio hierboven zei over het werken op ''persoonlijke titel''. Ook dit is niet toegestaan in China en het zal niet makkelijk zijn om voor een Chinees bedrijf geld over te schrijven naar een buitenlandse prive rekening. Zelf woon en werk ik in China en help ook wel eens Chinese bedrijven op ''persoonlijke titel'' maar deze betalen mij allemaal in contanten of via mijn Chineze bank rekening. Indien je op ''persoonlijke titel'' voor hen gaat werken, is het misschien een idee dat zij het geld aan uw studie genoot geven en dat hij/zij dit geld weer overmaakt naar jou.

 

Als het een groot bedrijf is, hebben zij wellicht een bank rekening in Hong Kong? In dat geval zou ik altijd vragen of ze u via die rekening kunnen betalen. Een stuk minder gedoe.

[Factoring special]

Voor zover je nog niet gestart bent met de opdracht, de betaalmoraal in China is naar mijn ervaring uitstekend. Wellicht is het mogelijk dat je met 14 of maximaal 30 dagen factureerd?

 

Anderzijds zou je natuurlijk voor een kredietverzekering kunnen opteren om het risico af te dekken.

 

Veel succes met deze gave opdracht!

 

Edit: betaaltermijnen lopen bij ons uiteen van 14D tot 90D. Dit is ook sterk afhankelijk van het thpe

Organisatie waarmee je zaken doet - net zoals in NL. Daarbij hoeft een lange betaaltermijn geen red flag te zijn, dat bewijsen enkele grootte spelers op de NL’se markt wel

 

[Highio]

Dan over wat Highio hierboven zei over het werken op ''persoonlijke titel''. Ook dit is niet toegestaan in China en het zal niet makkelijk zijn om voor een Chinees bedrijf geld over te schrijven naar een buitenlandse prive rekening.

Ik bedoelde eigenlijk niet vanuit deze BV. Dus als privépersoon of vanuit een eenmanszaak.

 

De tip voor navraag naar een bankrekening in Hong Kong klinkt ook heel praktisch.

 

Is de eerste factuur inmiddels de deur uit of zelfs al betaald?

 

Groet,

 

Highio