Welke grootboekrekening overheidsdocumenten en hoe doorbelasten aan klant

[samirfarid]

Beste leden,

 

Als zzp'er moest ik voor een opdracht een VOG aanvragen en ik wil even bevestigen dat ik dingen goed heb begrepen van wat ik online gevonden heb.

 

De gemaakt kosten zijn als volgt:

 

Aanvragen VOG 33.85

Aangetekend verzenden naar de klant 8.40

 

Aangezien de VOG een overheidsdocument betreft wordt er geen BTW over berekend. Het zelfde geldt voor het verzenden van de brief.

 

Ik heb in de boekhouding de kosten van de verzending geboekt op grootboekrekening 4615 Drukwerk, Porti en vrachten, maar ik kan geen goede categorie vinden voor de VOG aanvraag (of bijvoorbeeld enig ander document die specifiek voor een bepaalde opdracht is aangevraagd). Kan ik dit bijvoorbeeld boeken onder 4590 Overige Verkoopkosten, of 4690 Overige algemene kosten?

 

Daarnaast vroeg ik me af of het klopt dat ik dan bij het declareren een factuur moet maken voor de kosten en daar dan 21% btw over moet berekenen ongeacht het feit dat ik zelf geen btw hoefde te betalen. Dus de factuur voor de klant zal er dan zo uitzien:

 

Factuur

 

Aanvragen VOG 33.85

Aangetekend verzenden naar de klant 8.40

Btw (21%) 8.87

------------------------------------------------------

Totaal 51.12

 

Klopt dit?

[Roel J]

Hallo Samirfarid,

 

welkom op higherlevel je ene vraag is vrij makkelijk, de andere iets minder makkelijk :)

 

Ik heb in de boekhouding de kosten van de verzending geboekt op grootboekrekening 4615 Drukwerk, Porti en vrachten, maar ik kan geen goede categorie vinden voor de VOG aanvraag (of bijvoorbeeld enig ander document die specifiek voor een bepaalde opdracht is aangevraagd). Kan ik dit bijvoorbeeld boeken onder 4590 Overige Verkoopkosten, of 4690 Overige algemene kosten?

 

Geen van deze kostenrekeningen, het zijn namelijk geen kosten, want je gaat deze kosten doorbelasten aan je opdrachtgever. Dus dit hoort op de balans thuis bijv op nog te factureren bedragen. of nog door te belasten bedragen.

 

Daarnaast vroeg ik me af of het klopt dat ik dan bij het declareren een factuur moet maken voor de kosten en daar dan 21% btw over moet berekenen ongeacht het feit dat ik zelf geen btw hoefde te

Klopt dit?

 

In de meeste gevallen is dat de goede gedachte.. ook bij doorbelasting van kosten is al snel sprake van een btw belaste prestatie of volgen de kosten als ondergeschikte prestatie het tarief van de hoofddienst.

 

echter.. in dit geval..

De VOG is een document dat helemaal niets te maken heeft met de diensten die je gaat leveren. Het zegt ook niks over jou onderneming of de diensten die je levert, maar is puur een document dat iets zegt over de betrouwbaarheid of geschiktheid van jou als persoon. Er is dus geen sprake zakelijk transactie ofwel van een btw belaste prestatie door jou, dus hoef je er ook geen btw over te rekenen.

 

Je kunt, mijns inziens dus gewoon de 33,85+8,40 zonder btw door belasten op de eerst volgende factuur. en je boekt die kosten bij het inboeken van de factuur dan ook weer af van de balansrekening waar je de kosten ook op hebt geboekt

 

[samirfarid]

Hey Roel,

 

Bedankt voor je snelle reactie.

 

Geen van deze kostenrekeningen, het zijn namelijk geen kosten, want je gaat deze kosten doorbelasten aan je opdrachtgever. Dus dit hoort op de balans thuis bijv op nog te factureren bedragen. of nog door te belasten bedragen.

 

Ik moet even kijken hoe ik dat in mijn boekhoudsoftware moet regelen dan (MoneyMonk). Ik moet namelijk alle afschrijvingen verantwoorden en aan een grootboek categorie koppelen.

 

Je kunt, mijns inziens dus gewoon de 33,85+8,40 zonder btw door belasten op de eerst volgende factuur. en je boekt die kosten bij het inboeken van de factuur dan ook weer af van de balansrekening waar je de kosten ook op hebt geboekt

 

Ik deel even de info die ik te horen heb gekregen zodat ook anderen daar eventueel van kunnen profiteren. Ik heb even voor de zekerheid de BelastingTelefoon gebeld. Zij hebben aangegeven dat geen btw doorberekenen alleen geldt wanneer het om een doorlopende post gaat. In dit geval gaven ze aan dat dat niet het geval is omdat de VOG niet namens de opdrachtgever is ingediend, maar dat ik hem zelf (op mijn naam) heb aangevraagd en aangezien er ook geen rechtsverhouding is tussen de opdrachtgever en DSI / Justis voor de VOG, gaat het niet om een doorlopende post en moet ik gewoon 21% belasting berekenen.

 

Gr, Samir

[Roel J]

Een balansrekening is ook een grootboekrekening :)

maar zou best kunnen dat jou boekhoudpakket die mogelijkheid niet bied of moeilijk heeft gemaakt.

maar boekhoudkundig is de juiste methode om een tussenrekenig op de balans te gebruiken.

Als jou boekhoudpakket niet toestaat dat je kosten op een balansrekening zet of een factuurregel op een balansrekening te boeken. Dan zou ik de kosten van de VOG boeken op een grootboekrekening in de 7... reeks, daarmee geeft je aan dat deze kosten direct gerelateerd zijn aan de omzet.

Zelfde geld in dit geval voor het aangetekend verzenden omdat je ze doorbelast.

 

De 4 rubriek zijn meer voor indirecte kosten waar geen relatie is tussen de omzet en de uitgaven.

bijv je verzekeringen, of je telefoonabonnement of de porto kosten voor het versturen van de kerstkaarten..

 

 

 

M.b.t. de btw vraag, tot een jaar geleden had ik blind hetzelfde geroepen. De hoofdregel is 21% btw rekenen tenzij er een benoemde uitzondering is (zoals doorlopende posten)

Echter heeft de hoge raad vorig jaar een uitspraak gedaan waaruit blijkt dat dat niet altijd zo is.

iets prettiger leesbaar artikel i.p.v. gelinkte vonnis:

https://accountantweek.nl/artikel/doorbelasten-kosten-niet-altijd-belaste-prestatie-voor-btw

 

maar goed ik kan me voorstellen dat het te ver gaat hier een principiële discussie over te voeren. Het kan soms een jaar of (veel) langer duren voordat een uitspraak van de HR doorwerkt in de wetgeving of uitleg van de wet.

 

Het is zonder meer waar dat met 21% btw doorbelasten het veiligst is voor jou, dus ik zou dat ook gewoon doen..