Fout in referentienummer op factuur

[celestvl]

Beste,

Ik hoop dat iemand mij verder kan helpen. Ik heb zojuist de opmerking van een klant gehad dat een van hun referentienummers op mijn factuur niet klopt (tikfout). Mag ik nu de factuur gewoon aanpassen en met de nieuwe datum opnieuw uitsturen? De belangrijkste gegevens kloppen verder namelijk gewoon: het factuurnummer, mijn gegevens, het bedrag.

 

Alvast bedankt!!

[Hans van den Bergh]

Uiteraard mag dat, zet er voor de zekerheid even op dat het een gecorrigeerde versie betreft.

[Rik ·]

Welkom op HL.

 

Wilde je de factuur met een nieuwe datum verzenden? Waarom hou je de datum niet op de oorspronkelijke factuurdatum? Als je er een nieuwe datum aangeeft heb je dus kans dat je factuurnummering niet meer in pas loopt met je factuurdata.

 

 

22 november 2018 aangepast door Rik ·

[celestvl]

4 minuten geleden, Rik · zei:

Welkom op HL.

 

Wilde je de factuur met een nieuwe datum verzenden? Waarom hou je de datum niet op de oorspronkelijke factuurdatum? Als je er een nieuwe datum aangeeft heb je dus kans dat je factuurnummering niet meer in pas loopt met je factuurdata.

 

 

 

Ik had ergens online gelezen dat als je zelf een fout in de factuur had gemaakt, het wel zo netjes was om bij de 'nieuwe' factuur de datum van vandaag te hanteren. De factuur was ook al een maand geleden verstuurd (het betalingstermijn is bij hen 2 maanden). Maar als ik het goed begrijp, moet dit dus juist niet?

[Rik ·]

2 minuten geleden, celestvl zei:

De factuur was ook al een maand geleden verstuurd (het betalingstermijn is bij hen 2 maanden).

Ik zou in dat geval de factuur op de oorspronkelijke datum laten staan maar de betalingstermijn verlengen zodat de klant langer heeft om te betalen. Dan blijft de factuur bij jou in ieder geval qua datum en factuurnummer juist in het rijtje staan. Je kunt er ook een notitie aanplakken dat ze hem voor een bepaalde datum kunnen betalen maar dat is hetzelfde als die betalingstermijn. Maar je zou daarop kunnen vermelden dat de betalingstermijn dus aangepast is.

 

[celestvl]

5 minuten geleden, Rik · zei:

Ik zou in dat geval de factuur op de oorspronkelijke datum laten staan maar de betalingstermijn verlengen zodat de klant langer heeft om te betalen. Dan blijft de factuur bij jou in ieder geval qua datum en factuurnummer juist in het rijtje staan. Je kunt er ook een notitie aanplakken dat ze hem voor een bepaalde datum kunnen betalen maar dat is hetzelfde als die betalingstermijn. Maar je zou daarop kunnen vermelden dat de betalingstermijn dus aangepast is.

 

Dat is inderdaad een stuk logischer.. Bedankt !!

[Roel J]

Ik snap in het geheel niet waarom een toch al lange betaaltermijn nog verder verlengt moet worden vanwege een simpele tikfout.

 

Een (intern) referentienummer van je klant foutief vermelden is geen (wettelijke) grond om een factuur te moeten aanpassen. 

Het meest logische en praktische is dat jij even het correcte nummer doorgeeft aan de bellende klant, voor zover die zelf al niet had ontdekt wat het juiste referentienummer was.

Wat is de toegevoegde waarde dat jij een factuur uitgeeft waar een nummertje, dat geen onderdeel van de factuurvereisten is, veranderd moet worden? Dit lijkt erg op systeembevrediging of de boekhoudkundige variant van smetvrees.. Als er een verkeerd getalletje op een factuur staat durft de boekhouder hem niet meer vast te pakken?

 

Maar misschien mis ik wel iets. Maar voor een tikfoutje een maand extra betaaltermijn? dat worden dure foutjes dan op termijn..

[celestvl]

7 minuten geleden, Roel J zei:

Ik snap in het geheel niet waarom een toch al lange betaaltermijn nog verder verlengt moet worden vanwege een simpele tikfout.

 

Een (intern) referentienummer van je klant foutief vermelden is geen (wettelijke) grond om een factuur te moeten aanpassen. 

Het meest logische en praktische is dat jij even het correcte nummer doorgeeft aan de bellende klant, voor zover die zelf al niet had ontdekt wat het juiste referentienummer was.

Wat is de toegevoegde waarde dat jij een factuur uitgeeft waar een nummertje, dat geen onderdeel van de factuurvereisten is, veranderd moet worden? Dit lijkt erg op systeembevrediging of de boekhoudkundige variant van smetvrees.. Als er een verkeerd getalletje op een factuur staat durft de boekhouder hem niet meer vast te pakken?

 

Maar misschien mis ik wel iets. Maar voor een tikfoutje een maand extra betaaltermijn? dat worden dure foutjes dan op termijn..

Hoi Roel. Ik snap je punt, maar dit was gewoon onwetendheid vanuit mijn kant. Ik ben goed in mijn vak, maar op het gebied van de administratie kan ik nog het een en ander leren. Volgende keer pas ik de datum niet meer aan ;)

[Highio]

Gewoon nog even bellen met jouw opdrachtgever of was het een eis/wens om dan ook de betaaltermijn maar opnieuw in te laten gaan? Standaard betaaltermijnen van organisaties kunnen altijd (nou ja, vaak) aangepast worden.

 

Ik wil niet vervelend doen, maar straks horen feitelijk twee creditfacturen en nog een derde (correcte) factuur bij deze handelswijze. Heeft jouw opdrachtgever ook vast geen zin in.

 

Groet,

 

Highio

[Roel J]

31 minuten geleden, celestvl zei:

Hoi Roel. Ik snap je punt, maar dit was gewoon onwetendheid vanuit mijn kant. Ik ben goed in mijn vak, maar op het gebied van de administratie kan ik nog het een en ander leren. Volgende keer pas ik de datum niet meer aan ;)

 

Het gaat me niet alleen om de factuurdatum hoor.. Jij hebt niet zoveel fout gedaan behalve dan een tikfoutje. en ach deze ene keer een maandje langer wachten. Het zij zo..

Boekhouden is wel mijn vak en ik heb er een bloedhekel aan dit soort bureaucratisch geneuzel van meestal grote bedrijven, waar de gemiddelde administratief medewerker nog toestemming van de baas nodig heeft om een nieuwe muis aan te vragen bij IT, maar wel andere ondernemers mag pesten om te vragen of het inkoopordernummer of projectnummer op de factuur van vorige maand gecorrigeerd kan worden want er zit een tikfoutje,.  En ondertussen breken de managers het hoofd over waarom die kosten van factuurverwerking zo oplopen..
 

Voor de toekomst als men met dit soort minimale fouten belt zeg dan gewoon dat je een notitie zult maken voor de volgende facturen (als hetzelfde referentienummer vaker gebruikt wordt) en verzoek heel vriendelijk of ze het deze keer even zelf kunnen aanpassen. En mochten ze vragen hoe? dan zeg je streep het verkeerde nummer even door en schrijf het goede erboven of eronder..

Dat is een heel oude techniek uit het pre-digitale tijdperk.. toen schreven boekhouders gewoon alle relevante informatie op een factuur :)

 

[Rik ·]

1 uur terug, celestvl zei:

Ik had ergens online gelezen dat als je zelf een fout in de factuur had gemaakt, het wel zo netjes was om bij de 'nieuwe' factuur de datum van vandaag te hanteren.

Bij een betalingstermijn van 60 dagen zou ik die betalingstermijn ook niet uit mezelf aanpassen om dat tikfoutje. Ze hebben nu dan nog een maand om te betalen. Mochten ze er toch over vallen kun je altijd nog wat anders afspreken. Maar die 60 dagen is al heel netjes.

[Cosara]

2 uur geleden, Roel J zei:

Ik snap in het geheel niet waarom een toch al lange betaaltermijn nog verder verlengt moet worden vanwege een simpele tikfout.

 

Een (intern) referentienummer van je klant foutief vermelden is geen (wettelijke) grond om een factuur te moeten aanpassen. 

Het meest logische en praktische is dat jij even het correcte nummer doorgeeft aan de bellende klant, voor zover die zelf al niet had ontdekt wat het juiste referentienummer was.

Wat is de toegevoegde waarde dat jij een factuur uitgeeft waar een nummertje, dat geen onderdeel van de factuurvereisten is, veranderd moet worden? Dit lijkt erg op systeembevrediging of de boekhoudkundige variant van smetvrees.. Als er een verkeerd getalletje op een factuur staat durft de boekhouder hem niet meer vast te pakken?

 

Maar misschien mis ik wel iets. Maar voor een tikfoutje een maand extra betaaltermijn? dat worden dure foutjes dan op termijn..

Daar sluit ik mij bij aan ...

 

Eigenlijk bestaat er een correlatie tussen factuurnummer en factuurdatum, waarvan beiden oplopen. Een oud factuurnummer voorzien van een jongere factuurdatum kan wel eens problemen geven met de aangifteperiode van de omzetbelasting.

 

Wil je het administratief helemaal netjes doen, dan crediteur je de oude factuur en maak je een nieuwe factuur met een nieuw factuurnummer én factuurdatum.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 

[Tonino]

tikfout aanpassen en direct met alle oude info nogmaals sturen. 

[Highio]

@celestvl, heb je vandaag nog contact gehad met deze opdrachtgever over jouw facturering?

 

Groet,

 

Highio

[HvLaarhoven]

Op 22-11-2018 om 14:29, celestvl zei:

Ik heb zojuist de opmerking van een klant gehad dat een van hun referentienummers op mijn factuur niet klopt (tikfout).

 

Maar heeft de klant niet zelf aangegeven of en hoe ze dit gecorrigeerd wilden zien?

 

Niets zo vervelend als je je leverancier een tip geeft voor een volgende keer, of vraagt om een correctie op een in behandeling genomen factuur en dat ze dan een gecorrigeerde  factuur gaan sturen! ;-)