Zakelijke reis- en verblijfkosten 80/20% verwerken in boekhouding

[possie1971]

Goedemiddag, ik zit even met het volgende, ik heb in 2018 diverse kosten gemaakt zijnde reis-en verblijfkosten. Ik wil gebruik maken van de 80% regeling hiervoor. Ik heb de facturen gedurende het gehele jaar gewoon verwerkt in mijn boekhoudprogramma. Maar hoe verwerk ik nu die 80/20 regel aan het einde van het jaar? 

 

Met vriendelijke groet,

Petra

8 januari 2019 aangepast door Mikky Vrolijk
Titel aangepast

[Karen Dam]

Als je reis en verblijfkosten hebt gemaakt voor je eigen onderneming en ze zijn aantoonbaar zakelijk dan mag je dat gewoon voor 100% als kosten in je boekhouding opnemen. Autokosten zijn anders omdat je dan met bijtelling te maken hebt maar als je bijv. met het OV naar een afspraak bent gegaan en je het noodzakelijk achte  om in die buurt ook te overnachten zijn die kosten in principe gewoon zakelijk. Zolang er maar geen discussie is over de zakelijke aard van de kosten.

de 80% regel qua reiskosten is bij eventueel personeel van toepassing.

[prinsrachid]

Bedoel je de aftrekbeperking voor kosten voor "voedsel, drank, genotmiddelen, representatie, congressen, seminars, studiereizen en dergelijke"? Je hoeft die op zich niet in je boekhouding te verwerken, maar alleen in je aangifte aan te geven. Dus stel dat je 1000 euro van dergelijke kosten hebt, dan vul je gewoon 1000 euro kosten in je boekhouding in. Zodra het tijd is om je belastingaangifte te doen, mag je ook daar 1000 euro kosten invullen. Echter, je vult in de aangifte óók 200 euro bij het invulveld "Niet of gedeeltelijk niet aftrekbare kosten en lasten". Het verwarrende is misschien dat je die 200 euro héélemaal aan het einde van je aangifte invult op een niet zo intuitieve plek en dus niet in je Winst- en verliesoverzicht en/of balans.

 

Persoonlijk verwerk ik het overigens wel in mijn boekhouding door voor elke relevante kostenrekening een "aftrekbeperkende" grootboekrekening aan te houden. Maar dat is meer als geheugensteuntje dan dat het boekhoudkundig 'correcter' zou zijn. Dus in bovenstaand voorbeeld zou ik persoonlijk 800 euro invoeren bij "5XXX representatiekosten" en 200 euro bij "59XX fiscaal niet aftrekbaar -representatiekosten". Vervolgens vul je nog steeds 1000 euro in bij kosten in de aangifte, maar weet ik ook meteen hoeveel ik niet mag aftrekken door te kijken naar alle grootboekrekeningen die "fiscaal niet aftrekbaar" heten.
 

[possie1971]

Top, dank je wel prinsrachid voor de duidelijke en uitgebreide uitleg!