Voor eigen winkels: Keuze BV of Nevenvestiging?

[Johan van der Boog]

Wij hebben (sinds 2014) een franchiseorganisatie in de kleding branche. Er zijn nu 12 winkels onder de franchise. We hebben een eigen winkel, sinds 2003, maar starten nu met meer eigen winkels. De eerste daarvan opent in maart. Op advies van accountant/Fiscalist hebben we gekozen voor een structuur van Holding, Franchise Bv en Winkel BV.  Onder winkel BV komt voor elke eigen winkel een eigen B.V.

 

Nu zit dit advies me wel dwars en vraag ik me af of het voor ons niet beter is (voor de winkels)om  een Hoofdvestiging te hebben met daaronder de andere winkels als nevenvestiging. Ik begrijp de voordelen van een B.V. : de veiligheid indien het niet goed mocht gaan en de winst die indien je meer dan 150.000 winst maakt, lager belast, is 20% of anders 25%.

 

Maar ik zie, nu we 1 BV reeds hebben opgezet voor de nieuwe winkel, erg op tegen alle administratieve handelingen en kosten (jaarrekeningen IB, etc), het aanvragen van rekeningen bij bank, KvK, etc  die het oprichten van een BV met zich mee gaat brengen telkens. en jaarlijks ook aan aandacht vraagt. en vooral de kosten zijn van doorslag om deze vraag nu hier neer te leggen. Ik kom nu op gemiddeld 250 euro per winkel als B.v. per maand inclusief 2 werknemers. 

 

Daar komt bij dat onze adviseur(s) het nooit heeft gehad over de optie nevenvestiging(en). Daar kom ik zelf pas later achter.

 

Op termijn zullen we 10/15 eigen winkels hebben. Ons risico en investering is laag. Dus mocht een winkel niet goed gaan, dan kunnen we het risico dragen met de andere winkels. Verkopen of overhevelen van de winkels naar franchise  is ook niet iets wat we gaan doen.  De eigen winkels blijven eigen winkels.

 

We hebben vanuit onze franchise structuur een goede begeleiding, rapportages en stuurinformatie,  voor elke individuele  winkel.  De eigen winkels gaan mee in deze begeleiding.  zodat we elke individuele winkel cijfermatig kunnen monitoren ook al komen de kosten/omzetten bij een Hoofd-nevenvestiging structuur op een 'grote hoop'. 

 

wat te doen?

 

De huidige losse vestiging als bv die onder de WINKEL BV hangt gebruiken als hoofdvestiging en de nieuwe winkels daaronder hangen?

 

Mijn idee is dat enkel De WINKEL bv eigenlijk genoeg was geweest. er had daaronder geen losse bv hoeven voor een vestiging te hangen. dan hadden we de nieuwe winkel (als hoofd vestiging) op WINKEL BV kunnen zetten.

 

Het voelt een beetje als een puinhoop nu. Zeker aangezien de eigen winkel snel opent voelt het alsof ik vastzit. Ik hoop dat iemand in de vorm van advies mij enige verlichting kan brengen :)

 

 

17 februari 2019 aangepast door Johan van der Boog

[Johan van der Boog]

Ja, dat klinkt zeker logisch.

 

Het is de vraag of je het, de onderneming,  als een geheel wilt zien. Zoals de investeerders. Die kijken (uiteindelijk) naar totale inkomsten/kosten en vooral de winst. Die kunnen een winkel, als t echt niet meer gaat,  sluiten en zelfs het verlies van een doorlopend huurcontract erbij nemen. Dat kunnen wij niet.

 

Nu zit onze kracht hem wel in onze directe betrokkenheid bij elke vestiging en het heel goed vinden van de  locaties voor goede huur prijzen.  En ook de lage opzet kosten. 

 

De waarheid ligt ergens in t midden en het voelt niet alsof ik een slechte keuze kan maken. Behalve t waakzaam en betrokken blijven en geen gekke dingen doen. Monitoren van elke winkel is wel van belang. En in dat kader kan een betrokken kantoor beter uitpakken  dan een iemand op kantoor die verantwoording heeft over de gehele boekhouding. Op een kantoor controleert men ook elkaar.

 

je kunt inderdaad  een bv teveel sluiten. Ik kan  wellicht ook in eerste instantie nevenvestigingen openen en als de winst de 200k nadert er dan een bv van maken. 

 

Bedankt nogmaals prinsrachid. Het is me duidelijker zo. Eind deze week maken we  keuze. 

[Highio]

Hoe zijn risicofactoren als inkoop en inhuur/personeel geregeld? En het vastgoed?

 

Er is volgens mij ook een tussenvorm denkbaar waarbij nieuwe (bovenregionale) vestigingen in een aparte BV geplaatst worden.

 

Secundaire vraag zou wat mij betreft zijn: hoe motiveer/bind je ondernemende medewerkers die een managementfunctie of eigen filiaal met resultaatverantwoordelijkheid ambiëren als alles onder één noemer valt?

 

Groet,

 

Highio

19 februari 2019 aangepast door Highio

[Roel J]

5 uur geleden, Hermes Ratgers zei:

1) Ik blijf me altijd afvragen waarom bijna alle structuren worden bedacht met zustervennootschappen ipv grootouders / ouders / kinderen / kleinkinderen (ik had winkel BV onder Franchise BV laten vallen)

 

Ik niet.. Ik vond de verdeling Franchise BV en Eigen Winkels BV als zeg maar tussenholdings eigenlijk heel logisch. Als het om redelijk harde franchise gaat, waarin je als ondernemer dus relatief weinig vrijheid hebt of positiever geformuleerd, veel gebruik kunt maken van de ondersteuningsorganisatie vanuit de Franchisegever. Dan is het logisch dat je juist de bedrijfsvoering goedsplitst. Het maakt het eenvoudiger om met de eigen winkels een volledig eigen koers te varen zonder last te hebben van eventuele eventuele beperkende contractuele voorwaarden met de franchise organisatie. (als extreem voorbeeld noem ik de problemen die Hema een tijdlang heeft gehad met franchise ondernemers)

Of elke winkel in een eigen BV moet heb ik ook wat dubbele gevoelens. Het is vooral een keuze maken, maar daar vooral niet alleen naar de werkwijze van vandaag te kijken maar ook naar de (verwachte) realiteit over 5 of 10 jaar want met 3 winkels onderneem je totaal anders dan met 15 winkels.

Voordeel van franchise winkels is vaak dat die makkelijk(er) te verkopen zijn omdat er voor een beginnende ondernemer een heel ondersteuningsapparaat is vanuit de franchise organisatie, maar ook voor een andere franchiseondernemer die een extra winkel wil. En dan is een totale bv uit een organisatie structuur knippen altijd een stuk eenvoudiger dan 1/5 deel van 1 bv met 5 winkels te ontvlechten. Ook al is dat nu totaal niet aan de orde kan dat over 5 jaar wel anders liggen als bijv 1 winkel een beetje achterblijft moet je er of zelf veel energie in steken maar misschien staat er wel een koper klaar die de kansen ziet en is verkoop ook financieel gezien een goed moment omdat er dan weer (groei) kapitaal beschikbaar komt waardoor je ipv een groeirem hebt om die winkel weer in gang te trekken opeens financiële slagkracht krijgt voor een nieuwe activiteit doordat er een zak geld binnenkomt uit de verkoop.

 

Voor de eigen winkels zou als argument om het wel aparte bv's te gebruiken het snelle groeiscenario zijn.  Er zijn ook grotere risico's op een mispeer. je kunt nog zo'n goed concept hebben maar je gaat een keer tegen een grote tegenvaller aanlopen. Door aparte BV's te gebruiken kun je dan de problemen beperken tot die juridische entiteit en in geval van een onherstelbare tegenvaller kan een faillisement beperkt blijven tot die ene bv. Het is dan wel heel belangrijk dat je ook bij aangaan van overeenkomsten zorgt dat der geen "kruis"besmetting ontstaat doordat de holding meetekent .

 

Ik denk dat naast de tijd die gaat zitten in het opzetten van de nieuwe winkels ook het stevig opschalen van de interne organisatie, zoals administratie, voorraadlogistiek en automatisering de nodige aandacht verdienen en feitelijk projectmatig moeten worden opgepakt net zoals dat met nieuwe winkels moet gebeuren.

 

Ik ben het ook niet direct eens met de opmerking dat een eigen boekhouder nog niet rendabel is. Tuurlijk puur in euro's gezien misschien niet maar juist in een snel groeiende organisatie moet je zorgen dat er goede gestandaardiseerde interne werkwijzes zijn, dus laat het klassieke beeld van die boekhouder die factuurtjes zit in te kloppen en kasstaten zit af te vinken eens los en trek het wat breder.. Een beetje boekhouder heeft ook feeling met procesautomatisering en kan ook personeel in de nieuwe winkels trainen in het correct gebruik van het kassasysteem en welke lijsten moeten worden ingevuld, hoe de weekzending verwerkt moet worden enz enz.. Dat zijn allemaal dingen die geen enkel administratiekantoor je gaat leveren, terwijl die processen wel goed moeten lopen.. Dat zijn geen administratiekosten maar opledingskosten die zeer kosteneffectief kunnen zijn omdat iedereen snapt wat ie moet doen en waarom  ie dat doet (naast kleding verkopen)

Ik zou dus juist overwegen vrij snel naar een eigen boekhouder te gaan die niet alleen "dom" factuurtjes zit in te kloppen maar ook de vragen bedrijfsleiders en assistenten kan beantwoorden zodat je daar als ondernemer of regiomanager niet mee bezig hoeft te zijn maar je energie kan richten op het optimaliseren van de winkelvloer en verkoop.

 

Afijn ik schrijf bovenstaande niet als absolute waarheid, maar gewoon als iets andere kijk op het geheel, ik vond dat er iets teveel aandacht was voor alles "lekker simpel" met maar een paar bv-tjes. De boekhouding wordt met 10 winkels echt niet veel eenvoudiger met 3 bv's ipv 10 bv's. Het is zonder meer een vaststaande realiteit dat waar je met 3 winkels je geheugen nog kunt gebruiken om te onthouden dat er nog wat voorraad overgeboekt moet worden dat je bij 10 winkels het daarmee niet meer red en dus procedures moet hebben voor overdracht van voorraad tussen winkels en wederzijdse inzet van personeel.

 

[Johan van der Boog]

Beste Highio,

 

Onze inkoop gaat allemaal op consignatie basis.  Dus  inkoop is geen risico. Personeel met 3 bepaalde tijd contracten van  8/7/8 (iets in die orde) maanden of contract onbepaalde tijd en ook payrol.

 

welke tussenvorm bedoel je?

 

goed punt, motivatie. Met een bv per winkel zou je met aandelen kunnen werken zelfs als perspectief voor vestiginsmanager.  

[Johan van der Boog]

1 uur geleden, Roel J zei:

 

 

.......Ik denk dat naast de tijd die gaat zitten in het opzetten van de nieuwe winkels ook het stevig opschalen van de interne organisatie, zoals administratie, voorraadlogistiek en automatisering de nodige aandacht verdienen en feitelijk projectmatig moeten worden opgepakt net zoals dat met nieuwe winkels moet gebeuren....... 

 

 .......maar juist in een snel groeiende organisatie moet je zorgen dat er goede gestandaardiseerde interne werkwijzes zijn, dus laat het klassieke beeld van die boekhouder die factuurtjes zit in te kloppen en kasstaten zit af te vinken eens los......

 

 .....Een beetje boekhouder heeft ook feeling met procesautomatisering en kan ook personeel in de nieuwe winkels trainen......

 

.......Ik zou dus juist overwegen vrij snel naar een eigen boekhouder te gaan die niet alleen "dom" factuurtjes zit in te kloppen...... 

 

......De boekhouding wordt met 10 winkels echt niet veel eenvoudiger met 3 bv's ipv 10 bv's. 

 

Bedankt Roel voor wat je allemaal zegt, ik heb het even een paar keer gelezen maar als ik het samenvat zoals hierboven dan komt het woord (eigen) boekhouder veel naar voren. 

 

En  inderdaad een heel belangrijk punt dat er goede duidelijke processen, gestandaardiseerde interne werkwijzen,  moeten zijn. Goede mensen hebben we om ons heen aangetrokken, en een goed concept hebben we ook, maar als de processen niet meeontwikkelen of zelfs achterblijven dan hapert de organisatie. Ik denk dat  een interne boekhouder die meehelpt op  deze  gebieden die jij schetst  van essentieel belang is. Zeker omdat we nu een klein team hebben welke zich voornamelijk focust op coaching/training, expansie, formule ontwikkeling, marketing en administratie :)

 

tevens vind ik t feit wat jij ook zegt, en wat anderen ook al hebben gedeeld hier en ons als advies is gegeven: als je van een winkel af wilt, bijvoorbeeld we denken: een franchise ondernemer kan het  in een bepaalde plaats  wellicht toch beter doen als de wij  met vestiging managers, dan is t makkelijker om de losse  entiteit (bv) te verkopen dan deze uit een  bv te knippen. 

 

Het thema ‘simpel houden’ houdt voor mij ook in dat het gewoon heel veel BV voelt (met 10 eigen winkels dan (statuten, notulen, kvk nrs, bankrekeningen, jaarverslagen etc)) voor iets wat wij als 1 organisatie (winkel bv/holding)  zien. Maar zoals prinsrachid ook zei: er zijn mogelijkheden om fiscale eenheden voor de belasting (BTW) te creeeren. Dus t kan ook makkelijker dan ik eerder dacht.  Daar ga ik me in verdiepen. En ook de automatisering  zal t werk goed moeten doen. 

 

 uiteindelijk gaat het erom dat alle processen duidelijk zijn en alle administratie tussen de winkels of bv’s goed wordt geregeld. Dat blijft een feit welke keuze er ook wordt gemaakt. 

 

19 februari 2019 aangepast door Johan van der Boog

[odeon]

20 uur geleden, Johan van der Boog zei:

Er is 1 KvK nummer voor alle vestigingen. Wel met andere vestigingsnummers. 

 

Grotere concerns publiceren meestal een geconsolideerde balans en dus niet voor elke vestiging apart.

Wellicht dat dan ook volstaan kan worden met 1 KvK-nummer.

Weet iemand dit?

[MrHTTP]

Zoals ik al helemaal in het begin aangaf zit het te behalen voordeel in het stroomlijnen van je huidige business met bijv. ERP-software.

Heb je al gesproken met bijv. een ERP-adviseur/functionele applicatiebeheerder? Want ik zie vooral dat jij sturing nodig hebt hierin gezien de lange antwoorden en dezelfde vragen die steeds terugkomen.

 

Wat een in-house financiële man/vrouw betreft. In jouw geval zou ik opzoek gaan naar de juiste persoon. Eerst zelf en lukt dat niet dan kan een recruitmentbureau misschien voor je opzoek? Maar doe dit ook alleen als de investering/kosten daarin zich terugverdienen in tijd/hogere productiecapaciteit etc. Toon voor jezelf het economisch nut aan of laat dat uitrekenen.

 

Hoe kom je aan de juiste persoon? Er lopen genoeg ZZP-ers rond met ervaring (ze hebben bijv. gewerkt op een gerenommeerd accountancy kantoor). Diegene die jij moet hebben is het type dat graag met jou een overeenkomst wil afsluiten op basis van jouw behoeften en jouw groeiproces (niet zo'n duurbetaalde registeraccountant op de 10e verdieping). Die jouw probleem snapt en die (in ruil voor een goede langdurige samenwerking) bereidt is mee te denken.

 

Hoe doe je dat?

Plaats advertenties/berichten op de juiste online kanalen. Doe een belrondje naar ZZP-ers in de omgeving en vraag of ze brood zien in de samenwerking die jij zoekt. Doe een kennismakingsgesprek en leg uit wat jij belangrijk vindt en zoekt als ondernemer (want je bent duidelijk niet tevreden met je huidige externe mensen).  Het is gewoon 50% kwalificaties en de andere 50% is; wil ik met deze persoon werken/heb ik vertrouwen in een goede samenwerking...

 

Daarnaast een serieuze vraag: Hoeveel budget heb jij nu beschikbaar om dit probleem op te lossen? Oftewel wat is jouw waard om tot een oplossing te komen?

 

PS

Een ondernemer zoekt niet naar kant en klare oplossingen maar creëert ze zelf.

 

21 februari 2019 aangepast door MrHTTP

[Johan van der Boog]

Op 21-2-2019 om 09:46, MrHTTP zei:

Heb je al gesproken met bijv. een ERP-adviseur/functionele applicatiebeheerder? Want ik zie vooral dat jij sturing nodig hebt hierin gezien de lange antwoorden en dezelfde vragen die steeds terugkomen.

 

ERP applicatie beheerder in een organisatie met 5 FTE'S??

[MrHTTP]

10 uur geleden, Johan van der Boog zei:

ERP applicatie beheerder in een organisatie met 5 FTE'S??

 

Het gaat er mij meer om dat je probeert (op zo'n mist via een kennisgesprek of een belrondje) te achterhalen of er winst valt te behalen met automatiseren.
Vandaar dat ik maar ben ga vissen naar de concrete stappen die jij neemt, uit jezelf, op basis van de gegeven feedback hier.
 

Op 21-2-2019 om 09:46, MrHTTP zei:

Heb je al gesproken met bijv

 

Op 21-2-2019 om 09:46, MrHTTP zei:

Daarnaast een serieuze vraag: Hoeveel budget heb jij nu beschikbaar om dit probleem op te lossen? Oftewel wat is jouw waard om tot een oplossing te komen?

 

Misschien is een student informatica die een handige back-office maakt voor jouw bedrijfsprocessen wel een meer passende oplossing... Ik weet het niet...

Daarom stel ik vragen aan je... Zonder antwoorden kan ik je niet verder helpen. Succes.

 

[Highio]

Quote

ERP applicatie beheerder in een organisatie met 5 FTE'S??

12 winkels en groeiend met 5 FTE's??

 

MrHTTP probeert je het perspectief of besef met bijbehorende instrumenten voor een groei-ondernemer aan te reiken. Ik vind het in ieder geval een goede poging.

 

Hoe verkrijg je nu of in de toekomst betere managementinformatie?

 

Weekendgroet,

 

Highio

23 februari 2019 aangepast door Highio

[Johan van der Boog]

EPR is ook belangrijk. Enkel nu is alles goed geregeld. Ik werk samen, voor de franchise structuur/communicatie,  met 2 studenten ICT die net hun eigen bedrijf hebben en daarnaast  met een (student) programmeur (net een eigen bedrijf ook gestart)  waar we onze eigen  kassasoftware* mee aan t ontwikkelen zijn.  

 

Deze partijen kunnen mij zeker helpen met het EPR de komende jaren als er meer  eigen vestigen komen. 

 

De organisatorische aspecten zijn van enorm belang. De hoofdvraag op dit topic van mij was toch de keuze: elke winkel in een aparte bv? Of 1 winkel bv oprichten en daarin alle Hoofd- en nevenvestigingen. 

 

De meningen van diverse reacties hierboven, en ook van de diverse adviseurs (fiscalisten, notaris, franchise advieseur, administratiekantoor) welke ik voor mijn post hier op HL heb geraadpleegd, waren (voor mij niet althans)  100% duidelijk  voor de een of de andere optie.

 

Maar na deze afgelopen week samen te vatten hebben we besloten ons te  focussen op t oprichten van 1 bv voor elke winkel.  Daar komt een hoop geregel bij kijken. Enkel t aanvragen van een bankrekening nummer (ABN) duurt nu al 3 weken.  Dus kan ik ook geen PIN contract afsluiten. En de winkel gaat begin maart open.  Maar dat komt allemaal wel goed. Soms operen we snel vanaf vinden pand tot openen. Zoals nu ook t geval is en dan is t even spannend. 

 

Dit vele geregel voor elke bv (start nieuwe winkel) deed mij zoeken naar optie van 1 entiteit voor alle winkels. En uiteindelijk de post/vraag op HL.

 

Maar het komt er toch op neer dat de losse bv structuur het beste is. 

 

Ik ben dus heel wat wijzer geworden.

 

Nogmaals dank iedereen voor het meedenken en adviseren!

 

En ik hoop dat de info hierboven nog eens gebruikt kan worden voor anderen met eenzelfde (soort) vraagstuk.

 

Fijn weekeinde gewenst! 

 

*ik kan niet verder uitweiden over ons concept hier, maar ga er gerust vanuit dat het nodig is (noodzakelijk zelfs)  dat wij eind 2020 onze eigen software hebben. Of liever nu al, maar vanwege budget is de beste  optie, in wat langere ontwikkel termijn,  samen te werken met zeer enthousiaste startende  studenten :) risico ja. Maar dat is ondernemen altijd! Volg je gevoel. 

 

23 februari 2019 aangepast door Johan van der Boog

[MrHTTP]

2 uur geleden, Johan van der Boog zei:

EPR is ook belangrijk. Enkel nu is alles goed geregeld. Ik werk samen, voor de franchise structuur/communicatie,  met 2 studenten ICT die net hun eigen bedrijf hebben en daarnaast  met een (student) programmeur (net een eigen bedrijf ook gestart)  waar we onze eigen  kassasoftware* mee aan t ontwikkelen zijn.  

Deze partijen kunnen mij zeker helpen met het EPR de komende jaren als er meer  eigen vestigen komen. 

Klinkt goed. Hoop dat de studenten sturing krijgen (of dit zelf inschakelen) van ervaren software engineers/developers en de nodige (penetration) testing doen. Ik zou nooit ICT studenten volledig autonoom een kassasysteem laten opzetten (omdat ze toevallig een inschrijving KvK hebben).

 

2 uur geleden, Johan van der Boog zei:

Maar na deze afgelopen week samen te vatten hebben we besloten ons te  focussen op t oprichten van 1 bv voor elke winkel.  Daar komt een hoop geregel bij kijken. Enkel t aanvragen van een bankrekening nummer (ABN) duurt nu al 3 weken.  Dus kan ik ook geen PIN contract afsluiten

Bij Bunq heb je binnen een uur een zakelijk beheersaccount, waarmee je 25 IBAN nummers (volwaardige Nederlandse zakelijke rekeningen) tot je beschikking hebt (als je wilt).

Alle processen qua bankzaken kun je volledig automatiseren via hun API: https://www.bunq.com/nl/developer

Alles is digitaal dat maakt het ideaal voor digitale schaalvergroting maar of het ook voor jouw situaties werkt is kwestie van uitrekenen...

 

Zie ook

https://www.bunq.com/nl/zakelijke-rekening

https://www.bunq.com/nl/zakelijke-rekening/wat-is-het

 

 

PS

Ik heb gewerkt met (ICT) studenten en ze aangestuurd/geholpen met ICT en ondernemerschap. Ik weet waar het mis kan gaan en waar je op moet letten.

23 februari 2019 aangepast door MrHTTP

[Johan van der Boog]

8 minuten geleden, MrHTTP zei:

Klinkt goed. Hoop dat de studenten sturing krijgen (of dit zelf inschakelen) van ervaren software engineers/developers en de nodige (penetration) testing doen. Ik zou nooit ICT studenten volledig autonoom een kassasysteem laten opzetten (omdat ze toevallig een inschrijving KvK hebben).

 

 

De Ict studenten maken de software niet. Dat doet een zeer ervaren programmeur. Weliswaar student maar maak je geen zorgen. Dat zit helemaal goed. 

[Johan van der Boog]

10 minuten geleden, MrHTTP zei:

 

 

Bij Bunq heb je binnen een uur een zakelijk beheersaccount, waarmee je 25 IBAN nummers (volwaardige Nederlandse zakelijke rekeningen) tot je beschikking hebt (als je wilt).

Alle processen qua bankzaken kun je volledig automatiseren via hun API: https://www.bunq.com/nl/developer

Alles is digitaal dat maakt het ideaal voor digitale schaalvergroting maar of het ook voor jouw situaties werkt is kwestie van uitrekenen...

 

Zie ook

https://www.bunq.com/nl/zakelijke-rekening

https://www.bunq.com/nl/zakelijke-rekening/wat-is-het

 

.

Bedankt. Dat klinkt als een  goede tip. Daar ga ik even naar kijken.