Verwerken van overlopende passiva in Excel

[CatharinaK]

BESTE LEDEN, 

 

Ik ben bezig met het afronden van mijn IB 2018 en heb de volgende vragen. Kunnen jullie mij aub helpen? Ik werk met excel, dus codes etc. gebruik ik niet. 

 

1. Ik heb huur betaald voor mijn kantoor in dec. 2018 welke betrekking heeft op jan/feb 2019. Hoe verwerk ik dit in de balans en Jaarrekening en is mijn verwerking voldoende?

 

Wat ik nu heb gedaan: Ik heb de factuur (omzet en btw) geboekt als kosten in 2018. Stel 1210 euro.

ditzelfde bedrag heb ik vermeld bij overlopende activa op de balans. 

 

Is dit voldoende? Of moet ik de kosten nemen in 2019, omdat ik dan pas gebruik maak van de dienst?

 

2. Dan heb ik ook nog een vooruitbetaling/voorschot  gekregen in 2018. Dus ik heb een factuur verstuurd in dec. 2018. Maar de werkzaamheden zijn pas verricht in januari 2019.

 

Wat ik nu heb gedaan:  voor de omzetbelasting heb ik deze factuur meegenomen in 2018. Maar zover ik weet geld voor de winst/verlies de winst meenemen in 2019.

ditzelfde bedrag heb ik meegenomen als overlopende passiva in de balans. 

 

Voor mijn gevoel mis ik hier iets. Kan iemand in simpele taal zonder codes uitleggen of ik goed zit?

 

Mijn dank is groot.

 

 

 

 

[Rik ·]

1) nee, je boekt de factuur alleen op overlopende activa. Het is vooruitbetaald voor 2019. Pas in 2019 boek je die overlopende activa post door naar de kosten voor 2019.

 

2) ja, je kunt de factuur boeken in 2018 voor de omzetbelasting maar je boekt hem niet als omzet maar op de balanspost overlopende passiva. Het is in 2018 n.l. een 'schuld' die je hebt aan het jaar 2019.

 

[CatharinaK]

Hallo Rik, 

 

Wat fijn dat je mij zo snel helpt. 

 

Dus als ik het goed begrijp:

1. Ik boek de factuur als overlopende activa in 2018 en neem de kosten in 2019. 

De btw neem ik dan wel 2018? Dus totaalbedrag 1210 euro als overlopende activa, daarvan draag ik 210 euro af aan btw en in 2019 neem ik de 1000 euro als kosten.

 

2. Ik boek de factuur als overlopende passiva, draag de BTW af in 2018 en het resterende boek ik als kosten in 2019. 

 

Voelt heel simpel...In de andere topics kwam het als iets 'moeilijks' over. Is dit omdat ik een Excelblad gebruik. Is voldoende voor een eenmanszaak toch.

[Rik ·]

1) nee, de overlopende activa is dan €1000. De btw in q4 2018 is €210 en via de bank betaald in 2018 is €1210. En in jan 2019 kun je de €1000 van overlopende activa naar kosten boeken. (Als je €1210 over zou laten lopen dan blijf je met €210 zitten op de balans omdat kosten altijd zonder btw zijn.

 

2) de verkoopfactuur boek je inderdaad excl btw als overlopende passiva en de btw gewoon in 2018 (en bedrag incl btw op te ontvangen debiteuren). De factuur (dus excl. bedrag) kun je dan in jan 2019 naar omzet overzetten (natuurlijk niet naar kosten).

 

Als het Excelbestand je genoeg inzicht geeft en duidelijk is waar je wat boekt, dan zou dat voldoende zijn. Wel kan het handig zijn een balans en W&V apart op te stellen. En soms kan het handiger zijn wat basiskennis van boekhouden op te doen en te weten dat elke boeking een tegenboeking moet hebben. Want dan had je die fout bij punt 1 niet gemaakt door €1210 op overlopende activa te zetten.

 

 

12 maart 2019 aangepast door Rik ·

[CatharinaK]

Rik, 

 

super bedankt. Alles is helemaal duidelijk. 

 

Weet jij toevallig ook hoe het zit met kosten waarvan ik weet dat ze er zijn geweest, maar later pas het totaalbedrag weet. Moet ik daar een bedrag voor reserveren? 

 

Ter uitleg, voor een klant heb ik meerder opdrachten gedaan in 2018. Hiervoor zijn 3 facturen verstuurd in 2018, voor deze opdracht heb ik iemand ingehuurd. Maar deze facturen moet ik nog ontvangen. Ook weet ik niet de exacte bedragen, omdat er materialen etc. zijn ingekocht. 

 

Hoe verantwoord ik kosten waarvan ik het exacte bedrag nog niet weet? Kan ik een bedrag hiervoor reserveren en dit laten corrigeren? 

[Rik ·]

55 minuten geleden, CatharinaK zei:

Maar deze facturen moet ik nog ontvangen. Ook weet ik niet de exacte bedragen, omdat er materialen etc. zijn ingekocht. 

Nog geen factuur? Wil die persoon inmiddels ook zijn geld niet zien??? 

 

Als je die bedragen redelijk in kunt schatten dan kun je die inderdaad opnemen als kosten. Wel zonder verwerking van de BTW. En de tegenboeking is dan via overlopende passiva, reservering-balanspost of "nog te ontvangen facturen" (omdat het nog te betalen in 2019 is). Je moet dat wel even goed documenteren (b.v. apart A4tje in de inkoop-map). In 2019 kun je de factuur dan tegenboeken tegen die overlopende activa (en dus niet opnemen als kosten). Het eventuele verschil in bedragen (positief of negatief) moet je natuurlijk wel opnemen als kosten in 2019.

 

[CatharinaK]

Hallo Rik, 

 

Ik ben er weer even in gedoken en wat mij niet helemaal duidelijk is wat betreft het voorschot:

Op 12-3-2019 om 23:16, Rik · zei:

2) de verkoopfactuur boek je inderdaad excl btw als overlopende passiva en de btw gewoon in 2018 (en bedrag incl btw op te ontvangen debiteuren). De factuur (dus excl. bedrag) kun je dan in jan 2019 naar omzet overzetten (natuurlijk niet naar kosten).

 

Als ik het voorschot inboek als overlopende passiva, de btw neem in 2018 en de omzet in 2019. Wat bedoel je dan met

Op 12-3-2019 om 23:16, Rik · zei:

en bedrag incl btw op te ontvangen debiteuren

? 

Deze opmerking volg ik net. Ik dacht dat bovenstaande voldoende was/

 

En terug te komen op die 3 facturen. Stel de geschatte kosten zijn 2420 euro.

Dan neem ik 2000 als reservering/ nog te ontvangen facturen. De kosten a 2000 euro.

Stel in 2019 blijkt de factuur 3620 euro. Dan neem ik dan 620 euro als Btw en 1000 euro als kosten.

 

[Rik ·]

42 minuten geleden, CatharinaK zei:

Als ik het voorschot inboek als overlopende passiva, de btw neem in 2018 en de omzet in 2019. Wat bedoel je dan met

Op 12-3-2019 om 23:16, Rik · zei:

en bedrag incl btw op te ontvangen debiteuren

? 

Deze opmerking volg ik net. Ik dacht dat bovenstaande voldoende was/

Wat bedoel jij met "voorschot". Als je in 2018 een factuur verstuurd hebt, dan zie ik dat helemaal niet als "voorschot". Als de factuur voor diensten in 2019 is boek je de factuur excl. btw op "Vooruitgefactureerd"-balanspost. Btw gewoon als te betalen BTW Q4 2018 en het bedrag incl. BTW op "Te ontvangen debiteuren"-balanspost.

 

Als je dan de betaling binnenkrijgt (ik weet niet of dat in 2018 of 2019 was) boek je de betaling (incl. BTW) weg tegen de "Te ontvangen debiteuren"-balanspost (incl. BTW).

 

Maar misschien hou je helemaal geen "Te ontvangen debiteuren" bij. Dan mag je die "Te ontvangen debiteuren" ook zien als "Bank".

 

Heb je eigenlijk onbetaalde verkoopfacturen? Zo ja, hoe hou je die dan bij? En onbetaalde inkoopfacturen?

 

42 minuten geleden, CatharinaK zei:

En terug te komen op die 3 facturen. Stel de geschatte kosten zijn 2420 euro.

Dan neem ik 2000 als reservering/ nog te ontvangen facturen. De kosten a 2000 euro.

Stel in 2019 blijkt de factuur 3620 euro. Dan neem ik dan 620 euro als Btw en 1000 euro als kosten.

Kostenschattingen zijn natuurlijk altijd excl. BTW (als ondernemer). Maar als dat bedrag €2420 incl. BTW is, dan boek je inderdaad €2000 als kosten in 2018 en €2000 op de overlopende activa. BTW is in 2018 nog niet aan de orde omdat je nog geen factuur hebt. In 2019 krijg je dan de factuur. Als die €3620 incl. BTW is (dat is €2991,74 excl. BTW) dan boek je €628,26 (BTW bedrag op factuur) als BTW, €2000 boek je tegen op overlopende active (zodat die weer 0 wordt), en de overblijvende €991,74 boek je als kosten in 2019.

 

14 maart 2019 aangepast door Rik ·

[CatharinaK]

Oke Rik helemaal Helder. Fijn!

12 minuten geleden, Rik · zei:

Wat bedoel jij met "voorschot". Als je in 2018 een factuur verstuurd hebt, dan zie ik dat helemaal niet als "voorschot". Als de factuur voor diensten in 2019 is boek je de factuur excl. btw op "Vooruitgefactureerd"-balanspost. Btw gewoon als te betalen BTW Q4 2018 en het bedrag incl. BTW op "Te ontvangen debiteuren"-balanspost.

 

Als je dan de betaling binnenkrijgt (ik weet niet of dat in 2018 of 2019 was) boek je de betaling (incl. BTW) weg tegen de "Te ontvangen debiteuren"-balanspost (incl. BTW).

 

Maar misschien hou je helemaal geen "Te ontvangen debiteuren" bij. Dan mag je die "Te ontvangen debiteuren" ook zien als "Bank".

 

De betaling heb ik ontvangen n 2018. vandaar dat k jouw opmerking niet helemaal snapte denk ik. Ik kom dus niet bij 'te ontvangen debiteuren'. 

 

Overige is duidelijk.

 

Bedankt voor alle hulp tot nu toe.

[Rik ·]

14 minuten geleden, CatharinaK zei:

De betaling heb ik ontvangen n 2018. vandaar dat k jouw opmerking niet helemaal snapte denk ik. Ik kom dus niet bij 'te ontvangen debiteuren'.

Nee. Ik bedoelde inderdaad dat je op moment van het maken van de factuur, die "te ontvangen debiteuren" geboekt zou hebben. Als er dan voor eind 2018 betaald is, dan is die betaling alweer verdwenen van de post "te ontvangen debiteuren". Het was dus eigenlijk de momentopname van het maken van de factuur wat je dan moest boeken.

 

[CatharinaK]

Ja precies. Ik snap het. Duidelijk!