planning, taken en andere zaken organiseren

[Daniel_Nijmegen]

Ik ben nu iets meer als een maand bezig met mijn nieuwe bedrijf (daarvoor langere tijd met voorbereiding  daarvoor vanuit ander bedrijf).

Nu zijn er steeds meer zaken die ik moet gaan bijhouden, uitvoeren, uitzoeken, organiseren of b.v. later op moet terugkomen.

B.V. :

- bepaalde taken die ik dagelijks of wekelijks moet uitvoeren

- uitzoekwerk voor nieuwe zaken voor de technische systemen.

- klantcontacten waar ik paar dagen of weken later op moet terugkomen

- zaken in assortiment die ik moet aanpassen

- enz.

- enz.

 

Tot nu doe schreef ik dat allemaal op notitieblaadjes die dus overal hangen en liggen, niet erg ideaal.

Je raakt overzicht kwijt, vergeet zaken en komt telaat op dingen terug.

 

Wel eens een TODO list systeem op mijn pc geprobeerd maar dat was ook niet ideaal.

Nu ook eens kijken voor zoiets op mijn telefoon maar is dat de beste oplossing vroeg ik me af. hoe gaan jullie met dit soort zaken om, werken jullie met briefjes, todo list systemen (en welke dan?) of nog andere (technische) oplossingen?

 

Wil mezelf hierin graag verbeteren en meer structuur aanbrengen zodat ik alles beter georganiseerd en op tijd af krijg en niet steeds met 10 zaken tegelijk bezig ben.

Benieuwd naar jullie ervaringen en oplossingen

[Cosara]

32 minuten geleden, Daniel_Nijmegen zei:

Nu ook eens kijken voor zoiets op mijn telefoon maar is dat de beste oplossing vroeg ik me af. hoe gaan jullie met dit soort zaken om, werken jullie met briefjes, todo list systemen (en welke dan?) of nog andere (technische) oplossingen?

Met de Agenda-app en To-Do-List-app op je iPhone en opgeslagen in iCloud mis je niets en nergens meer iets.

[Hans van den Bergh]

Ik begrijp je vraag heel goed, een goede planning kan enorm helpen om dingen voor elkaar te krijgen en ook om rust (tussen de oren) te creëren. Ik gebruik de Google agenda en heb nogal wat 'rituelen', zoals elke ochtend (ma-za) steevast administratie doen na twee koppen koffie, op gezette tijden met de hond uit,  e.d.

 

Het gevoel dat je aan veel dingen niet toe komt of niet af krijgt, komt vaak voort uit het niet afmaken van iets waar je op enig moment mee bezig bent.  De ene keer ga je uit jezelf iets anders doen,  de andere keer word je ervan afgehaald door iemand anders,  een mailtje of een telefoontje e.d. Die dingen zou je zoveel mogelijk kunnen uitbannen om echt iets voor elkaar te krijgen. Laat je niet van iets afleiden wat je werkelijk af wilt hebben. Plan desnoods ook je vrije tijd en je rust in,  er zit 168 uur in een week en da's echt veel. 

[Daniel_Nijmegen]

Cosara

in dit geval gebruik ik Huawei 

gebruik de agenda die daarop staat voor afspraken. deze wordt geupdate naar Google. Hoe ik die ook weer op mijn computer kan uitlezen en bijwerken heb ik nog niet ontdekt (nog geen tijd gehad om uit te zoeken)

ToDo list apps zijn er vele van, staat dus al lang op mijn todo lijst om te kijken wat een goede is.

 

Hans van den Bergh dat is inderdaad het probleem. Ik heb ook wat vaste zaken ingebouwd: smorgens na aankleden eerst bestellingen administratief verwerken en bestellen bij groothandels en eerste mail.

Dan meestal de kinderen naar school (nu vakantie)

dan staan er paar alarmen in mijn telefoon voor andere momenten dat ik moet bestellen bij groothandels en paar dagelijkse zaken doen.

 

Maar andere zaken waar ik aan begin worden inderdaad vaak onderbroken door een telefoontje waarvoor je wat moet uitzoeken en doen, een mailtje enz..

en voor je het weet wordt hetgeen waarvoor je onderbrak waarmee je bezig was zelf weer onderbroken door iets anders.

 

Vrije tijd probeer ik ook wel goed te nemen. Laatste taak van de dag is nu de pakjes naar PostNL brengen. daarna sluit ik in principe af.

Ik zeg in principe omdat ik vaak en regelmatig toch nog even naar boven storm om op de pc even een mail te sturen (merendeels vanwege retourmeldingen waarvoor ik de klanten snel nog even op de retour voorwaarden wil wijzen).

 

Maar zaken als bijwerken van prijzen van neuwe producten, aanvullende productinfo enz. blijft snel liggen.

Mijn gevoel daarbij is dat er minder uit mijn handen komt dan mogelijk doordat niet goed genoeg georganiseerd ben.

[Ron van der Kolk]

Voor acties gebruik ik Wunderlist, via de app op mijn telefoon en via web op de computer. 

[Cosara]

44 minuten geleden, Daniel_Nijmegen zei:

Mijn gevoel daarbij is dat er minder uit mijn handen komt dan mogelijk doordat niet goed genoeg georganiseerd ben.

Heeft met organiseren weinig te maken ... ligt eerder aan oncontroleerbare zaken die zich plotsklaps aandienen en die (soms) direct opgelost moeten worden. 

Dat ‘soms’ moet je letterlijk nemen ... vele zaken zijn nooit zo urgent dat zij direct opgelost moeten worden... al denkt menig klant daar anders over.

Lopende zaken afmelden zodra deze klaar zijn of doorschuiven naar een ander tijdstip voorkomt dat de herinneringsgeluidjes de stress verhogen.

[Daniel_Nijmegen]

Ron van der Kolk Wunderlist ga ik eens bekijken. zag ook Google Task ergens voorbij komen.

 

Cosara veel van de zaken die ik direct afhandel en dus waar ik mee bezig was voor laat liggen doe ik niet direct afhandelen omdat het perse direct moet, maar omdat als ik niet direct doe het blijft liggen en ik het uiteindelijk vergeet. daarom dus een makkelijk registratie/todo iets hebben zodat ik zo iets kan plannen voor later en dan niet vergeet. Dat zou waarschijnlijk al hoop schelen.

[Cosara]

27 minuten geleden, Daniel_Nijmegen zei:

... als ik niet direct doe het blijft liggen en ik het uiteindelijk vergeet.

Daar heb je dus meerdere app-jes voor, waarvan iedereen zo z'n eigen voorkeur heeft.

Niet afmelden of doorschuiven betekent een al dan niet irritant herinneringsgeluidje.

[Jeroen Reith]

Ik gebruik hiervoor al jaren naar volle tevredenheid MLO (MyLifeOrganized): https://www.mylifeorganized.net/

Synchroniseert tussen laptop, pc en telefoon, werkt snel, gemakkelijk en overzichtelijk.

Aan te bevelen.

[wandera]

Check eens de Eisenhower matrix. Zo te lezen besteed je misschien ook tijd aan dingen die er minder toe doen.  Er zijn zelfs apps van deze time-management benadering.

[Jantje2000]

Zoek je niet een soort CRM, waarin je taken aan klanten kunt hangen, taken kunt aanmaken voor jezelf, klanten kunt opslaan enzovoort? Iets als teamleader, of hubspot bijvoorbeeld?

[rh0]

Veel van de bovenstaande reacties gaan over de "software". Wat nog belangrijker is, is de gewoontes of handelingen in kaart brengen, met andere woorden de processen.

 

Die goed in kaart brengen, is voor de meeste ondernemers dagelijkse gang van zaken. Vervolgens kijk je naar hoe je die processen nog iets kan optimaliseren. Want zoals je al aan geeft, dien je vaak later ergens op terug te komen, je komt ergens te laat op terug of, in het ergste geval... je vergeet dingen.

 

Ik geef je als tip om een keer het boek getting things done door te lezen. Daarin staat een eenvoudig en waardevol proces beschreven voor de basis organisatie. Als je dit goed doorvoert, ervaar je veel vaker wat het is om zorgeloos en geconcentreerd aan het werk te zijn.

 

Software verandert vaak, althans bij mij, en is afhankelijk van de processen.

[TwaBla]

Op 9-7-2019 om 08:30, Daniel_Nijmegen zei:

Ik ben nu iets meer als een maand bezig met mijn nieuwe bedrijf...

 

Goh...

 

... waar is de vorige gebleven?

 

Mag een kort antwoord zijn. 

[Norbert Bakker]

13 uur geleden, wandera zei:

Check eens de Eisenhower matrix. Zo te lezen besteed je misschien ook tijd aan dingen die er minder toe doen.  Er zijn zelfs apps van deze time-management benadering.

 

Nu we toch aan het topic-kicken zijn :  de Eisenhower-Matrix  vormt de basis van David Allens  "Getting Things Done". 

 

 

[Highio]

Quote

Zo te lezen besteed je misschien ook tijd aan dingen die er minder toe doen. 

Welnee, dat doet niemand hier!

 

Weekendgroet,

 

Highio

[Richard Theuws]

1 uur geleden, Norbert Bakker zei:

 

Nu we toch aan het topic-kicken zijn :  de Eisenhower-Matrix  vormt de basis van David Allens  "Getting Things Done". 

 

 

Prima boek. (ik zou het eigenlijk weer eens moeten lezen overigens)

[Ron van der Kolk]

12 minuten geleden, Richard Theuws zei:

Prima boek.

 

Vast, en ik heb het ook wel ergens liggen geloof ik, maar ik kom er niet aan toe om het te lezen 

[Norbert Bakker]

 

59 minuten geleden, Richard Theuws zei:

Prima boek. (ik zou het eigenlijk weer eens moeten lezen overigens)

 

Yep

 

[Richard Theuws]

15 minuten geleden, Ron van der Kolk zei:

 

Vast, en ik heb het ook wel ergens liggen geloof ik, maar ik kom er niet aan toe om het te lezen 

 

hahaha ja ik twijfelde letterlijk of ik zou zeggen "ik zou het weer eens moeten lezen maar ik kom er maar niet aan toe."

[Daniel_Nijmegen]

Ik heb tot nu toe vooral geprobeerd mijn werkzaamheden wat meer gestructureerd in te plannen.

Dat lukt nog niet helemaal, toch tevaak telefoontjes tussendoor waardoor je direct weer even mee moet bezighouden.

Die telefoontjes negeren is ook geen optie helaas omdat vanaf verkoopplatformen kan zijn waarbij je weer aantekening krijgt als telefoon niet beantwoord wordt.

Verder lijkt t het voor groot deel ook "in mijn hoofd" te zitten. periodes waarin wat meer stress is merk ik direct van mezelf dat lastig is de focus vast te houden en mezelf niet alle kanten op te laten schieten.

Periodes dat alles soepel verloopt lukt alles direct ook veel beter.

[Norbert Bakker]

8 minuten geleden, Daniel_Nijmegen zei:

Verder lijkt t het voor groot deel ook "in mijn hoofd" te zitten. periodes waarin wat meer stress is merk ik direct van mezelf dat lastig is de focus vast te houden en mezelf niet alle kanten op te laten schieten.

 

Ook daarvoor: GTD!  Zorgt er voor dat dingen uit je hoofd gaan (want je hebt ze opgeschreven) en je veel meer grip en Focus krijgt en houdt. 

Echt het proberen waard Vossie! 

[yann]

Quote

 toch tevaak telefoontjes tussendoor waardoor je direct weer even mee moet bezighouden.

Tijdje geleden heb ik ontdekt dat dat ding ook gewoon op 'stil' kan.
Dat geeft je de rust om  af te maken waar je aan bezig was. Waar nodig kan je dan als het jou uitkomt terug bellen.
 

15 november 2019 aangepast door yann

[Daniel_Nijmegen]

4 minuten geleden, yann zei:

Tijdje geleden heb ik ontdekt dat dat ding ook gewoon op 'stil' kan.
Dat geeft je de rust om  af te maken waar je aan bezig was. Waar nodig kan je dan als het jou uitkomt terug bellen.
 

probleem is dat telefoontjes van b.v. Bol.com geacht worden aangenomen te worden.

Dit valt binnen prestatiescores waarop je afgerekend kan worden en welke uiteindelijk je positie op platform bepalen.

Neem die om die reden altijd aan.

Net als klantvragen, die dienen binnen 8 werkuren beantwoord te zijn, en soms moet je daarvoor dingen uitzoeken/navragen dus moet je zo snel mogelijk naar kijken (soms kan je ze daarna gerust 6 uur laten liggen, soms moet je gelijk actie op ondernemen om het binnen 8 uur te kunnen afhandelen.

 

Bij bepaalde platformen geld niet 8 werkuur maar 24 uur en die tellen ook in weekend door.