Kilometer kosten + OV kosten: direct declareren of via holding?

[foodtech]

Er is e.e.a. te vinden over de reiskosten administratie, maar niet voor mijn specifieke geval en een aantal topics op dit onderwerp zijn behoorlijk verouderd, vandaar toch dit topic 😉

 

Sinds een aantal maanden ben ik samen met iemand anders een onderneming gestart. Omdat de activiteiten een eind van mij vandaan plaatsvinden maak ik veel reiskosten. Daarnaast is mijn rol ook commercieel, en zijn de extra reiskosten bovenop woon-werk verkeer variabel en niet goed te voorspellen (klantbezoeken e.d.). Afspraak is de daadwerkelijk gemaakte OV kosten en 0,19 cent per kilometer ook te vergoeden vanuit de werkmij. De kilometers worden gemaakt met een privé auto, OV kosten worden gemaakt met een OV kaart op naam van de holding. 

 

De structuur van het bedrijf is als volgt:

DGA A -> Holding A -> Werkmij (<50%, mijn situatie)

DGA B -> Holding B -> Werkmij (>50%)

 

Bij beide DGA's vindt verloning plaats vanuit de Holding en sturen management fee facturen naar de werkmij. Naast de maandelijkse management fee mogen volgens de management fee overeenkomst kosten voor o.a. reizen ook doorbelast worden naar de werkmij.

 

De vraag is:

- Kunnen kilometer kosten (zeg de 0,19 per kilometer die door de DGA gedeclareerd wordt) het beste doorbelast worden naar de werkmij via de holding, of een directe declaratie aan de werkmij? Uiteindelijk worden de kosten natuurlijk gemaakt voor de werkmij.

- BTW kilometers doorbelasten vanuit de holding naar de werkmij: moet de holding dan ook 21% BTW in rekening brengen over deze post?

- BTW OV kosten doorbelasten vanuit de holding naar de werkmij: moet de holding dan 9% of 21% BTW in rekening brengen over deze post? (trein kosten zijn bijv. 9% op de factuur van NS naar de holding).

 

Een andere gerelateerde vraag: kan ik in deze situatie gebruik maken van een zakelijke brandstofpas (bijv op naam van de holding) en zodoende de BTW op de brandstof terugvorderen?

 

Volgens mij moet in deze situatie de holding in ieder geval de OV kosten mee factureren 

 

Ik hoop dat dit duidelijk is, en dat iemand kan helpen met deze vragen!

 

Groet!

 

foodtech