Boekencontrole: Relatie Inkoop / Verkoop

[Wesley33]

Dag,

Na een boekenonderzoek door de belasting zijn er wat vragen gekomen over de relatie Inkoop verkoop.

Komt erop neer dat de controleur een inkoop factuur met omschrijving vind die niet te herleiden valt naar een verkoop factuur.

(overigens zijn de meeste te herleiden en blijven er per jaar een stuk of 10 over)

Ik heb daar verschillende redenen voor gegeven waarom dat kan gebeuren.:

 

1) Degene die de factuur stuurt vermeld een verkeerd werk.

 

2) Het is een "spook"factuur

 

3) Ik ben simpelweg een factuur naar klant vergeten te versturen. (stom...)

 

4) In mijn geval zijn het meestal werken uitgevoerd voor een collega zzpér die ik vervolgens niet heb door gefactureerd, andersom gebeurd dit ook wel eens, wij factureren niet ieder uurtje en schroefje aan elkaar. 

Voorbeeld ik koop een doos elektra draad met ref werk: jansen (het werk van m'n collega zzpér) en vervolgens zit er in mijn (inkoop) boekhouding de naam jansen die niet voorkomt op een verkoop factuur.

Ik vermoed dat ervan uitgegaan word dat jansen dan een klus buiten de boeken is geweest. Daarop vraagt de controleur als bewijs het verkoop factuur van mijn collega's zzpér, wat feitelijk voor mij niet mogelijk is omdat ik daar geen inzage in heb. Ik heb geantwoord dat dat niet lukt en dat ze voor deze inichtingen contact op moeten nemen met het bedrijf van de collega zzpér. Ik heb echter wel met hem overlegt en inderdaad de facturen waar het om zou gaan komen voor in zijn boekhouding.

Bijkomend is dat wij voorheen een vof waren met zn 2en en nu ieder een eenmanszaak hebben.

 

De vraag is of dit door de vingers te zien is en belangrijkste: kan de controleur de facturen uit de boekhouding verwijderen waardoor de winst hoger word en de btw moet worden terug betaald.

 

[Ron van der Kolk]

Beste Wesley,

 

Welkom op Higherlevel!

 

39 minuten geleden, Wesley33 zei:

De vraag is of dit door de vingers te zien is en belangrijkste: kan de controleur de facturen uit de boekhouding verwijderen waardoor de winst hoger word en de btw moet worden terug betaald.

 

Het is op zich geen probleem als je meer inkoopt dan verkoopt, dus spullen zakelijk(!) gebruikt die je niet in rekening brengt. Doordat je ze onbewust vergeet te factureren of bewust niet in rekening brengt om wat voor reden dan ook .  Er is pas een probleem als het lijkt alsof je ze wel in rekening hebt gebracht, maar de omzet buiten de boeken hebt gehouden, waardoor je te weinig btw afdraagt en te weinig inkomstenbelasting betaalt. Het is dus wel handig als je kunt laten zien wat er met die ingekochte spullen is gebeurd.

[Branko Collin]

Over schroefjes gesproken, in deze draad gaat het over zogeheten grijpvoorraad:

 

https://www.higherlevel.nl/forums/topic/50106-onzekerheden-administratie-feedback-gevraagd

[RiVe]

Bedrading, schroeven en ander geneuzel koop je vrijwel niet per klant, maar is voorraad. Je kan het in je calculaties verantwoorden, dat het wordt verrekend, vaak per bedrag. 

 

Vergeten om klanten te factureren kan wel vragen opleveren.

 

[Roel J]

8 uur geleden, Wesley33 zei:

Ik vermoed dat ervan uitgegaan word dat jansen dan een klus buiten de boeken is geweest.

Niet teveel vermoeden... mensen denken over de belastingdienst altijd meteen het slechtste of zijn bang meteen tegen een boete aan te lopen..

 

Het doel van de vragen is, in principe, gewoon om te snappen hoe jou administratie in elkaar zit. En de antwoorden die jij hier geeft zijn heel normaal, iedereen vergeet wel eens een klant te factureren, krijgt wel eens een factuur met onduidelijke omschrijving.

Alleen "spookfacturen" snap ik niet die horen niet in je administratie, of wat bedoel je daarmee?

Enige bijzondere is dat jij vroeger met 1 persoon een VOF hebt gehad en dat daar dus ook af en toe zaken niet doorbelast wordt, dat is wat opmerkelijk en daar zal men mogelijk wat kritischer op zijn. De reden is dat wil voorkomen dat jullie met winst aan het schuiven zijn, op zich is het natuurlijk niet normaal dat kosten die je maakt voor een project van een ander niet worden doorbelast. ik vermoed dat daarom ook de vraag is gekomen of je dan maar de verkoopfactuur van die andere zzp-er moet aanleveren.

Maar zolang dat niet doorbelasten beperkt blijft tot af en toe een rol draad zal er uiteindelijk geen probleem zijn.

 

De vragen laten wel zien dat je mogelijk gebaat bent bij een wat betere koppeling tussen inkoop en verkoop voor klantspecifieke inkopen. Dat zou met bijv projectadministratie kunnen maar ook gewoon met (excel)lijstjes / werkbonnen per klant/project waarin je noteert welke inkoopfacturen voor die klant zijn en welke verkoopfacturen zijn verstuurd. Dan kun je ook zelf zien of je iets overhoud en niets vergeten bent en hoef je bij een controle niet jaren later uit te zoeken welke factuur ook al weer bij welke

 

Maar alles bij elkaar zou ik de vragen gewoon beantwoorden zoals het is gebeurd, als jij niks raars / illegaals gedaan hebt dan dat zal vrij zeker geen problemen opleveren. Fouten maken mag dat leidt niet meteen tot boetes..

[Wesley33]

Het gaat niet alleen om kleinmateriaal maar ook om arbeid, per jaar gezien misschien wel 15a20 dagen die ik besteed aan het bedrijf van m'n "collega" zonder daar iets voor te fatureren. (beginjaren was dat meer, het word steeds minder). Andersom is dat ook zo, maar omdat hij niet gecontroleerd is komt dat niet naar voren en lijkt het alsof ik voor niets werk.   In goede trouw doen wij over en weer dingen voor elkaar. Zo gebeurde het ook dat ik een klus uitvoerde (en direct factureerde naar de klant, ook een bedrijf) waar mn collega een offerte voor had gemaakt omdat hij er niet aan toekwam. De controleur mist de offerte en ik heb het uitgelegd.

[Rik ·]

2 uur geleden, Wesley33 zei:

Het gaat niet alleen om kleinmateriaal maar ook om arbeid, per jaar gezien misschien wel 15a20 dagen die ik besteed aan het bedrijf van m'n "collega" zonder daar iets voor te fatureren.

Oei. Dat is niet niks... Ruilhandel valt ook onder belastingen. En als jij meer voor hem doet dan hij voor jou is het netto ook geen nul meer. De belastingdienst moet dat kunnen controleren (jij trouwens ook, toch?)

 

In dit geval is er sprake van ruilhandel. Echter, deze handel zal geen enkele invloed hebben op je belastingen. Je moet weliswaar btw betalen over deze transactie, maar je ontvangt ook btw. Want zowel op de stoel als op de tafel zit btw. Het netto effect voor beide ondernemers is dus nul. Daarom lijkt het ook een beetje overbodig om deze transactie op te geven aan de Belastingdienst,

maar dit moet je officieel wel doen.

https://www.getgekko.com/blog/betalen-in-natura/

 

Kans bestaat dus dat je hier wel btw over af moet dragen.

 

Als u btw-plichtig bent verwacht de Belastingdienst van u bij ruil van goederen of diensten dat u daarover btw berekent. Een factuur versturen is dus belangrijk. Ondanks dat u geen geld ontvangt, moet u de btw over de waarde van het ontvangen goed of dienst berekenen. Die waarde is meestal gelijk aan de waarde van wat u aanbiedt bij de ruil. Op de factuur zet u alle verplichte gegevens, de waarde van de geruilde goederen in euro’s en de btw die daarbij hoort. Voorkom problemen en regel ook het fiscale deel goed. De verzonden factuur verwerkt u in de boekhouding bij inkomsten en de factuur die u ontvangt bij uitgaven.

https://www.abnamro.nl/nl/mobile/zakelijk/ondernemen/advies/van-ruilen-komt-huilen.html

[Wesley33]

Uiteindelijk maakt het tussen 2 bedrijven niet veel uit, als ik btw moet betalen, krijgt de ander het terug.

[Rik ·]

5 minuten geleden, Wesley33 zei:

Uiteindelijk maakt het tussen 2 bedrijven niet veel uit, als ik btw moet betalen, krijgt de ander het terug.

Ja, alleen is er dan dus geen controle over mogelijk. Misschien doe je dit ook met particulieren en krijg je prive het geld. De BD ziet niet met wie jij aan het ruilen bent. Dus ook betaling in natura zal geadministreerd moeten worden en daar schort het hier aan.

 

23 september 2019 aangepast door Rik ·

[Roel J]

Waar gaat de controle over? Inkomstenbelasting of omzetbelasting?

 

De aard van de vragen doet mij vermoeden dat het om inkomstenbelasting gaat. Dan kunnen btw risico's gemeld worden aan btw inspectie, maar op zich is het dan minder relevant voor deze controle. 

[Rik ·]

Ook als het gaat om inkomstenbelasting lijkt mij het relevant. Hier gaat het niet alleen om btw maar ook om omzet die eventueel zwart verkregen kan zijn. Er is niet te controleren of het werk/inkoop wel gedaan is voor die 'andere ondernemer die ook wel eens wat voor jou doet'. Dat kan dus ook een werkje buiten de boeken om zijn geweest.

 

En zelfs als het werk/inkoop/verkoop in natura is, wie kan zeggen dat de balans dan in evenwicht is. Misschien heeft die andere veel meer gedaan (dit jaar) en heeft TS dus een hoop 'omzet in natura' niet geboekt terwijl er minder eigen werk tegenover stond. Lijkt mij toch ook echt wel relevant voor de inkomstenbelasting.