Verplichtingen boekhouder richting klant

[Marcus2018]

Hallo allemaal,

 

Ik ben een boekhouder en heb een vraag ten aanzien van mijn verplichtingen voor wat betreft het verstrekken van gegevens aan mijn klant bij vertrek.

 

Inleiding:

Ik heb met ingang van 1 januari 2019 een abonnement voor een boekhoudprogramma voor mijn rekening genomen voor mijn klant met het oogpunt mijn eigen processen te optimaliseren en de klant beter bij te staan. Via dit programma deed ik de facturatie voor hem en gaf hem toegang om zijn gewerkte uren te registreren op projecten. Binnen het programma heb ik voor hem een klantendatabase opgezet (niet gefactureerd) zodat hij eenvoudig zijn werk kon registreren.

 

In het programma heb ik zelf inkoopfacturen geupload en de bonnen deed hij zelf (voor 50%, rest vaak vergeten en bonnen verloren). Wij hebben geen afspraak dat de verantwoordelijkheid voor conversie van zijn documenten bij mij ligt. M.i. betekend dit dat hij nog steeds zelf de verplichting heeft zorg te dragen voor een archief met alle inkoopfacturen en bonnen.

 

Op 18 november 2019 gaf de klant te kennen aan mij de samenwerking te willen beeindigen omdat hij in betalingsproblemen zat en een boekhouder dichter bij huis wou (ik werk op afstand vanuit het buitenland). Op dat moment heb ik meteen de toegang tot het boekhoudprogramma beperkt tot uitsluitend mijzelf. Op 12 december 2019 kreeg ik bericht van de klant dat hij de samenwerking toch wel voort wou zetten (omdat hij in zag dat ik toch wel goed werk voor hem verrichtte zo was de melding). Overigens zou hij zelf de facturatie gaan doen en dus heb ik het abonnement op mijn boekhoudprogramma omgezet naar 'ledger' (boekhouders status in mijn programma).

 

De klant is zelf verantwoordelijk voor het indienen van de aangifte omzetbelasting omdat dit via zijn ondernemersportaal gaat, ik verstrek periodiek een adviesrapport (ik heb geen aangifte software voor fiscale aangiften). In december 2019 en januari 2020 heb ik de klant een document verstrekt met vragen ten aanzien van banktransacties waarvoor geen onderliggende documenten aanwezig waren. Ik heb hem verzocht deze documenten te verstrekken of een getekende verklaring af te geven aan mij wat hij wilt dat ik met deze banktransacties doe en de BTW. Voor beide is hij tot vandaag in gebreke en zodoende heb ik geen adviesrapport verstrekt ten aanzien van de omzetbelasting. De klant heeft geheel geen actie ondernomen en is tot vandaag in verzuim ten aanzien van het doen van aangifte.

 

Op 27 februari jl. stond de Belastingdienst bij hem op de stoep ten aanzien van openstaande aanslagen voor de inkomstenbelasting en de zorgverzekeringswet (iets waar ik geen zicht op had omdat de klant na herhaaldelijk verzoek mij geen informatie had verstrekt ten aanzien van de stand van zaken van betalingen op deze aanslagen). De keuze was inbeslagname of onder curatele bij een door de Staat aangewezen boekhouder. Het laatste is nu het geval.

 

Op 6 maart jl. ontving ik bericht van de nieuwe boekhouder ten aanzien van de huidige stand van zaken. De nieuwe boekhouder stelt dat ik een aangifte omzetbelasting over het 4e kwartaal 2019 moet indienen en een rectificatie dien aan te vragen bij de Belastingdienst ten aanzien van de ambtshalve aanslag + boete voor verzuim. Ik neem overigens het standpunt in dat de verantwoordelijkheid hiertoe bij de klant zelf ligt.

 

Vraag:
 

1.) Welke gegevens ben ik verplicht te verstrekken uit mijn boekhoudprogramma? Ik lees op dit forum n.a.v. vragen door andere boekhouders dat dit met name ligt bij het grootboek en een kolommenbalans. Aanvullend lees ik via andere bronnen dat tevens de debiteuren- en crediteurenadministratie moet worden verstrek. Hoe ver gaat dit? De verkoopfacturen heb ik er in een paar minuten in PDF uit, dat is geen probleem en lijkt mij niet meer dan normaal om te verstrekken. Het grootboek en de kolommenbalans heb ik er ook zomaar uit.

 

De inkoopfacturen en bonnen is een ander verhaal. Deze zitten als PDF/IMG gekoppeld aan een banktransactie en mijn boekhoudprogramma ondersteunt nog geen bulk export van inkoopfacturen en bonnen. De nieuwe boekhouder stelt dat het mijn verantwoordelijkheid is om alle informatie uit het boekhoudprogramma kosteloos te verstrekken aan mijn klant. Ik neem het standpunt in dat ik slechts dien te verstrekken wat de wet van mij verlangt en dat beperkt zich in dit geval m.i. tot:

 

- Verkoopfacturen

- Grootboekmutaties

- Kolommenbalans

 

Tot in hoeverre sta ik overigens in mijn recht om de klant extra kosten in rekening te brengen ten aanzien van het verstrekken van deze informatie? Aangezien ik de kosten voor het boekhoudprogramma voor mijn rekening heb genomen. Maakt dit nog verschil of is dit mijn fout geweest?

 

Tevens ben ik benieuwd tot in hoeverre de verantwoordelijkheid tot het indienen van de aangifte omzetbelasting en het aanvragen van rectificatie inderdaad bij mij ligt.

 

Ik zit op dit moment zo te twijfelen over alles. Ik heb het gevoel dat ik de klant altijd tot in de puntjes heb geprobeerd te helpen en bij te staan. Mijn uiterste best heb gedaan om hem te helpen de onderneming op de rit te krijgen en alle informatie verstrekt heb dat nodig is. Nu heb ik alleen het gevoel dat zijn nieuwe boekhouder probeert een goede indruk te maken bij mijn ex-klant en dit doet door aan de ex-klant te laten zien dat ik het een en ander niet goed heb gedaan of doe.

 

Ik heb deze zaak uitstaan bij een goede vriend (RB) en sta tevens open voor een dialoog per email met een belastinginspecteur, maar ben benieuwd wat jullie hier van vinden. Het is helaas zo dat ik al bijna 6 jaar niet meer bij een accountantskantoor werkzaam ben en geen ingangen meer heb bij de Belastingdienst ten aanzien van direct contact met een inspecteur. Vanuit het buitenland via 0800-0543 zonder Becon nummer is mij uit ervaring duidelijk geen pretje als je een complexe situatie onder ogen hebt.

 

Kan iemand mij op weg helpen? Wat moet ik hiermee? Ik wil geen problemen met de Belastingdienst en dat straks mijn reputatie naar de filistijnen gaat omdat mijn ex-klant in betalingsproblemen is gekomen. Ik heb altijd een open houden gehad ten aanzien van mijn situatie. Als ik iets niet goed doe dan hoor ik dat graag.

 

Thanks allemaal voor het lezen en eventuele reactie.

 

 

 

 

7 maart 2020 aangepast door Marcus2018

[Cosara]

3 uur geleden, Marcus2018 zei:

1.) Welke gegevens ben ik verplicht te verstrekken uit mijn boekhoudprogramma?

Om op een heel lang verhaal een kort antwoord te geven ... alles.

U bent namelijk niet de eigenaar van deze gegevens, maar slechts de verwerker en beheerder daarvan.

Mocht u de relatie beëindigen en u draagt de gegevens niet over aan de klant, dan bent u verplicht om de administratie gedurende de daarvoor geldende wettelijke jaren  te bewaren ... ook als u daar, door omstandigheden, niet voor wordt betaald.

[Roel J]

5 uur geleden, Marcus2018 zei:

De inkoopfacturen en bonnen is een ander verhaal. Deze zitten als PDF/IMG gekoppeld aan een banktransactie en mijn boekhoudprogramma ondersteunt nog geen bulk export van inkoopfacturen en bonnen. De nieuwe boekhouder stelt dat het mijn verantwoordelijkheid is om alle informatie uit het boekhoudprogramma kosteloos te verstrekken aan mijn klant. Ik neem het standpunt in dat ik slechts dien te verstrekken wat de wet van mij verlangt en dat beperkt zich in dit geval m.i. tot:

De grote vraag is: wie heeft de originelen van de inkoopfacturen, want daarvoor geldt de bewaarplicht, je mag documenten scannen en de hele administratie digitaal opslaan, maar dan moet deze wel gedurende de bewaartermijn beschikbaar zijn ter inzage en beoordeling.

Het lijkt erop dat jij dus de orginiele stukken tbv de boekhouding bezit of dat jij (gezien de slordige aanlevering en ontbreken van veel stukken) de enige bent met kopieën van de administratie.

Ik zou vandaag nog sturen wat je hebt en over de inkoopfacturen aangeven dat die online inzichtelijk zijn en gedownload kunnen worden door cliënt of desgewenst boekhouder 2.

Quote

Tot in hoeverre sta ik overigens in mijn recht om de klant extra kosten in rekening te brengen ten aanzien van het verstrekken van deze informatie? Aangezien ik de kosten voor het boekhoudprogramma voor mijn rekening heb genomen. Maakt dit nog verschil of is dit mijn fout geweest?

 

zie antwoord cosara

en aanvullend daarop het was jou keuze (of tfout) om niets door te rekenen voor dat boekhoudprogramma, daarmee zat het dus (impliciet) in je uurtarief. Ik snap eerlijk gezegd niet waarom het een logisch argument is nu kosten te rekenen voor overdracht van een dossier of een deel ervan omdat je in het verleden niks hebt gerekend voor het boekhoudpakket. Dat komt over als een poging om vergeten kosten alsnog te kunnen doorbelasten.

Vroeger was het voor een administratiekantoor makkeelijk je gaf gewoon de orginele papieren na verwerking terug en drukte klanten op het hart dat ze het zelf 7 jaar moesten bewaren en wij een (volledig) kopie dossier hadden. Als een klant wegging hoefde je dan alleen grootboek en balans over te dragen de rest hadden ze zelf al..

 

Tegenwoordig zit alles digitaal opgeslagen in de boekhoudingen en daarmee heeft de boekhouder een zwaardere last gekregen omdat tegenwoordig soms facturen al automatisch kunnen worden ingeschoten en verwerkt, de klant is zelfs als hij het wil nauwelijks nog in staat om alle orginele documenten te bewaren.

Je moet je als boekhouder bewust zijn van die rol en dus zorgen dat de administratie desgevraagd beschikbaar en overdraagbaar is.

 

 

Quote

Tevens ben ik benieuwd tot in hoeverre de verantwoordelijkheid tot het indienen van de aangifte omzetbelasting en het aanvragen van rectificatie inderdaad bij mij ligt.

 

Gewoon je gezond verstand blijven gebruiken, nee jij hoeft de aangifte niet te doen want dat deed je nooit,

maar jij bent er ook mede de oorzaak van dat klant geen aangifte kon doen omdat je geen adviesrapport hebt verstrekt. Dat was onhandig...

De klant kan alleen aangifte doen als jij je adviesrapport verstrekt. want zoals uit jou verhaal wel blijkt, is deze zelfs nauwelijks in staat om zelfs maar de facturen en bonnen te verzamelen, laat staan zelf een aangifte te maken.

Kortom jij stuurt je gebruikelijke "adviesrapport" aan de nieuwe boekhouder met de kanttekening dat client benodigde stukken (benoem ze) niet heeft aangeleverd en dat het adviesrapport dus alleen de verstrekte gegevens bevat en de opmerking dat je niet gemachtigd bent om namens client aangifte te doen.

Ook hier, door geen adviesrapport te verstrekken kon de klant ook geen aangifte doen, je maakt jezelf daardoor kwetsbaar voor een hoop gezeik (om het eens huiselijk te zeggen)

Elk administratiekantoor heeft een (paar) klant die er een rommeltje van maakt en altijd te laat zijn. Mijn "truc" was altijd zeggen dat de aangifte al op de 15e binnen moest zijn, dan krijg je keurig 3 dagen of een week te laat de stukken en kun je gewoon optijd je adviesrapport maken (of aangifte doen)

En als er toch geen stukken volgen dan komt er een aangifte advies op basis van wat je hebt en de kanttekening dat het onvolledig is door niet verstrekte gegevens. Daarmee leg je de bal op een duidelijke manier bij de klant.

 

 

Quote

Ik zit op dit moment zo te twijfelen over alles. Ik heb het gevoel dat ik de klant altijd tot in de puntjes heb geprobeerd te helpen en bij te staan. Mijn uiterste best heb gedaan om hem te helpen de onderneming op de rit te krijgen en alle informatie verstrekt heb dat nodig is. Nu heb ik alleen het gevoel dat zijn nieuwe boekhouder probeert een goede indruk te maken bij mijn ex-klant en dit doet door aan de ex-klant te laten zien dat ik het een en ander niet goed heb gedaan of doe.

 

Nee de nieuwe boekhouder vraagt gewoon op wat hij nodig heeft en zal ongetwijfeld ook handelen op informatie van de klant. Je maakt er een veel te groot verhaal van!

 

Wat jij moet doen is antwoord geven op de vragen, niet in de vlekken schieten over formulering van vragen. Je kunt zelf als professional toch wel bedenken waarom stukken worden opgevraagd?

Het andere wat jij moet doen is nog eens goed nadenken over hoe je je processen moet verbeteren, dus ook hoe je aan een verzoek voldoet om alle stukken te ontvangen.

Wellicht is een (ouderwets) dubbel dossier handig dus naast je (online) boekhouding ook alle inkoopfacturen in een mapje in de cloud zodat als ze opgevraagd worden ook dit een kwestie is van dat mapje zippen en mailen..

 

Quote

Ik heb deze zaak uitstaan bij een goede vriend (RB) en sta tevens open voor een dialoog per email met een belastinginspecteur, maar ben benieuwd wat jullie hier van vinden. Het is helaas zo dat ik al bijna 6 jaar niet meer bij een accountantskantoor werkzaam ben en geen ingangen meer heb bij de Belastingdienst ten aanzien van direct contact met een inspecteur. Vanuit het buitenland via 0800-0543 zonder Becon nummer is mij uit ervaring duidelijk geen pretje als je een complexe situatie onder ogen hebt.

Kan iemand mij op weg helpen? Wat moet ik hiermee? Ik wil geen problemen met de Belastingdienst en dat straks mijn reputatie naar de filistijnen gaat omdat mijn ex-klant in betalingsproblemen is gekomen. Ik heb altijd een open houden gehad ten aanzien van mijn situatie. Als ik iets niet goed doe dan hoor ik dat graag.

 

 

Je doet wat vele mensen doen als ze een bozige brief ontvangen, ze schieten in de verdediging, kijk nu eens naar de lengte van je bericht met breedvoerige (pogingen) tot argumentatie of verantwoording terwijl alles wat je gevraagd word door de nieuwe boekhouder is

1. Stuur de administratie op, client heeft daar recht op

2. Verzorg alsnog de aangifte 4e kwartaal want die is niet gebeurd.

 

Waarom zou jij in dialoog moeten met de belastinginspecteur? Het enige wat jou wordt gevraagd is om wat stukken te verstrekken. Doe dat gewoon.

Voor reputatieschade hoef je echt niet bang te zijn want zonder becon nummer ben je voor de belastingdienst niemand, althans niet iemand waar zij zaken moeten doen of kunnen aanspreken, je staat op gelijk aan het neefje, schoonzus of oud-oom van de klant die misschien ook kunnen boekhouden.

 

Dus los van je formele status, zoals ik het lees ben jij gewoon vooral wat onhandig in sommige processen geweest. Het is echt heel wat anders om zelf alles goed te organiseren dan voor een accountantskantoor werken en zorgen dat alle vinkjes zijn gezet in het controle dossier.. niet erg hoor elke ondernemer loopt daar tegenaan.. gewoon bijleren, processen verder aanscherpen zodat je niet meer zo vaak verrast wordt door onverwachte vragen (of verwijten)

 

En toch.. als je blijkbaar zo bang bent voor claims of reputatieschade zeur dan ook niet dat je 2 of 3 uur inkoopfactuurtjes moet kopieren en plakken.. doe dat dan gewoon.. lijkt me alleen al voor je eigen gemoedsrust een stuk prettiger. paar uurtjes knippen en plakken kost  minder tijd dan urenlang mailen en argumenteren waarom je het niet zou hoeven doen of op zijn minst er voor betaald zou moeten krijgen.

 

 

 

[Marcus2018]

Hallo Cosara en Roel J,

 

Ik denk er vermoedelijk inderdaad teveel over na, ben al blij dat ik niet direct een reactie heb verzonden.

 

Wat ik nu begrijp is inderdaad procesmatig mijn fout, niet zeuren, verantwoordelijkheid nemen, stukken opsturen, duidelijke kanttekening maken bij omzetbelasting adviesrapport en bijleren.

 

Ontzettend bedankt voor jullie tijd om een reactie te schrijven.