Jump to content
BusinessControll
Verberg

Beheersing ICT-kosten van een organisatie

Dag allen,
Momenteel ben ik bezig met het schrijven van mijn scriptie met betrekking tot de beheersing van de ICT kosten waarbij de focus ligt op de kosten omtrent (mobiele) werkplekken.
Allereerst, met werkplek wordt bedoeld alle mobiele telefoons, laptops en tablets met daarop de benodigde software die door de afdeling Informatie & Automatisering worden verschaft aan werknemers van de organisatie. Het gaat hier dus uitsluitend om de mobiele werkplekken en niet om vaste werkplekken op locaties.
Momenteel kampt de organisatie met het probleem dat afdelingsmanagers zomaar 'werkplekken' aanvragen. Dit komt omdat de afdelingsmanagers niet kostenbewust genoeg zijn wat op zijn beurt weer komt doordat slechts 1/3 van de kosten van een werkplek aan de afdelingen worden doorbelast.
Om even een beeld te schetsen: Een werkplek brengt ongeveer €2500,- aan kosten met zich mee en op dit moment worden er ongeveer . Ongeveer €800,- hiervan bedragen hardwarekosten en de overige €1700,- bedragen softwarekosten. Loonkosten voor het werk klaarmaken van werkplekken en het oplossingen van storingen etc. worden daar nog helemaal niet in meegenomen. Momenteel worden alleen de hardwarekosten (€800) doorbelast aan de afdeling waar de werkplek in gebruik wordt genomen en de overige kosten worden als kostenpost van de afdeling Informatie & Automatisering gezien. Verder is het binnen de organisatie niet helemaal duidelijk wat er gebeurt met de werkplekken op het moment dat een werknemer uit dienst treedt. De registratie van de werkplekken gebeurt rommelig en op het moment dat een werkplek een '2e leven' krijgt wordt deze werkplek opnieuw doorbelast wat lijdt tot een dubbele doorbelasting.
De vraag van de organisatie is om tot een betere methode van kostenbeheersing van deze werkplekken te komen.

Hoe ik er momenteel naar kijk is om een kostprijs van werkplekken te berekenen aan de hand van kostprijsberekeningen als : Activity based Costing, Opslagmethode of de kostenplaatsenmethode en wanneer dit berekend is te kijken naar hoe deze kosten het best doorbelast kunnen worden naar de afdelingen waar de werkplek in gebruik wordt genomen. In mijn optiek kan ik twee kanten op om de vraag van de organisatie te beantwoorden:
1. Ik ga op basis van de meest geschikte kostprijsberekening de kosten voor een werkplek berekenen en deze werkplekken geheel doorbelasten aan de afdelingen waar ze in gebruik worden genomen en procedures schrijven voor de registratie van werkplekken op het gebied van uitdiensttreding van werknemers.
2. Ik ontwikkel een abonnementsvorm waarbij de afdeling Informatie & automatisering eigenaar blijft van de werkplekken en waarin afdelingen een maandelijks bedrag betalen per werkplek aan de afdeling Informatie & automatisering. Om de prijs van het abonnement te bepalen zullen de kosten per werkplek worden berekend.

Het doel van mijn bericht hier is om te achterhalen op welke manier andere organisaties dit vraagstuk tackelen.
Welke manier hanteert jullie organisatie en welke manier denk je dat ik het best kan hanteren gebaseerd op de hierboven omschreven situatie?

Alvast bedankt voor alle hulp:)

(Indien het niet de bedoeling is dat ik een vraagstuk als dit hier plaats hoor ik het ook graag)

Link to post
Share on other sites

5 answers to this question

Recommended Posts

  • 0

Je beseft wel dat de meeste bedrijven die werkplekken uitbesteden reeds een vaste maandprijs betalen? Goed om dit uit te zoeken voor een organisatie natuurlijk, maar je hebt de werkplek aanbieders vervolgens voor het uitzoeken.

 

Vrees verder dat het forum inderdaad niet bedoeld is voor studievragen, maar echt puur voor ondernemersvragen.


Leef je leven door te leven.

Geef om geven door te geven.

IT Beheer, Detachering en Cybersecurity  | Treinkaartjes | Huis kopen in Zwitserland

Link to post
Share on other sites
  • 0
7 minuten geleden, Ondernemeneer zei:

Je beseft wel dat de meeste bedrijven die werkplekken uitbesteden reeds een vaste maandprijs betalen? Goed om dit uit te zoeken voor een organisatie natuurlijk, maar je hebt de werkplek aanbieders vervolgens voor het uitzoeken.

 

Vrees verder dat het forum inderdaad niet bedoeld is voor studievragen, maar echt puur voor ondernemersvragen.

 

In dit geval verschaft de afdeling Informatie en automatisering de werkplekken aan werknemers van andere afdelingen dus de afdeling I&A  is hier de aanbieder.

Aangezien ik een ondernemer probeer te helpen bij zijn vraagstuk en via deze manier nieuwe inzichten probeer te vergaren hoop ik dat het meer als ondernemingsvraagstuk dan studievraagstuk wordt gezien.

Link to post
Share on other sites
  • 0

Modpet op:
je scheert wel erg lang de afgrond.. met je vraag, In eerste instantie vanwege het feit dat het een studie/scriptievraag is. En tweede criterium of het dan intressant is voor onze doelgroep van ondernemers. mwah, gering want de meeste leden hier zijn zzper-s en MKB-ers en van die laatste groep dan nog vooral het "Klein bedrijf"

Maar ach.. het is 22 september nog steeds zomersweer, dus we laten hem nog even open.. we zullen er geen schade van ondervinden af en toe een zijsprong(etje) te maken..


Modpet af:

 

Interessant vraagstuk.. maar ik zie hier toch veel eerder een (IT-)beheerprobleem dan een kostenprobleem.  Producten worden lukraak aangevraagd omdat IT niet weet wat ze al hebben en managers keuren wel goed als een medewerker lang genoeg zegt dat zijn laptop traag is en hij maar half zoveel kan doen als vroeger.

Mijn advies, winkeltje spelen door interne facilitaire diensten is volgens mij weer uit de mode, dus maandelijkse abonnementen aan afdelingen.. niet aan beginnen.. De basisregistratie van 1x uitgeven en weer retour ontvangen lukt nu niet eens. Laat staan bij gaan houden wie maandelijks welke kosten moet betalen.. Want geloof me.. als je met maand abbo's gaat werken dan kun je een helpdeskmedewerker reserveren om alle mutatie verzoeken en kosten correcties bij te houden.. dat is dan 50k personeelskosten extra zonder dat je ook maar iets bespaard

 

Wat ik verder interessant vind is dat je het alleen over mobiele werkplekken hebt die al 2500 euro kosten.. kennelijk zijn er ook nog vaste werkplekken op de kantoren dan? en blijkbaar kan het dus zomaar zijn dat voor 1 medewerker 2 licenties worden betaald 1 op de vaste plek en 1 op de mobiele..
Behalve voor zeer gevoelige bedrijfsinformatie en daarbij behorende software zijn vaste werkplekken (PC's) redelijk overbodig.. Iedereen gewoon een laptop en kunnen koppelen aan een groot scherm op een werkplek moet voldoende zijn. Dat zou potentieel al een hoop dubbele licenties kunnen voorkomen.

En verder is het dan vooral een zaak van een goede onboarding en exit procedure om apparatuur te koppelen aan de persoon. En als dat op orde is dan is het "een fluitje van een cent" om aan elk bedrijfsmiddel een prijs te hangen. En zo kosten per medewerker in kaart te brengen en ook per afdeling. Maar zolang die registratie niet op orde is kun je rekenen tot je een ons weegt.. maar je komt nooit tot een juist beeld.

 

Link to post
Share on other sites
  • 0
1 uur geleden, Roel J zei:

Modpet op:
je scheert wel erg lang de afgrond.. met je vraag, In eerste instantie vanwege het feit dat het een studie/scriptievraag is. En tweede criterium of het dan intressant is voor onze doelgroep van ondernemers. mwah, gering want de meeste leden hier zijn zzper-s en MKB-ers en van die laatste groep dan nog vooral het "Klein bedrijf"

Maar ach.. het is 22 september nog steeds zomersweer, dus we laten hem nog even open.. we zullen er geen schade van ondervinden af en toe een zijsprong(etje) te maken..

Ik ben blij dat ik je tref op een goede dag dan:)
Indien er uiteindelijk toch anders wordt gedacht over mijn topic dan begrijp ik dat hij alsnog wordt gesloten.
 

1 uur geleden, Roel J zei:


Modpet af:

 

Interessant vraagstuk.. maar ik zie hier toch veel eerder een (IT-)beheerprobleem dan een kostenprobleem.  Producten worden lukraak aangevraagd omdat IT niet weet wat ze al hebben en managers keuren wel goed als een medewerker lang genoeg zegt dat zijn laptop traag is en hij maar half zoveel kan doen als vroeger.

Mijn advies, winkeltje spelen door interne facilitaire diensten is volgens mij weer uit de mode, dus maandelijkse abonnementen aan afdelingen.. niet aan beginnen.. De basisregistratie van 1x uitgeven en weer retour ontvangen lukt nu niet eens. Laat staan bij gaan houden wie maandelijks welke kosten moet betalen.. Want geloof me.. als je met maand abbo's gaat werken dan kun je een helpdeskmedewerker reserveren om alle mutatie verzoeken en kosten correcties bij te houden.. dat is dan 50k personeelskosten extra zonder dat je ook maar iets bespaard

Ik heb van een aantal bedrijven gehoord dat ze juist over zijn gegaan op maandelijkse abonnementen aangezien er op die manier meer kostenbewustzijn wordt gecreëerd bij afdelingsmanagers waardoor ze niet zomaar lukraak nieuwe 'werkplekken' vergeven.  Je punt met betrekking tot de extra administratieve kosten die dit met zich mee brengt is inderdaad wel iets wat ik in gedachten moet houden wanneer ik deze manier wil verkennen. Zou het een goed alternatief kunnen zijn om wel een maandelijks tarief aan de werkplekken te koppelen maar deze alleen te gebruiken voor de berekening van in hoeverre een werkplek aan een bepaalde afdeling doorbelast dient te worden? 

Bijvoorbeeld: Wanneer een werknemer van afdeling X gebruik maakt van een werkplek met een lifecycle van 3 jaar wordt eenmalig de volledige kosten voor die werkplek doorbelast aan afdeling X, maar wanneer die werknemer na 2 jaar uit dienst gaat wordt het tarief voor het overige jaar teruggeboekt. 

 

1 uur geleden, Roel J zei:

Wat ik verder interessant vind is dat je het alleen over mobiele werkplekken hebt die al 2500 euro kosten.. kennelijk zijn er ook nog vaste werkplekken op de kantoren dan? en blijkbaar kan het dus zomaar zijn dat voor 1 medewerker 2 licenties worden betaald 1 op de vaste plek en 1 op de mobiele..
Behalve voor zeer gevoelige bedrijfsinformatie en daarbij behorende software zijn vaste werkplekken (PC's) redelijk overbodig.. Iedereen gewoon een laptop en kunnen koppelen aan een groot scherm op een werkplek moet voldoende zijn. Dat zou potentieel al een hoop dubbele licenties kunnen voorkomen.

De organisatie is een zorginstelling met 6000 medewerkers, een deel daarvan werkt op de kantoren op vaste werkplekken, een deel daarvan werkt op locaties met mobiele werkplekken en er is een groep werknemers die gebruik maakt van beide. De gebruikers dienen in te loggen op een domein en de licenties zijn gebruikers gekoppeld. Het is dus niet zo dat 1 medewerker 2 licenties in gebruik heeft. De vaste werkplekken staan voornamelijk in kantoortuinen waarin iedereen op elke computer kan inloggen.

1 uur geleden, Roel J zei:


En verder is het dan vooral een zaak van een goede onboarding en exit procedure om apparatuur te koppelen aan de persoon. En als dat op orde is dan is het "een fluitje van een cent" om aan elk bedrijfsmiddel een prijs te hangen. En zo kosten per medewerker in kaart te brengen en ook per afdeling. Maar zolang die registratie niet op orde is kun je rekenen tot je een ons weegt.. maar je komt nooit tot een juist beeld.

 

Wat je hier zegt is een probleem waar ik  vaker over na heb gedacht. Ik ben gevraagd om een manier van kostenbeheersing te vinden met behulp van doorbelastingsmethodieken, echter lijkt het mij dat er een stap aan vooraf moet gaan en dat is het op orde krijgen van de administratieve organisatie.
 

Bedankt voor het delen van jouw optiek op dit vraagstuk, nuttige input!

Link to post
Share on other sites
  • 1

Even cru gezegd, voor jou scriptie is het wel nuttig om die alternatieven te onderzoeken, leer jij een hoop van. voor de implementatie van een kostenverdeling met integratie naar de boekhouding moeten er nog veel stappen gezet worden door deze instelling en dat zijn geen simpele klussen.

 

wat je misschien kunt onderzoeken is of in de huidige aanvraagprocessen kosten indicaties opgenomen kunnen worden. Die (nog) niet direct gekoppeld zijn aan de boekhouding. Maar dan voldoe je in bepaald opzicht aan hun wens om managers meer inzicht te geven in de kosten van aanvragen..

Maar ik ben zeer sceptisch over de opmerking dat managers maar lukraak werkplekken aanvragen. Ik denk dat dit een afschuif excuus is van IT maar dat het werkelijke probleem is dat het werkplekbeheer niet op orde is. of breder de checklisten in dienst treden en uit dienst gaan vanuit HR onvolledig zijn. maar dat valt een beetje buiten jou opdracht vrees ik.

 

Je kunt in je kostenberekeningsmethodieken natuurlijk wel als randvoorwaarde opnemen dat werkplek management onder controle moet zijn voordat je abonnementsvorm kunt invoeren omdat anders ten onrechte kosten blijven doorlopen of nooit starten..

 

Link to post
Share on other sites

Join the conversation

You can post now and register later. If you have an account, sign in now to post with your account.

Guest
Answer this question...

×   Pasted as rich text.   Restore formatting

  Only 75 emoji are allowed.

×   Your link has been automatically embedded.   Display as a link instead

×   Your previous content has been restored.   Clear editor

×   You cannot paste images directly. Upload or insert images from URL.


  • Bring your business plan to a higher level!

    All topics related to entrepreneurship are discussed on this forum.

    • Ask your entrepreneur questions
    • Answers / solutions from fellow entrepreneurs
    • > 65,000 registered members
    • > 100,000 visitors per month
    •  Available 24/7 / within <6 hours of response
    •  Always free

  • Who's Online

    Er zijn 17 leden online en 413 gasten

    (See full list)    
  • Also interesting:

  • Ondernemersplein



EN

×

Cookies on HigherLevel.nl

Cookies are necessary for Higherlevel.nl to function properly. By using HigherLevel.nl you declare to have read and accepted our terms and conditions.

 More information   I accept