Tips voor administratieve deelcontrole douane

[RubenT 21]

Recent zijn we door de Belastingdienst Douane benaderd dat zij een administratieve controle instellen bij ons bedrijf, met als doel het vaststellen van de aanvaardbaarheid van de door ons ingediende aangiften tot het brengen in het vrije verkeer. Specifiek gaat het om de juistheid van de indeling in het gebruikstarief en het toegepast tarief. Uit de bijgevoegde documenten blijkt dat het om aangiften met één specifieke goederencode gaat. Deze import komt uit China en de aangifte en inklaring is altijd door een expediteur verzorgd.

 

Ik heb me al ingelezen op hoe zo'n onderzoek eruit ziet, aangezien we dit nog niet eerder hebben gehad. Ik wil het onderzoek graag zo soepel mogelijk laten verlopen, dus momenteel zijn we bezig om alle documentatie die wordt gevraagd te bundelen, zodat we dat duidelijk kunnen overleggen. Ik ben nog wel benieuwd naar een aantal zaken en wellicht heeft iemand nog goede tips die we mee kunnen nemen bij het verloop van dit onderzoek.

 

Vragen die ik in ieder geval heb:

• Wat is een gebruikelijke of aan te raden manier van het aanleveren van de aangiftedossiers? We hebben alles digitaal (PDF's), maar kunnen we beter alles uitprinten? Of op een USB-stick zetten en overhandigen? Of toegang geven tot een computer of laptop waarop een map staat met alle documenten?
• Van een aantal aangiften wordt specifiek gevraagd dat die informatie voorhanden moet zijn bij de start van het onderzoek, maar in een volgende bijlage wordt een groter aantal genoemd, waaruit die eerste aangiften een steekproef lijken. Is het nodig om alle aangiftedossiers aan te leveren (zie vraag hierboven), of beperken we ons beter tot die specifiek gevraagde dossiers?
• Heeft iemand nog andere waardevolle tips om het onderzoek zo soepel mogelijk te laten verlopen?

 

Alvast bedankt!

 

Groet,

Ruben

[Bert. 62]

Dit kun je gewoon bespreken met de ambtenaar die het onderzoek uitvoert. Digitaal is voor facturen e.d. over het algemeen geen probleem, behalve bij "echte" documenten met een officieel stempel (Eur1/Form A en zo).  Blijkbaar gaat de tweede vraag over de specifiek genoemde dossiers.  Gezien het doel van het onderzoek (tariefindeling) is het van belang om daar eens vooraf naar te kijken, de vraag over hoe die tot stand komt en wie daarvoor verantwoordelijk is zal vast wel gesteld worden. Dat de inklaringen door een expediteur gedaan worden is verder niet zo interessant, die werken allemaal als direct vertegenwoordiger en de importeur blijft verantwoordelijk. 

[Roel J 1,067]

17 uur geleden, RubenT zei:

Heeft iemand nog andere waardevolle tips om het onderzoek zo soepel mogelijk te laten verlopen?

 

1. behandel de inspecteur zoals je zelf behandeld wilt worden, normaal zou ik zeggen stop hem niet in een kamertje achteraf.. maar met corona vind hij dat misschien wel prettiger.

2. Je hoeft niet ter plekke op alles te antwoorden. en als je de achtergrond van een vraag niet begrijpt laat dat dan toelichten.

3. Een inspecteur vind altijd wat en kijkt soms streng als hij dat ontdekt.. niet van in de vlekken schieten, heel vaak is het in een eindrapport niet meer dan een bijzin of een korte aanbeveling terwijl als je het hoort je denkt "dat wordt een boete of flinke naheffing" .

Als hij niks zegt maar wel heel bedenkelijk kijkt, dan moet je oppassen dan heeft hij iets gevonden waar hij eerst voor wil overleggen of waarvoor hij eerst bewijs wil verzamelen voor hij om een verklaring vraagt.

Nu is dit laatste een beetje als tegen je vrouw zeggen "maak je niet druk liefste inbrekers maken geen herrie" waarna je vrouw je vervolgens telkens wakker maakt omdat ze niks hoort.. maar er zit wel een kern van waarheid in.. tijdens het bezoek worden de kleine makkelijk te herstellen fouten besproken, als er iets serieuzers mis is dan zal hij zeggen dat hij dit verder onderzoekt.

 

Mbt tot de dossiers, hij vraagt bepaalde dossiers klaar te leggen om snel te kunnen beginnen en niet na binnenkomst 2 uur te moeten gaan zitten wachten tot dossiers verzameld zijn. Ook kan het zijn dat hij met die startdossiers een aantal van zijn onderzoeksvragen of uitgangspunten wil verifieren voordat hij jou / jullie lastig valt met vragen op basis van een aanname..

 

Uiteindelijk zal je wel alle gevraagde dossiers (dus die langere lijst) moeten kunnen leveren als hij erom vraagt.

 

Bij een controle over tariefsindeling / goederen code zal er mogelijk een verschil van inzicht zijn of het nu een houten tafel met kunstof elementen is of een kunststof tafel met hout elementen..
Zolang jij een goede motivatie hebt waarom je de een of de ander gekozen hebt zal het mogelijk wel tot correctie leiden omdat zij het anders zien, maar je zult dan niet zo snel tegen ook nog een boete oplopen..

[Bert. 62]

Je kunt je ook laten bijstaan door een adviseur. Verder is het lang niet altijd zo dat als de douane een andere tariefindeling voorstaat voor een bepaald product ze dan ook meteen gelijk hebben. 

[Tonino 76]

Heb je de expediteur altijd "vrij" gelaten met het doen van de aangifte? Dus dat ze zelf een Taric code verzinnen? Dan in ieder geval die beter zelf aan geven, liefst op basis van een Bindende Tariefinlichting (BTI).

[Joost Rietveld 1,242]

Op 28-9-2020 om 18:17, RubenT zei:

Of toegang geven tot een computer of laptop waarop een map staat met alle documenten?

Zeker niet! doen. Als ze per abuis iets zien op die pc wat buiten hun onderzoek valt, dan heb je onderzoek 2 aan je broek

[Cosara 465]

1 uur terug, Joost Rietveld zei:

Op 28-9-2020 om 18:17, RubenT zei:

Of toegang geven tot een computer of laptop waarop een map staat met alle documenten?

Zeker niet! doen. Als ze per abuis iets zien op die pc wat buiten hun onderzoek valt, dan heb je onderzoek 2 aan je broek

Staat daarop dan iets wat het daglicht niet kan verdragen?

 

Overigens hebben de iinspecteurs van de Belastingdienst en Douane vaak een strikte onderzoekopdracht ... alles wat daarbuiten valt interesseerd ze eigenlijk niet.

 

Je kunt ze ook beperkte toegangsprivileges tot mappen en bestanden geven.

[Roel J 1,067]

Sommige inspecteurs kunnen van een mug een olifant maken.. ook al zat het niet in hun onderzoek.. ze maken er rustig melding van.

 

Ik heb toen ik bij een administratiekantoor werkte (met 25 man personeel) meegemaakt dat een lokale ondernemersvereniging een lunch vergadering hadden gehouden bij ons op kantoor met uitgebreidde broodjes lunch. Zoals gewoonlijk bleef er veel over.. en dat lieten ze dan staan voor ons.. Op die dag was er ook een controle voor een klant.

En prompt kreeg het administratiekantoor een maand later zelf een controle op loonbelasting met specifieke aandacht voor kantinekosten en verstrekkingen aan personeel. Dat was geen toeval.. Natuurlijk zei men van wel, maar als je 1,5 jaar daarvoor al gecontroleerd bent en "met vlag en wimpel geslaagd" is het heel raar dat er 1,5 later weer toevallig toch weer een controle is..

en zo heb ik nog wel wat voorbeelden van "jumping to conclusions" van inspecteurs over toevallige observaties.

 

Dus ik vind het een verstandig advies van Joost zeker als je het onderzoek als ondernemer zelf begeleid.

anders gezegd geef ze wat ze vragen maar ook niet meer dan dat en zeg niet uit gemak hier heb je een pc kopieer maar wat je nodig denkt te hebben.

Ze vragen niet om toegang tot de pc of netwerk dus geef dat dan ook niet, er is altijd een klein risico dat ze net iets vinden dat ze willen onderzoeken.

 

[Joost Rietveld 1,242]

2 uur geleden, Cosara zei:

Staat daarop dan iets wat het daglicht niet kan verdragen?

 

Overigens hebben de iinspecteurs van de Belastingdienst en Douane vaak een strikte onderzoekopdracht ... alles wat daarbuiten valt interesseerd ze eigenlijk niet.

Dat zeg ik niet, maar voorkomen is beter dan genezen. 

 

Uit mijn praktijk: controleur heeft toegang tot een Excel bestand van een klant, klant gaat naar toilet en controleur klikt even op een ander tabblad en komt info tegen die hij vervolgens gebruikte in zijn onderzoek. Info waar niet vooraf om gevraagd was....

[Cosara 465]

15 minuten geleden, Joost Rietveld zei:

Uit mijn praktijk ...

Uitzonderingen bevestigen de regel.

[Bert. 62]

Bij een dergelijk onderzoek (tariefindeling) geeft de ambtenaar vooraf op welke gegevens hij wil zien.  Dat is dus al gebeurd wat TS schrijft dat hij bezig is de documenten te bundelen.  Met de ambtenaar kun je afspreken of dat op papier moet of digitaal. Als het op een stickje kan is het verder vrij zinloos om de ambtenaar toegang te geven tot een pc  met afgeschermde mappen want dat kost je gewoon meer werk. Ik zou dat laatste sowieso niet doen, niet omdat ze  "ze per abuis iets zien op die pc wat buiten hun onderzoek valt"  maar omdat je  dan de indruk zou kunnen wekken dat er inderdaad dingen op staan die de ambtenaar beter niet kan ontdekken. Daarnaast moet je de douane op grond van de wetgeving sowieso al vrij toegang verlenen tot  je hele administratie.

ik heb trouwens tientallen van dit soort onderzoeken meegemaakt,  gedeeltelijk met papieren document en deels digitaal, Digitaal is alleen handig als je de facturen en dergelijke al digitaal voorhanden het, anders kost het tijd en moeite om heel de handel in te scannen.

Edited October 1 by Bert.

[RubenT 21]

Iedereen bedankt voor alle adviezen, ervaringen en invalshoeken. Inhoudelijk: in overleg met de ambtenaar hebben we het dossier digitaal op een laptop beschikbaar gesteld, die we op het moment van de fysieke controle samen hebben bekeken. We zijn nu in afwachting van het onderzoek naar enkele samples die ze gaan doen.