Beginbalans na afsluiten boekjaar

[Nada.Lee]

Hallo allemaal. 
 

Bij ons op het werk had ik een discussie met een collega. We hebben namelijk de jaarrekening 2019 samengesteld en de VJP’s in de administratie geboekt. 
Is het dan zo dan de saldibalans per 01-01-20 (beginbalans) aan moet sluiten met de JR 2019? 
 

Een collega beweert dat we de saldibalans per 31-12-2019 moeten hebben voor de aansluiting. Maar ik ging uit van 01-01-20 vanwege eventuele ultimo boekingen en het feit dat er niks wordt geboekt op 01-01. 
 

Hoe zijn de boekhoud regels hieromtrent? Kan dit per onderneming verschillen of moet je altijd uitgaan van 31-12 saldibalans of juist 01-01 saldibalans? Ik hoop op duidelijke antwoorden 😊

[Remco TH]

Wat is jouw rol in deze?

Tegenvraag: Hoe sluit je eigen vermogen als je begin balans 1-1-2020 niet aansluit bij het saldo 31-12-2019? Als je retained earnings (reserves) niet meer zuiver te volgen zijn is het einde zoek, Dus het eigen vermogen 1-1-2020 moet aansluiten bij 31-12-2019 (jaarrekening 2019) daar hoef je verder niet lang over na te denken want dat is hoe (dubbel) boekhouden werkt.

 

VJP's zijn meestal slechts presentatieboekingen (bijna altijd het geval); indien dit het geval is wordt het eigen vermogen doorgaans niet (vaak) geraakt. Als dit wel het geval is; corrigeren (bij voorkeur in periode 13 van 2019 indien beschikbaar of anders extracomptabel). Dit (het raken van het eigen vermogen door aanpassingen van VJP's) kan bijvoorbeeld het geval zijn als er kosten onterecht in het jaar zijn genomen/geboekt en dit gecorrigeerd is door een VJP (bijvoorbeeld kosten in 2019 geboekt terwijl ze eigenlijk in 2020 thuis horen). VJP's maak je vooral om de primaire administratie niet te vervuilen omdat dit het proces zou verstoren, terwijl je door VJP's wel voldoet aan de vereisten die aan een jaarrekening worden gesteld.

 

Succes.

[Nada.Lee]

20 minuten geleden, Remco TH zei:

Wat is jouw rol in deze?

Tegenvraag: Hoe sluit je eigen vermogen als je begin balans 1-1-2020 niet aansluit bij het saldo 31-12-2019? Als je retained earnings (reserves) niet meer zuiver te volgen zijn is het einde zoek, Dus het eigen vermogen 1-1-2020 moet aansluiten bij 31-12-2019 (jaarrekening 2019) daar hoef je verder niet lang over na te denken want dat is hoe (dubbel) boekhouden werkt.

 

VJP's zijn meestal slechts presentatieboekingen (bijna altijd het geval); indien dit het geval is wordt het eigen vermogen doorgaans niet (vaak) geraakt. Als dit wel het geval is; corrigeren (bij voorkeur in periode 13 van 2019 indien beschikbaar of anders extracomptabel). Dit (het raken van het eigen vermogen door aanpassingen van VJP's) kan bijvoorbeeld het geval zijn als er kosten onterecht in het jaar zijn genomen/geboekt en dit gecorrigeerd is door een VJP (bijvoorbeeld kosten in 2019 geboekt terwijl ze eigenlijk in 2020 thuis horen). VJP's maak je vooral om de primaire administratie niet te vervuilen omdat dit het proces zou verstoren, terwijl je door VJP's wel voldoet aan de vereisten die aan een jaarrekening worden gesteld.

 

Succes.

Dank voor je reactie. 
 

Saldi per 01-01 zou dus aan te sluiten moeten zijn met saldibalans per 31-12? De VJP’s zijn idd presentatieboekingen. 
 

maar deze collega gaf aan dat we absoluut niet de saldibalans per 01-01 moeten aansluiten met de JR omdat er boekingen gedaan zouden kunnen zijn op 01-01. Dus dat je daarom ten alle tijden de saldibalans per 31-12 moet nemen? 
Bij mijn vorige werkgever deden we nooit iets boeken op 01-01 waardoor ik deze standaard kon aansluiten met de JR (los van de presentstieboekingen). 
Nu vraag ik mij dus af of dit een regel in het boekhouden is? Wel of niet 01-01 gebruiken? 

[Remco TH]

Ook 1 januari hoort bij 2020 dus bij boekjaar 2020, waarmee dat volgens mij het antwoord op je vraag is. Waarom zou je alle dagen in 2020 meenemen maar niet 1 januari? Die logica kan ik niet volgen.

[Nada.Lee]

6 minuten geleden, Remco TH zei:

Ook 1 januari hoort bij 2020 dus bij boekjaar 2020, waarmee dat volgens mij het antwoord op je vraag is. Waarom zou je alle dagen in 2020 meenemen maar niet 1 januari? Die logica kan ik niet volgen.

Volgens mij begrijp je me niet zo goed, inderdaad. Wellicht ben ik niet heel helder geweest in mijn vraagstelling 😊 dus hierbij nogmaals:
 

het gaat hier om de jaarrekening 2019 met VJP’s die we op 31-12-2019 hebben geboekt. Ik vergeleek de saldibalans per 01-01-20 (beginbalans) met de jaarrekening 2019. De collega zei dat ik ten alle tijden de saldibalans per 31-12-2019 moest nemen en nooit kan aansluiten met de saldibalans op 01-01-20 omdat er op 01-01 boekingen gedaan kunnen zijn in de administratie die dus bij 2020 horen maar wel zichtbaar zullen zijn in de saldibalans op 01-01-20. 
 

Bij mijn vorige werkgever hadden we hier een speciale periode voor (periode 0, beginbalans). Maar hier starten we dus direct met 01-01-20. Klopt het dan dat ik ten alle tijden boekhoudtechnisch niet de begin/saldibalans per 01-01-20 kan aansluiten met de JR 2019? Of zijn er gevallen waarop dit wel kan? De collega deed het namelijk af alsof dit boekhoudtechnisch onmogelijk is om de saldibalans per 01-01-20 aan te sluiten met de JR 2019. Maar ik gaf aan dat het organisatie afhankelijk is...

[Rik ·]

Hangt een beetje van je boekhoud programma af.

Je wilt de beginbalans per 01-01 00:00 of 31-12 23:59.

 

Het hangt dus af van je boekhoudprogramma of die de stand aan het begin van 01-01 weer kan geven. Als die alleen een einde dag stand weer kan geven dan moet je inderdaad 31-12 (einde dag 23:59) pakken als beginbalans.

 

Kan het programma wel een 'begin' balans op 01-01 weergeven (dus van 0:00), dan pak je die en maken boekingen op 01-01 verder niet uit (die zijn dan nog niet zichtbaar).

 

 

12 november 2020 aangepast door Rik ·

[Nada.Lee]

3 minuten geleden, Rik · zei:

Hangt een beetje van je boekhoud programma af.

Je wilt de beginbalans per 01-01 00:00 of 31-12 23:59.

 

Het hangt dus af van je boekhoudprogramma of die de stand aan het begin van 01-01 weer kan geven. Als die alleen een einde dag stand weer kan geven dan moet je inderdaad 31-12 (einde dag 23:59) pakken als beginbalans.

 

Kan het programma wel een 'begin' balans op 01-01 weergeven (dus van 0:00), dan pak je die en maken boekingen op 01-01 verder niet uit (die zijn dan nog niet zichtbaar).

 

 

Klinkt heel logisch inderdaad. Zo kan ik het hem eigenlijk ook wel verklaren, ja.. thanks! 

Weet jij ook of veel boekhoudprogrammas werken met een periode 0? Dus enkel de beginbalans zonder de mogelijkheid om daarin te kunnen boeken..? 

[Roel J]

9 minuten geleden, Nada.Lee zei:

Bij mijn vorige werkgever deden we nooit iets boeken op 01-01 waardoor ik deze standaard kon aansluiten met de JR (los van de presentstieboekingen). 
Nu vraag ik mij dus af of dit een regel in het boekhouden is? Wel of niet 01-01 gebruiken? 

 

Bij je vorige werkgever was dat gewoon een werkafspraak om 1-1 niet te gebruiken en als je 1-1 aansluit op de jaarrekening van het jaar ervoor dan moeten de eindsaldi wel goed zijn.

Maar striktgenomen vinden er 2 controles plaats.

1. sluit 31-12-2019 aan met de jaarrekening

2. sluit de beginbalans 1-1-2020 van het boekhoudpakket aan met de eindbalans van het boekhoudpakket.

 

De eerste controle doe je om zeker te stellen dat de boekhouding overeenkomt met de externe rapportage want vaak is dat een losstaand document waar tikfouten in zouden kunnen zitten.

De tweede controle doe je om zeker te stellen dat alle balanssaldi na het draaien van het technische jaarafsluitingspakket (dat per pakket verschilt) alle saldi correct zijn overgenomen. Boekhouders vertrouwen er nooit op dat hun systeem het altijd perfect doet. vertrouwen is goed, controleren is beter.

 

Het zijn dus twee controles met een verschillend doel..

 

[Nada.Lee]

5 minuten geleden, Roel J zei:

 

Bij je vorige werkgever was dat gewoon een werkafspraak om 1-1 niet te gebruiken en als je 1-1 aansluit op de jaarrekening van het jaar ervoor dan moeten de eindsaldi wel goed zijn.

Maar striktgenomen vinden er 2 controles plaats.

1. sluit 31-12-2019 aan met de jaarrekening

2. sluit de beginbalans 1-1-2020 van het boekhoudpakket aan met de eindbalans van het boekhoudpakket.

 

De eerste controle doe je om zeker te stellen dat de boekhouding overeenkomt met de externe rapportage want vaak is dat een losstaand document waar tikfouten in zouden kunnen zitten.

De tweede controle doe je om zeker te stellen dat alle balanssaldi na het draaien van het technische jaarafsluitingspakket (dat per pakket verschilt) alle saldi correct zijn overgenomen. Boekhouders vertrouwen er nooit op dat hun systeem het altijd perfect doet. vertrouwen is goed, controleren is beter.

 

Het zijn dus twee controles met een verschillend doel..

 

Dank je wel voor je heldere uitleg. 
de 2 controles zijn duidelijk en logisch. 
echter, in dit geval ging het enkel om nieuwe boekingen die mogelijk op 01-01-20 gedaan zouden kunnen zijn. Maar ervanuitgaande dat er geen boekingen zijn gedaan op 01-01, dan zou de saldibalans toch aan moeten sluiten op de jaarrekening per 31-12-2019? 

[Roel J]

Ja zeker moet dat, daarom doe je dus de tweede controle want verschillen tussen de begin balans 2020 en eind balans 2019 kunnen alleen ontstaan als de jaarafsluiting van het pakket te vroeg is gedraaid.

Of beter niet de laatste versie is.

In de praktijk wordt de jaarrekening meestal ergens in februari, maart vastgesteld, maar vanaf 2 januari ga je al begiinen met de boekhouding 2020. En dan wil je wel graag dat de banksaldi en openstaande debiteuren het juiste saldo tonen incl (voorlopige) eindstand 2019. en niet alleen met het mutatie saldo van 2020.

Afhankelijk van het boekhoudpakket moet je een speciale jaarafsluiting draaien om de begin saldi 2020 gelijk te krijgen aan 2019. En dat kan dus meerdere keren nodig zijn omdat er nog aan de jaarcijfers 2019 wordt gewerkt.

Tegenwoordig zie je (gelukkig) steeds vaker dat boekhoudpakketten continue met het meest actuele saldo werken en het jaarafsluitingsproces soms alleen nog maar een stap is waarbij de boekingsperiode op "dubbelslot" worden gezet zodat ze niet zomaar meer kunnen worden heropend.

[Rik ·]

16 minuten geleden, Nada.Lee zei:

Weet jij ook of veel boekhoudprogrammas werken met een periode 0? Dus enkel de beginbalans zonder de mogelijkheid om daarin te kunnen boeken..? 

Nee, ik weet niet welke boekhoudprogramma's dat zijn.

 

Je zou verwachten dat als een boekhoudprogramma een afsluitfunctie heeft, dat de beginbalans dan ook altijd de stand van afsluiten en openen nieuwe periode heeft. En als je op 01-01 00:00 afsluit, dan kun je op 01-01 gewoon boeken en heeft de 'begin' balans altijd de beginstand van 00:00. Maar dan moet je dus ook echt de term BEGIN balans hebben.

 

Als je alleen maar een functie balans hebt (algemeen) dan geeft deze de stand aan het einde van die dag weer. En dat wil je niet op 01-01 als daar ook op geboekt is. Dan moet je wel 31-12 gebruiken (einde dag) als beginbalans voor het nieuwe jaar (of niets boeken op 01-01).

 

 

 

[Nada.Lee]

Dank jullie wel allemaal voor jullie heldere en snelle antwoorden! Ik kan hier zeker wat mee. 
 

thanks en fijne avond allen! 

[prinsrachid]

7 uur geleden, Nada.Lee zei:

Weet jij ook of veel boekhoudprogrammas werken met een periode 0? Dus enkel de beginbalans zonder de mogelijkheid om daarin te kunnen boeken..? 

 

Volgens mij kan dat sowieso in Exact (Online). 

[Roel J]

10 uur geleden, Nada.Lee zei:

Weet jij ook of veel boekhoudprogrammas werken met een periode 0? Dus enkel de beginbalans zonder de mogelijkheid om daarin te kunnen boeken..?

 

Boekhoudpakketten lossen dat op verschillende manieren op.

periode 0 ken ik inderdaad van de Exact producten. en als ik me goed herinner is 1 januari daardoor ook geblokkeerd voor boeken omdat als je in een boeking 1 januari gebruikt krijg je de melding dat de periode gesloten is. maar dat weet ik niet zeker.

 

Maar andere boekhoudsystemen gebruiken andere methoden zoals boekingstype, of een apart dagboek.

boekingstypen vind ik een prettige methode vooral als je zelf ook boekingstypen kan instellen omdat je daarmee heel makkelijk verschillende cijfers uit je financieel pakket kan halen.

[Cosara]

13 uur geleden, Remco TH zei:

Ook 1 januari hoort bij 2020 dus bij boekjaar 2020, waarmee dat volgens mij het antwoord op je vraag is. Waarom zou je alle dagen in 2020 meenemen maar niet 1 januari? Die logica kan ik niet volgen.

Met alle uitleg ten spijt, die logica kan ik ook niet volgen.

Bij het afsluiten van het boekjaar worden alle kostenrekeningen op 0 gezet in de beginbalans van het volgende jaar (periode 0).

Het nieuwe boekjaar begint “gewoon” klokslag 0:00 op 01/01.