complexe data klus, hoe/waar uitvoeren?

[Daniel_Nijmegen]

Ik moet voor mijn bedrijf veel berekeningen maken.

Tot nu toe ging dat voornamelijk om prijsberekeningen waarvoor ik een uitgebreide excel formule sheet had.

Met die excel bereken ik minimum (en maximum) prijzen waarbij rekening gehouden moet worden met de volgende zaken:

- inkoopprijs

- btw tariefgroep

- verpakkingskosten (materiaal en arbeidskosten)

- vaste kosten van platform waar ik verkoop

- procentuele kosten van platform waar ik verkoop

- commissie marketingpartijen

- verzendkosten

- enz.

 

Nu kunnen verpakkingskosten per product al verschillen.

de vaste kosten van platform zijn afhankelijk van welk platform ik verkoop (bepaalde berekenen wel kosten, andere niet), maar ook van de uiteindelijke verkoopprijs (onder de 10 euro 25 cent, van 10 tot 20 euro 50 cent en boven de 20 euro een euro.)

procentuele kosten varieren per product(groep) en per platform

verzendkosten: bij ene platform moeten de prijzen incl verzendkosten zijn en bij de andere exclusief verzendkosten. en per land waarheen ik verzend zijn de verzendkosten ook nog verschillend. waarbij straks nog meer variatie komt voor verzendkosten en de verzendkosten afhankelijk zijn van afmetingen product, het gewicht (waarbij verpakking en vulmateriaal ook meegenomen moet worden) al die zaken bepalen met welke vervoerder het verzonden moet worden voor welk land.

 

Tot nu toe deed ik dit soort berekeningen dus (voor tienduizenden producten) met de hand in excel sheet. maar daarin kan ik basis berekening maken, daarna is het dus steeds handmatig zaken aanpassen en met filters groepen selecteren om weer verder te bewerken.

Kost erg veel tijd en zeer foutgevoelig, zeker ook omdat aangeleverde info in feeds van leveranciers niet altijd juist is (afmetingen/gewicht).

Kan soms vele uren werk zijn  om voor een leverancier die berekeningen te maken, en dan moet je dat  vaak 4 keer doen voor verschillende situaties.

 

En dan veranderen leveranciers regelmatig de prijzen waardoor alles opnieuw moet.

 

en om nog complexer te maken stellen steeds meer leveranciers eisen aan de verkoopprijs. ene merk mag niet op platformen verkocht worden, andere moet tegen advies verkoopprijs, weer ander merk mag je max 5% of max 10% korting op adviesprijs geven en bij andere maakt het niks uit.

 

dit alles wordt zo complex dat ik steeds meer werk aan heb en steeds grotere kans heb dat ik ergens een heel klein foutje maak met vergaande gevolgen (of ik ben ineens veel te goedkoop (en maak verlies) of ik ben te duur (en verkoop daardoor niks) .

 

Het aantal leveranciers wordt ook steeds groter, net als het aantal kanalen waar ik verkoop met dus nog veel meer variabelen waar ik rekening mee moet houden.

 

Wat ik dus nodig heb is een systeem welke continue  al die variabelen ophaalt (deel uit feeds van leveranciers, deels uit systemen van mezelf en dan dus voor elk product een min en max prijs berekend op basis van alle variabelen voor elk verkoop kanaal en voor elk land en ook kan bepalen aan de hand van variabelen voor welk land met welke vervoerder en welke service (pakket, brievenbus pakket, poststuk) het verzonden kan worden en die gegevens weer bijwerkt in 2 van mijn systemen.

 

Ik kom er ondertussen amper nog uit om het op papier te krijgen hoe moet werken, laat staan het continue bijwerken terwijl het van essentieel belang is voor mijn bedrijfsvoering en automatiseringsbehoeftes en verdere groei.

Ik doe dit nog steeds in Excel nu maar dat is eigenlijk al lang niet meer toereikend en goed genoeg voor wat ik moet hebben en kom daarin nu nog maar tot halve berekeningen..

 

Mijn vraagstuk is dus waar ik met zoiets als dit terecht kan om dit te laten uitwerken en realiseren.

Zat zelf ook te denken of het mogelijk iets is voor een (afstudeer) stage of op andere manier voor universiteiten project.

Maar geen ervaring met (afstudeer) stages of dergelijke dus geen idee wat daar bij komt kijken.

Ook niet of de uitwerking en realisatie door 1 persoon kan of dat dat meerdere disciplines zijn.

 

het geheel is echter iets dat enkel maar steeds groter, belangrijker en complexer wordt en steeds vaker uitgevoerd moet worden en een groter risico  wordt op fouten.

Hoor graag de gedachte van jullie hierover  hoe dit aan te pakken.

[Hans van den Bergh]

Wat ik teruglees in jouw verhaal (kan het mis hebben natuurlijk) is dat jij nog steeds bij elk artikel uit het assortiment betreffende berekeningen maakt. 

 

Is het assortiment ook op bepaalde manieren te categoriseren? Op leverancier,  productgroep en op verschillende productmarktcombinaties? Voor dat laatste kun je ook eens Google-en op bcg-matrix. 

 

Dan kun je wellicht de berekeningen per categorie gaan maken... en: dat categoriseren zou een mooie opdracht zijn voor hbo-studenten!

[Daniel_Nijmegen]

wat ik doe is dat ik een basis excel sheet heb  met alle berekeningsformules.

Daar plak ik dan de volgende gegevens in:

 

sku

ean

inkoopprijs netto

inkoop prijs bruto

btw tarief (als beschikbaar)

categorie

productnaam

afmetingen als beschikbaar

 

dan moet ik op basis van categorie/waardes in productnaam de btw tarief verder verfijnen/specificeren

dan op basis van afmetingen proberen het juiste verzendtarief te bepalen (dat is nu enkel brievenbuspakket/pakket voor Nederland en altijd pakket voor Belgie. straks komen daar 15 of meer mogelijkheden)

 

dan worden alle berekeningen voor alle producten van die leverancier gemaakt.

 

Dan moet ik selecteren voor welke merken ik  dus aan welke regels van leveranciers/fabrikanten moet voldoen. dan dus voor die verschillende merken dus de berekeningen aanpassen (kijken of ik met minimum al boven de door leverancier opgelegde prijs zit of niet. zo ja hoeft er niks te gebeuren, zo nee dan moet de prijs dus verhoogd worden voor die producten.

 

dan moet ik voor de producten onder de 20 euro  de vaste commissiekosten kosten verlagen.

dan nogmaals voor alle producten onder de 10 euro datzelfde.

 

maar als een uiteindelijke repricer de prijs weer aanpast kan die variabele van vaste commissie dus weer veranderen.

 

de commissie die ik betaal is dus voor elk verkoopkanaal anders.  maar bij ene kanaal valt ene product onder een bepaalde categorie, bij ander kanaal valt onder heel andere categorie. bij de ene betaal ik 8% bij de andere 15%

Er zijn zoveel variabelen waarbij de imput dus  ook nog elke dag kan veranderen.

Of een platform veranderd categoriestructuur of kosten structuur.

 

En dan is de prijsberekening b.v. ook nog weer anders als wanneer ik een product bij een verkoopkanaal op voorraad leg.

en wat ik ook nog niet vermeld had dat ik ook staffelprijzen berekend wil hebben. dus voor elk product een korting bij 2 stuks, bij 3 stuks, 4 stuks (enz. tot 24 stuks) waarbij we uiteindelijk op een platform bepalen welke staffels we de klant aanbieden.

 

de categorisatie is dus zeer moeilijk/onmogelijk maar als het al lukt is het per verkoopkanaal dus weer anders.

[Ward van der Put]

De complexiteit van je input en throughput zijn me wel duidelijk, maar wat doe je met de output? Hoe krijg je de data vanuit het Excel-model naar een verkoopplatform? 

 

Ik denk dat je het probleem wel alvast in die drie deelproblemen input → throughput → output moet opsplitsen, want het zijn drie specialismen die andere tools en vaardigheden vereisen. Voor optimalisatievraagstukken zoals deze is Excel bij uitstek geschikt, alleen haal je er waarschijnlijk nog niet uit wat er inzit.

[RicardovdS]

Als (php) web-ontwikkelaar kom ik vaker soortgelijke vragen tegen van ondernemers die producten aanbieden op verschillende platformen.
Mijn voormalig werkgever bood ook producten aan op diverse nationale en internationale platformen, elk met hun eigen tarieven en eisen,
en hier heb ik destijds een soortgelijke systeem voor gemaakt om de verkoopprijs per platform / land te berekenen aan de hand van verschillende variabelen als commissies, marketingkosten, vervoerderskosten en btw.

31 december 2023 aangepast door Hans van den Bergh
Doorhalen acquisitie aanbieden eigen diensten

[Daniel_Nijmegen]

17 minuten geleden, Ward van der Put zei:

Hoe krijg je de data vanuit het Excel-model naar een verkoopplatform? 

die output zet ik vervolgens om naar een bepaald formaat (haal alle overbodige info eruit) en importeer ik dan met een import script in mijn webshop.

 

waarom ik het realtime wil hebben is omdat dagelijks prijzen veranderen (inkoopprijzen) en er nieuwe producten bijkomen. nu moet ik voordat dat verwerkt is dus eerst handmatig alles opnieuw berekenen (ik krijg niet door van welke producten de prijzen veranderen).

Ook moet straks de imput dus uit verschillende systemen komen.  en de output die ik nu in 1 systeem importeer komt straks dus verdeeld over meerdere andere systemen waar ik niet zo makkelijk handmatig in kan importeren maar waar data via een API ingeschoten moet worden.

 

Ik zal absoluut nog niet alles uit excel halen, maar juist dat realtime is erg belangrijk. 

en voor mij is het geheel in elkgeval veel te complex geworden om handmatig bij te houden. kost ook zoveel tijd dat ik eigenlijk maar 1 keer per 2 a 3 maanden dat doe terwijl dus elke dag zou moeten.

[Daniel_Nijmegen]

RicardovdS behalve het realiseren gaat het er ook om dat het geheel logisch uitgedacht wordt en alle variabelen op de juiste manier gewogen, meegenomen en berekend worden. ik ben ondertussen zelf op het punt dat ik overzicht van alle variabelen al kwijt ben en het niet juist meer uitgewerkt krijg. 

[Hans van den Bergh]

12 minuten geleden, RicardovdS zei:

Mogelijk kan ik hierin iets betekenen voor je. 

Beste RicardovdS, van harte welkom op HL, wel even een aandachtspuntje/hint: lees s.v.p. wel even de forumregels, actieve acquisitie en promotie van eigen diensten is in het forum niet toegestaan. Alvast bedankt.

[RobertR]

als je het zelf wil doen kan je eens kijken naar Power Query, een Excel-plugin. Kan je veel dingen mee automatiseren.

 

Maar anders een python-programmeur zoeken, eventueel 1tje met specifieke ervaring met jouw verkoopplatformen. Denk dat 1 persoon prima dit zou kunnen doen mits ervaring, lijkt me veel te uitdagend (en riskant voor jou) om dit bij een student te leggen.

[rh0]

Hallo Daniel_Nijmegen,

 

Wat ik zelf echt goed begrijp, want zo denk ik vaak ook in eerste instantie, is dat je denkt aan het volgende:

 

Quote

Zat zelf ook te denken of het mogelijk iets is voor een (afstudeer) stage of op andere manier voor universiteiten project.

 

 

Je wil zo goed en goedkoop mogelijk inkopen van een oplossing die afdoende is, zodat je vooruit kan met je werk. 

 

Maar, hoe beschrijf, vind en evalueer je of een student ‘dit’ kan maken en natuurlijk het belangrijkste, of deze communicatief vaardig is om je te begeleiden, grondig is bij het in kaart brengen van je situatie en inventief blijkt bij het meedenken in het beschrijven van je uitdagingen en wensen?  Dat alleen al lijkt me een fulltime opdracht.

 

Je vraagstuk is wat mij betreft niet complex. Het is een grote puzzel (1000 stukjes!) en zeker te behappen als je het in onderdelen opdeelt. Als je elk van deze onderdelen weet op te lossen, denk ik dat je een effectievere zoektocht kan hebben.

 

Laten we even kijken naar wat je zegt:

 

1. Kost erg veel tijd en zeer foutgevoelig

2. en om nog complexer te maken stellen steeds meer leveranciers eisen aan de verkoopprijs

3. een heel klein foutje maak met vergaande gevolgen

4. een systeem welke continue  al die variabelen ophaalt

5. van essentieel belang is voor mijn bedrijfsvoering en automatiseringsbehoeftes en verdere groei.

 

Dit zijn normale automatisering problemen, niet specifiek jouw bedrijfsproblemen.

 

Zou je kunnen uitschrijven hoe je handelingen exact gaan? Bijvoorbeeld: Maandag: doe ik dit en dat. Dinsdag: zus en zo. Woensdag: Ik haal hier informatie op, copy/paste dat hier en vervolgens pak ik deze informatie, etc. 

 

Anderen manieren zijn ook prima, zoals Ward van der Putzegt: input -> throughput -> output, of, een andere manier: alles draait om 'producten' en je beschrijft hoe je een product verkoopt en alle handelingen die daarmee gemoeid gaan, net hoe je werkt.

 

Als je die hier dan weer deelt, liefst met Excel sheet(s), feeds, scripts, formules en andere informatie, kan iedereen meedenken! 

18 januari 2021 aangepast door Hans van den Bergh
Tekstaanpassing o.v.v. schrijver

[Appolo]

Ik zou een freelance developer zoeken die dit voor je kan bouwen. Het is prima te ontwikkelen door een ontwikkelaar maar het lijkt me niet dat je dit als leerproject wilt aanbieden aan een student.

Verder moet je er wel rekening mee houden dat zo'n project redelijk onderhoudsgevoelig is. Zodra je een nieuwe leverancier wil toevoegd moet er weer een API gekoppeld worden. Stel je wilt weer een extra variabele bijvoegen waarmee gerekend wordt dan moet dat ook weer geimplementeerd worden.

[Maarten Midden]

@Daniel_Nijmegen Volgens mij heb je hier ook bestaande software om dat soort berekeningen te automatiseren. Pricing software zorgt ervoor dat die berekeningen gemaakt worden en de competitie in de gaten gehouden kan worden. Op basis van de data die je aan het systeem geeft, kan het systeem o.b.v. business rules prijsaanpassingen doen .  Zulke systemen zijn over het algemeen minder foutgevoelig dan Excel. Al kom je met Excel ook heel ver. Uiteraard kost het inregelen van dergelijke systemen ook tijd en geld. Het is belangrijk een business case voor je zelf te maken. De kosten (o.a. aanschaffen, terugkerende kosten, beheren, licentie/abonnement) moeten opwegen tegen de opbrengsten (o.a. tijdwinst, minder fouten, stijging in omzet en winst t.o.v. de periode dat je geen tool gebruikte) die je met dergelijke tools behaalt. 

 

Er zijn veel verschillende aanbieders. Ik kan niet helemaal direct afleiden of dit helemaal de oplossing voor je biedt. Maar wellicht is het wel een interessante optie om te onderzoeken. Ik ben niet gelieerd aan deze systemen. 2 voorbeelden:

https://www.omniaretail.com/nl/

https://www.netrivals.com/

 

[Daniel_Nijmegen]

hoi Maarten,

Bedankt voor je reactie.

Ik gha eens naar beide sites kijken.

Heb ondertussen ook een opdracht geplaatst op freelance sites voor een oplossing hiervoor.

Veel standaard systemen kunnen de vele variabelen die ik heb (waarbij elke variabele ook weer zijn eigen variabelen heeft) niet aan.

1 oplossing die me nu voorgesteld is is een excel systeem met visual basic welke geheel automatisch zou kunnen werken met input en output zodat door ander systeem weer verwerkt kan worden.

[Roel J]

4 uur geleden, Daniel_Nijmegen zei:

1 oplossing die me nu voorgesteld is is een excel systeem met visual basic welke geheel automatisch zou kunnen werken met input en output zodat door ander systeem weer verwerkt kan worden.

 

Het kan zeker een oplossing zijn. maar op de schaalgrootte die jij denkt of naar toe wil moet je het vooral als tussenstap zijn. Excel is makkelijker aan te passen, tegelijkertijd is het altijd 100% maatwerk en als je de kennis extern moet inkopen wordt het dus snel duur in onderhoud.. Als je veel zelf kan scheelt dat.
Maar het werkt wel goed om een blauwdruk te maken voor een (geinteregreerd) systeem later, omdat je in excel sneller aanpast, kinderziektes eruit haalt en soms ook ontdekt dat een bepaalde bedachte statistiek of indicator eigenlijk toch niet zo interessant of relevant blijkt.

[Daniel_Nijmegen]

Ik ben eerst bezig geweest om studenten van HAN in te schakelen.

Het bleek echter niet mogelijk hier een (afstudeer) stage van te maken aangezien ik geen bedrijf heb dat de ontwikkeling van dit soort diensten aanbied (de vereiste voor een stage opdracht was dat er minimaal 5 personen werkzaam waren op het vlak waarvoor de opdracht is en de stagebegeleider een vergelijkbare opleiding heeft als degene die de stage volgt.

 

Dan was er optie om groep studenten eraan te laten werken zonder enige begeleiding maar ook geen enkele garantie over wat er afgeleverd wordt.

 

en dan waren er een tweetal studentenbedrijven die de opdracht konden doen.

Beide gave in eerste instantie aan dat de opdracht niet bij hun paste, 1 kwam daar later op terug maar gaf direct aan dat ze het tegen kostprijs konden doen wat waarschijnlijk ergens tussen de 15K en 30K zou liggen, dat is toch echt buiten mijn budget.

 

de Excel oplossing zal waarschijnlijk ergens tussen de 1K en 3K komen te liggen.

Enkel wat overdonderd door vele reacties op dit project en de vele verschillende voorstellen. Heb tekort tijd om alles goed te onderzoeken en de verschillende oplossingen te vergelijken.

 

Degene van Excel systeem kwam ervaren over en gaf aan dat de zaken goed geautomatiseerd kunnen worden.

 

Waarschijnlijk is de eerste stap dat ik diegene laat inventariseren wat er allemaal nodig is en hoe dat opgezet kan worden.

Als daarna dat systeem 1 a 2 jaar mee kan en dan vervangen moet worden door een nieuw beter systeem is dat wat mij betreft goed.

Het hele systeem wat ik nu voor de rest van bedrijfsprocessen laat ontwikkelen is ook weer iets waarvan ik vanuit ga dat dan met paar jaar grotendeels opnieuw moet omdat er betere manieren blijken.

Maar als ik er nu 1 of meer jaar mee vooruit kan kan ik in elkgeval weer flink doorgroeien (in elkgeval technisch gezien).

 

Voor het direct realiseren van het ultieme perfecte systeem ontbreekt het me nu simpelweg aan de ervaring met die bedrijfsprocessen en aan de financiën en dit zijn dus allemaal tussen stappen.