Jump to content
  • Welcome to HigherLevel, the Dutch business forum

    Do you have a business question, do you want feedback on your business plan or do you want to advise others? Then you are at the right place at a higher level. Here entrepreneurs come together to take each other to the next level.
    Ask your question, get a quick answer and share your experiences with entrepreneurs. The moment it suits you!
    During the day, evening and weekend 24/7 free advice and exchange of experience with entrepreneurs who understand!
Dirk Pieter van Walsum

Slim papieren archief

Recommended Posts

Archieven, iedereeen kent het probleem

 

Naast het digitale geweld met alle steeds betere informatiesystemen bewaren we met z'n allen nog steeds veel papier, mappen / ordners enz. Veel ondernemers kennen het probleem dat je in een eigen (bedrijfs)archief lastig vindt wat je zoekt. De eerste paar maanden / jaren gaat nog wel, maar daarna. Die klant van voorjaar 1996....wat deden we voor hun ook alweer.

 

Via een managementsecretaresse kreeg ik de volgende tip:

Begin met een simpel spreadsheet (excel), met in de rijen of kolommen: Doosnummer - Code - (project)Naam - Jaartal - (aanvullen met categorieën naar wens) De vellen of tabbladen uit de spreadsheet kun je uitprinten (etiketvellen) en op de doos plakken.

 

Wat is er voor nieuws onder de zon? Excel heeft een prima zoek functie Ctrl-F, in plaats van talloze mappen doorspitten typ je in je eigen gemaakte document in wat je zoekt (of welke naam, etc.) je ziet dan snel in welke doos dat document in zit. Door dat bestand goed op orde te houden, kun je zels in de meest uitgebreide archieven snel vinden wat je zoekt. Zoals ieder systeem vraagt het discipline, het gaat niet vanzelf. Het praktische zoeken wordt er wel door versneld.

 

Bijkomend voordeel: lang niet elk project of klant heeft dezelfde omvang, in aantallen mappen, ordners etc. Door de spreadsheet nauwkeurig bij te houden hoeven de dozen niet of alfabet en kunnen er meerdere ordners bij elkaar. Zolang de koppeling welk project in welke doos zit maar goed bijgehouden wordt kun je altijd terugvinden wat je zoekt.


www.dpid.nl | onderscheidend ontwerp

met focus en vertrouwen geven we uw organisatie effectieve originele communicatie

Share this post


Link to post
Share on other sites

Een andere tip.

 

Als je hangmappen gebruikt, in zo'n mappen boy, plak dan voor ieder jaar een ander gekleurd stikkertje op de mappen die je opent of nieuw aanmaakt. Of gebruik gekleurde mappen.

 

Zo kun je eind van het jaar heel snel zien, welke mappen je direct bij het oud papier kunt storten 8)

 

Perry

Share this post


Link to post
Share on other sites
Let op: het laatste bericht in het topic waar je op wilt reageren is meer dan zes maanden oud. Onnodig oude topics omhoog halen wordt niet altijd gewaardeerd, maar natuurlijk mag je nog wel op oude topics reageren.

Join the conversation

You can post now and register later. If you have an account, sign in now to post with your account.

Guest
Reply to this topic...

×   Pasted as rich text.   Restore formatting

  Only 75 emoji are allowed.

×   Your link has been automatically embedded.   Display as a link instead

×   Your previous content has been restored.   Clear editor

×   You cannot paste images directly. Upload or insert images from URL.


  • Bring your business plan to a higher level!

    All topics related to entrepreneurship are discussed on this forum.

    • Ask your entrepreneur questions
    • Answers / solutions from fellow entrepreneurs
    • > 65,000 registered members
    • > 100,000 visitors per month
    •  Available 24/7 / within <6 hours of response
    •  Always free

  • Who's Online

    Er zijn 12 leden online en 267 gasten

    (See full list)    
  • Ondernemersplein



EN

×

Cookies on HigherLevel.nl

Cookies are necessary for Higherlevel.nl to function properly. By using HigherLevel.nl you declare to have read and accepted our terms and conditions.

 More information   I accept