Bestellingen/orders online inboeken

[Johanna2021]

Ik hoop dat ik mijn vraag in de juiste groep geplaatst heb...
Ik ben op zoek naar een oplossing voor het volgende:
Er zijn binnen ons bedrijf 3 personen werkzaam die inkomende bestellingen noteren (telefonisch), ontvangen (app) en kunnen inlezen (email)

Hierin gaan we nog heel ouderwets te werk: telefonisch opgegeven bestellingen worden in een papieren agenda opgeschreven, emails en apps printen we uit. Alles wordt op volgorde van datum gelegd.
Nu zoeken wij een oplossing "in de cloud", een soort "online kalender". Alle telefonische bestellingen zouden dan direct op de juiste datum ingeboekt moeten worden door degene die de telefoon opneemt. Voor ontvangen emails en apps zou het handig zijn als die meteen doorgestuurd kunnen worden naar een bepaalde datum in die "online kalender".
Ter aanvulling: Het is niet de bedoeling dat klanten zelf hun bestellingen kunnen inboeken (zoals mensen bijvoorbeeld online een afspraak kunnen maken bij een kapper)
Ook hoeft het niet geintegreerd te worden in een boekhoudprogramma.
Ik hoop dat ik het een beetje duidelijk heb kunnen omschrijven en dat iemand mij kan wijzen op (een) geschikt(e) programma('s) hiervoor. Het hoeven niet per se gratis programma's te zijn.
Het zou mooi zijn als iemand me op het goede pad kan brengen. Alvast bedankt voor de tijd en moeite!
 

[Ward van der Put]

Allereerst: welkom op Higherlevel!

 

Raad ik (op basis van je e-mailadres) goed dat het gaat om bestellingen van zand en grind?

[Branko Collin]

Over hoeveel bestellingen gaat het? 20 per minuut, 20 per dag of 20 per maand?

[Johanna2021]

Ward van der Put, het klopt dat het gaat om bestellingen van zand en grind en andere diensten die daarmee samenhangen...

Branko Collin, aantallen zijn heel variërend dus moeilijk in te schatten, maar zeker minder dan 20 per minuut en meer dan 20 per maand. Ik schat gemiddeld 15 per dag...

[Ron van der Kolk]

Het valt op dat je een papieren kalender wilt vervangen door een digitale kalender, dus niet kijkt naar de mogelijkheden om het proces anders in te richten en daar misschien meer voordeel uit te halen. Is Google Calendar dan iets voor je? Gratis online kalender, te integreren met de GMail, Google Contacts (namen en adressen koppelen aan afspraak), Google maps (bezorgadres koppelen aan afspraak), enz. Ook chaufeurs kunnen dan op hun telefoon in de kalender, zien waar ze moeten zijn en met een druk op de knop de klant bellen dat het iets later wordt.

 

Tip voor alle mogelijke oplossingen: denk aan de privacyregels bij het verwerken van klantgegevens. 

[Gast Wigbolt]

Quote

Ook hoeft het niet geintegreerd te worden in een boekhoudprogramma.

Wat voor systemen gebruiken jullie al voor inkopen en factureren? Ik zou toch onderzoeken wat integratie op kan leveren.

 

Hebben jullie zakelijke en particuliere afnemers?

 

Met vriendelijke groet,

Wigbolt

[Johanna2021]

Op 6-10-2021 om 21:56, Ron van der Kolk zei:

Het valt op dat je een papieren kalender wilt vervangen door een digitale kalender, dus niet kijkt naar de mogelijkheden om het proces anders in te richten en daar misschien meer voordeel uit te halen. Is Google Calendar dan iets voor je? Gratis online kalender, te integreren met de GMail, Google Contacts (namen en adressen koppelen aan afspraak), Google maps (bezorgadres koppelen aan afspraak), enz. Ook chaufeurs kunnen dan op hun telefoon in de kalender, zien waar ze moeten zijn en met een druk op de knop de klant bellen dat het iets later wordt.

 

Tip voor alle mogelijke oplossingen: denk aan de privacyregels bij het verwerken van klantgegevens. 

Hallo Ron, bedankt voor de tip Google Calendar. Ik heb al even snel hiernaar gekeken en dit ziet er inderdaad interessant uit dus het overwegen/uitproberen waard. Voor wat betreft je opmerking "dus niet kijkt naar de mogelijkheden om het proces anders in te richten": ik weet niet goed wat je hiermee bedoelt? Inderdaad willen we overstappen van een papieren kalender naar een digitale, zodat het voor de 3 betreffende medewerkers altijd in te zien is en niet zoals nu, alleen wanneer je op kantoor de papieren versie bij de hand hebt. Het is ook zo dat we een beetje "vastgeroest" zitten in oude gewoontes en willen kijken naar een meer moderne werkwijze. Ons leek dus een digitale kalender ideaal. Maar natuurlijk staan we open voor andere ideeën. 

[zzpegel]

Klinkt alsof  Outsmart misschien een mooie oplossing zou zijn  https://out-smart.com/ 

 

Voordeel is dat je medewerkers een app kunnen gebruiken en nieuwe opdrachten etc in de app krijgen. Misschien iets voor jullie ? 

Erg compleet en gebruiksvriendelijk!  En last but not least erg betaalbaar. 

 

[Johanna2021]

Op 7-10-2021 om 10:58, zzpegel zei:

Klinkt alsof  Outsmart misschien een mooie oplossing zou zijn  https://out-smart.com/ 

 

Voordeel is dat je medewerkers een app kunnen gebruiken en nieuwe opdrachten etc in de app krijgen. Misschien iets voor jullie ? 

Erg compleet en gebruiksvriendelijk!  En last but not least erg betaalbaar. 

 

Ook hier gaan we zeker naar kijken. Bedankt voor de suggestie!

[rh0]

Google Calendar lijkt me de oplossing. Succes!

[Johanna2021]

Op 9-10-2021 om 16:15, rh0 zei:

Google Calendar lijkt me de oplossing. Succes!

Na beide eerdere opties bekeken en vergeleken te hebben, komen wij ook tot deze conclusie. Ook bedankt voor het meedenken!