Kilometervergoeding bij geschakelde afspraken

[jogchum]

Hallo, een eerste vraag steller hier.

 

Ik vraag mij af hoe ik kan omgaan met het vragen van een kilometervergoeding als ik van afspraak naar afspraak ga.

 

Bijvoorbeeld: ik vetrek vanuit standplaats naar klant 1. Daar voer ik werkzaamheden uit. Vervolgens ga ik naar klant 2, die dicht bij klant 1 zit en voer daar ook werkzaamheden uit. Daarna ga ik terug naar standplaats. In dit voorbeeld zijn het 2 locaties, maar het zouden er ook meer kunnen zijn.

 

Hoe hier netjes mee om te gaan, hoe doen anderen dit?

 

 

[Hans van den Bergh]

Welkom op HL 

 

42 minuten geleden, jogchum zei:

Hoe hier netjes mee om te gaan, hoe doen anderen dit?

 

Dat kun je zelf min of meer bepalen:

1. Je komt met de klant een reisvergoeding overeen, dit kan in km's zijn, in reistijd of in een combinatie hiervan, of

2. Je trekt de zakelijke kilometers zelf af á €0,23

[Daxto.com]

Netjes is om de klant te rekenen wat je werkelijk gereden hebt. Minder netjes is om elke klant gewoon te rekenen alsof je altijd komt vanaf je standplaats. Dat wist je zelf ook natuurlijk.

Als je de winst van de onderneming probeert te spekken door fantoomkilometers aan klanten door te rekenen, dan moet je echt eens heroverwegen of dat onderdeel van je businessmodel moet zijn. Dat is zakgeld.

Voor je boekhouding; je dient de werkelijk gereden kilometers in je administratie op te nemen. In combinatie met de kilometerstand van het voertuig bij voorkeur. Daar wil je zeker geen fictieve kilometers opvoeren.

[Hans van den Bergh]

3 minuten geleden, Daxto.com zei:

Daar wil je zeker geen fictieve kilometers opvoeren.

+1👍🏻 goede aanvulling.

[jogchum]

Bedankt zover!

 

Het gaat voornamelijk om wat ik op de factuur wil zetten, het stukje belastingdienst en fictieve kilometer is en was gelukkig al helder. Goed bijhouden. Wel goed om dat nog extra aan te stippen hier!

 

En inderdaad wil ik geen kilometers tellen die niet gereden zijn. Mijn idee is om vanaf standplaats te rekenen óf dichterbij als iemand dichterbij is. Dat in basis.

 

Waar ik "vast" loop even in gedachten (met gevaar voor overdenken): wat als je van klant 1 naar 2 gaat, bij wie tel je die dan? Wat is de ervaring daarmee?

 

Klant 1: kilometers standplaats -> adres klant 1

Klant 2: kilometer adres klant 1 -> adres klant 2 en dan adres klant 2 -> standplaats

 

En in het geval van een derde klant is het aantal kilometers voor klant 2 het meest gunstig (als dat dichtbij is).

 

Misschien overdenk ik dit wel, vandaar dat ik om ervaringen vraag hoe anderen hiermee omgaan.

[Daxto.com]

Je overdenkt het volgens mij inderdaad een beetje.

Maar als je wilt rekenen;

Bereken de afstand van de standplaats tot aan klant 1
Bereken de afstand van klant 2 terug naar de standplaats
Bereken de afstand tussen klant 1 en klant 2
Deel alle drie de bedragen door 2 en breng de som hiervan in rekening bij beide klanten

Maar wat ook kan;

Standplaats -> Klant 1: voor rekening klant 1
Klant 1 -> Klant 2: voor rekening klant 2
Klant 2 -> Standplaats: voor eigen rekening

En waar je zelf al mee kwam:

Reken klant 1 en klant 2 gewoon beide alsof je vertrok en terug moet naar je standplaats.

Maar tot slot kun je ze ook gewoon beide niets rekenen en je uurtarief een stukje ophogen. Scheelt een boel rekenwerk en gedoe. Uiteraard wel je eigen kilometeradministratie blijven invullen.

[jogchum]

Thanks, blij mee!

 

1 uur geleden, Daxto.com zei:

Reken klant 1 en klant 2 gewoon beide alsof je vertrok en terug moet naar je standplaats.

 

Het "nadeel" is dat je dan km's factureert die je niet gereden hebt. Als je al km-vergoeding afspreekt is dat natuurlijk de meest makkelijke manier maar ook een waar je makkelijk discussie over krijgt (zeker als je klant weet dat je meer afspraken na elkaar hebt). Deze wringt bij mij vandaar dus dat ik op zoek ging.

 

1 uur geleden, Daxto.com zei:

Bereken de afstand van de standplaats tot aan klant 1
Bereken de afstand van klant 2 terug naar de standplaats
Bereken de afstand tussen klant 1 en klant 2
Deel alle drie de bedragen door 2 en breng de som hiervan in rekening bij beide klanten

 

Interessante oplossing. Dat betekend natuurlijk wel dat de ene klant altijd meebetaald aan de reiskosten van de ander, maar dat is eenvoudig op te lossen door het los op te tellen. En aangezien de km's toch al bijgehouden worden is dat niet veel werk. Ik ga proberen een variant daarvan uit te werken.

 

Mochten er meer ideeën zijn, ik ben benieuwd!

22 februari 2024 aangepast door jogchum

[Ron van der Kolk]

3 uur geleden, jogchum zei:

Hoe hier netjes mee om te gaan, hoe doen anderen dit?

Ik heb me laatst wel een beetje druk gemaakt over voorrijkosten van een bedrijf, terwijl de monteur hier gewoon verderop in de straat woont en zijn busje praktisch voor mijn deur heeft staan. Het argument van het bedrijf was dat de medewerker elke ochtend eerst naar de zaak moet en dan pas naar mij komt voor de reparatie. Misschien heel terecht, maar... de vergoeding is niet alleen een rekenkundige kwestie, maar ook een van beeldvorming naar je klanten. Neem dat ook mee.

 

 

[Daxto.com]

26 minuten geleden, Ron van der Kolk zei:

Het argument van het bedrijf was dat de medewerker elke ochtend eerst naar de zaak moet en dan pas naar mij komt voor de reparatie.

 

 

Tja, als de planning even vooruit kijkt naar de dag van morgen, dan hadden ze ook de dag ervoor alles in die bus kunnen laten leggen. Dan had ie in de straat kunnen blijven.

Afijn, we duiken te diep de details in. Maar je punt is valide; beeldvorming.

Daarom raad ik meestal aan om geen voorrijkosten te berekenen, en die kosten gewoon uit je marge te pakken. Dat staat niet alleen chiquer op de factuur, het scheelt ook nog eens een hoop gereken om kleine bedragen.

Natuurlijk is elke situatie anders, en wellicht moet het uurtarief extreem scherp blijven om andere redenen. En dus exclusief kilometers.

Maar jeetje, dit voelt een beetje als het inschakelen van een boekhouder voor een halve dag, om een foutje van 50 cent op te sporen en op te lossen.

[insparcom]

Totaal aantal kilometers delen door 2. Zijn allebei de klanten beter af dan wanneer ze het complete bedrag af standplaats moeten betalen. 

[RiVe]

6 uur geleden, jogchum zei:

Hallo, een eerste vraag steller hier.

 

Ik vraag mij af hoe ik kan omgaan met het vragen van een kilometervergoeding als ik van afspraak naar afspraak ga.

 

Bijvoorbeeld: ik vetrek vanuit standplaats naar klant 1. Daar voer ik werkzaamheden uit. Vervolgens ga ik naar klant 2, die dicht bij klant 1 zit en voer daar ook werkzaamheden uit. Daarna ga ik terug naar standplaats. In dit voorbeeld zijn het 2 locaties, maar het zouden er ook meer kunnen zijn.

 

Hoe hier netjes mee om te gaan, hoe doen anderen dit?

 

 

Om hoeveel kilometer gaat het dan, en wat is de gemiddelde tijdsbesteding per klant?
Je zou ook een starttarief kunnen hanteren, of je uurtarief wat verhogen.

Bij mij zou het raar overkomen, als je de ene keer meer kilometers in rekening brengt als bij een keer later.
 

[jogchum]

16 uur geleden, RiVe zei:

Bij mij zou het raar overkomen, als je de ene keer meer kilometers in rekening brengt als bij een keer later.

 

Snap deze opmerking wel, ik denk dat je dan wel duidelijk moet communiceren in wat je doet "de kilometers tellen vanaf standplaats of minder als we dichterbij zijn". Dat zou je ook op een factuur kunnen zetten. Maar het zal inderdaad waarschijnlijk altijd vragen oproepen.

[StevenK]

De basis is: wat heb je afgesproken. Is dat een vergoeding die zowel reiskosten als je reistijd dekt of reken je een bedrag dat dat totaal maar deels vergoed? In het eerste geval is het in mijn ogen redelijk de kosten te verdelen. In het tweede geval geef ik je groot gelijk als je elke klant die 23 cent per kilometer rekent.