Wat te doen met ingeboekte doch oninbare factuur?

[Harmen]

In het vorige kwartaal heb ik een klant gehad die tweemaal niet op kwam dagen voor een gemaakte afspraak. In de afspraakbevestiging is duidelijk vermeld dat men een afspraak minimaal 24 uur van te voren dient af te melden, omdat er anders kosten in rekening gebracht kunnen worden. Er wordt 48 uur van te voren ook nog een afspraakherinnering gestuurd.

Ik ben niet de beroerdste en kan best begrip op brengen voor omstandigheden waardoor iemand een afspraak vergeet of niet tijdig kan afzeggen. Daardoor heb ik nog nooit echt kosten in rekening gebracht voor iemand die een keer een afspraak vergat of te laat annuleerde. Deze situatie was echter anders, want na de eerste gemiste afspraak heb ik contact gezocht en toen beweerde hij de afspraak telefonisch te hebben verzet. Hij beweerde met een vrouw te hebben gesproken, maar ik ben ZZP'er en heb dus geen personeel die voor mij de telefoon aanneemt. We hebben een tweede afspraak ingepland en daar is hij ook niet op komen dagen. Zonder nog iets van deze klant te hebben gehoord heb ik hem een bescheiden factuur gestuurd, omdat ik wel tot tweemaal kosten heb moeten maken voor de reserveringen. (ik moet een ruimte reserveren voor ontvangst en ik ben voor de gereserveerde tijd zelf niet declarabel ergo het kost mij geld)

De factuur heb ik in kwartaal 4 van 2024 in mijn boekhoudpakket ingeboekt. Ik moet de kwartaalaangifte doen, maar de factuur is nog steeds niet betaald. Ik weet ook bijna zeker dat deze klant niet gaat betalen omdat hij niets meer laat horen. Hij heeft al 2 herinneringen gehad voor de openstaande factuur en ik weet dat hij hier van op de hoogte is i.v.m. de leesbevestiging, maar zoals gezegd reageert hij niet meer.

 

Het geld kan me niet zoveel schelen, want dat is peanuts. Ik zit echter met een aantal vragen hoe ik dit nu netjes moet afhandelen voor de boekhouding en de BTW aangifte.
 

1. Ik heb geen dienst geleverd, maar wel kosten gemaakt. Had ik de factuur wel mogen sturen?
2. Hoe voorkom ik dat ik BTW moet afdragen over inkomsten die er niet zullen zijn?
3. Is er sprake van een oninbare vordering of heb ik nog andere opties? (oninbare vorderingen klinkt nodeloos ingewikkeld: er moet een incasso traject worden gestart en pas na 1 jaar kun je de BTW weer terugvragen bij de belastingdienst?)

 

[Sander.J]

Ik ben geen expert maar voor zover ik weet staat de daadwerkelijke betaling los van de factuur en zul je gewoon BTW moeten afdragen en het bij je omzet moeten tellen.

De factuur is terecht verstuurd aangezien de klant niet tijdig heeft afgezegd.

[StevenK]

47 minuten geleden, Harmen zei:

De factuur heb ik in kwartaal 4 van 2024 in mijn boekhoudpakket ingeboekt. Ik moet de kwartaalaangifte doen, maar de factuur is nog steeds niet betaald. Ik weet ook bijna zeker dat deze klant niet gaat betalen omdat hij niets meer laat horen. Hij heeft al 2 herinneringen gehad voor de openstaande factuur en ik weet dat hij hier van op de hoogte is i.v.m. de leesbevestiging, maar zoals gezegd reageert hij niet meer.

 

Het geld kan me niet zoveel schelen, want dat is peanuts. Ik zit echter met een aantal vragen hoe ik dit nu netjes moet afhandelen voor de boekhouding en de BTW aangifte.
 

1. Ik heb geen dienst geleverd, maar wel kosten gemaakt. Had ik de factuur wel mogen sturen?
2. Hoe voorkom ik dat ik BTW moet afdragen over inkomsten die er niet zullen zijn?

Niet. Als je een factuur maakt, moet je die in je (BTW) administratie verwerken. Op het moment dat je zeker weet dat de factuur oninbaar is, 

47 minuten geleden, Harmen zei:

1. Is er sprake van een oninbare vordering of heb ik nog andere opties? (oninbare vorderingen klinkt nodeloos ingewikkeld: er moet een incasso traject worden gestart en pas na 1 jaar kun je de BTW weer terugvragen bij de belastingdienst?)

 

De meeste ondernemers schrijven in zo'n geval op enig moment een creditfactuur uit, omdat dat makkelijker is dan het boodschappenlijstje zoals de fiscus dat voorschrijft, maar strikt genomen is dat niet juist.

 

Overigens: je hebt al een incassotraject gestart (2 herinneringen), dus je hoeft alleen nog maar dat jaar af te wachten *of* een bericht van de klant waarin hij ondubbelzinnig aangeeft niet te gaan betalen, voor je gebruik kunt maken van de oninbare vorderingen regeling.

[shoptillyoudrop]

1 uur geleden, Harmen zei:

Ik zit echter met een aantal vragen (...)

 

1. Je hebt wel een dienst geleverd, namelijk het boeken van ruimte voor een afspraak waar vervolgens niemand bij op is komen dagen. En dat mag je natuurlijk in rekening brengen, net als de tandarts e.d. doet als je niet op komt dagen. (moet wel redelijk zijn, maar als ik het goed lees betreft het gewoon de kosten die je gemaakt hebt.)

 

2. Je moet natuurlijk wel de op je factuur in rekening gebrachte BTW afdragen over desbetreffende tijdvak (van wanneer je de factuur gemaakt hebt).

 

3. En vervolgens kan je hetzelfde bedrag - nadat gebleken is dat de factuur niet betaald gaat worden - in mindering brengen in de BTW aangifte. Normaal gesproken na 1 jaar. En dat doe je door hetzelfde omzet-/BTW-bedrag negatief meenemen in je aangifte.

 

Niks moeilijks aan verder.