• 0

Artikel: De Boekhouding; een zegen?!

"Als verweer tegen de algemene ondernemersmening dat boekhouden saai en nutteloos is."

 

 

De boekhouding, een zegen?!

 

Startende ondernemers beginnen een bedrijf veelal vanuit de motivatie een uniek product of unieke dienst te leveren. Ze schrijven een bedrijfsplan met een financiële prognose voor de eerste drie jaar. Hierna richten ze zich voornamelijk op het activeren en structuren van hun primaire voortbrengingsproces. De meeste starters zijn voornamelijk operationeel actief en hiernaast soms ondernemer.

Het bedrijf groeit en de benodigde staffunctie groeit mee.Veel kleine ondernemers kunnen zich niet losmaken van hun operationele activiteiten, ook al zien zij hun benodigde “kantooruren” toenemen. Ze worden door het gebrek aan tijd genoodzaakt selectief te zijn in hun bezigheden.

Het voeren van een administratie wordt gezien als de meest hinderlijke stafactiviteit, slechts “nuttig” om de fiscus buiten de deur te houden. De boekhouding wordt door de ondernemer zelf gedaan, meestal ’s avonds aan de keukentafel. Aan het einde van het jaar gaat het materiaal naar de accountant en rolt er een fiscale balans en winst- en verliesrekening uit. Of deze tegen een financiële prognose aangelegd wordt is nog maar zeer de vraag.

Door het jaar heen bepaalt deze ondernemer intuïtief of er winst gemaakt wordt. De zakelijke bankrekening vertelt over er geld ontrokken kan worden voor persoonlijke uitgaven. Soms leidt een gerapporteerd verlies aan het eind van het jaar dan ook tot ongeloof of paniek.

 

Financiële bewustwording

De ondernemer die een commerciële organisatie heeft, moet zich realiseren dat financiële winst (uiteindelijk) het bestaansrecht voor de onderneming is. In beginsel zijn de bestuurders van een onderneming verantwoordelijk voor het realiseren van deze winst. De startende ondernemers is dit binnen het eigen bedrijf.

Veel ondernemers starten een onderneming met het vermoeden een aardig inkomen uit de onderneming te kunnen halen. Deels is dit gebaseerd op praktijkervaring of onderzoek en deels is dit een pure gok. Er wordt gedroomd over een goed lopend bedrijf dat een welvarend leven mogelijk maakt.

Na de opstart richt de ondernemer zich op het goed laten draaien van een bedrijf en het tevreden houden van de klanten. Het rendabel maken van het bedrijf wordt veelal uit het oog verloren. Er zijn veel verhalen bekend van startende ondernemers die onbewust onder kostprijs hun product of dienst slijten. Zij komen er na verloop van tijd achter dat ze gewoon geld hebben weggegeven en dat het eigen vermogen sterk is afgenomen. Vervolgens verhogen zij de verkoopprijzen om er achter te komen dat de klant het helemaal niet erg vindt om meer te betalen (of erger nog “het toch al belachelijk goedkoop vond”).

De harde manier van financiële bewustwording is er achterkomen, na een periode van erg hard werken, dat het bedrijf op de rand van het faillissement balanceert. Hierna zal een ondernemer (als deze mogelijkheid nog bestaat) meer winstgericht gaan ondernemen. De ondernemer kan nu echt gaan testen of het voortbrengingsproces van de onderneming een toegevoegde waarde heeft en als zodanig economisch gewaardeerd wordt. Er moet nu bezig gegaan worden met een ingewikkeld proces om kosten en omzet met elkaar in overeenstemming te brengen. De ondernemer gaat zich afvragen waar de informatie om tot de juiste beslissingen omtrent dit onderwerp te verkrijgen is. Verkoopbonnen, salarisstroken en overige kosten worden verzameld en er wordt uitgerekend wat de totale kosten per verkocht product (of dienst) zijn. Erg moeilijk om zo’n berekening goed te doen, het lijkt wel op boekhouden.

 

 

Het nut van een boekhouding

Om een bewuste winst te kunnen maken, is het belangrijk de financiële stromen binnen een organisatie in kaart te brengen en te begrijpen. Voor een ondernemer is het dus belangrijk te weten wat er uitgegeven en verdiend wordt. Een boekhouding kan hierbij een uiterst handig hulpmiddel zijn.

De eerste stap is het inrichten van een boekhouding. Er moet (wellicht met hulp van derden) bepaald worden welke omzetgroepen en kostengroepen er zijn. De diverse bezittingen en schulden van de onderneming moeten gecategoriseerd worden en de stand van deze posities moet uitgezocht worden. De boekhouding is een afspiegeling van het financiële voortbrengingsproces van de onderneming en geeft weer vanuit welke eigendomspositie dit voortbrengingsproces mogelijk gemaakt wordt. Voor een startende ondernemer kan het categoriseren van het bedrijf een nuttige oefening zijn.

Nu er een werkbare boekhouding is, zal er voor de invoer gezorgd moeten worden. Het is niet te zeggen dat de ondernemer dit voor de rest van het ondernemersleven zelf moet doen. Wel is het handig om het in het begin zelf te doen. Het geeft de ondernemer een goed inzicht in de werking van de administratie en de latere rapportages die hieruit voortkomen. Verder wordt de ondernemer er op heel directe wijze mee geconfronteerd wat de inkomsten, uitgaven en (des-)investeringen zijn. Nadat de ondernemer (wellicht na een cursus) een ervaren boekhouder is geworden, kan de boekhouding worden uitbesteed aan een eigen boekhouder of administratiekantoor. Het zal de ondernemer nu niet meer gebeuren dat deze niet begrijpt wat er in zijn financiële administratie omgaat of dat deze niet actief kan sturen op de werkzaamheden betreffende de boekhouding.

Nadat de invoer geschied is, kan er (aan het einde van een periode of tussentijds) gerapporteerd worden. In eerste instantie levert een boekhouding een balans (bezittingen en schulden overzicht) en een winst- of verliesrekening op. Op basis van deze overzichten (en bij het deugdelijk voeren van een boekhouding) kan voldaan worden aan de verplichting tot belastingaangifte over de omzet en de winst. Mooier is nog dat de ondernemer nu weet hoe het bedrijf draait. Er kunnen splitsingen gemaakt worden tussen directe productiekosten en diverse overhead groepen, de omzet op de diverse omzetgroepen kan bekeken worden. Zodoende kan de ondernemer per omzetgroep gaan bepalen wat de bijdrage in de winst of het verlies is. Er kunnen brutomarge berekeningen worden gemaakt. Per kostengroep kan bekeken worden hoeveel zij uitmaken van de totale kosten en wat binnen de betreffende branche de richtlijnen hiervoor zijn. Op basis van dit type informatie kan een ondernemer besluiten zijn bedrijf te gaan herstructureren.

 

De verlichte ondernemer

De ondernemers die via de harde manier tot financiële bewustwording zijn gekomen en hun bedrijf hebben kunnen redden, zullen vertellen hoe naïef het is een onderneming te baseren op enkel “de liefde voor het vak”. Ze zullen iedereen die ernaar vraagt trakteren op het cliché “alles leuk en aardig maar er moet wel geld verdiend worden”.

De verlichte ondernemer vindt het leuk om met de rapportages uit de boekhouding te stoeien. Als hij ’s avonds nog aan de financiële administratie zit, dan is het met een glimlach op het gezicht, om in Excel prognoses te maken en nieuwe ratio’s te bepalen. Een goede ondernemer kan je vertellen wat hij per verkochte “eenheid” verdient, wat de geprognosticeerde winst voor het komende jaar is en in hoeverre er van de prognose is afgeweken gedurende de lopende periode. Deze wijze van prognosticeren dwingt een ondernemer na te denken over meer dan enkel de financiële toekomst. Een ondernemer die op deze manier met het eigen bedrijf bezig is, slaapt een stuk beter omdat er een idee is van wat er in de toekomst komen gaat.

 

Het nut van een boekhouding (en de hieruit voortvloeiende rapportages) als stuurelement binnen de bedrijfsvoering lijkt zo voor de handliggend, maar wordt al te vaak vergeten.

 

Peter Fechter

PMP Advies BV

 

Link naar reactie

Aanbevolen berichten

  • 0
In Memoriam
Retired Mod     11,3k 479

Een heel verhaal, maar maakt daardoor inderdaad ook veel duidelijk. Ik vind dit wel een "sticky thread" waard ! Dat houdt in dat deze uitleg altijd bovenaan blijft staan.

 

Vervolgens kan iedereen daar weer specifieke vragen op stellen en een new topic beginnen.

 

Het lijkt soms, als ik ondernemers om mij heen hoor, dat ze administatie zien als een kind binnen de onderneming dat uitegegroeid is tot niet begrepen puberkindje van "blehhhhh administratie". Maar nogmaals .... ohhhhhhhh zo belangrijk als je volwassen wordt !

Netwerken: Het gaat er niet om wie je bent, maar wie je kent !

Link naar reactie
  • 0

Duidelijk dat dit verhaal uit ervaring is opgebouwd. Het is schrijnend om te zien hoe ondernemers hun bedrijf opeten doordat ze niet weten wat ze prive kunnen onttrekken en pas daarna inzien wat de waarde van "cijfertjesneuken" is. Zelf ben ik juist heel erg bezig geweest met cijfers en dat terwijl het niet mijn "core business" is als Commercieel Econoom. Maar ik zie wat het kan doen om een administratie op te zetten en daar bv de winst per klant uit te rekenen en tegelijkerijd te zien hoeveel uur ik daarvoor heb gewerkt. En ik kan je zeggen dat doet me soms vloeken en soms komt er een glimlach op mijn gezicht. Maar ook heb ik het gevaar van de spreadsheets geleerd; te hoge verwachtingen creëeren.

 

Daarom zeg ik; een goed cijfermatig overzicht alleen zegt niks, het juist interpreteren van deze cijfers is veel belangrijker en alleen ondernemers kennen de factoren die meespelen echt. Leer als ondernemer de relatie tussen cijfers en bedrijfsvoering kennen!

Overzichtelijke website statistieken van ICStats, Visitor Engagement praktisch toepasbaar!

Link naar reactie
  • 0

Peter, je hebt helemaal gelijk ;D

 

Ook uit ervaring weet ik dat ik je verhaal twee jaar geleden misschien voor de eerste 10% gelezen zou hebben en dan zou zijn afgehaakt, denkende :blablabla, whatever, cijfertjes, *yuk!*.

Financiële spieren ontwikkelen zich pas als je de nodige bergen genomen hebt- daar zijn geen anabole steroïen voor volgens mij. Het business plan probeert hier wel bewustwording over te creëeren (en dat lukt ook ten dele- ik heb (met hulp weliswaar) ook dergelijke overzichten in elkaar geklust destijds) maar het echte ontwaken gebeurt pas als je denkt: wat is hier allemaal aan de hand eigenlijk?

Of in een slapeloze nacht je ordners uit de kast grist en driftig op je calculatortje gaat zitten rammelen en de nodige (soms pijlijke) conclusies trekt. Dienstverlening kent een aantal valkuilen die iemand die een tastbaar product verkoopt minder heeft-- nu weet ik dat *TIJD* onherroepelijk wegvloeit, nooit terugkeert en het alles uitmaakt of je die tijd ergens aan iemand kan factureren of niet, en als je iets voor een ander aan het doen bent dat je niet kunt factureren doe je iets verkeerd...klinkt simpel, maar vraag maar eens rond aan dienstverleners hoe snel je daar intrapt!

 

Mensen vinden het vaak gemakkelijker oogkleppen op te zetten (privé en zakelijk) dan confrontaties aan te gaan met eigen zwakheden.

 

Ik moest ooit eens voor het éérst een overzicht produceren...

wat een nachtmerrie, haha!

Op een gegeven moment moest ik om mezelf lachen en heb ik bijgevoegde plaatje gemaakt... humor helpt wel.

 

Gelukkig heb ik wel veel gehad aan de basisopzet van mijn administratie (denk ik?)-- gewoon het feit dat ik een ordner had waar ik alles netjes in heb opgeborgen.

(Zoals ik had gelezen in een boekje over freelancen had deze ordner een aantal tabs; misschien kun jij, Peter, aangeven wat de meest handige indeling is voor zo'n administratie?)

 

Ik heb uiteindelijk erg goede hulp gekregen met mijn cijferwaas ;D-- iets dat ik alle mensen met een administratie-angst van harte gun! (Sommige mensen hebben geen tijd of aandacht voor hun admin, ik weet dat ik het gewoon best griezelig vond-- omdat ik het idee had dat ik het toch niet snapte en toch niks kan met cijfertjes en.... dat heet geloof ik faalangst ;D )

 

Het belangrijkste is volgens mij eerlijk zijn tegen jezelf als ondernemer- dus ook hierin de confrontatie aangaan en leren van je cijfers.

Het is een afspiegeling van wat je allemaal uitspookt, en daardoor erg belangrijk.

Ik heb er niet alleen van geleerd waar tijd/energie/geld wegvloeit, maar ook dat dingen vaak helemaal niet zo dramatisch zijn als ik ze ervaar (omdat ik me zorgen ga maken soms). Dan zijn de keiharde feiten een troost, geruststelling en érg bemoedigend!

 

Succes allemaal!

Annedien

 

 

 

 

 

admin_horror.thumb.jpg.96b37cc3058f57867feba21415005eee.jpg

Link naar reactie
  • 0

Hoi Peter (geinig stukje, Annedien en heel herkenbaar die foto),

 

Ook investeerders benadrukken het belang van een goede boekhouding en meer nog, een goed MIS, management informatie systeem. Destijds toen ik actief was als investment manager hebben wij investeringen, na een uitgebreid due diligence, uiteindelijk toch niet gedaan omdat we het idee hadden dat het bedrijf zijn financiële huishouding van niet op orde had.

 

Voor investeerders is het belang van een goede financiële huishouding drieledig:

-   informatie

-   controle

-   sturing

-   verantwoording

Informatie

Investeerders (en meer in het algemeen aandeelhouders) willen op de hoogte gehouden worden. Niet alleen in woorden maar ook in daden. Daartoe hebben zij regelmatig contact met de ondernemer, afhankelijk van de situatie tussen een paar keer per week en één keer per kwartaal. Naast alle mondelinge informatie willen ze ook verifieerbare informatie uit de boekhouding en MIS.

Controle

Investeerders investeren cash in het bedrijf en zij willen controleren of de ondernemer hun geld besteedt aan de afgesproken zaken.

Sturing

Via analyse van de (financiële) informatie en vergelijking met de historie en/of business plannen kunnen zij nagaan of het bedrijf nog volgens plan verloopt. Soms moet er bijgestuurd worden en hier en daar zelfs ingegrepen. Mede daarom eisen investeerders (bijna) altijd een plaats in de Raad van Commissarissen.

Verantwoording

Ook investeerders moeten rapporteren aan hun aandeelhouders. Naast een persoonlijke inschatting van de ondernemer/-ing door de investeringsmanager is financiële informatie is hierbij noodzakelijk.

 

Kortom een goede ondernemer herken je ook aan zijn administratie!

 

Met vriendelijke groet,

 

Ties

ties@ties.lu

www.ties.lu

Link naar reactie
  • 0

Het financiele deel is het belangrijkste deel, maar helaas vergeten dat er velen.

 

Daarom is kennis van financiele zaken ook onmisbaar voor een goed ondernemer naar mij idee.

 

Hierdoor is het trekken van de scheidlijn tussen een ondernemer en een kleinzelfstandige ook makkelijk te maken.

 

Zelf ben ik druk bezig de basis te gaan begrijpen en mijn accountant helpt me daar ook mee. Ik snap nu een beetje ook alles van dagboeken/grootboeken/etc.

 

Je ziet waar welke bedragen heen gaan en wat het oplevert.

 

Een goede (financiele) adminstratie is je houvast in elke storm waar je bedrijf in terecht kan komen.

Link naar reactie
  • 0

Het financiele deel is het belangrijkste deel, maar helaas vergeten dat er velen.

 

Daarom is kennis van financiele zaken ook onmisbaar voor een goed ondernemer naar mij idee.

 

Hierdoor is het trekken van de scheidlijn tussen een ondernemer en een kleinzelfstandige ook makkelijk te maken.

 

Zelf ben ik druk bezig de basis te gaan begrijpen en mijn accountant helpt me daar ook mee. Ik snap nu een beetje ook alles van dagboeken/grootboeken/etc.

 

Je ziet waar welke bedragen heen gaan en wat het oplevert.

 

Een goede (financiele) adminstratie is je houvast in elke storm waar je bedrijf in terecht kan komen.

 

Met alleen een goede financiële huishouding ben je er nog niet denk ik-- ik snap ook het verschil dat je aanbrengt tussen ondernemer en kleine zelfstandige niet? Is het verschil "een goede boekhouding"?

 

Link naar reactie
  • 0

Een klein zelfstandige daar bedoelde ik de mensen mee die iets doet voor een bepaald bedrag in het uur en mogelijk nog wat goederen levert, maar hij krijgt geen inkomsten als hij niet werkt. Voor zo'n iemand is een administratie niet heel erg belangrijk, want hij weet dat als hij maar zijn X aantal uren per week maakt het goed is.

 

Een ondernemer daarintegen bouwt zijn business en heeft een scherp overzicht op zijn inkomsten en uitgaven. Hij zal ook als hij niet werkt een relatief constant inkomen uit zijn business ontvangen.

Link naar reactie
  • 0

Een goede administratie is een zegen als je daarmee soepel de bureaucratische verplichtingen kunt afhandelen, op een heldere manier, zonder onaangename verassingen.

 

Het ontbreken van een dergelijke administratie kan mega problemen opleveren doordat bureaucratische instanties getriggerd worden door onkundige/onjuiste aangiftes/opgaves, en je in een procedure terecht komt waar je niet in wil zitten, en dat realiseren de meeste ondernemers zich niet.

 

 

Verbind.nl 'Zonder wrijving geen glans'
Link naar reactie
  • 1

Voor investeerders is het belang van een goede financiële huishouding drieledig:

-   informatie

-   controle

-   sturing

-   verantwoording

 

Ties

 

Kijk maar naar het gemeentelijk havenbedrijf Rotterdam, of AHOLD en noem ze maar op.

 

Vraag op een vakbeurs eens naar een prijs van iets.

99 van de 100 geven aan dat ze het niet weten en eerst een offerte moeten maken.!

Zelfs een prijsindicatie lukt al niet meer.

Hoeveel ondernemers kunnen dit nog op een bierviltje of sigarendoos.

Het valt mij ook op dat in menig bedrijf (ondanks ISO) de directie geen idee heeft van productiekosten.

Ondanks of dankzij de boekhouding.

Voor mij lijkt het er meer op dat alle regels t.a.v. van boekhouding een dure Melkert groep aan het werk wordt gehouden!

 

Merkava

Link naar reactie
  • 0

Leuk verhaal !

Een boekhouding is altijd belangrijk.

 

Ben van mening dat een degelijke boekhouding voor iedere ondernemer van belang is (groot of klein). het opzetten hiervan is eenmalig en redelijk eenvoudig, dus waarom niet doen ???!!??

 

Groet,

 

www.belasting-dienst.nl

 

Die website doet het niet meer ???

Zelf ben ik wel op zoek naar een forum voor boekhoudkundige vragen.

ASP.Net specialist, Ontwikkeling webbased softwaresystemen, Webdesign; meer info: http://www.jumptide.nl en voor de smalle beurs websites voor een vast bedrag per maand: http://www.werkendewebsites.nl

Link naar reactie
  • 0

Leuk verhaal !

Een boekhouding is altijd belangrijk.

 

Ben van mening dat een degelijke boekhouding voor iedere ondernemer van belang is (groot of klein). het opzetten hiervan is eenmalig en redelijk eenvoudig, dus waarom niet doen ???!!??

 

Groet,

 

www.belasting-dienst.nl

 

Die website doet het niet meer ???

Zelf ben ik wel op zoek naar een forum voor boekhoudkundige vragen.

 

Oud topic en volgens mij werd deze persoon verplicht via een geding de site offline te halen...

Link naar reactie
  • 0

Hallo allemaal.

 

Wij zijn een met drie vennoten een webwinkel begonnen. Ik heb een vraag over de boekhouding en misschien kan iemand mij verder helpen.

 

We houden nu netjes alle inkomsten (met oplopende factuurnummers) en alle uitgaven bij. Tevens de uitgaande en binnenkomende btw.

 

Vorig september jaar zijn we begonnen met de winkel. We hebben toen alleen uitgaven gedaan. Mogen we deze uitgaven nog aan het resultaat van 2005 onttrekken?

 

Verder ben ik benieuwd hoe het straks verder gaat met de belastingaangifte. De winst willen we deels verdelen over de vennoten en deels in de winkel laten. Ik kan me voorstellen dat een ieder belasting betaalt over zijn deel van de winst (ook dat deel dat hij in de winkel laat). Dat deel van de winst zal dan wel persoonlijk vermogen worden die je later elk moment zonder belasting consequenties kan onttrekken? (er is immers al wel belasting over betaalt door de vennoot).

 

Echter moet de winkel ook belasting aangifte doen? De bruto winst is namelijk dan al overgeheveld aan de vennoten die ieder afzonderlijk belasting aangifte doen voor hun deel van de winst.

 

Hopenlijk weet iemand raad.

 

 

Link naar reactie
  • 0

Als jullie een Vof hebben...dan hoeft de winkel inderdaad zelf geen aangifte te doen, maar doen jullie dat elk afzonderlijke bij jullie IB-aangifte.....

De kosten van 2004.....tsja, als julie VOF toen al bestond zul je dat mee moeten nemen in de aangifte over.... 2004 !!

Egbert Punter

Link naar reactie
  • 0

Zullen we dit topic een beetje schoonhouden van de discussie over links en het houden bij het oorspronkelijke onderwerp. Het is niet voor niets een sticky ;)

 

Overigens, ter informatie: Links in de signature wordt niet opgevat als spam. Niet direct relevante links, anders dan met het doel bekendheid te geven aan een eigen site wordt wel opgevat als spam. Maar gaarne hierover niet in dit topic verder te spreken. Mocht je vragen hebben over het gebruik van het forum dan kun je dat op een andere plek goed kwijt.

Overzichtelijke website statistieken van ICStats, Visitor Engagement praktisch toepasbaar!

Link naar reactie
  • 0

Een klein zelfstandige daar bedoelde ik de mensen mee die iets doet voor een bepaald bedrag in het uur en mogelijk nog wat goederen levert, maar hij krijgt geen inkomsten als hij niet werkt. Voor zo'n iemand is een administratie niet heel erg belangrijk, want hij weet dat als hij maar zijn X aantal uren per week maakt het goed is.

 

Een ondernemer daarintegen bouwt zijn business en heeft een scherp overzicht op zijn inkomsten en uitgaven. Hij zal ook als hij niet werkt een relatief constant inkomen uit zijn business ontvangen.

 

 

die kleine zelfstandige zal toch ook op tijd (of niet TE laat) zijn rekeningen willen betalen en zal ook op tijd (als hij op rekening iets levert) zijn geld willen ontvangen ?

 

kortom, dan heb je toch tijd nodig voor deze deeladministraties, al is het maar een uur per week.

 

 

Link naar reactie
  • -1

De administratie is toch de ruggengraag van een onderneming? Tenminste, dat lijkt mij. Elk idee is leuk maar zonder een goede gezonde financiele onderbouw gaat het vroeg of laat ten onder.

 

Goed boekhouden is lastig, maar indien onder de knie niet perse extreem tijdconsumerend volgens mij. Een kwestie van bijhouden :)

 

Desalniettemin moet ik er nog goed over nadenken hoe ik het ga opzetten. Gelukkig kan ik Excel dromen dus een goed sjabloon en we kunnen beginnen. :)

Online klankbord nodig voor uw bedrijf?. Dat kan via OK-onderzoek. Probeer deze dienst gratis uit.

Link naar reactie
Gast
Dit topic is nu gesloten voor nieuwe reacties.
Hide Sidebar
  • Wil je onze Nieuwsflits ontvangen?
    Deze verzenden we elk kwartaal.

  • Wie is er online?
    5 leden, 231 Gasten

  • Breng jouw businessplan naar een higher level!

    Op dit forum worden alle onderwerpen m.b.t. ondernemerschap besproken.

    • Stel jouw ondernemersvragen
    • Antwoorden/oplossingen van collega ondernemers
    • > 75.000 geregistreerde leden
    • > 100.000 bezoekers per maand
    • 24/7 bereikbaar / binnen < 6 uur antwoord
    •  Altijd gratis

  • Ook interessant:

    Ook interessant:

×
×
  • Nieuwe aanmaken...

Cookies op HigherLevel.nl

We hebben cookies geplaatst op je toestel om deze website voor jou beter te kunnen maken. Je kunt de cookie instellingen aanpassen, anders gaan we er van uit dat het goed is om verder te gaan.