Hide Sidebar
-
Wil je onze Nieuwsflits ontvangen?
Deze verzenden we elk kwartaal.
Wie is er online?
2 leden, 86 GastenBreng jouw businessplan naar een higher level!
Op dit forum worden alle onderwerpen m.b.t. ondernemerschap besproken.
- Stel jouw ondernemersvragen
- Antwoorden/oplossingen van collega ondernemers
- > 75.000 geregistreerde leden
- > 100.000 bezoekers per maand
- 24/7 bereikbaar / binnen < 6 uur antwoord
- Altijd gratis
Ook interessant:
Cookies op HigherLevel.nl
We hebben cookies geplaatst op je toestel om deze website voor jou beter te kunnen maken. Je kunt de cookie instellingen aanpassen, anders gaan we er van uit dat het goed is om verder te gaan.
Peter PMPAdvies
Peter PMPAdvies
"Als verweer tegen de algemene ondernemersmening dat boekhouden saai en nutteloos is."
De boekhouding, een zegen?!
Startende ondernemers beginnen een bedrijf veelal vanuit de motivatie een uniek product of unieke dienst te leveren. Ze schrijven een bedrijfsplan met een financiële prognose voor de eerste drie jaar. Hierna richten ze zich voornamelijk op het activeren en structuren van hun primaire voortbrengingsproces. De meeste starters zijn voornamelijk operationeel actief en hiernaast soms ondernemer.
Het bedrijf groeit en de benodigde staffunctie groeit mee.Veel kleine ondernemers kunnen zich niet losmaken van hun operationele activiteiten, ook al zien zij hun benodigde “kantooruren” toenemen. Ze worden door het gebrek aan tijd genoodzaakt selectief te zijn in hun bezigheden.
Het voeren van een administratie wordt gezien als de meest hinderlijke stafactiviteit, slechts “nuttig” om de fiscus buiten de deur te houden. De boekhouding wordt door de ondernemer zelf gedaan, meestal ’s avonds aan de keukentafel. Aan het einde van het jaar gaat het materiaal naar de accountant en rolt er een fiscale balans en winst- en verliesrekening uit. Of deze tegen een financiële prognose aangelegd wordt is nog maar zeer de vraag.
Door het jaar heen bepaalt deze ondernemer intuïtief of er winst gemaakt wordt. De zakelijke bankrekening vertelt over er geld ontrokken kan worden voor persoonlijke uitgaven. Soms leidt een gerapporteerd verlies aan het eind van het jaar dan ook tot ongeloof of paniek.
Financiële bewustwording
De ondernemer die een commerciële organisatie heeft, moet zich realiseren dat financiële winst (uiteindelijk) het bestaansrecht voor de onderneming is. In beginsel zijn de bestuurders van een onderneming verantwoordelijk voor het realiseren van deze winst. De startende ondernemers is dit binnen het eigen bedrijf.
Veel ondernemers starten een onderneming met het vermoeden een aardig inkomen uit de onderneming te kunnen halen. Deels is dit gebaseerd op praktijkervaring of onderzoek en deels is dit een pure gok. Er wordt gedroomd over een goed lopend bedrijf dat een welvarend leven mogelijk maakt.
Na de opstart richt de ondernemer zich op het goed laten draaien van een bedrijf en het tevreden houden van de klanten. Het rendabel maken van het bedrijf wordt veelal uit het oog verloren. Er zijn veel verhalen bekend van startende ondernemers die onbewust onder kostprijs hun product of dienst slijten. Zij komen er na verloop van tijd achter dat ze gewoon geld hebben weggegeven en dat het eigen vermogen sterk is afgenomen. Vervolgens verhogen zij de verkoopprijzen om er achter te komen dat de klant het helemaal niet erg vindt om meer te betalen (of erger nog “het toch al belachelijk goedkoop vond”).
De harde manier van financiële bewustwording is er achterkomen, na een periode van erg hard werken, dat het bedrijf op de rand van het faillissement balanceert. Hierna zal een ondernemer (als deze mogelijkheid nog bestaat) meer winstgericht gaan ondernemen. De ondernemer kan nu echt gaan testen of het voortbrengingsproces van de onderneming een toegevoegde waarde heeft en als zodanig economisch gewaardeerd wordt. Er moet nu bezig gegaan worden met een ingewikkeld proces om kosten en omzet met elkaar in overeenstemming te brengen. De ondernemer gaat zich afvragen waar de informatie om tot de juiste beslissingen omtrent dit onderwerp te verkrijgen is. Verkoopbonnen, salarisstroken en overige kosten worden verzameld en er wordt uitgerekend wat de totale kosten per verkocht product (of dienst) zijn. Erg moeilijk om zo’n berekening goed te doen, het lijkt wel op boekhouden.
Het nut van een boekhouding
Om een bewuste winst te kunnen maken, is het belangrijk de financiële stromen binnen een organisatie in kaart te brengen en te begrijpen. Voor een ondernemer is het dus belangrijk te weten wat er uitgegeven en verdiend wordt. Een boekhouding kan hierbij een uiterst handig hulpmiddel zijn.
De eerste stap is het inrichten van een boekhouding. Er moet (wellicht met hulp van derden) bepaald worden welke omzetgroepen en kostengroepen er zijn. De diverse bezittingen en schulden van de onderneming moeten gecategoriseerd worden en de stand van deze posities moet uitgezocht worden. De boekhouding is een afspiegeling van het financiële voortbrengingsproces van de onderneming en geeft weer vanuit welke eigendomspositie dit voortbrengingsproces mogelijk gemaakt wordt. Voor een startende ondernemer kan het categoriseren van het bedrijf een nuttige oefening zijn.
Nu er een werkbare boekhouding is, zal er voor de invoer gezorgd moeten worden. Het is niet te zeggen dat de ondernemer dit voor de rest van het ondernemersleven zelf moet doen. Wel is het handig om het in het begin zelf te doen. Het geeft de ondernemer een goed inzicht in de werking van de administratie en de latere rapportages die hieruit voortkomen. Verder wordt de ondernemer er op heel directe wijze mee geconfronteerd wat de inkomsten, uitgaven en (des-)investeringen zijn. Nadat de ondernemer (wellicht na een cursus) een ervaren boekhouder is geworden, kan de boekhouding worden uitbesteed aan een eigen boekhouder of administratiekantoor. Het zal de ondernemer nu niet meer gebeuren dat deze niet begrijpt wat er in zijn financiële administratie omgaat of dat deze niet actief kan sturen op de werkzaamheden betreffende de boekhouding.
Nadat de invoer geschied is, kan er (aan het einde van een periode of tussentijds) gerapporteerd worden. In eerste instantie levert een boekhouding een balans (bezittingen en schulden overzicht) en een winst- of verliesrekening op. Op basis van deze overzichten (en bij het deugdelijk voeren van een boekhouding) kan voldaan worden aan de verplichting tot belastingaangifte over de omzet en de winst. Mooier is nog dat de ondernemer nu weet hoe het bedrijf draait. Er kunnen splitsingen gemaakt worden tussen directe productiekosten en diverse overhead groepen, de omzet op de diverse omzetgroepen kan bekeken worden. Zodoende kan de ondernemer per omzetgroep gaan bepalen wat de bijdrage in de winst of het verlies is. Er kunnen brutomarge berekeningen worden gemaakt. Per kostengroep kan bekeken worden hoeveel zij uitmaken van de totale kosten en wat binnen de betreffende branche de richtlijnen hiervoor zijn. Op basis van dit type informatie kan een ondernemer besluiten zijn bedrijf te gaan herstructureren.
De verlichte ondernemer
De ondernemers die via de harde manier tot financiële bewustwording zijn gekomen en hun bedrijf hebben kunnen redden, zullen vertellen hoe naïef het is een onderneming te baseren op enkel “de liefde voor het vak”. Ze zullen iedereen die ernaar vraagt trakteren op het cliché “alles leuk en aardig maar er moet wel geld verdiend worden”.
De verlichte ondernemer vindt het leuk om met de rapportages uit de boekhouding te stoeien. Als hij ’s avonds nog aan de financiële administratie zit, dan is het met een glimlach op het gezicht, om in Excel prognoses te maken en nieuwe ratio’s te bepalen. Een goede ondernemer kan je vertellen wat hij per verkochte “eenheid” verdient, wat de geprognosticeerde winst voor het komende jaar is en in hoeverre er van de prognose is afgeweken gedurende de lopende periode. Deze wijze van prognosticeren dwingt een ondernemer na te denken over meer dan enkel de financiële toekomst. Een ondernemer die op deze manier met het eigen bedrijf bezig is, slaapt een stuk beter omdat er een idee is van wat er in de toekomst komen gaat.
Het nut van een boekhouding (en de hieruit voortvloeiende rapportages) als stuurelement binnen de bedrijfsvoering lijkt zo voor de handliggend, maar wordt al te vaak vergeten.
Peter Fechter
PMP Advies BV
Link naar reactie
Aanbevolen berichten
37 antwoorden op deze vraag