Johanne van Maurik

Overweegt u een consultant in te huren? Het inzetten van een consultant kan een aanzienlijke investering zijn, vooral voor het MKB. Daarnaast is het mogelijk dat u zich afvraagt hoe de 'juiste' consultant te kiezen, passend bij uw behoeften. Om u te helpen door de bomen het bos te zien, bespreken ik in deze column 4 belangrijke dingen om ter overweging te nemen. 1) Wat voor achtergond en/of kwalificaties moet de consultant hebben? Als u een cosmetisch product op de markt wilt brengen, heeft u een gecertificeerde toxicoloog nodig om een productveiligheidsbeoordeling voor u te uitvoeren. Als uw project hierentegen het uitvoeren van een volledige LCA-studie conform ISO-normen 14040/44 betreft, zal u op zoek zijn naar iemand met een gedegen achtergrond in duurzaamheid en modelleren. Als u een consultant kiest, overweeg dan welke kwalificaties, kennis, ervaring en/of vaardigheden hij/zij moet hebben. Of nog beter, vraag consultants welke achtergrond zij zelf als essentieel beschouwen voor de uitoefening van hun taak en vergelijk hun antwoorden. 2) Heeft u al goede ervaringen met een consultant? Of is de adviseur u aanbevolen? Dit spreekt voor zich. Voor u een consultant inhuurt, is het van belang om na te gaan of andere organisaties positief zijn over hun ervaringen met deze persoon. Als uw eigen ervaring met een adviseur positief was, is het zeer gerieflijk om dezelfde consultant in te huren voor een nieuw project. Overigens geldt dit net zozeer de consultant zelf als voor zijn klanten. Bij Ecomatters bijvoorbeeld, investeren wij in langdurige relaties met klanten omdat we weten dat het door en door leren kennen van hun bedrijfscultuur, hun manier van werken en hun verwachtingen ons helpt om onze diensten beter op hun behoeften af te stemmen en hen beter te ondersteunen. 3) Hebt u de taken van de consultant duidelijk omschreven? Niemand wil betalen voor overbodige diensten. Het is daarom essentieel om een project van te voren goed af te bakenen en de projectactiviteiten, respectieve tijdsbudgetten, rollen en verantwoordelijkheden te definiëren. Voor een adequate afbakening van projecten zijn een gedegen kennis van en ervaring met het onderwerp over het algemeen echter onmisbaar. U wilt er immers zeker van zijn dat u geen belangrijke aspecten over het hoofd ziet en in een later stadium onverwacht zal worden geconfronteerd met extra werk en kosten. Als uw organisatie de benodigde kennis voor een project al in huis heeft, maar een piek in de werklast ervaart of naar een specifieke deadline toewerkt, zou het kunnen dat u op zoek bent naar een partij aan wie u simpelweg (een deel van) het werk kunt uitbesteden. Als uw bedrijf daarentegen weinig tot geen kennis bezit met betrekking tot het project, kan blijken dat het niet haalbaar is om vooraf precies te bepalen welke taken de consultant dient te vervullen. Het kan zo voorkomen dat u bij wijze van spreken 'een consultant nodig heeft bij het inhuren van een consultant'. In zo'n geval is het belangrijk om een consultant in te huren die bereid is om, in plaats van vóór zijn klant, met zijn klant sámen te werken. Onze ervaring is namelijk dat het aangaan van een samenwerkingsverband, meer dan het simpelweg uitbesteden van projecten, de meest bevredigende en bruikbare resultaten oplevert. Dit geldt vooral voor kleinere bedrijven. Niet alleen behouden zij hierdoor de controle over hun project en budget, maar ook ligt de projectuitvoering sterk in lijn met de bedrijfscultuur, hetgeen bepalend blijkt voor de uiteindelijke bruikbaarheid en integratie van de uitkomsten. 4) Biedt de consultant u een oplossing op maat? In veel vakgebieden bestaat er niet zoiets als een standaaroplossing. Het onze (duurzaamheid en chemische veiligheid) is geen uitzondering: zelfs ogenschijnlijk eenvoudige projecten, zoals de gevaarsindeling en etikettering van een chemisch product, kunnen een uitdaging vormen wanneer, bijvoorbeeld, de beschikbare veiligheidsinformatiebladen (VIB's) van de grondstofleveranciers van zeer slechte kwaliteit blijken te zijn. In gevallen waarin een 'kant-en-klare' service niet volstaat, is het belangrijk dat de consultant een gefaseerde aanpak hanteert en hierover goed communiceert, zodat u grip houdt op het project. Bij Ecomatters bijvoorbeeld, beginnen we in zo'n geval met een voorbereidende (of oriëntatie) fase, waarin we de beschikbare gegevens en de (wettelijke) eisen of richtlijnen relevant voor uw product analyseren en de uitgangspositie van het project bepalen. Deze fase wordt afgesloten met de oplevering van een uitgebreid, betrouwbaar en begrijpelijk projectplan, inclusief een overzicht van de vervolgstappen. Onze ervaring is dat een dergelijke voorbereidende fase, ondanks dat het slechts een kleine financiële investering vereist, van grote waarde is. Het stelt ons in staat om u na afloop een zeer specifiek en goed afgestemd aanbod te doen voor de uitvoeringsfase van het project. Voor u kunnen de inzichten vergaard in deze fase en beschreven in het projectplan van groot nut zijn bij uw interne besluitvormingsprocessen. Bovendien garandeert dit proces de afstemming van doelstellingen en verwachtingen voorafgaand aan de start van het project: als u eenmaal besluit zich te committeren aan het project, zal er sprake zijn van een vliegende start. Checklist om een goede consultant in te huren Tot slot. De voornaamste voorwaarde voor een vruchtbare samenwerking is dat de consultant u serieus neemt. Wij als consultant begrijpen dat als we werken voor bedrijven, wij een rol spelen in de grotere organisatie. Voor ons staat respect voor de keuzes, zakelijke beslissingen en bedrijfscultuur van onze klanten centraal. Wij waarderen hun kritische kijk op het type en de stijl van ondersteuning die ze wensen te ontvangen en hun bewuste keuze voor onze adviesdiensten. Als u meer begeleiding wenst bij het kiezen van een consultant, dan is de Checklist om een goede consultant in te huren (in het Engels) wellicht nuttig voor u. Deze checklist is gepubliceerd door de Directors’ Contact Group (DCG) van het Europees Agentschap voor CHemische stoffen (ECHA) om het MKB te helpen met het vinden van de juiste ondersteuning. Het bevat vragen aan de hand waarvan organisaties hun behoeften kunnen definiëren en de consultant kunnen kiezen die hieraan het best voldoet. Hoewel de DCG checklist is opgesteld in het kader van de 2018 deadline voor de REACH-registratie van chemische stoffen, zijn de gestelde vragen van toepassing op nagenoeg elke situatie waarin men overweegt het gebruik van een consultant.