frankm

Een kleine aanvulling: de 10% ( en € 10.000) geldt per aanvraagperiode: je kan dus in één periode een onderrealsatie hebben en in een andere niet. Op basis van de gerealiseerde uren over het hele jaar wordt de afdrachtvermindering herberekend, zodat het bijvoorbeeld zo kan zijn dat een groter deel van de S&O-loonsom van een tweede aanvraagperiode in de eerste schijf komt te vallen. Bij de RDA geldt de margeregeling ook over 2012 niet en moet altijd mededeling gedaan worden, ook bij overrealisatie. Daar kunnen wèl de kosten en uitgaven over projectperiodes uitgewisseld worden.

Je hebt drie opties, zou ik denken: - een officemanager de goede man achter de broek laten zitten; - alleen die uren registreren waar je 100% zeker van bent, of - de uren van de R&D-manager niet opnemen. Dat laatste zal je waarschijnlijk liever niet doen, omdat het salaris van de R&D-manager het S&O-uurloon opkrikt. Soms werkt het ook om de opbrengsten van de WBSO bijvoorbeeld onderdeel van zijn budget te maken, waardoor er een belang ontstaat om te zorgen dat alle in aanmerking komende uren opgevoerd worden.

Beste Jeroen Bakker: vergeet niet de RDA in je aanvraag mee te nemen: voor jouw 500 uur kan je nog eens een extra aftrek van 3.900 euro boeken, zonder dat je daar wat voor bij hoeft te houden (anders dan de uren, wat je toch al doet). En ten aanzien van de administratie: mijn ervaring (als adviseur) is dat de uren de grootste uitdaging vormen. Als je normaal geen uren schrijft, dan is de regeling best een aanslag. Met de voortgangsrapportage gaan mijn klanten heel verschillend om: voor sommigen is het een echte klus, maar velen besteden er niet meer tijd aan dan een dag per kwartaal. Maar zelfs de mensen die het als een klus ervaren, komen jaar na jaar terug om gebruik te maken van de regeling. Voor elf euro per R&D-uur kan je ook best wat doen... Ruim 20.000 bedrijven maken jaarlijks gebruik van de WBSO, waarvan een groot deel al meerdere jaren.

De WBSO(/RDA)-administratie wordt gecontroleerd door medewerkers van AgentschapNL. Ik ken twee soorten: de 'gewone' inhoudelijke, en die door het Team Handhaving, waarbij de nadruk op de controle ligt op de kwantitatieve gegevens: uren, BSN's van betrokken medewerkers, arbeidsverhouding van de betrokken medewerkers, et cetera. Er zijn wel controles van de Belastingdienst, maar die zijn (meestal) niet op locatie en hebben alleen betrekking op de toepassing van de afdrachtvermindering of aftrek: is er een S&O-verklaring, is er niet meer toegepast dan toegekend is en (hoewel ik dat nog nooit gehoord heb) is het toegepaste schema voor afdrachtvermindering conform de regels. De 'gewone' controles worden uitgevoerd door de adviseurs, die ook aanvragen beoordelen. Dit zijn dan ook mensen, die inhoudelijk (goed) op de hoogte zijn van de knelpunten die je bij de ontwikkeling tegen kunt komen. Ze vinden het dan ook leuk als je vertelt van de ontwikkeling van hjet product en dingen laat zien. Bij die controles moet blijken of er een WBSO-administratie aanwezig is en of uit die administratie op eenvoudige wijze de aard, inhoud, voortang en omvang van het project/de projecten af te lezen is. Het gaat er om dat geconstrateerd moet worden dat het aannemelijk is dat het S&O ook daadwerkelijk uitgevoerd is. Welke bewijsstukken je levert maakt eigenlijk niet per se uit, als daar maar makkelijk en duidelijk uit blijkt dat er technische problemen speelden, welke die waren en hoe die opgelost zijn. Mochten er afwijkingen zijn ten opzichte van wat er in aanvraag genoemd is, is het handig om dat aan te geven. Alle illustratieve stukken kunnen dienen, foto's van whiteboards zijn bijvoorbeeld vaak helemaal niet zo gek. Zorg wel dat de chronologie duidelijk is/blijkt. Ik stel mijn klanten altijd voor ergens een bakje/mapje neer te zetten (fysiek of digitaal) en daar tijdens de loop van het project stukken te verzamelen die mogelijk interessant zijn (verslagen, screenshots, to's, code, wat dan ook). Bij het schrijven van je kwartaalverslag (1 of 2 a4-tjes) kan je daaruit putten en daar kan je dan ook aan refereren. Alles mag digitaal, maar bij een controle is het makkelijker om de goede man/vrouw een map met papier te kunnen geven. Het is vaak ook handig om de fasering die je bij de aanvraag aangegeven hebt als leidraad te gebruiken. Als je verschillende projecten hebt, moet je formeel per project je administratie bijhouden, hoewel dat in de praktijk (afhankelijk van de beschreven projecten en de mate waarin die met elkaar verweven zijn) wel door elkaar kan lopen. Als er overigens ook RDA aangevraagd is (op basis van specificatie van kosten en uitgaven), is het handig om aan te geven waar en wanneer een RDA-voorziening gebruikt is en daarbij een referentie te plaatsen aan facturen, betaalbewijzen en eventuele opdrachtbevestigingen. Overigens zit ICT(/telecom) nog steeds in de WBSO, in 2010 was het de grootste sector, goed voor bijna 20% van de toegekende S&O-uren. En sorry dat het zo'n lang verhaal is geworden!