Hoe boeken: versturen toegangskaartjes

[G_Bouwer]

Beste allemaal,

 

Dit is mijn aller-allereerste posting op dit forum. Ik ben een particulier die sinds kort wat zakelijke activiteiten ontplooit en derhalve een boekhouding moet voeren (voor de ob). Daarover een vraag.

 

Ik organiseer een beurs. Bezoekers kunnen toegangskaartjes bestellen via mijn website. Na ontvangst van hun betaling, stuur ik de kaartjes op.

Zolang ik de toegangskaartjes hier thuis heb liggen, hebben ze m.i. geen enkele waarde, behalve een intrinsieke waarde ter grootte van de drukkerij-kosten. Pas als ik ze opgestuurd heb krijgen ze waarde.

 

Zelf herken ik de volgende boekingen in bovenstaand verhaaltje:

- Vooruitbetaling van de kaartjes aan de drukker

- Ontvangst van de kaartjes van de drukker

- Bestelling kaartjes via de website

- Ontvangst betaling van de kaartjes

- Opsturen kaartjes aan de bezoeker.

 

VRAAG: welke boekingen moet ik nu precies uitvoeren? Wat ik met name niet snap is hoe ik die plotselinge/spontane waardevermeerdering van die toegangskaartjes moet boeken.

 

 

maar hoe moeten die boekingen eruitzien?

[ecofin]

Beste Bouwer,

 

Hier is sprake van zgn. quasi-goederen. De boekingen kun je zo ingewikkeld maken als je maar wilt. Als je, binnen de boekhouding, een registratie wenst te hebben van de waarde van de kaartjes moet je dit reeds verwerken op het moment dat deze van de drukker komen.

 

1. Ontvangst van de nota van de drukker; deze is simpel

 

Drukkosten

Aan Crediteuren

 

2. Ontvangst van de kaartjes van de drukker; nu komt de waarde van de kaartjes om de hoek kijken

 

Voorraad kaarten

Aan Te verkopen kaarten voor de waarde bij verkoop

 

3. Bestelling van de kaarten

 

Debiteuren

Aan Opbrengst verkopen

 

en

 

Te verkopen kaarten

Aan Opbrengst verkopen

 

en

 

Verkochte kaarten

Aan Te leveren kaarten

 

4. Ontvangst van de betaling

 

Bank, Giro

Aan Debiteuren

 

5. Opsturen van de kaarten

 

Te leveren kaarten

Aan Verkochte kaarten

 

Hopelijk kun je hiermee uit de voeten.

 

John

 

[G_Bouwer]

John, hartelijk bedankt voor je reactie!

 

Het aantal kaartjes dat ik heb laten drukken is vele malen groter dan het aantal kaartjes dat ik daadwerkelijk denk te gaan verkopen (i.v.m. minimale bestelgrootte). Als ik de waarde v/d kaartjes bij ontvangst v/d kaartjes v/d drukker al in de administratie zou vastleggen, dan zou er een irreëel groot getal verschijnen, dat ik eind van het jaar weer zou moeten corrigeren.

Is er iets op tegen om de waarde van de kaartjes in het geheel NIET vast te leggen in de adminstratie? Behalve dan de drukkosten. En me dus beperken tot stap 1 en 4 in jouw beschrijving?

[ecofin]

Beste Bouwer,

 

Het is niet persé noodzakelijk de voorraad kaarten intracomptabel (met behulp van de boekhouding) te registreren. Het hangt wel van de omstandigheden af hoe er met die voorraad wordt omgegaan. Je moet bedenken dat deze voorraad een bepaalde waarde heeft.

 

Zolang jij b.v. de enige bent die er mee werkt en verder niemand bij de voorraad kan komen is er niet veel aan de hand. Zodra meerdere mensen de voorraad kunnen benaderen wordt het een ander verhaal. Stel, wellicht theoretisch, je hebt één personeelslid die ook bij de voorraad kan. Dan wordt het wel heel eenvoudig als hij weet dat de voorraad niet wordt geregistreerd, om een handvol kaarten achter te houden en ondershands te verkopen.

 

Los van de kwestie of er meerdere mensen zijn die bij de voorraad kunnen, is het wellicht handig dan een soort voorraadregistratie bij te houden van de aantallen en deze regelmatig te controleren. In dat geval is er een controle extracomptabel. Deze controle kan heel simpel zijn.

Bij/Af/Voorraad in aantallen per waarde (als er verschillende waarden bestaan).

 

In dat geval worden de jnp's (afgezien van btw):

Bestelling:

 

Debiteuren

Aan Opbrengst verkopen

 

en

 

Verkochte kaarten

Aan Te leveren kaarten

 

Ontvangst van de betaling:

Bank, Giro

Aan Debiteuren

 

Opsturen van de kaarten:

Te leveren kaarten

Aan Verkochte kaarten

 

Overigens voor de lezers van dit draadje:

In mijn vorige post zat een foutje:

 

Te verkopen kaarten

Aan Opbrengst verkopen

 

moest zijn:

 

Te verkopen kaarten

Aan Voorraad kaarten

 

John

[G_Bouwer]

Beste John,

 

Er is me veel duidelijk geworden door jouw antwoord.

Omdat ik de enige ben die bij de voorraad kaartjes kan komen, denk ik dat het voldoende is om na afloop van de beurs de resterende kaartjes te bewaren. Tesamen met de nota van de drukker waar het aantal gedrukte kaartjes op staat, blijft inzichtelijk (ook voor de Bel.dienst) of de gegenereerde omzet uit de kaartjes wel in overeenstemming is met het aantal resterende kaartjes. Dat maakt de boekhouding wat eenvoudiger.

 

Hartelijk bedankt voor je hulp!

[ecofin]

Lijkt me een uitstekende oplossing zo.

En, graag gedaan.

 

John