Hoe een incassobatch boeken in de boekhouding

[ThielChang]

Geacht forum,

 

Voor mijn muziekschool stuur ik maandelijks facturen naar de leerlingen. De betalingen van een deel van die leerlingen geschiedt door een incassobatch te sturen naar de Postbank. De Postbank maakt het totaal bedrag over op de postbankrekening.

 

Mijn vraag is Hoe verwerk ik die transactie(s) in de boekhouding? (Dus in het verkoopboek-, debiteurenboek- en postbankboek)

 

Met vr. gr.

 

Thiel

[ecofin]

In de eerste plaats zou ik onderscheid maken tussen gewone debiteuren en incassodebiteuren. Dit vergemakkelijkt de controles op ontvangsten. Immers de incassodebiteuren zouden na een incassoronde op nihil moeten lopen.

 

Verkoopboek:

Debiteuren

Incassodebiteuren

Aan Te betalen BTW

Aan Omzet

 

Uiteraard de subgrootboeken Debiteuren en Incassodebiteuren bijwerken. De wijze waarop hangt af van het pakket dat u gebruikt.

 

Verzenden incassobatch:

 

Te ontvangen incasso's

Aan Incassodebiteuren

 

Het subgrootboek Incassodebiteuren weer bijwerken. In principe zou alles op nihil moeten lopen.

 

Postbankboek n.a.v. ontvangst incasso's:

 

Giro

Aan Te ontvangen incasso's

 

In principe moet saldo van Te ontvangen incasso's dan nihil zijn.

 

Eventuele stornoposten kunt u terugboeken in het "gewone" debiteurenboek en daar individueel blijven volgen.

 

John

 

 

 

[ThielChang]

Geacht forum,

 

Hartelijk dank voor uw antwoord. Bij het begrijpen van de oplossing stuitte ik op een onduidelijkheid.

 

VERKOOPBOEK :

Dit begrijp ik. Na het aanmaken van het dagboek Incassodebiteuren verdeel ik de facturen in twee groepen voor de boeking in het Verkoopboek. Ik moet ik nog wel checken hoe de verwerking in het boekhoudpakket moet worden gedaan, maar ik verwacht daar geen problemen mee te hebben. (Mag ik op het forum ook de naam van het boekhoudpakket noemen?)

 

POSTBANK N.A.V. ONTVANGST INCASSO'S:

Ook dit is geen probleem. Op de girorekening staat bv na ontvangst van het totaalbedrag als omschrijving Totaal IC123456 met het gestortte bedrag.

 

VERZENDEN INCASSOBATCH:

Hier is het onduidelijk wat u precies bedoelt met het bijwerken van het subgrootboek Incassodebiteuren.

Als ik het goed begrijp, dan moet ik elke incasso-debiteur afzonderlijk krediteren in het subgrootboek Incassodebiteuren. (Dat is een hoop werk, maar dat kan blijkbaar niet anders :)) Alleen het totaalbedrag krediteren lijkt mij niet logisch.

 

Met vr gr.

 

Thiel

 

[ecofin]

VERZENDEN INCASSOBATCH:

Hier is het onduidelijk wat u precies bedoelt met het bijwerken van het subgrootboek Incassodebiteuren.

Als ik het goed begrijp, dan moet ik elke incasso-debiteur afzonderlijk krediteren in het subgrootboek Incassodebiteuren. (Dat is een hoop werk, maar dat kan blijkbaar niet anders

 

U kunt overwegen de opboeking uit het verkoopboek v.w.b. de incassodebiteuren in één bedrag te doen er van uitgaande dat vervolgens al die debiteuren terechtkomen op de incassobatch. In dat geval kan ook de creditering in één bedrag plaatsvinden vanuit de verzending van de incassobatch. Dat vereenvoudigt natuurlijk de zaak behoorlijk.

 

Wel controleren dan dat de rekening Incassodebiteuren gladloopt na vervaardiging van de incassobatch.

 

John

 

De naam van het pakket mag wat mij betreft worden genoemd. Het is echter zeer wel mogelijk dat ik het pakket niet (voldoende) ken.

[ThielChang]

Beste John,

 

Ik heb een vereenvoudigd voorbeeld gemaakt om te controleren of ik jouw oplossing heb begrepen. Zie het bijgevoegde Excel-sheet. In het (Minipak) boekhoudpakket kan ik 2 soorten fakturen importeren nl. de "gewone" en de incasso-debiteuren. Beide soorten fakturen worden conform de standaardboekingsregels verwerkt. Wel moet ik een memoriaalpost aanmaken voor Te Ontvangen Incasso's en Aan Incassodebiteuren na het verzenden van de incassobatch.

 

Is mijn vertaling van jouw oplossing correct?

 

Groet,

 

Thiel

Voorbeeld.xls

[ecofin]

Klopt helemaal

 

( naamswisseling in omzet Jansen en klaassen) maar dat is niet van belang.

De boekingsgangen zijn correct.

 

John

[ThielChang]

Beste John,

 

Sorry, voor de vergissing in het Excel-sheetje.

 

Wellicht ten overvloede hierbij de gecorrigeerde versie.

 

Groet,

 

Thiel

CorrectieVoorbeeld.xls

[ecofin]

Nu, daar hoef je je niet voor te verontschuldigen. Ik meldde het alleen opdat er geen misverstand over zou gaan ontstaan.

Het systeem werkt zo prima.

Hopelijk kun je er goed mee uit de voeten.

 

John